■ 李 瑩鹿 澎金克榮

醫(yī)院后勤行政辦公管理的信息化建設(shè)

■ 李 瑩①鹿 澎①金克榮①

信息化 后勤管理 軟件平臺(tái) 無紙化辦公

我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展對(duì)醫(yī)院后勤行政辦公管理提出了更高的要求，因此需要通過引入信息化建設(shè)，以提高精細(xì)化程度和工作效率，為醫(yī)院后勤保障工作打下良好的基礎(chǔ)。通過列舉北京大學(xué)第一醫(yī)院后勤行政辦公管理中信息化建設(shè)的具體應(yīng)用，分析如何利用信息化手段提高后勤行政辦公管理水平，提高精細(xì)化程度和工作效率。

Author’s address：Peking University First Hospital, No.8, Xishiku Street, Xicheng District, Beijing, 100034, PRC

醫(yī)院后勤行政辦公管理工作內(nèi)容分散、信息量大的特點(diǎn)和我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的飛速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院后勤行政辦公管理提出了更高的要求。為不斷實(shí)現(xiàn)工作制度化、流程化、規(guī)范化和精細(xì)化的目標(biāo)，需要通過引入信息系統(tǒng)，提高精細(xì)化程度和工作效率，為醫(yī)院后勤保障工作打下良好的基礎(chǔ)。

1 傳統(tǒng)模式下醫(yī)院后勤行政辦公管理的特點(diǎn)

醫(yī)院后勤工作的服務(wù)對(duì)象是臨床一線的工作人員和就醫(yī)的患者，是整個(gè)醫(yī)院正常運(yùn)行的保障[1]。醫(yī)院后勤涉及的工種多、技術(shù)強(qiáng)、范圍廣，包羅萬象。醫(yī)院后勤行政辦公工作包括招投標(biāo)管理、合同管理、收發(fā)文件管理、辦公設(shè)備檔案管理、財(cái)務(wù)管理、庫房管理、會(huì)議紀(jì)要、工會(huì)工作、檔案管理、后勤宣傳工作、協(xié)調(diào)各個(gè)科室的日常工作以及院、處領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作等，內(nèi)容瑣碎而復(fù)雜。

在實(shí)際工作中涉及的資料復(fù)雜且多為紙質(zhì)版，導(dǎo)致查詢、歸檔、保存十分不便，常會(huì)出現(xiàn)無管理痕跡可查、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等問題，不利于工作的交接和延續(xù)。同時(shí)，不同的工作習(xí)慣和方式會(huì)造成工作內(nèi)容上的不規(guī)范，影響工作效率[2]。

2 開展醫(yī)院后勤行政辦公管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素

2.1 行政管理工作規(guī)范化是開展信息化建設(shè)的先決條件

所謂的行政管理信息化，是指將日常的行政管理用現(xiàn)代化的手段加以豐富，通過電子化、批量化處理，提高效率，因此，“行政管理”才是根本目的，而“信息化”是手段。這就要求我們的行政管理工作首先要具備系統(tǒng)化、規(guī)范化、流程化和精細(xì)化的特點(diǎn)，采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男姓芾矸椒ǎ拍軌蚪柚靶畔⒒睂⒐ぷ鞲玫赝瓿?。因此，?guī)范化的行政管理工作是我們開展信息化的先決條件和重要基礎(chǔ)之一。

2.2 收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是確保信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

信息化中各個(gè)模塊的內(nèi)容，需要大量原始數(shù)據(jù)的支持，在這一過程中，表格、文件、數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)信息，將被大量地導(dǎo)入信息化系統(tǒng)中，并在今后的工作中被不斷地使用，為開展日常工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入需要十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)厝ネ瓿?，做到專人?fù)責(zé)，確保準(zhǔn)確。

2.3 選擇合適的軟件平臺(tái)

為滿足我院總務(wù)處辦公室日常工作的需要，辦公軟件需包括提供各類信息、文件錄入、統(tǒng)計(jì)、分類、查詢、輸出和打印等功能，以達(dá)到錄入方式簡單，分類合理，多條件搜索查詢，文件輸出打印方便的目的。

經(jīng)過對(duì)辦公室日常行政辦公工作量的統(tǒng)計(jì)、分析，并進(jìn)行反復(fù)論證，最終確定利用《行政辦公管理信息系統(tǒng)軟件》平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)和軟件，為院內(nèi)外交流提供一個(gè)強(qiáng)大、暢通的信息共享平臺(tái)，以便科學(xué)、規(guī)范、靈活、快捷地開展監(jiān)督管理工作。

3 后勤行政辦公管理信息化建設(shè)的方案

根據(jù)醫(yī)院后勤行政管理的實(shí)際工作需要，后勤行政辦公管理信息化軟件系統(tǒng)設(shè)置了6大模塊，各模塊及實(shí)現(xiàn)

的主要功能如下：

3.1 人事檔案管理

總務(wù)人員的信息采集包括所在科室、姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、參加工作時(shí)間和聯(lián)系方式等內(nèi)容，必要時(shí)還需要上傳人員照片等多媒體資料。此模塊設(shè)有總務(wù)人員的信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印和數(shù)據(jù)導(dǎo)入等功能，不僅可以通過查詢條件來篩選需要的人員信息，還可以通過分類統(tǒng)計(jì)及打印功能選取需要統(tǒng)計(jì)或打印的內(nèi)容，其結(jié)果可以直接輸出到EXCEL表中，可與醫(yī)院OA系統(tǒng)和電子報(bào)告等連接起來，這樣就大大滿足了日常管理中的不同需求，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)總務(wù)人員的信息管理。

3.2 日常工作文件管理

此模塊設(shè)有日常工作中形成的各類報(bào)表、通知、申請(qǐng)、函件、介紹信、會(huì)議紀(jì)要、邀請(qǐng)函、物品領(lǐng)用記錄等文件的分類、查詢、統(tǒng)計(jì)和打印功能，可以詳細(xì)地記錄日常工作中的文件流轉(zhuǎn)過程，方便日后查詢和備案。系統(tǒng)提供模糊和精確兩種查詢方式，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)一鍵查詢，更加快捷方便。

3.3 合同轉(zhuǎn)簽登記

合同轉(zhuǎn)簽登記模塊可以詳細(xì)記錄合同的轉(zhuǎn)簽登記信息，方便地輸入和查詢文件收發(fā)，轉(zhuǎn)簽的時(shí)間、人員等信息，支持分類統(tǒng)計(jì)和關(guān)鍵字查詢。

3.4 待辦事項(xiàng)管理

此模塊主要記錄待辦事項(xiàng)的標(biāo)題、日期、內(nèi)容、狀態(tài)等信息，具有新建待辦事項(xiàng)、辦事項(xiàng)提醒、會(huì)議室預(yù)約和安排等功能，可以簡單明了地查看會(huì)議的各項(xiàng)安排，實(shí)現(xiàn)待辦事項(xiàng)72小時(shí)自動(dòng)提醒。

3.5 招投標(biāo)管理

此模塊包括招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、開標(biāo)申請(qǐng)、投標(biāo)報(bào)名表、招標(biāo)會(huì)邀請(qǐng)函、投標(biāo)方簽到表、評(píng)標(biāo)專家簽到表、專家評(píng)分表、招標(biāo)會(huì)議紀(jì)要及中標(biāo)通知書等內(nèi)容，詳細(xì)記錄各招標(biāo)程序的工作流程，方便查詢、管理、備案。

3.6 行政審批工作流管理

此模塊包含如下功能：（1）方便地設(shè)定多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批模式，包括逐級(jí)審批模式和可同時(shí)批示的傳閱模式；（2）對(duì)各個(gè)模塊分別設(shè)定權(quán)限；（3）對(duì)上傳和批示時(shí)間有明確記錄；（4）審批事項(xiàng)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，并生成Excel表格和圖形，便于進(jìn)行報(bào)表工作；（5）可打印審批單，生成有效的紙質(zhì)文件，方便下發(fā)傳看；（6）可以對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行精確和模糊查詢。

行政審批工作流有效避免了手工審批周期長、紙質(zhì)申請(qǐng)丟失和審批不規(guī)范等問題，具有自動(dòng)流轉(zhuǎn)和實(shí)時(shí)查看的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了后勤行政辦公流程的標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率。

4 后勤行政辦公管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢

4.1 提供了一個(gè)通暢、及時(shí)、遠(yuǎn)程的信息發(fā)布平臺(tái)

信息化系統(tǒng)以其特有的運(yùn)行方式，解決了內(nèi)部信息流通不暢的問題，通過自動(dòng)的工作流程，確保工作信息及時(shí)在每一個(gè)環(huán)節(jié)傳導(dǎo)，減少了溝通中存在的障礙，降低了因人與人之間實(shí)際距離造成的時(shí)間成本。

4.2 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

通過使用后勤行政辦公信息化系統(tǒng)，能夠更好地推行無紙化辦公，減少辦公開支，降低管理成本，節(jié)約時(shí)間、紙張、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)用等。與此同時(shí)，無紙化并不代表粗放式管理，通過系統(tǒng)管理，還能夠減少錯(cuò)誤，提高整體的工作效率[3]。

4.3 提高決策審批工作效率

通過公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化，避免了傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時(shí)由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時(shí)間的浪費(fèi)，保證了工作能夠快捷、準(zhǔn)確地進(jìn)行。各類數(shù)據(jù)的綜合查詢、分析為各類工作的決策提供了最為便捷的依據(jù)。明確工作崗位與工作職責(zé)，減少工作中的推托、扯皮等現(xiàn)象，能夠有效地監(jiān)管每一項(xiàng)工作的執(zhí)行，使執(zhí)行力得到極大的提高。借助后勤行政辦公信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)了PDCA循環(huán)的執(zhí)行力度，提高了服務(wù)和管理的品質(zhì)，調(diào)動(dòng)了員工的積極性，使醫(yī)院后勤部門從被動(dòng)接受監(jiān)督到主動(dòng)尋找機(jī)會(huì)，進(jìn)入管理的良性循環(huán)。

5 展望及總結(jié)

5.1 建立全面的后勤信息化管理平臺(tái)

通過不斷完善后勤行政辦公信息化系統(tǒng)，使之囊括行政、房產(chǎn)、修建、設(shè)備等各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)工作、信息、反饋等各個(gè)流程的全面管理，并且能夠推廣到醫(yī)院系統(tǒng)的各個(gè)方面，使后勤管理工作更上一層樓。

5.2 構(gòu)建全院范圍的行政管理信息平臺(tái)

在實(shí)現(xiàn)后勤管理信息化的同時(shí)，將現(xiàn)有的與其他職能處室掛鉤的工作，例如資產(chǎn)上報(bào)、合同結(jié)算、審計(jì)、人員信息管理等，利用信息系統(tǒng)對(duì)接，使各項(xiàng)行政工作都能夠更加快捷、準(zhǔn)確地開展，提高工作效率。

5.3 管理與服務(wù)分離

從可持續(xù)發(fā)展的角度考慮，將后勤管理平臺(tái)和服務(wù)平臺(tái)分而治之，專門建立針對(duì)服務(wù)對(duì)象的服務(wù)平臺(tái)，從而更好地開展各項(xiàng)服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量，將科學(xué)管理落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)而提升服務(wù)對(duì)象的滿意度。

[1] 曹榮桂,劉曉勤,王樹峰.醫(yī)院管理學(xué)（后勤管理分冊(cè)）[M].2版.北京:人民衛(wèi)生出版社,2011:1-5.

[2] 李瑋,梁昶.醫(yī)院后勤信息化建設(shè)實(shí)踐[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2008,15(8):786-787.

[3] 施鵬,汪昕.醫(yī)院后勤信息化管理的現(xiàn)狀與發(fā)展[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2011,18(5):78-79.

OA information system construction in administration and logistic departments in hospital

/ LI Ying, LU Peng, JIN Kerong// Chinese Hospitals. -2015,19(3):62-63

informatization, logistic management, software platform, paperless office

The rapid development of healthcare system requires more efficient administration and logistic management. It needs to introduce information system to improve lean management and work efficiency. By introducing the application of OA information system in administration and logistic management in Peking University First Hospital, how to improve management and efficiency by information system are analyzed.

2014-07-09](責(zé)任編輯 鮑文琦)

①北京大學(xué)第一醫(yī)院，100034 北京市西城區(qū)西什庫大街8號(hào)

李 瑩：北京大學(xué)第一醫(yī)院總務(wù)處職員、初級(jí)工程師

E-mail：512301191@qq.com