孔艷霞

摘要：

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)知識快速的發(fā)展以及全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)及管理機(jī)制遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。在這個(gè)形勢下，企業(yè)經(jīng)營管理工作必須加強(qiáng)制度化、規(guī)范化、法制化。而企業(yè)秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和服務(wù)人員，必須具備一定的心理素質(zhì)，道德素質(zhì)，知識素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)來適應(yīng)新形勢的變化，進(jìn)一步做好企業(yè)秘書的工作。

關(guān)鍵詞：

秘書；素質(zhì)；要求

中圖分類號：

F24

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2015）02008502

1秘書的內(nèi)涵

“秘書”最初的涵義是指物而不是人。像在東漢初期時(shí)候，秘書就是指宮中所秘藏的書籍資料。而曹操當(dāng)時(shí)設(shè)的秘書令是一種官職，其涵義與我們現(xiàn)代的秘書沒有太大出入，這在我過歷史上也是第一次出現(xiàn)這樣的官職。在《現(xiàn)代漢語詞典》里秘書有著這樣的定義，他是掌管文化書籍并協(xié)助單位負(fù)責(zé)人處理日常事務(wù)的工作人員。1998年5月，國家勞動(dòng)部（現(xiàn)勞動(dòng)和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：“專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員?！?/p>

2企業(yè)秘書的素質(zhì)

2.1素質(zhì)及其對秘書工作的作用

素質(zhì)是一種水平，是一個(gè)人在思想政治，工作習(xí)性、個(gè)人道德及能力等方面，經(jīng)過長期摸索鍛煉、學(xué)習(xí)總結(jié)所到達(dá)的一定水平。它是人的一種比較穩(wěn)定的基本屬性，能對一個(gè)人的行為起到長期持續(xù)影響甚至是決定作用。

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作助手和參謀，企業(yè)秘書工作的特殊性決定了自己要具有高素質(zhì)和高水平。首先，高素質(zhì)是秘書做好領(lǐng)導(dǎo)輔助工作的可靠保證；其次，高素質(zhì)是企業(yè)秘書提高工作質(zhì)量和效率的重要依托；第三，高素質(zhì)是建立優(yōu)秀秘書隊(duì)伍的工作需要。同時(shí)作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作助手，一定要具有較高的思想政策水平，較強(qiáng)的專業(yè)能力，既能熟知企業(yè)的發(fā)展路線及方針政策，又能透徹了解本企業(yè)及公司各個(gè)部門的情況，把“上情”與“下情”巧妙地結(jié)合起來，合理地運(yùn)用現(xiàn)代化工作方法，創(chuàng)新工作方式，做好全面服務(wù)，只有這樣才能更好地適應(yīng)新時(shí)代的各項(xiàng)嚴(yán)格要求，才能充分地發(fā)揮好企業(yè)秘書的工作職能，做好本職工作。

2.2現(xiàn)代企業(yè)秘書素質(zhì)

高素質(zhì)又具備包括哪些素質(zhì)呢？下面從幾個(gè)方面介紹一下新形勢下企業(yè)秘書的素質(zhì)：

（1）優(yōu)良的職業(yè)道德。

作為企業(yè)中的一個(gè)銜接上級和公司下級各部門的橋梁紐帶，企業(yè)秘書必須具有優(yōu)良的品德素養(yǎng)，必須公開公正地處理好企業(yè)內(nèi)部事務(wù)。因?yàn)楣貫槿颂幨率菍σ粋€(gè)秘書優(yōu)良品德素養(yǎng)的最基本要求。這是一種職業(yè)美德，也是企業(yè)秘書在本職工作中的一條工作紀(jì)律。

企業(yè)秘書要有良好的職業(yè)道德還要做到熱愛自己的事業(yè)、安心工作、勇于為事業(yè)獻(xiàn)身。在自己的本職工作中，做到忠于職守，服從上級領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格遵守企業(yè)紀(jì)律、企業(yè)機(jī)密。

（2）良好的心理素質(zhì)。

秘書工作在管理系統(tǒng)中的中樞地位注定了這是一項(xiàng)事務(wù)繁重的腦力勞動(dòng)，同時(shí)這一復(fù)雜的角色也常使其心理處于快節(jié)奏和高壓力的緊張狀態(tài)，從而對秘書的心理素質(zhì)提出了越來越高的要求，不僅有自己特定的工作內(nèi)容，而且也有自己特定的活動(dòng)方式和活動(dòng)領(lǐng)域。

秘書在公司中所處的位置比較特殊，在日常管理工作中要涉及瑣碎復(fù)雜的人際關(guān)系，也會遇到不同的工作矛盾及沖突，同時(shí)，由于企業(yè)秘書特殊的工作性質(zhì)，常常要加班熬夜，沒有固定的作息時(shí)間及生活規(guī)律，從而更要求企業(yè)秘書平時(shí)不僅要有健康的體魄、有充沛的精力，更重要的是要有良好的工作狀態(tài)。因此，秘書只有具備了較高的心理素質(zhì)，才能夠更好地適應(yīng)這份工作，才能發(fā)揮好自己的優(yōu)勢、更加充分地展示出自己的才華。

（3）全面的知識結(jié)構(gòu)。

企業(yè)秘書工作的全面性及綜合性要求其應(yīng)具備較全面的知識結(jié)構(gòu)，并且這份工作又有自己所具備的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員必須具備深厚的專業(yè)知識。要想做好秘書工作，必須具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識、廣博的專業(yè)知識及自己本職工作的相關(guān)知識等三方面的知識。

基礎(chǔ)知識是指秘書在工作中具備要體現(xiàn)常識性和基礎(chǔ)性的知識，這也是秘書工作的基礎(chǔ)。例如：科學(xué)文化知識、政治經(jīng)濟(jì)等理論知識以及法律法規(guī)基礎(chǔ)知識等；專業(yè)知識是指從事秘書工作所具備的專門知識。例如：公文文案寫作、檔案規(guī)整管理、秘書人員所在部門的業(yè)務(wù)知識等；相關(guān)知識是指在秘書工作中所涉及到的其他相關(guān)方面的知識。例如：管理學(xué)知識、心理學(xué)知識、公共關(guān)系學(xué)知識等

從上可以看出，秘書人員必須是工作中的多面手，他們必須要對與本職工作相關(guān)的其他方面的知識有所了解，如果只具備本專業(yè)的專業(yè)知識和技能是根本不能順利地完成秘書的工作。

（4）超強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平。

業(yè)務(wù)水平是指一個(gè)人工作能力方面的一種標(biāo)志，也是一個(gè)人其他能力的一種反映，又是他綜合素質(zhì)發(fā)揮作用的必要條件。對于企業(yè)秘書來講，應(yīng)從以下幾個(gè)方面來闡述其應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

①觀察能力。

觀察能力是指人們通過一段時(shí)間的經(jīng)歷，總結(jié)了一定的經(jīng)驗(yàn)后，對客觀事物存在的本質(zhì)規(guī)律能夠較為準(zhǔn)確地了解和把握的一種能力。秘書工作由于接觸不同部門的人，經(jīng)常會遇到不同的問題，要具備比較強(qiáng)的觀察能力。具體來講，第一、企業(yè)秘書要具備較強(qiáng)的洞察力，要善于觀察，做個(gè)有心人善于發(fā)現(xiàn)問題，會適時(shí)撲捉工作中有價(jià)值的信息。從而主動(dòng)地開展工作。第二、企業(yè)秘書介于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工之間，在上傳下達(dá)、綜合組織協(xié)調(diào)、解決工作難題等方面，必須明辨是非，妥善處理。第三、綜合分析能力。就是要求企業(yè)秘書會善于透過事情現(xiàn)象看本質(zhì)，從個(gè)別事物中找出內(nèi)在的聯(lián)系和規(guī)律。秘書只有具備了敏銳的觀察能力才能較好地發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用。

②溝通能力。

溝通是人與人之間交往的橋梁。企業(yè)秘書在企業(yè)內(nèi)部信息鏈上的位置很特殊，在整個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)中處于中心位置，起著樞紐作用，而“秘書工作的樞紐作用從縱向上看，是做好承上啟下、上傳下達(dá)的工作?！逼髽I(yè)秘書必須具備良好的溝通能力。

企業(yè)秘書的工作性質(zhì)要求其做到準(zhǔn)確的上傳下達(dá)，而要想做到準(zhǔn)確就必須要真正理解要傳達(dá)的內(nèi)容和目的并且還要做到良好的溝通。上傳下達(dá)也講究藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。由于每個(gè)人的習(xí)性及語言表達(dá)方式不同，以及個(gè)人理解能力的強(qiáng)弱，傳遞信息的過程中可能會出現(xiàn)意思偏差或錯(cuò)位。因此企業(yè)秘書在向下傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指令要求的時(shí)候，要站到上級領(lǐng)導(dǎo)的位置出發(fā)，準(zhǔn)確地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)指示的含義，并完整清楚地把信息傳遞給下級相關(guān)部門；同樣，在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的時(shí)候，要站在下級的角度，把信息完整地上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)，只有具備了較強(qiáng)的溝通能力，才能在公司工作中起到中樞的重要作用。

③組織協(xié)調(diào)能力。

秘書工作中所具有的上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)內(nèi)外的工作特性要求企業(yè)秘書要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。企業(yè)秘書必須與上級、同級和下級之間保持一種和諧的關(guān)系，才能準(zhǔn)確及時(shí)地完成本職工作，同時(shí)又能做到和每個(gè)人和睦相處。這是對企業(yè)秘書的起碼要求，也是秘書工作成功的基礎(chǔ)。

企業(yè)秘書的協(xié)調(diào)能力是指在上級領(lǐng)導(dǎo)的指示下，積極準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以促進(jìn)企業(yè)工作靈活運(yùn)行，提高工作效率。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。要站得高，看得遠(yuǎn)，想得深。二是同級間協(xié)調(diào)，本著商量的意識，在處理一件事情時(shí)，要做到隨時(shí)與有關(guān)部門保持溝通。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務(wù)意識。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹(jǐn)慎，擺正位置，搞好服務(wù)。

3結(jié)語

企業(yè)秘書的職位在公司中并不是很高，但它在現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營管理中起著越來越重要的作用，作為企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)的工作參謀助手，是上下級部門和外界溝通的重要橋梁。企業(yè)秘書自身素質(zhì)的好壞，工作水平的高低，直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作開展的效率，甚至?xí)绊懙揭粋€(gè)企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的整體效率。因此，企業(yè)秘書只有具備了優(yōu)良的職業(yè)道德、良好的心理素質(zhì)和道德修養(yǎng)、廣博的知識以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，才能成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和工作參謀，也才能成為一個(gè)新形勢下的合格秘書。

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