●浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 黃 芳

淺談ERP信息系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)過程管理

●浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 黃 芳

煙草行業(yè)的快速發(fā)展，對煙草企業(yè)財(cái)務(wù)管理提出了新的要求。利用簡便、高效的信息化手段，正確核算和科學(xué)管理固定資產(chǎn)，特別是對易地技改等重大在建工程、固定資產(chǎn)進(jìn)行過程管理提出了更高的要求，從而促進(jìn)企業(yè)正確評估固定資產(chǎn)的整體情況，有利于加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)使用效率。本文結(jié)合當(dāng)前煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，探討通過信息化手段，如何來提升固定資產(chǎn)的過程管理。

信息化 固定資產(chǎn)過程管理

引言

固定資產(chǎn)是企業(yè)的生產(chǎn)工具，通過其對原材料進(jìn)行加工，生產(chǎn)出產(chǎn)品，是企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的物質(zhì)基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)構(gòu)成的合理性、分布狀況符合生產(chǎn)的需要、管理水平的高低等因素都直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營和發(fā)展。對于資金密集型行業(yè)的煙草企業(yè)來說，所需的固定資產(chǎn)價(jià)值上百億元，項(xiàng)目數(shù)萬個(gè)，具有投資時(shí)間長、技術(shù)含量高、資金占用量龐大等特點(diǎn)，使得企業(yè)管理部門在固定資產(chǎn)的管理和核算上面臨著許多困難，在及時(shí)、準(zhǔn)確地反映固定資產(chǎn)使用狀況、使用效率、資產(chǎn)變化等方面產(chǎn)生了諸多問題和不足。

隨著“卷煙上水平”的開展，各家煙草企業(yè)在面臨易地搬遷的同時(shí)要進(jìn)行技術(shù)改造的新情況，如何解決固定資產(chǎn)的管理方面的不足，對固定資產(chǎn)進(jìn)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理在當(dāng)前情況下顯得尤為重要。本文結(jié)合實(shí)際工作，就當(dāng)前煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀，結(jié)合ERP信息系統(tǒng)和工程進(jìn)度管理系統(tǒng)的推廣實(shí)施，深入分析固定資產(chǎn)管理需借助信息系統(tǒng)的重要性和相關(guān)措施，并對促進(jìn)資產(chǎn)過程管理做了進(jìn)一步規(guī)劃和深入。

一、ERP信息系統(tǒng)在企業(yè)固定資產(chǎn)管理中的優(yōu)勢

（一）改變了傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理理念。傳統(tǒng)意義上的固定資產(chǎn)管理是指企業(yè)對各使用部門固定資產(chǎn)的投資、運(yùn)用、維護(hù)、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，由于固定資產(chǎn)的實(shí)物管理與價(jià)值管理分屬企業(yè)的財(cái)務(wù)部門和管理、使用部門，財(cái)務(wù)部門僅從價(jià)值上進(jìn)行管理，而且還常常出現(xiàn)不能及時(shí)反映資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況，而管理、使用部門是對固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物管理，一旦實(shí)物上出現(xiàn)損壞、嚴(yán)重的無形和有形磨損被觀察到，此時(shí)固定資產(chǎn)管理的價(jià)值管理和實(shí)物管理就產(chǎn)生了脫節(jié)，彼此間存在著明顯的被動(dòng)性和延后性。

固定資產(chǎn)管理模塊是ERP系統(tǒng)的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，它改變了過去傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式，把傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)核算的會(huì)計(jì)處理同發(fā)生這種會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際業(yè)務(wù)結(jié)合起來，不僅反映固定資產(chǎn)的原值、累計(jì)折舊、凈值等資產(chǎn)價(jià)值的增減變動(dòng)情況，也可以反映固定資產(chǎn)實(shí)體的購置、建造、改擴(kuò)建、維修、保養(yǎng)、毀損、清理等情況，它將固定資產(chǎn)的價(jià)值流與實(shí)物流緊密地結(jié)合起來，ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理模塊有效地協(xié)助了企業(yè)管理層在管理理念、技術(shù)、方法的運(yùn)用等多方面進(jìn)行革新，把過去的固定資產(chǎn)被動(dòng)管理改為主動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的跨部門流程控制，加強(qiáng)了資產(chǎn)監(jiān)控和動(dòng)態(tài)管理，能及時(shí)掌握資產(chǎn)的增減變動(dòng)情況，資產(chǎn)管理的靈活性和科學(xué)性大大增強(qiáng)。

（二）實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)集成和共享。ERP信息系統(tǒng)按照固定資產(chǎn)的性質(zhì)分房屋、建筑物、生產(chǎn)設(shè)備、輔助設(shè)備、器具家具、電子設(shè)備、運(yùn)輸工具、土地等類別，引入了固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的概念，每一項(xiàng)具體的固定資產(chǎn)都擁有一個(gè)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)。通過ERP系統(tǒng)本身具有的強(qiáng)大查詢功能，能夠全面地查詢固定資產(chǎn)增加、減少等明細(xì)變動(dòng)情況，同時(shí)將固定資產(chǎn)實(shí)物管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)緊密結(jié)合起來，使得有關(guān)資產(chǎn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息能及時(shí)準(zhǔn)確地得到反饋。根據(jù)預(yù)設(shè)的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)變動(dòng)信息的自動(dòng)記錄與傳遞，各固定資產(chǎn)管理、使用部門均參與到固定資產(chǎn)的管理過程中來。

例如，各使用部門根據(jù)生產(chǎn)、管理的需要在進(jìn)行必要的可行性分析之后，提交固定資產(chǎn)購建申請，管理部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)通過采購申請、采購訂單、收貨和發(fā)票校驗(yàn)、固定接受驗(yàn)收、創(chuàng)建固定資產(chǎn)卡片等一系列流程處理，將固定資產(chǎn)增加的相關(guān)信息錄入，這些資產(chǎn)信息會(huì)根據(jù)ERP系統(tǒng)的預(yù)先設(shè)置，自動(dòng)關(guān)聯(lián)到會(huì)計(jì)的固定資產(chǎn)核算模塊中，并生成核算固定資產(chǎn)的相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)人員根據(jù)財(cái)務(wù)、預(yù)算方面的制度規(guī)定，直接對固定資產(chǎn)購建業(yè)務(wù)進(jìn)行審核、付款，如有錯(cuò)誤及時(shí)要求固定資產(chǎn)使用、管理部門進(jìn)行修正。這種核算和管理的流程保證了固定資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也能同時(shí)反映到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，節(jié)約了會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表的生成時(shí)間，為財(cái)務(wù)管理與控制的開展奠定了及時(shí)的信息基礎(chǔ)。

二、ERP信息系統(tǒng)在固定資產(chǎn)的過程管理上的局限性

隨著各煙草企業(yè)易地技改項(xiàng)目的開始，涉及的工程項(xiàng)目眾多、價(jià)值巨大，這對企業(yè)財(cái)務(wù)管理特別是固定資產(chǎn)管理提出了新的要求。雖然借助ERP信息系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊，在固定資產(chǎn)管理上得到了一定的優(yōu)化與提升，但由于ERP系統(tǒng)功能分散性和多系統(tǒng)之間的接口集成復(fù)雜性，在固定資產(chǎn)的過程管理上還存在著下列一些局限性：

（一）在固定資產(chǎn)過程管理中ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息采集功能不完善。現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)中固定資產(chǎn)管理模塊已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了購建固定資產(chǎn)的增加、固定資產(chǎn)交換、接受捐贈(zèng)、固定報(bào)廢清理、固定資產(chǎn)出售轉(zhuǎn)讓、盤虧毀損、計(jì)提折舊等功能，但在處理這些業(yè)務(wù)過程中，管理模塊中僅僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的增加、減少和修改等數(shù)據(jù)的錄入和核算功能，而在固定資產(chǎn)和在建工程的資產(chǎn)歸口管理和現(xiàn)場管理中所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，管理模塊中沒有直接的數(shù)據(jù)采集功能，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的信息采集大多數(shù)仍然通過其他方法進(jìn)行手工或計(jì)算機(jī)線下采集整理后，再輸入到ERP系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)管理模塊。由于企業(yè)需要安裝的固定資產(chǎn)和在建工程涉及的工程物資和其他資產(chǎn)種類繁多，數(shù)目巨大，線下數(shù)據(jù)的采集工作量相當(dāng)重，原始數(shù)據(jù)的采集、整理等都存在著一定的困難，難以實(shí)現(xiàn)在建工程管理的信息全面性和及時(shí)性，因而企業(yè)固定資產(chǎn)管理部門不能得到全面、可靠、及時(shí)的信息進(jìn)行分析處理，影響了固定資產(chǎn)，尤其是在建工程的管理，也影響到在建工程和固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算。

（二）ERP系統(tǒng)的在建工程管理功能缺失。ERP系統(tǒng)在企業(yè)固定資產(chǎn)管理上的實(shí)施僅僅是企業(yè)資產(chǎn)管理部門在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的輸入與管理，對企業(yè)建造的尚未完工的固定資產(chǎn)即在建工程的管理功能缺失，而這些在建的工程項(xiàng)目也屬于企業(yè)固定資產(chǎn)管理的重大組成部分，特別是當(dāng)前易地技改的重大工程項(xiàng)目，更加具有重要性，這個(gè)功能的缺失造成了在建工程管理數(shù)據(jù)上的基礎(chǔ)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性大打折扣，是企業(yè)固定資產(chǎn)的核算和管理工作中一個(gè)重大缺憾，也給日常管理工作帶來不小的困難。

如何實(shí)現(xiàn)在建工程在ERP系統(tǒng)中的管理，企業(yè)能夠從事前在建工程到事后固定資產(chǎn)信息的反饋，到固定資產(chǎn)管理信息實(shí)時(shí)處理，再到支持多層次固定資產(chǎn)管理，使得與固定資產(chǎn)有關(guān)的各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)信息能及時(shí)準(zhǔn)確地在ERP系統(tǒng)中得到反饋，從而加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的全局管理和控制，應(yīng)該將在建工程管理吸收并內(nèi)嵌ERP系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模塊中，從而進(jìn)一步完善ERP系統(tǒng)功能的應(yīng)用和實(shí)施。

三、ERP信息系統(tǒng)提升固定資產(chǎn)的過程管理

在現(xiàn)有ERP信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，為固定資產(chǎn)管理特別是易地技改工程項(xiàng)目提供合同管理、供應(yīng)商付款進(jìn)度跟蹤、工程項(xiàng)目明細(xì)、供應(yīng)商實(shí)際支付信息、合同執(zhí)行情況、在建工程轉(zhuǎn)固和后續(xù)固定資產(chǎn)管理等一整套信息。借助于服務(wù)于易地技改項(xiàng)目的工程進(jìn)度管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)ERP系統(tǒng)功能的進(jìn)一步提升與在建工程財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)的進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)在建工程從合同到付款，從發(fā)票入賬到工程建賬，從未完工到項(xiàng)目完工結(jié)轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)的全過程管理，使資產(chǎn)在購入企業(yè)開始到資產(chǎn)退出的整個(gè)生命周期內(nèi)，都能針對資產(chǎn)進(jìn)行全程跟蹤管理，促進(jìn)固定資產(chǎn)的批次化、可追溯、全過程的管理與控制，并在以下方面實(shí)現(xiàn)了突破，推進(jìn)了資產(chǎn)過程管理：

（一）在建工程、固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、信息流充分整合。通過ERP信息系統(tǒng)和工程進(jìn)度管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、信息部門通過統(tǒng)一的平臺(tái)融合在一起，資料互通、數(shù)據(jù)共享、各取所需；打破了以往業(yè)務(wù)部門管業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門管財(cái)務(wù)的局限性，將固定資產(chǎn)全員管理深入每位員工的心里，確保管理理念深入到資產(chǎn)的每一個(gè)生命狀態(tài)。

（二）從在建工程業(yè)務(wù)觸發(fā)會(huì)計(jì)憑證。當(dāng)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行一項(xiàng)在建工程業(yè)務(wù)時(shí)，先維護(hù)基礎(chǔ)的資產(chǎn)信息，如資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)分類、使用部門、預(yù)算編號(hào)等，會(huì)自動(dòng)生成一條流程編碼；當(dāng)業(yè)務(wù)部門將發(fā)票、結(jié)算單等單據(jù)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門時(shí)，財(cái)務(wù)人員比對系統(tǒng)內(nèi)的這條流程編碼經(jīng)審核后付款，使固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和在建工程業(yè)務(wù)，均從業(yè)務(wù)部門始發(fā)，并自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)憑證；解決了原先只有固定資產(chǎn)是業(yè)務(wù)部門觸發(fā)憑證而在建工程必須由財(cái)務(wù)部門手工錄入憑證的難題，財(cái)務(wù)憑證形成更便捷準(zhǔn)確，當(dāng)財(cái)務(wù)部門將憑證保存過賬后，SAP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)通過待傳輸?shù)拇a格式回輸給工程進(jìn)度系統(tǒng)，確保了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）在在建工程起始階段就考慮固定資產(chǎn)竣工驗(yàn)收。預(yù)測易地技改在建工程目錄和固定資產(chǎn)清單，在在建工程起始階段就考慮最后的固定資產(chǎn)竣工驗(yàn)收。在輸入每一筆在建工程發(fā)票的時(shí)候，即刻關(guān)聯(lián)到固定資產(chǎn)號(hào)，并通過分?jǐn)偙壤磿r(shí)實(shí)現(xiàn)在建工程一對一、一對多、多對一地?cái)備N計(jì)入各項(xiàng)固定資產(chǎn)中，將固定資產(chǎn)的竣工時(shí)點(diǎn)提前分?jǐn)側(cè)朐诮üこ虝r(shí)期，確保了固定資產(chǎn)管理的前瞻性和全過程性，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)在企業(yè)中從“無”（未形成固定資產(chǎn)時(shí)）到“有”（形成固定資產(chǎn)）的過程。

（四）固定資產(chǎn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為成本費(fèi)用。企業(yè)中的固定資產(chǎn)最終是通過折舊、報(bào)廢或變賣等方式，分?jǐn)側(cè)肫髽I(yè)產(chǎn)品成本，從企業(yè)的利潤中收回。在業(yè)務(wù)部門發(fā)起業(yè)務(wù)的時(shí)候，切入使用部門，直接關(guān)聯(lián)到每個(gè)生產(chǎn)車間、每條生產(chǎn)線；使用部門作為一個(gè)關(guān)鍵字段，覆蓋了從在建工程始到固定資產(chǎn)竣工驗(yàn)收的全過程；再進(jìn)一步延伸至使用固定資產(chǎn)的各個(gè)成本中心（折舊費(fèi)用歸屬部門），借助折舊年限、殘值比率等財(cái)務(wù)因素，直接可以推出固定資產(chǎn)的折舊是計(jì)入管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、制造費(fèi)用中，包括在固定資產(chǎn)投資的計(jì)劃階段，與固定資產(chǎn)有關(guān)的研究開發(fā)費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用；固定資產(chǎn)運(yùn)用階段的運(yùn)行費(fèi)用（能耗費(fèi)、人工費(fèi)等）和后續(xù)支出（維修材料費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等）；固定資產(chǎn)報(bào)廢清理階段的報(bào)廢清理費(fèi)用等。利用ERP信息系統(tǒng)的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)和查詢功能實(shí)現(xiàn)對單臺(tái)設(shè)備的產(chǎn)量、費(fèi)用的歸集、統(tǒng)計(jì)和評價(jià)，做到對固定資產(chǎn)的實(shí)時(shí)更新和維護(hù)；然后根據(jù)生產(chǎn)管理需要對單項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)行綜合管理，更加準(zhǔn)確計(jì)算折舊在各成本中心的狀況，創(chuàng)造了資本和費(fèi)用相結(jié)合的模式，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)從“有（形成固定資產(chǎn)）”到“無”（分?jǐn)側(cè)氘a(chǎn)品成本和企業(yè)利潤中）的過程，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)流轉(zhuǎn)的完美閉環(huán)。不僅能確定出固定資產(chǎn)全壽命期內(nèi)的全部費(fèi)用，而且能夠根據(jù)生產(chǎn)管理的需要，對企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行有效管理，促進(jìn)企業(yè)有限資源的合理配置。

（五）在建工程、供應(yīng)商等管理用報(bào)表。在初步形成了在建工程名錄及其基礎(chǔ)信息的基礎(chǔ)上，形成了供應(yīng)商的相關(guān)信息資料，開發(fā)在建工程報(bào)表和供應(yīng)商報(bào)表，可將在建工程按安裝地點(diǎn)、子項(xiàng)目、總項(xiàng)目、完工進(jìn)度等進(jìn)行查詢，也可實(shí)現(xiàn)在建工程按價(jià)資本化價(jià)值和付款金額進(jìn)行查詢；供應(yīng)商可按合同性質(zhì)、付款進(jìn)度等進(jìn)行查詢，也可從供應(yīng)商為基本點(diǎn)出發(fā)，實(shí)時(shí)查詢某個(gè)供應(yīng)商關(guān)聯(lián)到的在建工程、固定資產(chǎn)等；并可將在建工程和供應(yīng)商相聯(lián)系，考慮供應(yīng)商信用因素，實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的付款按工程進(jìn)度進(jìn)行付款的配比性，提升資金的使用效益。

（六）固定資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合。在固定資產(chǎn)的購建階段，就對每項(xiàng)購置固定資產(chǎn)和在建工程確定一個(gè)工程碼（即WBS號(hào)）和預(yù)算碼（即每項(xiàng)資產(chǎn)的預(yù)算號(hào)）。通過WBS號(hào)下達(dá)財(cái)務(wù)預(yù)算額度，實(shí)時(shí)控制購置項(xiàng)目和在建工程的進(jìn)展實(shí)施情況，確保固定資產(chǎn)投資嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算范圍內(nèi)。當(dāng)費(fèi)用支出接近投資預(yù)算時(shí)，ERP系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出警告信息，提示操作者，將有關(guān)信息反饋到固定管理管理部門和財(cái)務(wù)預(yù)算部門，由他們對照工程和預(yù)算及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的處理；當(dāng)費(fèi)用支出超過預(yù)算時(shí)，ERP系統(tǒng)發(fā)出警示，不再允許財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)憑證過賬，只有經(jīng)過重新獲得新預(yù)算才能恢復(fù)ERP系統(tǒng)運(yùn)行，從而達(dá)到對固定資產(chǎn)投資進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的目的。這樣既保證固定資產(chǎn)投資嚴(yán)格控制在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)，又能按照內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)流程對固定資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物管理。

隨著ERP信息系統(tǒng)和工程進(jìn)度管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行和固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的不斷整合，相信通過建立ERP系統(tǒng)中科學(xué)合理的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，能繼續(xù)深化固定資產(chǎn)管理各項(xiàng)工作，為企業(yè)資產(chǎn)管理提供全方位、可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化；全面提升企業(yè)資產(chǎn)管理的工作效率與管理水平，促使企業(yè)資產(chǎn)高效益、低成本運(yùn)營，使固定資產(chǎn)的管理變得輕松、準(zhǔn)確，快捷和全面；從而在不斷提升固定資產(chǎn)管理水平的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升煙草企業(yè)的整體管理水平和綜合競爭能力，向建設(shè)一流卷煙企業(yè)的宏偉目標(biāo)不斷邁進(jìn)。■

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