張 茹

（遼寧稅務(wù)高等?？茖W(xué)校，遼寧 大連 116023）

會議是組織在管理活動中因內(nèi)容和目標(biāo)不同而開展的集體議事行為過程，具有集思廣益、有效溝通，布置任務(wù)、落實措施，貫徹政策、互通信息，總結(jié)工作、交流經(jīng)驗的作用，是職場中的重要管理工具。開會容易，開好會難。會議的特點、性質(zhì)和意義決定了會議管理培訓(xùn)課程的必要性，也決定了會議管理培訓(xùn)課程的實操性和實踐性。在會議管理培訓(xùn)課程中采用會議模擬實訓(xùn)的教學(xué)方法，可以通過流程構(gòu)建和組織實施來實現(xiàn)理論與實踐的有機融合，可以通過學(xué)員的積極參與和切身體驗來事半功倍地達(dá)到有效提升會議管理能力的目的。

1 模擬實訓(xùn)教學(xué)法的淵源與內(nèi)涵

模擬實訓(xùn)教學(xué)法是一種情境教學(xué)方法，在國內(nèi)外成人教育培訓(xùn)中被廣為應(yīng)用。在國外，最早將情境學(xué)習(xí)運用到課堂的是1899年的杜威，他提出一切學(xué)習(xí)都來自經(jīng)驗，要把社會搬到學(xué)校和課堂中。1929年懷特海進(jìn)一步強調(diào)，以分隔認(rèn)識和實踐形式所學(xué)的“惰性知識”難以解決實際問題。西方情境學(xué)習(xí)理論體系初步形成于20世紀(jì)80年代末。1989年Brown、Collins和Duguid提出知識是處在情境中，并在行為中得到進(jìn)步和發(fā)展的理論觀點。1991年美國人類學(xué)家萊夫和溫格對情境學(xué)習(xí)理論作出了進(jìn)一步解釋，情境是整個學(xué)習(xí)中的重要而有意義的組成部分，學(xué)習(xí)的實質(zhì)是個體參與實踐、與他人和環(huán)境等相互作用的過程。我國教育學(xué)家陶行知提出了“在學(xué)中做、在做中學(xué)”的“知行統(tǒng)一”教育思想。2006年，中央提出了開展干部教育培訓(xùn)要綜合運用模擬式、體驗式等教學(xué)方法的要求。

模擬實訓(xùn)教學(xué)法就是結(jié)合課程內(nèi)容，以學(xué)員為主體，對實際工作中的事件、人物、場景進(jìn)行設(shè)計、模仿和實戰(zhàn)演練，使學(xué)員能夠體會要領(lǐng)和技巧，激發(fā)思維碰撞，有效解決實際工作中的問題并掌握工作技能的一種教學(xué)方法。會議模擬實訓(xùn)即是以假定的會議為例，通過對會議要素、流程、議程、討論、決議等的設(shè)定和演練，感悟會議管理知識并提升會議管理能力的教學(xué)方法。

2 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)的意義

2.1 增強自主學(xué)習(xí)的動力

模擬教學(xué)具有很強的趣味性。成人培訓(xùn)主體即學(xué)員，往往具有一定的理論知識、實踐經(jīng)驗和研究能力。關(guān)于會議的理論知識是建立在工作實踐基礎(chǔ)上的，以講授理論知識為主的灌輸式學(xué)習(xí)方法不符合成人學(xué)習(xí)的需求和特點，容易造成理論與實際的脫節(jié)。以組織會議的形式進(jìn)行角色分工和定位，這種體驗式教學(xué)避免了理論講授的枯燥無味，可以給學(xué)員一種新奇感，調(diào)動學(xué)員學(xué)習(xí)的主動性、積極性，使學(xué)員在群策群力和團(tuán)隊協(xié)作的會議討論中主動激發(fā)思維、積極開展互動、體會決策的過程，努力將有關(guān)會議的理論知識應(yīng)用到實踐中，帶著實踐中的問題尋找理論依據(jù)，既有效掌握了理論上的應(yīng)然知識，又靈活地解決了實踐中的實然現(xiàn)象。

2.2 提升并改善學(xué)習(xí)效果

知識是用來指導(dǎo)實踐的，會議模擬可以使學(xué)員靈活運用課堂所學(xué)的理論知識解決實際工作問題。模擬會議本身即是實際工作的演練，很多學(xué)員可能未曾經(jīng)歷特定的會議，或者即使經(jīng)歷過特定的會議，但所面臨的場境、議題和參會對象是全新的，學(xué)員帶著會議的相關(guān)知識點在全新的站位和角度進(jìn)行思維的拓展，能夠增強感性認(rèn)識，鍛煉在復(fù)雜的情況下多角度發(fā)現(xiàn)問題、探索問題和思考問題的能力，更能使學(xué)員達(dá)到學(xué)習(xí)的預(yù)期目的和效果。角色的轉(zhuǎn)變帶來思維角度的變化。在模擬會議上，每個人都有自己的角色，承擔(dān)不同的職責(zé)，考慮問題的出發(fā)點不同，這就對學(xué)員的思維能力提出了更高的要求，不僅能使大家盡力發(fā)揮自身所具備的能力，啟發(fā)并感染他人，也能在向他人學(xué)習(xí)的過程中跳出固有局限看問題，激發(fā)自身潛力，鍛造新能力。

2.3 提供較強的實踐指導(dǎo)

會議模擬可以使學(xué)員直觀地熟悉掌握會議的議事規(guī)則和程序、會議進(jìn)行的流程、會中的溝通技巧、分析具體問題和解決具體問題的能力，使會議管理和把握能力得到鍛煉和提高。此外，還可以使學(xué)員意識到會議作為管理工具，需要與會者具備全方位的管理技巧和能力，如語言表達(dá)能力和有效溝通能力、心理調(diào)試能力、創(chuàng)新思維能力、邏輯思維能力、形象思維能力、團(tuán)隊精神、業(yè)務(wù)技能、與會者的執(zhí)行力和會議中領(lǐng)導(dǎo)的決策力等，知識面的拓寬，不僅使學(xué)員深刻理解了多學(xué)科融會貫通、綜合運用的重要意義，而且也激發(fā)了學(xué)員涉獵更廣泛知識的積極性。

3 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)法的構(gòu)建與組織實施

3.1 會前構(gòu)建

教師在模擬前可提綱挈領(lǐng)地講授基本理論知識和模擬的目的、意義、流程梗概，可以假定召開一種會議，如班子會，將會議的召開背景、議題范圍、會議形式和會議所要達(dá)到的目標(biāo)等逐一說明。按照模擬會議的任務(wù)進(jìn)行分組，每組可推選出一位組長，如果是班子會議，則由組長擔(dān)任班子中的領(lǐng)導(dǎo)，也可兼任會議的主持人，再選定一位組員進(jìn)行記錄，以便形成會議紀(jì)要，對其他與會者做必要的角色安排，以求實現(xiàn)情境模擬的效果。在準(zhǔn)備過程中，每一個模擬的環(huán)節(jié)都要精心策劃，需集中討論、周密考慮會議的各項要素，包括會議形式、議題、議程、會議目標(biāo)及大家的角色分工與定位等，明確每個人的任務(wù)和分工，定好會議的基調(diào)，提前準(zhǔn)備會議資料。議題的設(shè)定要緊扣當(dāng)前的重點工作，具有實效性和實踐性。為提升會議效果，可以把預(yù)先準(zhǔn)備的重要方案、征求意見稿發(fā)給與會者，提前醞釀。每組可有針對性地對研討交流的議題進(jìn)行充分的會前溝通，提出預(yù)定的解決方案、提出至少兩種以上不同觀點。為使模擬逼真并有收獲，學(xué)員要根據(jù)會議性質(zhì)、內(nèi)容和角色分工，有針對性地研讀背景材料、角色特點及扮演好角色所需的理論知識。

3.2 會中實施

會議可以小組為單位分組進(jìn)行計時模擬。在模擬中，會議組織者應(yīng)掌握全局，努力使大家扮演好模擬的角色，引導(dǎo)大家盡快進(jìn)入角色狀態(tài)，圍繞會議確定的議題進(jìn)行熱烈討論，找準(zhǔn)切入點、抓住關(guān)鍵點。既要力求使大家暢所欲言、各抒己見，又要提出具體的解決問題的措施，還要對會議進(jìn)程全面掌控，保證議程緊湊。集體的智慧產(chǎn)生于思想的不斷碰撞之中。在討論中，要給對方充分的尊重，以保持團(tuán)隊的和諧。鼓勵大家拓寬思路，多方位、多角度、高站位地談感想、提意見、定措施，發(fā)表不同的觀點和意見。在溝通中引導(dǎo)大家善于傾聽、學(xué)會換位思考，充分理解對方的思想和感情。由于人與人思考問題的角度不同，對問題的理解可能會存在一定的分歧，當(dāng)分歧產(chǎn)生時，要有處理技巧。例如，可以首先肯定對方的出發(fā)點和積極部分，然后再提出不同的觀點；要充分考慮少數(shù)人的不同意見，力求協(xié)商一致；分歧較大的議題或重大問題需要核實的，除緊急情況下按多數(shù)意見執(zhí)行外，可暫緩施行。要嚴(yán)格控制模擬時間，對過于健談?wù)呒皶r提醒、巧妙打斷。會議結(jié)束時，主持人或會議中的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)善于歸納、總結(jié)定調(diào)，并提出會后的跟蹤反饋執(zhí)行情況、會議效果評估、形成會議紀(jì)要，以及總結(jié)思考存在的問題和改進(jìn)的措施。

3.3 會后點評

會議模擬的成功與否、收獲大小關(guān)鍵在于最后的總結(jié)和點評。可以先由學(xué)員自評，分享對會議的安排、會議內(nèi)容的認(rèn)識和會議討論效果的體會，分析與反思哪些環(huán)節(jié)做得不夠，什么原因造成的；然后由其他小組的學(xué)員互評與交流，互相歸納提煉、取長補短；最后由教師點評，教師可以通過肯定、贊揚、啟發(fā)、剖析、激勵等方式，吸引學(xué)員的興致并激發(fā)學(xué)員學(xué)習(xí)的熱情。在模擬演練過程中，每組可能會暴露出一些問題，如討論過程中是否每位成員都充分發(fā)表了意見，是否實行了民主集中制度，是否經(jīng)過集體決議形成了一致意見，是否圍繞主題，是否關(guān)注會議的效率，是否做到不跑偏、不變調(diào)，議題的選點是否過于原則，議題爭議點是否把握不夠準(zhǔn)確而造成論述不夠充分到位，會議程序是否嚴(yán)密、是否組織相關(guān)部門落實等。對于學(xué)員在模擬中形成的結(jié)論和感悟，教師可以給予方向性的指導(dǎo)，也可以同學(xué)員分享以往培訓(xùn)中學(xué)員的觀點、收獲和感悟，提出更深層次的意見，將學(xué)員的思考延伸到課堂之外的后續(xù)工作實踐中。

4 會議模擬實訓(xùn)教學(xué)法的把控因素

4.1 議題設(shè)計針對性要強

模擬情景的設(shè)計要科學(xué)合理，在議題構(gòu)建和設(shè)計時，要緊密結(jié)合工作實際，結(jié)合學(xué)員工作中感興趣、急需解決的熱點、難點、疑點問題，選取能夠?qū)ぷ髌鸬角袑嵱行У膸椭蛦l(fā)作用的議題，以引起學(xué)員的共鳴。議題的設(shè)定可以存在一些“包袱”，即暗含一些知識點和會議常識要素，在會議點評環(huán)節(jié)，對于合理解決知識點、有效應(yīng)用會議理論知識的小組予以肯定。議題的設(shè)定還要盡量生動形象并適當(dāng)創(chuàng)設(shè)一些事件背景或故事情節(jié)，以生動性和趣味性激起學(xué)員的求知欲，給予學(xué)員發(fā)揮和論證的空間。

4.2 提供充足的保障條件

教師要精心策劃、搜集素材，結(jié)合學(xué)員特點認(rèn)真編寫模擬情境。要善于組織實施，有較強的情景設(shè)置和控制能力，充分照顧到每個教學(xué)環(huán)節(jié)，力求情景模擬教學(xué)順暢自然。模擬前應(yīng)提供給學(xué)員完備的背景材料及配套的教學(xué)場地設(shè)施、播放設(shè)備、錄音錄像和模擬道具等。

4.3 引導(dǎo)學(xué)員參與有度

新穎的形式和團(tuán)隊活動方式易使學(xué)員因過于興奮和活躍，而影響模擬秩序與質(zhì)效。教師要適度參與，及時處理偏離主題的各類問題，掌握好模擬的節(jié)奏和氛圍，使學(xué)員意識到模擬是工作真實性的再現(xiàn)，是一種學(xué)習(xí)、切磋和演練，而不是表演和游戲。教師也要放手讓學(xué)員主動自學(xué)、彼此質(zhì)疑，適當(dāng)擴大學(xué)員討論交流的內(nèi)容和范圍，盡可能使學(xué)員充分交流思想和觀點，不隨意打斷學(xué)員的表演，適時疏導(dǎo)模擬中的困境，不在模擬期間妄加評論。教師的作用是以啟發(fā)式與互動式教學(xué)的靈活運用來引導(dǎo)學(xué)員發(fā)現(xiàn)問題和探索問題的答案，再通過問題的剖析得出具體問題的解決方案。

綜上所述，會議模擬實訓(xùn)式教學(xué)符合成人學(xué)習(xí)的特點，能生動直觀地展示會議管理的知識內(nèi)容，能激起學(xué)員的思想共鳴，能有助于學(xué)員理解其中的要點和精髓，能發(fā)揮學(xué)員的創(chuàng)造性，真正做到教學(xué)相長、理論與實踐的高度結(jié)合。

［1］滕寶紅.會議管理實操細(xì)節(jié)［M］.廣州：廣東經(jīng)濟出版社，2006.

［2］葛紅巖.會議組織與服務(wù)［M］.上海：上海財經(jīng)大學(xué)出版社，2007.

［3］張茹.會議中的論證與說服技巧 ［J］.消費導(dǎo)刊，2014（6）.

［4］華洪珍.論情景模擬教學(xué)中教師的責(zé)任與角色定位［J］.廣西教育學(xué)院學(xué)報，2004（5）.

［5］戴國良，周永平.情景模擬教學(xué)研究與實踐［J］.南方論刊，2010（3）.

［6］強國民.情景模擬教學(xué)法在人力資源管理專業(yè)教學(xué)中的運用［J］.黑龍江教育，2007（4）.