王　雪，秦　巍，管玉娟

（上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用科學(xué)學(xué)報》編輯部，上海200444）

編輯與作者互動交流中的常見問題及對策

王雪，秦巍，管玉娟

（上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用科學(xué)學(xué)報》編輯部，上海200444）

探討編輯與作者之間的交流對期刊質(zhì)量提升的影響。結(jié)合編輯實際工作，分析了審稿和退修等過程中遇到的與作者相關(guān)的常見問題，針對不同階段可能會發(fā)生的多樣情況分別給出了詳細(xì)建議。編輯與作者建立長期、穩(wěn)定、高效的互動機(jī)制，通過改進(jìn)服務(wù)模式可提高刊物質(zhì)量與知名度。

科技期刊；互動交流；編輯；作者

科技期刊的生存與發(fā)展離不開高質(zhì)量的論文，而一篇高質(zhì)量論文的形成依賴于每一位作者與編輯的辛勤付出［1-2］。通常一篇自由來稿要經(jīng)過初審、送外審、退修改、復(fù)審、終審等環(huán)節(jié)，才能進(jìn)入到編輯加工及后續(xù)工作。在眾多的環(huán)節(jié)當(dāng)中，編輯始終要與作者打交道，每一個環(huán)節(jié)都需要作者的配合［3-5］。在數(shù)字化出版技術(shù)迅速發(fā)展的同時，編輯工作方式也發(fā)生了巨大的變化。在編輯出版的整個過程中涵蓋了多種高科技手段。與作者的信息互動也從傳統(tǒng)紙質(zhì)書信傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^稿件采編系統(tǒng)、E-mail、微信、系統(tǒng)留言等即時通訊工具實現(xiàn)在線全方位溝通，大大提高了稿件的處理效率［6-8］。在數(shù)字出版浪潮下，科技期刊編輯需要不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，轉(zhuǎn)變意識，積極創(chuàng)新。在實際工作中科技期刊編輯如何為作者提供必要且有效的服務(wù)，作者需要從期刊編輯這里得到哪些幫助，獲得何種類型的信息；編輯如何與作者進(jìn)行溝通，通過哪些途徑來吸引作者［9］，這些方面的研究工作對期刊的質(zhì)量至關(guān)重要。

1　如何幫助作者正確看待審稿意見

1.1外審意見

外審意見通常對文章的評價比較具體。作者通過閱讀修改意見能夠比較容易掌握文中需要修改的地方。有時個別審稿人也會提出一些“不可實現(xiàn)”的要求，此時編輯應(yīng)該建議作者引用理論和文獻(xiàn)加以解釋，使修改回復(fù)有邏輯性有說服力，從而得到審稿人的認(rèn)同。

還有一種情況，文章進(jìn)行了較大篇幅的修改，此時可能會要求作者修改后重新投稿，這種情況也要跟作者耐心溝通，修改后的稿件可能還會送到原來的審稿人那里，時間上不會耽誤很多，只要作者按照審稿要求仔細(xì)修改，還是有機(jī)會被接收的。

對于被退稿的稿件，原因大致有以下幾種情況：書面表達(dá)不流暢，實驗數(shù)據(jù)不足，缺乏創(chuàng)新，理論欠缺，文章圖表不規(guī)范，文章字?jǐn)?shù)或頁數(shù)問題，投錯期刊，期刊影響因子大，要求高，文章組織得不好等。此時可以建議作者及時調(diào)整心態(tài)，將稿件按照退稿意見修改，改投其他的期刊，做到退稿不退人。

初次投稿的作者，一般經(jīng)驗和耐心均不足，但是一篇文章從撰寫到發(fā)表畢竟要經(jīng)過反復(fù)的推敲，所以與作者良好的溝通不僅能幫助作者順利地完成文章的發(fā)表，也能夠為期刊樹立良好的服務(wù)形象。

1.2復(fù)審意見

復(fù)審是指外審專家首次審稿結(jié)論為修改后重審的稿件，經(jīng)作者修改后再次請專家審稿的過程。復(fù)審的結(jié)果一般有錄用、重審和退稿三種情況。需特別注意的是重審的稿件，這類稿件依然有錄用的可能。

通常作者通過稿件采編系統(tǒng)可以即時查看復(fù)審意見。編輯可以通過QQ、微信等即時通訊軟件第一時間聯(lián)系作者提供友情提醒，并請作者按照意見盡可能完善稿件內(nèi)容以達(dá)到錄用要求。這種互動不但能提高稿件處理效率，同時還能讓作者感受到刊物關(guān)懷的溫暖。錄用的稿件編輯可直接進(jìn)入到下一環(huán)節(jié)。稿件退稿，說明作者修改未達(dá)到審稿專家要求，可建議作者改投他刊。

1.3主編終審意見

終審是指主編對兩個外審意見均通過且作者已經(jīng)退修完成的稿件進(jìn)行總體把關(guān)的過程。終審意見同意錄用時，編輯要及時將修改意見轉(zhuǎn)達(dá)給作者，以便作者有針對性地進(jìn)一步修改稿件。此外，編輯還需要積極主動了解作者需求，如有些作者單位需要紙質(zhì)錄用證明，有些需要加蓋公章的電子版證明，還有些作者需要在錄用證明上注明特殊信息等情況。編輯要針對不同情況提供周到的服務(wù)，為作者著想的同時更樹立了刊物的服務(wù)口碑。終審意見為退稿時，編輯將最終意見轉(zhuǎn)達(dá)給作者的同時，還要特別謹(jǐn)慎對待作者提出申訴的情況。因為終審?fù)烁宓牟糠指寮?，其外審意見是錄用，因此作者對終審?fù)烁宓慕Y(jié)果可能會產(chǎn)生質(zhì)疑，進(jìn)而提出申訴。編輯要理解作者并認(rèn)真對待作者提出的申訴，將作者申訴意見及時反饋給主編，并將主編對申訴意見的答復(fù)及時傳達(dá)給作者。

2　如何對待作者推薦的審稿人

同行評審是學(xué)術(shù)期刊出版過程中的一個重要環(huán)節(jié)，也是論文科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性的重要保證。我刊在收稿通知中會建議作者推薦2～3位審稿專家。此舉有利于把握送審專業(yè)方向準(zhǔn)確、有效，同時還能擴(kuò)充審稿專家數(shù)據(jù)庫。作者推薦的審稿人通常是熟悉稿件內(nèi)容或者是與作者研究方向相近的專家。這些專家能夠有針對性地指出文中的優(yōu)缺點，并提出詳細(xì)的修改意見，更重要的是有利于節(jié)約審稿時間。然而，作者推薦審稿人也存在許多問題值得深思［10］。

有些作者可能會推薦熟人作為審稿人，更有作者將人情關(guān)系、經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系、同行競爭關(guān)系等混入同行評審過程，這種不規(guī)范的作者推薦方式使得審稿環(huán)節(jié)失去了公正性［11］。Retraction Watch網(wǎng)站曾經(jīng)披露了韓國科學(xué)家Hyung-In Moon為了逃避同行評審而耍的一個“小聰明”。他在向Informa Healthcare旗下期刊投稿時，利用假郵箱或偽造的個人信息向編輯推薦自己以及自己的同事作為審稿人。這一事件導(dǎo)致多達(dá)11篇已經(jīng)發(fā)表的研究論文被撤稿［12］。因此，編輯要謹(jǐn)慎對待作者推薦的審稿人，首先在發(fā)送收稿郵件環(huán)節(jié)就要提醒作者推薦審稿人的原則，避免作者花費大量時間卻提供無效審稿人的情況。對于作者推薦的審稿人，編輯不能全部采用也不可完全棄之不用。我刊在實際操作中，編輯一般參照作者推薦審稿人的研究方向在專家?guī)熘羞x擇2位審稿人，采用“雙盲”方式，并且實施一票否決制。如果專家?guī)熘袥]有足夠?qū)徃迦说那闆r下，會采用作者推薦審稿人之一，另外再請一位同行專家進(jìn)行“單盲”評審。稿件最終錄用與否還是需要主編進(jìn)行把關(guān)。

3　作者催審怎么辦

作者催審是編輯工作中經(jīng)常遇到情況，大部分作者會通過E-mail發(fā)催審信聯(lián)系編輯部，編輯應(yīng)及時幫助作者催審，聯(lián)系審稿人。每次催審需記錄下催審時間、審稿意見預(yù)計返回時間以便隨時跟進(jìn)，同時也可避免稿件較多疏漏信息。

在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)有些作者并不熟悉審稿流程，剛剛送審的稿件就來催審。對于這種情況編輯要有耐心，理解作者的心情，詳細(xì)給作者解釋審稿流程及周期，如果在規(guī)定時間內(nèi)沒有返回審稿意見，編輯才能進(jìn)行催審，所以請作者耐心等待。如果審稿人有特殊情況不能及時返回審稿意見或者長時間沒有回復(fù)，編輯應(yīng)幫助作者更換審稿人。有時作者來催審，而實際上審稿意見已經(jīng)返回，但是還沒來得及在網(wǎng)站上更新，這也是編輯需要注意的地方，要及時更新稿件的狀態(tài)以便作者查閱。

4　如何指導(dǎo)作者錄用后退修改

錄用后退修與審稿后退修的意義不同，錄用后退修是保證文章正確排版的一項重要的工作。如果文章進(jìn)入到排版階段，作者再要求修改，會增加很多工作量，因此盡量在錄用后退修階段，請作者將文章修改充分。每個刊物都會有自己固定的文字表述、圖表格式等要求，在文章錄用后，編輯要及時將刊物的這些要求通過郵件發(fā)送給作者。以我刊為例，錄用待發(fā)表的論文，作者需要完成以下幾項主要修改工作：①根據(jù)本刊的文獻(xiàn)、圖、表等格式規(guī)范，相應(yīng)地修改自己的文章，其中中文期刊文章作為參考文獻(xiàn)的需要有對應(yīng)的英文翻譯，圖表要有中英文圖名或者表名；②將全文語句改通順、流暢，避免出現(xiàn)病句；③數(shù)學(xué)公式中的上下角字母，若表示變量，用斜體表示，除此之外，用正體表示，若不能判斷字母正斜體的，請用“批注”形式對字母進(jìn)行相應(yīng)的解釋；④為符合編輯規(guī)范，一個變量需用1個字母來表示，一定要加英文縮寫的可以用變量下標(biāo)的形式表示出來。

我們發(fā)現(xiàn)，參照要求認(rèn)真修改過的稿件，在編輯加工過程中明顯順利得多。這一環(huán)節(jié)稿件修改的質(zhì)量直接決定了稿件的出版周期。因此，編輯在給作者發(fā)錄用后退修通知時要明確本次退修的意圖以及修改的具體要求。通常作者為使文章盡快發(fā)表也愿意配合編輯對文章進(jìn)行細(xì)致地修改。

5　怎樣處理更改作者信息問題

稿件錄用以后，有時會遇到作者提出更改作者信息的要求，此時編輯要根據(jù)每個刊物管理制度的要求具體情況區(qū)別對待。按照我刊要求，第一作者是文章的主要貢獻(xiàn)者和負(fù)責(zé)人，無論是第一作者姓名還是作者單位信息都不允許更改，在收稿時應(yīng)明確告知作者。文章題目在改動不大的情況下可以考慮，對于非第一作者姓名和單位的信息，需按照刊物要求請作者提供書面申請及全體作者同意更改證明。項目基金的名稱編號如果有誤，可以更正，如果是新增加項目基金，需要得到主編的認(rèn)可。此外，編輯還需要注意的是，有些文章錄用時作者已經(jīng)畢業(yè)，后續(xù)編輯加工的工作還需要作者繼續(xù)配合，編輯要及時更新作者聯(lián)系方式。

6　結(jié) 束 語

編輯站在作者的角度與其互動交流，能夠更真切地感受作者遇到的困惑，了解作者需求，進(jìn)而準(zhǔn)確高效地幫助作者解決問題，同時也能為期刊樹立良好的服務(wù)形象。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展對稿件處理效率提出了更大的挑戰(zhàn)，作者的需求也發(fā)生了變化，稿件的快速發(fā)表就是作者最關(guān)心的問題之一。論文快速發(fā)表，作者就能夠首先得到同行關(guān)注，有助于增加其在本領(lǐng)域中的競爭力。對于期刊而言，通過優(yōu)先數(shù)字出版、快報等形式實現(xiàn)快速發(fā)表，不僅能夠吸引新讀者和作者，同時還能夠提高老作者和讀者的“忠誠度”。與作者建立長期良好的互動與合作關(guān)系［13-15］，為作者提供一流的學(xué)術(shù)交流平臺，不斷擴(kuò)大刊物的影響，增強(qiáng)科技期刊的核心競爭力是編輯在工作中的努力方向。

［1］趙偉.學(xué)術(shù)期刊編輯與作者和諧關(guān)系的建立［J］.中國編輯，2009（4）：58.

［2］徐文杰.談編輯和作者之間的關(guān)系［J］.大連教育學(xué)院學(xué)報，2014，30（4）：68-69.

［3］周承順.期刊編輯作者讀者互動論［J］.中央社會主義學(xué)院學(xué)報，2007（6）：105-107.

［4］楊美群.青年編輯在科技期刊編輯出版中的人際溝通［J］.編輯學(xué)報，2012，24（2）：182-184.

［5］陶范.學(xué)術(shù)期刊讀者與作者互動的價值［J］.編輯學(xué)報，2010，22（3）：198-199.

［6］仲圓.數(shù)字出版時代對科技期刊編輯的要求［J］.西安文理學(xué)院學(xué)報：自然科學(xué)版，2012，15（4）：125-128.

［7］萬連城，呂玲.數(shù)字出版時代下科技期刊編輯思維的重構(gòu)［J］.西安文理學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)版，2014，17（3）：118-120.

［8］顧凱，鄒栩.數(shù)字出版環(huán)境下科技期刊編輯職能、工作方式轉(zhuǎn)變及自我調(diào)整策略［J］.中國科技期刊研究，2012，23（3）：499-501.

［9］劉翠玲，宋文平，邊莉，等.談科技期刊編輯的讀者意識［J］.中國科技期刊研究，2005，16（1）：106-108.

［10］趙麗瑩，張宏，王小唯.作者推薦審稿人存在的問題及對策［J］.編輯學(xué)報，2012，24（2）：145-146.

［11］丁佐奇，鄭曉南，吳曉明.科技期刊中的利益沖突問題及防范對策［J］.編輯學(xué)報，2010，22（5）：385-388.

［12］韓國科學(xué)家因推薦虛假審稿人致使多篇論文撤稿［EB/OL］.［2013-02-27］.http://retractionwatch.Wordpress.com/2012/08/24/Koreanplantcompoundresearcherfakedemailaddressessohecouldreviewhisownstudies/.

［13］韓健，張鯨驚，黃河清.尊重作者慧眼識珠：談科技期刊編輯與作者和諧關(guān)系的構(gòu)建［J］.編輯學(xué)報，2012，24（5）：493-495.

［14］宮福滿.科技期刊編輯與作者良性互動機(jī)制的構(gòu)建［J］.編輯學(xué)報，2005，17（5）：364-366.

［15］吳永華.論科技期刊編輯的溝通能力建設(shè)［J］.編輯學(xué)報，2011，23（S1）：139-142.

上海市高等學(xué)?？萍计诳芯炕鹳Y助項目（SHGX2014C08）；2015上海高校學(xué)術(shù)期刊質(zhì)量提升計劃項目