高校教學(xué)檔案管理初探

霍倩倩

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院， 陜西 楊凌 712100)

摘要：教學(xué)檔案是高校教學(xué)研究發(fā)展的重要依據(jù)和教學(xué)過(guò)程的全紀(jì)錄，是衡量一所學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。新的時(shí)代背景下，為適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，教學(xué)檔案的管理工作必須得到充分重視。本文從對(duì)教學(xué)檔案的概念及特點(diǎn)入手，結(jié)合筆者自己的工作實(shí)際，分析了高校教學(xué)檔案的主要?dú)w檔內(nèi)容，進(jìn)一步論述了完善高校教學(xué)檔案管理工作的思路，以適應(yīng)當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案； 教學(xué)質(zhì)量； 管理

收稿日期：2015-03-10

作者簡(jiǎn)介：霍倩倩(1987-)，女，陜西楊凌人，法學(xué)碩士，助理館員。

中圖分類(lèi)號(hào)：G647； G275

Preliminary Discussion on College Teaching Archives Management

HUO Qian-qian

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Teaching archives is an important basis of colleges teaching development and records of teaching process, it is also a major indicator for assessing teaching and management quality of a school. In new era, in order to adapt to the demands of socialism market economy, the management work of teaching archives should be put enough emphasis on. From the concept and characteristics of teaching archives, combined with own working experiences, the author analyzes the contents of teaching archives, elaborates the ideas of how to improve the management of college teaching archives, so as to meet the demands of modernization of teaching archives management in colleges.

Key words: teaching archives; teaching quality; management

伴隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及高等教育體制改革的進(jìn)一步深化，教學(xué)工作的中心地位進(jìn)一步突顯。高校的教學(xué)檔案管理工作逐漸成為了高校建設(shè)發(fā)展的主要內(nèi)容，完善教學(xué)檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)工作科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化的重要依據(jù)。

1高校教學(xué)檔案的概念及特點(diǎn)

1.1　教學(xué)檔案的概念

教學(xué)檔案是指在高等教育的教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)以及科研過(guò)程中所形成的所有文件資料，是最原始文獻(xiàn)和成果的記錄，是具有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體和形式的材料。高等學(xué)校教學(xué)檔案記載著學(xué)校的發(fā)展，是學(xué)校教育教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫(xiě)照，是教學(xué)活動(dòng)狀況的真實(shí)記錄，是教學(xué)內(nèi)容、方法和途徑的真實(shí)反映，是學(xué)校全體師生所積累下來(lái)的寶貴文化 “財(cái)富”，更是衡量一所學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。

1.2　教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.2.1時(shí)間特殊性由于學(xué)校實(shí)行秋季招生，因此教學(xué)檔案一般也都是按照學(xué)制年度或教學(xué)年度來(lái)形成的，教學(xué)管理方面的文件材料、學(xué)校規(guī)劃，各專(zhuān)業(yè)上的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃，在年度上都有一定的交叉，周期性也有所延長(zhǎng)，有的材料是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)后形成的，比如成績(jī)登記表、學(xué)籍表等，所以教學(xué)檔案與其他門(mén)類(lèi)檔案的區(qū)別就在于時(shí)間的特殊性。

1.2.2形式多樣性學(xué)校專(zhuān)業(yè)設(shè)置以及教學(xué)環(huán)節(jié)形式所出現(xiàn)的廣泛化，致使教學(xué)檔案出現(xiàn)了多樣性。從形式上看，有報(bào)告、請(qǐng)示、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)日志、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)、考試成績(jī)、教材、論文、證書(shū)等等；從載體上看，有文字、照片、聲像、模型等；從來(lái)源上看，有教務(wù)處所產(chǎn)生的，也有各院系、教研室所產(chǎn)生的。

1.2.3材料成套性學(xué)校工作的主體是學(xué)生，而每個(gè)學(xué)生從報(bào)到入學(xué)一直到畢業(yè)離校，整個(gè)的培養(yǎng)過(guò)程中有一套系統(tǒng)的程序，在這個(gè)過(guò)程中相對(duì)應(yīng)的會(huì)有教學(xué)研究成果的產(chǎn)生，對(duì)應(yīng)的也就會(huì)有檔案材料，只有全面收集這些材料，再經(jīng)過(guò)整理分類(lèi)，才可成為一套完整的教學(xué)檔案。

1.2.4專(zhuān)業(yè)共同性學(xué)校的學(xué)科專(zhuān)業(yè)是在科學(xué)的基礎(chǔ)上組成并以此來(lái)培養(yǎng)人才的。也就是說(shuō)教學(xué)活動(dòng)的基本規(guī)律決定了學(xué)校各專(zhuān)業(yè)在教學(xué)方式、內(nèi)容、周期、制度等方面的共同性，因此，這些教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生出的教學(xué)檔案也會(huì)有著一定的共同性，同一學(xué)校同一專(zhuān)業(yè)學(xué)生不但可以使用，不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生也可以使用，甚至其他學(xué)校的也是可以相互借鑒運(yùn)用的。

1.2.5客觀(guān)真實(shí)性教學(xué)檔案所記載的內(nèi)容與教學(xué)活動(dòng)應(yīng)該是相符的。這是因?yàn)榻虒W(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)狀況的真實(shí)記錄，是教學(xué)內(nèi)容、方法和途徑的真實(shí)反映，因此為開(kāi)展教學(xué)研究、評(píng)估以及對(duì)走出校門(mén)的學(xué)生和用人單位的負(fù)責(zé)，教學(xué)檔案的記錄必須保證它的客觀(guān)性。

1.2.6內(nèi)容豐富性教學(xué)檔案是學(xué)校教育教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫(xiě)照，反應(yīng)了學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)面貌，是學(xué)校發(fā)展的記錄。從學(xué)科門(mén)類(lèi)上看，有涉及社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)的，也有各個(gè)專(zhuān)業(yè)的原始教學(xué)及管理文件，數(shù)量大，涉及面廣，內(nèi)容豐富。

2高校教學(xué)檔案的主要?dú)w檔內(nèi)容

教學(xué)檔案的產(chǎn)生一般來(lái)自于教學(xué)管理部門(mén)，因?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)形式的多樣化，導(dǎo)致教學(xué)檔案的多樣性。因此，不可能把所有的材料都進(jìn)行整理歸檔，根據(jù)國(guó)家有關(guān)文件的規(guī)定以及各院校教學(xué)工作的規(guī)律，以及結(jié)合自己工作實(shí)際，筆者認(rèn)為可以將高校教務(wù)處所需要整理歸檔的教學(xué)檔案大致歸納為以下幾個(gè)方面：

2.1　綜合材料

包括上級(jí)有關(guān)教學(xué)工作下達(dá)的相關(guān)文件；學(xué)校及教務(wù)處制定、下發(fā)的各類(lèi)教學(xué)文件；教學(xué)工作會(huì)議材料、教學(xué)簡(jiǎn)報(bào)；學(xué)校向上級(jí)主管部門(mén)的工作匯報(bào)、請(qǐng)示；關(guān)于教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)的各種統(tǒng)計(jì)表以及教務(wù)處的崗位職責(zé)、機(jī)構(gòu)改革等材料。

2.2　專(zhuān)業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)材料

包括專(zhuān)業(yè)建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃；新專(zhuān)業(yè)設(shè)置申報(bào)以及批復(fù)；專(zhuān)業(yè)調(diào)整、專(zhuān)業(yè)改革和精品課程建設(shè)在過(guò)程、總結(jié)和驗(yàn)收等方面的材料。

2.3　教學(xué)研究與改革材料

包括國(guó)家、省、校各級(jí)教學(xué)研究立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告；教學(xué)改革方案、檢查以及總結(jié)；教學(xué)研究成果；教改項(xiàng)目以及教學(xué)獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)表、教師發(fā)表的教學(xué)研究論文等材料。

2.4　教材建設(shè)材料

包括上級(jí)關(guān)于教材建設(shè)方面的有關(guān)文件以及各專(zhuān)業(yè)使用教材目錄、校內(nèi)自編教材情況統(tǒng)計(jì)等材料。

2.5　教務(wù)管理材料

包括每學(xué)期有關(guān)教務(wù)管理方面的總結(jié)報(bào)告；學(xué)生成績(jī)單；歷屆畢業(yè)生、結(jié)業(yè)生名單和有關(guān)審批材料；學(xué)校關(guān)于畢業(yè)生資格審查的規(guī)定及歷屆畢業(yè)生審查；在校學(xué)生學(xué)籍以及變更(包括休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué))；期中教學(xué)檢查安排、過(guò)程及總結(jié)；期末考試安排、考試總結(jié)；學(xué)生畢業(yè)論文安排、答辯記錄；調(diào)課、串課、停課審批表；教學(xué)任務(wù)書(shū)、學(xué)校教學(xué)年歷、教學(xué)情況統(tǒng)計(jì)表；學(xué)生獎(jiǎng)懲有關(guān)材料以及評(píng)獎(jiǎng)辦法、評(píng)獎(jiǎng)結(jié)果與記錄等材料。

2.6　質(zhì)量監(jiān)控與信息反饋材料

包括教學(xué)質(zhì)量考評(píng)專(zhuān)家組的檢查記錄、匯報(bào)材料、總結(jié)等；學(xué)生對(duì)教學(xué)工作的反饋信息；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、督導(dǎo)組聽(tīng)課意見(jiàn)及原始材料以及教務(wù)處聽(tīng)課記錄。

2.7　實(shí)踐教學(xué)材料

包括實(shí)習(xí)基地的相關(guān)建設(shè)材料；實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)規(guī)劃、評(píng)估驗(yàn)收材料；各類(lèi)實(shí)習(xí)、實(shí)踐安排計(jì)劃、總結(jié)等材料。

2.8　教學(xué)評(píng)價(jià)材料

包括每學(xué)期教學(xué)評(píng)價(jià)總結(jié)；教學(xué)工作水平評(píng)估等材料。

以上各方面所形成的教學(xué)檔案，是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的必然產(chǎn)物，只有遵循這些教學(xué)文件形成的規(guī)律，才能做好教學(xué)檔案的管理工作。

3完善高校教學(xué)檔案管理工作的思路

教學(xué)檔案真實(shí)地記錄了教學(xué)、科研活動(dòng)的過(guò)程和成果，為教育教學(xué)改革和發(fā)展的進(jìn)一步深化，為提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平提供了豐富的信息基礎(chǔ)。筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐提出一些建議和措施，希望能夠促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

3.1　統(tǒng)一思想，提高教學(xué)檔案管理工作的地位

教學(xué)檔案的管理工作想做好，首先需要主管領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視，建立必要的規(guī)章制度，規(guī)定管理方法。教學(xué)檔案工作是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)將其納入教學(xué)管理制度加以明確。其次，不斷加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理，真正把教學(xué)檔案工作真正地納入到教學(xué)工作計(jì)劃、議事日程，做到統(tǒng)一要求、統(tǒng)一安排、統(tǒng)一驗(yàn)收，要讓教學(xué)檔案管理工作做到與教學(xué)工作真正同步發(fā)展；最后要提供一定的物質(zhì)條件為檔案管理工作服務(wù)，比如足夠分類(lèi)存放、方便查找檔案的檔案柜、資料室、檔案庫(kù)房等。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的建設(shè)是高校工作不可或缺的一部分，確保教學(xué)檔案的真實(shí)、客觀(guān)、成套。

3.2　健全管理制度，合理配備專(zhuān)職人員

建立和健全管理制度是科學(xué)化、正規(guī)化檔案管理的前提。要制定和完善教學(xué)檔案從產(chǎn)生、收集、歸檔到查詢(xún)利用等一系列的規(guī)章制度，首先要求檔案管理工作人員要明確檔案收集的時(shí)間以及范圍等注意事項(xiàng)，要把握教學(xué)的周期，在平時(shí)收集的基礎(chǔ)上，每個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，就要把應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行整理，拾遺補(bǔ)漏。根據(jù)學(xué)校工作規(guī)律，將收集齊全的文件材料加以整理鑒別，按歸檔時(shí)間要求及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交。其次，要把綜合素質(zhì)較高的專(zhuān)門(mén)人才安排到檔案工作崗位上。當(dāng)前高校的檔案工作人員，除了要有合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)外，還應(yīng)該具有熟練的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富的檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，尤其是要增強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用能力，只有這樣才能滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案工作的需要。學(xué)校應(yīng)加大力度健全檔案管理制度，確定專(zhuān)職人員進(jìn)行相關(guān)工作，確保檔案工作規(guī)范化，使檔案管理工作有章可循。

3.3　加大資源建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員是檔案工作的主體,檔案工作的質(zhì)量以及檔案事業(yè)的發(fā)展受他們素質(zhì)高低的直接影響。首先，良好的政治思想素質(zhì)、高度的責(zé)任意識(shí)、精湛的專(zhuān)業(yè)技能、健康的心理以及無(wú)私奉獻(xiàn)的品格等都是作為一名合格的檔案管理工作人員所應(yīng)具備的基本素質(zhì)要求。其次，要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作人員的繼續(xù)教育。學(xué)校要營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，要有計(jì)劃、針對(duì)性地對(duì)檔案工作人員、包括新上崗或兼職的檔案工作人員進(jìn)行基本的崗前培訓(xùn)和定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們解決在實(shí)際管理工作中遇到的問(wèn)題，通過(guò)參加培訓(xùn)，使其能夠全面提高綜合素質(zhì)和工作能力，為確保教學(xué)檔案管理工作的實(shí)施提供有力保障。最后，處在信息和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)的使用作為現(xiàn)代檔案工作人員所必備的知識(shí)和技能，這一點(diǎn)是毋庸置疑的，檔案管理工作人員在實(shí)際的檔案工作中要善于使用計(jì)算機(jī)，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、歸納和篩選，使其能夠得到高質(zhì)高效的利用。

3.4　強(qiáng)化檔案意識(shí)，加快檔案信息化建設(shè)步伐

強(qiáng)化檔案意識(shí)是提高檔案管理人員素質(zhì)和工作能力的前提。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)過(guò)程中的反映，檔案意識(shí)的強(qiáng)弱對(duì)檔案管理人員是否能夠順利開(kāi)展工作有著重要的作用。伴隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，電子檔案隨之大量產(chǎn)生，檔案工作的重心開(kāi)始逐步向信息化方向轉(zhuǎn)移，檔案工作者在努力做好學(xué)校建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際，將現(xiàn)代化的管理手段逐步引進(jìn)到檔案工作中，為資料的有效開(kāi)發(fā)和利用、檔案工作的規(guī)范和便捷提供服務(wù)。

充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，一是要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理和加工，對(duì)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起到一個(gè)推動(dòng)作用，便于信息有效查詢(xún)的實(shí)現(xiàn)；二是要對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范的歸檔，對(duì)電子文件的收集、歸納等工作要進(jìn)行監(jiān)督，保證有價(jià)值文件的及時(shí)歸檔；三是要把檔案信息化的建設(shè)納入到“數(shù)字校園”建設(shè)的總格局當(dāng)中，建立一個(gè)可以與校園網(wǎng)絡(luò)、校園OA系統(tǒng)同步管理的電子平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

高等教育的迅速發(fā)展對(duì)高校教學(xué)檔案的管理工作提出了新要求，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理對(duì)高校建設(shè)發(fā)展、教育教學(xué)改革、提升學(xué)校管理水平具有十分重要的意義。所以，我們要不斷提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案在教育中的重要作用，促進(jìn)高校檔案工作的全面發(fā)展以及高校教育教學(xué)質(zhì)量的全面提高。

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