鄧純

人事檔案是在人事管理的具體過(guò)程中形成的，記錄、歸納一個(gè)人在特定時(shí)間段內(nèi)各方面表現(xiàn)的真實(shí)資料。伴隨國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)對(duì)于人才的需求猛增，目前國(guó)內(nèi)的人事管理體系和方法已經(jīng)不能適應(yīng)未來(lái)發(fā)展和人事管理的需要，為了解決這一矛盾，需要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行改革、創(chuàng)新，以探討新的管理模式。

傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

從管理體制機(jī)制上看，當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理主要是分屬政府人事部門和黨委組織部門下屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心、畢業(yè)生指導(dǎo)就業(yè)中心、國(guó)有企事業(yè)單位人事檔案管理部門。人事檔案管理一般采取的都是“檔隨人走”的模式，這樣的管理方式一方面對(duì)人才資源的自由流動(dòng)起到了制約作用，而另一方面又大大地影響了人事檔案管理的質(zhì)量。雖然我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)發(fā)生了重大變革，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式仍然在繼續(xù)使用。由于這種檔案管理方式較為內(nèi)向和較為封閉的特征并不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的人事檔案管理，也并不是現(xiàn)代人事檔案管理的唯一方法。

從檔案內(nèi)容上看，在現(xiàn)有人事檔案材料中，涉及個(gè)人思想政治品德、家庭歷史及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容多，而工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)等方面的信息記載比較少。重學(xué)歷、資歷， 輕能力、業(yè)績(jī);重歷史， 輕現(xiàn)實(shí);重抽象， 輕具體。檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補(bǔ)充不及時(shí)，不能真正反映個(gè)人的現(xiàn)實(shí)面貌。

從檔案管理效果看，由于現(xiàn)實(shí)的檔案材料多為紙質(zhì)材料，因此，涂改、偽造人事檔案的違法行為也屢見(jiàn)不鮮， 假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等現(xiàn)象增多。人事檔案材料收集、加工、傳遞、利用等環(huán)節(jié)的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料混裝、遺失、缺損和變形，從而導(dǎo)致人事檔案信息失真。

從檔案管理方式看，目前傳統(tǒng)的人事檔案管理中個(gè)人檔案中的所有信息只能由本單位的檔案管理人員查看，如果因人事考察或人事調(diào)動(dòng)需要查閱或調(diào)檔，需要開(kāi)具介紹信或者調(diào)檔函，程序較為復(fù)雜。另外，目前檔案的轉(zhuǎn)移由專人通過(guò)機(jī)要形式送達(dá)，雖然這樣保證了檔案材料的安全性和秘密性，但是效率較低。

人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)和特點(diǎn)

1.管理社會(huì)化

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新型的人事管理制度如人事代理制度等應(yīng)運(yùn)而生，它的服務(wù)對(duì)象由傳統(tǒng)模式下的本單位人員擴(kuò)大到面向全社會(huì)進(jìn)行人事檔案管理，吸收了很大一部分的流動(dòng)人才，服務(wù)對(duì)象更多，更具備了社會(huì)性。

2.內(nèi)容豐富化

人事檔案管理服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性導(dǎo)致了檔案的內(nèi)容更加多樣。在過(guò)去的檔案管理模式下，僅對(duì)本單位員工進(jìn)行檔案的采集工作，而一般情況下本單位的人事檔案內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，所以檔案的內(nèi)容也就比較單一;而新型人事檔案管理模式下，隨著檔案管理服務(wù)對(duì)象的社會(huì)化，每個(gè)服務(wù)對(duì)象的工作也不盡相同，這樣進(jìn)行統(tǒng)一管理后，檔案的內(nèi)容也變得復(fù)雜起來(lái)。

3.需求多樣化

現(xiàn)階段，無(wú)論是企事業(yè)單位還是國(guó)家機(jī)關(guān)部門在招聘新的管理人才、技術(shù)人才或選拔優(yōu)秀人才，以及考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員或接收大中專畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，都會(huì)事先對(duì)當(dāng)事人的人事檔案進(jìn)行考察。由于利用的類型和用途不同，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容、載體與傳遞方式等出現(xiàn)了多樣性，同時(shí)，也打破了人事檔案利用的局限性，不再只局限在組織人事部門的需要。那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織部門和個(gè)人利用。由于人們的要求不同，呈現(xiàn)出對(duì)人事檔案需求的多樣性。

4.管理透明化

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，可以將人事檔案的非隱私信息放在互聯(lián)網(wǎng)上，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人事檔案管理和采集，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)在相互之間進(jìn)行人事檔案?jìng)魉?，這樣不僅更加便捷還大大降低了傳送成本。

人事檔案管理模式創(chuàng)新的原則

1.方便服務(wù)原則

人事檔案不僅僅是關(guān)于人的自然狀況的抽象記錄，同時(shí)也是具體單位施行人事管理的重要依據(jù)。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，它是證明其整體素質(zhì)的履歷性資料，在人才流動(dòng)中，它是求職者向用人單位說(shuō)明自身素質(zhì)的重要材料?；谶@種情況，人事檔案的建立與管理要確立服務(wù)的原則，要從有利于更好地實(shí)施人事管理的角度出發(fā)，進(jìn)行檔案建設(shè)與檔案使用。這就要求從每個(gè)具體個(gè)案的建立，到整體檔案系統(tǒng)的管理，都要做到適應(yīng)市場(chǎng)化規(guī)律，利于人才的使用、管理和流動(dòng)。

2.新老結(jié)合原則

人事檔案管理的創(chuàng)新不是把原來(lái)的管理模式推翻重來(lái)，而是在原有模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)新老模式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。首先，因?yàn)樵械墓芾砟Ｊ骄哂斜９芡桩?dāng)、保密性好等優(yōu)點(diǎn)，這些都是需要在模式創(chuàng)新過(guò)程中繼承和發(fā)揚(yáng)的。其次，由于政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)企等單位的工作人員由于比較穩(wěn)定，流動(dòng)性較小，可以沿用原有的管理模式并在原有模式上加以創(chuàng)新。

3.技術(shù)引領(lǐng)原則

在信息時(shí)代，認(rèn)識(shí)檔案管理模式也應(yīng)向信息化轉(zhuǎn)型和發(fā)展，與現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，將人事檔案中的信息進(jìn)行分類，將適合信息化、公開(kāi)化的信息，利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行處理，為個(gè)人和用人單位提供更好的服務(wù)，同時(shí)也為人才的就業(yè)、流動(dòng)、成長(zhǎng)等研究提供數(shù)據(jù)支持和服務(wù)。

建立開(kāi)放管理和封閉管理相結(jié)合的人事檔案管理新模式

1.開(kāi)放式人事檔案管理模式

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才交流越來(lái)越頻繁，人事檔案管理模式也應(yīng)該以更加開(kāi)放的姿態(tài)隨著這些改變而改變。開(kāi)放式的人事檔案管理模式是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展息息相關(guān)的，是在其基礎(chǔ)上建立的新模式。

開(kāi)放式的人事檔案管理為了更好地適應(yīng)人才的流動(dòng)，檔案管理的及時(shí)更新非常重要。國(guó)家人力資源主管部門可以建立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)里，人事檔案可以在各個(gè)人事檔案中心流動(dòng)。一方面，用人單位可以用職工身份證號(hào)碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用;另一方面用人單位不能僅享受服務(wù)，還要將職工的情況反饋到人事檔案網(wǎng)絡(luò)里，由網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一管理職工檔案。人事檔案網(wǎng)絡(luò)中個(gè)人的檔案應(yīng)包括個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的基本資料所組成的個(gè)人履歷，由人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行專門化管理，建立全國(guó)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)信息的共享。

開(kāi)放式的人事檔案管理還可以建立專門的流動(dòng)人口檔案。流動(dòng)人員沒(méi)有自己的單位和企業(yè)為其管理人事檔案，時(shí)間長(zhǎng)了，難免會(huì)有檔案遺失的情況出現(xiàn)，流動(dòng)人口檔案的建立能夠有效地避免這些情況的發(fā)生。

2.開(kāi)放管理和封閉管理的互補(bǔ)性

人事檔案管理封閉管理模式在對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本單位使用方面具有優(yōu)勢(shì)，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;開(kāi)放式管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。因此在實(shí)際工作中，可以通過(guò)封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進(jìn)行管理，通過(guò)開(kāi)放的人事檔案管理模式對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現(xiàn)丟檔、漏檔的情況。兩者相結(jié)合，為現(xiàn)代人事檔案管理提供一種新的模式。

小結(jié)

新的人事檔案管理模式不僅有利于人才流動(dòng)、人盡其才，有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理，而且在信息技術(shù)的支持下是可行的。盡管在現(xiàn)階段開(kāi)放式的人事檔案管理還主要應(yīng)用于流動(dòng)人員，但是今后應(yīng)在更大范圍內(nèi)、更多類別的人事檔案管理中使用，并做好與傳統(tǒng)人事檔案管理模式的結(jié)合。 ? ? ? ?（作者單位：遼源市西安區(qū)檔案局）