“云會計”背景下企業(yè)如何創(chuàng)新會計工作

山東省青島市疾病預(yù)防控制中心 王云芳 葛維弘

“云會計”是在近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展才出現(xiàn)的新概念。它的出現(xiàn)，可以說是對會計工作模式一次理念上的顛覆?！霸茣嫛笔关攧?wù)工作者從傳統(tǒng)的票據(jù)整理工作中解脫出來，以更加高效、更加迅速的方式來處理企業(yè)的財務(wù)事項，從而在極大程度上提高了財務(wù)工作的開放性和透明度。

云會計 創(chuàng)新 會計工作

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)的財務(wù)信息處理變得日益重要。能否實現(xiàn)對市場變化和企業(yè)自身情況的實時把握，并迅速做出決策，成為企業(yè)能夠獲得成功的關(guān)鍵，這給我國企業(yè)的財務(wù)管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。企業(yè)的發(fā)展從此面對著來自內(nèi)部與外部的雙重挑戰(zhàn)。內(nèi)部挑戰(zhàn)表現(xiàn)在能否尋找到適合企業(yè)自身情況的財務(wù)管理模式，外部挑戰(zhàn)在于日益變幻莫測的市場環(huán)境，這使那些就算具備一定實力的企業(yè)也往往感覺力不從心。而近年來興起“云會計”則可以有效地幫助企業(yè)面對當(dāng)前復(fù)雜的財務(wù)形勢，引領(lǐng)企業(yè)更好地適應(yīng)信息化時代企業(yè)管理的轉(zhuǎn)變。

1 云會計的內(nèi)涵

進入21世紀(jì)之后，“云計算”幾乎成為了一個吸引全體網(wǎng)民目光的“關(guān)鍵詞”。這里的“云”實際上指的就是互聯(lián)網(wǎng)。云計算也就是建立在不斷豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)內(nèi)容基礎(chǔ)之上，通過互聯(lián)網(wǎng)來提供動態(tài)易擴展且經(jīng)常是虛擬化的資源。它有狹義和廣義之分，前者更多的是側(cè)重于互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施，利用這些設(shè)施進行網(wǎng)絡(luò)交易的方式。后者側(cè)重的則是互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)模式，它包含的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，既包括與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的服務(wù)，也包括信息技術(shù)發(fā)展所帶來的一系列新型服務(wù)。因此，云會計也有狹義和廣義之分。狹義的云會計指的就是會計軟件，它將企業(yè)財務(wù)相關(guān)的軟件都囊括其中。廣義的云會計則與云計算相近似，更注重的是其通過互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。在不進行離線存儲的情況下進行網(wǎng)絡(luò)小額商業(yè)賬戶管理的形式。它使用戶無須在硬件上安裝相應(yīng)的軟件，而是在任何可以鏈接互聯(lián)網(wǎng)的地方登錄網(wǎng)上賬戶它無需在自己的電腦上進行本地安裝，因為用戶可以從有網(wǎng)絡(luò)連接的任何地方訪問賬戶，這與現(xiàn)階段極為流行的網(wǎng)上銀行有著異曲同工之處。由此可見，“云會計”的興起，離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展帶來的服務(wù)器、存儲設(shè)備乃至數(shù)據(jù)中心的虛擬化。

2 云會計發(fā)展的意義

云會計理念的提出，對于傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)管理是一次極大的沖擊。在這種模式下，企業(yè)的相關(guān)人員只要持有一臺上網(wǎng)設(shè)備，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋的地方就可以隨時地查詢企業(yè)的財務(wù)狀況。具體來看，云會計的發(fā)展給企業(yè)帶來的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，可以有效緩解企業(yè)發(fā)展會計信息化帶來的成本壓力。隨著信息化的發(fā)展，會計信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，現(xiàn)階段絕大多數(shù)的國家機關(guān)都采用信息化辦公，企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)處理也都必須進行信息化處理，這樣極大地提升了財務(wù)工作的效率，但是問題也隨之出現(xiàn)。由于其與我國傳統(tǒng)的會計操作模式大相徑庭，使企業(yè)不論是在硬件、軟件還是財務(wù)人員的素質(zhì)提升方面都必須投入大量的資金，這給企業(yè)帶來了不小的成本壓力，但云會計的租賃方式卻可以有效地緩解這種壓力。

其次，提升了企業(yè)會計信息化的擴展性。當(dāng)代信息技術(shù)的發(fā)展極為迅猛，會計操作軟件的更新速度也如弩箭離弦。這給企業(yè)采購時帶來了極大的困惑，是以滿足當(dāng)前的需求為主，在需要變化時再進行更新還是力求一步到位，盡力追求功能的強大以滿足企業(yè)的不時之需。而采取云會計的方式則可以幫助企業(yè)避免這種困擾，服務(wù)器的維護與功能更新都由軟件公司負(fù)責(zé)，企業(yè)可以根據(jù)實際需求增減所需要的服務(wù)，按時繳納租金即可。

最后，云會計模式極大地提升了企業(yè)的財務(wù)管理效率。在云會計模式下，企業(yè)在使用中的任何問題，都會有專業(yè)的信息工作者來進行解答，這使財務(wù)人員在遇到更新與功能拓展、信息安全等情況時適應(yīng)時間更短，出現(xiàn)問題的概率更低。從而使企業(yè)的財務(wù)人員能夠更加專注于自己的財務(wù)管理工作，而無須擔(dān)心信息化發(fā)展的“副作用”，從而極大地提升了工作效率。

3 云會計背景下我國企業(yè)會計工作的創(chuàng)新

要想更好地適應(yīng)云會計背景下所產(chǎn)生的財務(wù)管理形勢，企業(yè)必須要對自身的會計工作進行大膽地創(chuàng)新。只有注重創(chuàng)新，才能更好地促進企業(yè)財務(wù)工作效率的提升。

3.1 利用會計工作提升企業(yè)的成本管理

現(xiàn)階段，嚴(yán)重的浪費現(xiàn)象已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展，這也使提升成本控制成為了企業(yè)管理的重要問題。基于我國目前近乎慘烈的市場競爭現(xiàn)狀以及賣方市場的逐漸形成，在短時間內(nèi)迅速地擴大企業(yè)的市場占有份額顯然是不切實際的，因此企業(yè)必須將提升利潤的重心放在成本管理的工作上來，注重控制營業(yè)耗材、公關(guān)差旅費以及電費、水費等，這些開支雖然看起來數(shù)額不大，但是貴在堅持，長期注重節(jié)約必會給銀行帶來豐厚的回報。

在云會計模式下，企業(yè)的全部財務(wù)動向都能夠清晰地得到體現(xiàn)，企業(yè)可以給員工一定的瀏覽權(quán)限，使員工能夠隨時瀏覽企業(yè)的支出動態(tài)。讓他們明白自身的點滴節(jié)約行為都會對企業(yè)的成本控制形成直接的影響。借此將成本控制的理念深深地植入每位財務(wù)人員的心中并將之轉(zhuǎn)化為日常自覺的行動。領(lǐng)導(dǎo)班子要充分發(fā)揮模范帶頭作用，杜絕鋪張排比等嚴(yán)重的浪費現(xiàn)象，還要使財務(wù)部門的員工都從日常行為中養(yǎng)成“勤儉節(jié)約”的品質(zhì)，做到每一分錢都落在實處，每一張紙都物盡其用，實現(xiàn)資源利用效益的最優(yōu)化。完善管理方法，以科學(xué)的調(diào)查調(diào)研為基礎(chǔ)，積極汲取各方的先進經(jīng)驗，結(jié)合自身實際出臺會計工作的成本控制措施。同時，要不斷努力地修訂和學(xué)習(xí)，實現(xiàn)成本控制在會計部門的科學(xué)化與常態(tài)化。還要建立完善的賞罰制度，充分調(diào)動財務(wù)人員降低成本的積極性。以財務(wù)部門日常工作的節(jié)約為例，身份證復(fù)印、業(yè)務(wù)單據(jù)工作人員隨手填寫隨手浪費、一些年紀(jì)大的企業(yè)工作人員在填寫單據(jù)時經(jīng)常會發(fā)生錯誤或者有些特殊地方不會填寫等現(xiàn)象造成的浪費，可以說與企業(yè)財務(wù)人員有直接關(guān)系，在這種情況下，財務(wù)人員可以將各種單據(jù)的填寫樣本上傳到企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，讓前來辦理的企業(yè)員工先自行熟悉，這樣在正式填寫時就可以少出錯誤。據(jù)某機構(gòu)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：如果企業(yè)能夠?qū)μ顚憜螕?jù)的流程加強控制，那么可以節(jié)約該項損耗在50%以上。

3.2 加強企業(yè)財務(wù)信息的安全管理

財務(wù)信息安全對企業(yè)的重要性無需贅言。傳統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)信息安全管理是依靠保險柜和幾把鎖頭來進行的，而在云會計模式下的信息安全管理必須適合信息化的發(fā)展才能實現(xiàn)。企業(yè)將財務(wù)信息輸入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，固然可以使其隨時能夠被查閱和處理，但是對現(xiàn)階段高超的網(wǎng)絡(luò)“黑客技術(shù)”而言，有的企業(yè)財務(wù)信息簡直就是“不設(shè)防的城市”。如果企業(yè)不注重提升自己財務(wù)信息的安全性，那么其財務(wù)機密就會輕易地被競爭對手得到，這對于企業(yè)的發(fā)展是非常不利的，這種情況必須要引起企業(yè)的重視。例如可以采取設(shè)置動態(tài)密碼的方式，以“密?！眮慝@取登錄企業(yè)會計系統(tǒng)平臺的口令，而這個口令則是每分鐘都由系統(tǒng)自動生成，并且這種生成是隨機的，毫無規(guī)律性可言。這種動態(tài)密碼的使用可以在極大程度上提升企業(yè)財務(wù)信息的安全性。此外，企業(yè)還可以聘請“第三方”公司對企業(yè)的財務(wù)信息進行保護，編制程序嚴(yán)格監(jiān)控對企業(yè)財務(wù)平臺后臺的登錄情況，并將之與實名制手機號碼聯(lián)系起來。如果有陌生的手機號碼或者移動設(shè)備要非法進入，企業(yè)管理者就會立刻收到警報，然后將企業(yè)財務(wù)信息平臺迅速關(guān)閉。

3.3 建立共享服務(wù)體系

按照以往的企業(yè)財務(wù)管理模式，會計部門是隨著企業(yè)規(guī)模的擴大而不斷擴充的，不論企業(yè)下屬部門的投資多少，都必須要建立一套相對獨立的財務(wù)管理班子，才能保證財務(wù)乃至整個企業(yè)工作的順利展開，這給企業(yè)帶來了沉重的成本與人才壓力。而在云會計模式下，可以通過共享服務(wù)體系的建立來有效地解決這個問題。企業(yè)在分支單位只需要設(shè)立一個負(fù)責(zé)報表的人員即可，其主要負(fù)責(zé)將企業(yè)分支單位的相關(guān)財務(wù)信息輸入到服務(wù)器提供的該企業(yè)專用平臺，然后由企業(yè)總部的財務(wù)管理人員進行統(tǒng)一處理。以組織管理為例，會計信息化能夠幫助企業(yè)財務(wù)部門更加細化人員的分工，形成“專人、專事、專責(zé)”的精細化財務(wù)管理模式。在精細分工的基礎(chǔ)上，云會計模式更進一步，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)工作的分享，這對于加強財務(wù)監(jiān)督，消除以往“自掃門前雪”的個人思想有著非常重要的意義。

3.4 建立優(yōu)化的報銷系統(tǒng)

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷是財務(wù)人員工作的重點之一，也是他們極為“頭疼”的問題?？稍谛畔⒓夹g(shù)高度發(fā)展的背景下，企業(yè)可以憑借“云會計”優(yōu)化自己的財務(wù)報銷系統(tǒng)。在云會計模式下，想要申請報銷的員工只需要將報銷事由和證明單據(jù)發(fā)送到企業(yè)的專用郵箱，在核查合格之后，財務(wù)管理人員就會將報銷款迅速地打到員工的賬戶上，從而省去了以往繁瑣的票據(jù)粘貼與各相關(guān)部門簽字。據(jù)估計，“云會計”模式下的報銷系統(tǒng)，可以為企業(yè)的報銷成本節(jié)約50%~70%，報銷時間方面也可以實現(xiàn)很大的提升，財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率可以提高10倍以上。

4 結(jié)語

“云會計”背景下的財務(wù)管理，財務(wù)管控更深入到日常業(yè)務(wù)活動中，而這將在業(yè)務(wù)處理方式和管理模式上發(fā)生變革。這種變革一方面可以讓公司相關(guān)財務(wù)戰(zhàn)略、制度在業(yè)務(wù)部門落實，另一方面也能迅速地發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理存在的問題。從而極具創(chuàng)造性地改變企業(yè)的未來運營模式。相信在不遠的將來，企業(yè)財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員之間的界限將會很難區(qū)分，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化已經(jīng)不再是遙遠的“幻景”，從而對整個會計理論和實務(wù)都將產(chǎn)生深刻的影響。

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2096-0298(2015)04(c)-015-02