代峻嵩

(勝利油田黨委組織部,山東東營257000)

勝利油田SAP—HR系統(tǒng)實施方法研究

代峻嵩

(勝利油田黨委組織部,山東東營257000)

勝利油田的SAP-HR系統(tǒng)推廣實施的整體目標是要發(fā)揮HR系統(tǒng)強大的集成功能,實現(xiàn)多系統(tǒng)、多模塊的信息共享,從而實現(xiàn)自上而下、全方位的業(yè)務管控,使高層及時、準確地掌握人力資源動態(tài)和發(fā)展趨勢,為領導的決策提供可靠的依據(jù)和信息支持。勝利油田在現(xiàn)場實施階段主要采取了系統(tǒng)實施方案實現(xiàn)、權限設計、信息采集、現(xiàn)場實施和運行應用新的五階段實施方法。從對勝利油田實施效果分析,其選擇的實施方法是很有針對性的,符合勝利油田實際情況和人文特點。

勝利油田;SAP-HR系統(tǒng);實施方法

勝利油田的SAP—HR系統(tǒng)推廣實施的整體目標是要發(fā)揮HR系統(tǒng)強大的集成功能,實現(xiàn)多系統(tǒng)、多模塊的信息共享,從而實現(xiàn)自上而下、全方位的業(yè)務管控,使高層及時、準確地掌握人力資源動態(tài)和發(fā)展趨勢,為領導的決策提供可靠的依據(jù)和信息支持。勝利油田在部分借鑒其他企業(yè)推廣實施經驗基礎上,在現(xiàn)場實施階段主要采取了系統(tǒng)實施方案實現(xiàn)、權限設計、信息采集、現(xiàn)場實施和運行應用新的五階段實施方法。從對勝利油田實施效果分析,其選擇的實施方法是很有針對性的,符合勝利油田實際情況和人文特點。

一、實施方案實現(xiàn)

1.強化培訓。由于SAP—HR系統(tǒng)人機界面不友好,而且許多技術和專用術語,使用了德語的直譯,與中國人傳統(tǒng)的語言形式不符,造成了學習培訓中的諸多障礙。因此,培訓要不斷地重復,強化關鍵用戶操作的熟練性。這個時期的培訓,要結合培訓考核,不僅僅考核關鍵用戶對各類術語的理解,而且要通過業(yè)務流程的模擬測試用戶系統(tǒng)各類功能、流程的操作能力。在考核的過程中,可以有針對性地要求關鍵用戶講解和演示操作方法,為今后的培訓師培養(yǎng)奠定基礎。

2.明確關鍵用戶分工。在培訓時,既要注意系統(tǒng)的整體性,也要注意用戶的專業(yè)分工。所有的關鍵用戶,無論組織、勞資還是薪酬板塊的,都必須掌握系統(tǒng)的整體功能和操作,首先要能做“全能型”選手。在此基礎上,顧問要針對分工的不同,有重點地對不同的用戶進行不同模塊的強化培訓。勝利油田的人事工作中,組織、勞資、薪酬三個方面總的來說,交叉的業(yè)務不是特別多。因此,培訓按照這三類業(yè)務進行重點培訓和考核,將不同分工的用戶培養(yǎng)成“專業(yè)化”選手。

3.充分利用實施階段間隙。從勝利油田的調研報告和此階段的實施方法分析,可以看出是吸取了其他企業(yè)的實施教訓,中石化有的企業(yè)在這個實施方法展開過程中,培訓不到位,同時培訓的針對性不強,沒有重點,結果骨干用戶沒能發(fā)揮骨干的專業(yè)化作用。因此,在實施方案實現(xiàn)這個階段,是系統(tǒng)實施階段中唯一的間歇期(主要是要等開發(fā)方將方案在系統(tǒng)內實現(xiàn),需要一段時間),而這個階段是企業(yè)為下一步大規(guī)模實施工作培訓和積累人才的階段,一旦錯過這個時機,沒有培養(yǎng)足夠的骨干人才,那么后期的實施階段將出現(xiàn)人才短板,或者造成實施中斷、從頭再來,或者勉強推進,實施任務可能煮成“夾生飯”,影響系統(tǒng)推廣的進度和效果。

二、系統(tǒng)權限設計

SAP—HR系統(tǒng)的用戶權限管理,采取的是模塊化的設計。先設定系統(tǒng)各項功能分解到角色,系統(tǒng)管理者再將不同角色賦予相應用戶,形成模塊化的角色授權機制。

1.角色的設計原則。中國石化集團公司basis對系統(tǒng)內每一個功能點設立相應的操作、審批權,并固化成單獨的角色,由中國石化集團公司根據(jù)直屬企業(yè)的需求,分配相應角色。直屬企業(yè)的basis再根據(jù)不同用戶的管理權限,在系統(tǒng)內將相應的角色配給該用戶。如人事調配工作中,basis將調動操作權配給該單位組織科干事,干事操作員工的調動后,具備人事調動審批權的科長負責該條信息的操作,完成員工的調出流程。SAP—HR系統(tǒng)的權限角色可一角色配多用戶,也可多角色配一用戶。

2.角色的設計尺度。系統(tǒng)的角色對應著實際工作中工作人員的具體權限,角色設計細分程度應掌握尺度：組織勞資系統(tǒng)中的具體工作能對應到系統(tǒng)內的每一個功能點即可,無需再細分;但每一個角色權限也不要過大,如勝利油田二級組織勞資部門的人員大都身兼多職,但在角色設計時,不能將多個業(yè)務的權限放置一個角色上,如組織科副科長,日常管理干部調配、職稱評審工作,要分設干部調配操作、職稱評審操作兩個角色。原則上,這項工作由組織部、勞資處分解角色,完成設計即可,不應下放基層,防止造成角色設計標準的混亂。

3.權限采集模板的設計。權限采集的基礎是根據(jù)機構層級授權,因此機構、層級以及用戶的工資核算范圍的準確程度是保障。用戶的采集表要簡明扼要,采集到機構層級和工資范圍即可。用戶權限采集模板的設計,必須保證二級、三級單位的組織、勞資人員準確理解各個角色的管理權限,不能產生歧義。較穩(wěn)妥的方式應是在顧問的指導下,由關鍵用戶設計和描述,這樣既能保證模板的標準化,同時也保證不熟悉SAP—HR系統(tǒng)的人員迅速、準確領會角色的內容。

三、信息采集

1.采集方案的設計。勝利油田的信息采集依托信息較為完備的SL-EHR系統(tǒng),不同于中國石化集團公司采集方案?；诖朔桨?勝利油田利用SL -EHR系統(tǒng)已有的信息,將節(jié)省大量的人員和時間。但前期項目辦公室必須做好兩套系統(tǒng)間信息項、數(shù)據(jù)標準、碼值對應等大量的基礎性工作,應把SL-EHR系統(tǒng)缺失的信息項、碼值以及標準不統(tǒng)一的碼值區(qū)別出來,以便確定勝利油田需采集的信息項。該項工作雖然是在項目辦公室內部開展,但結果要在全油田20萬員工中應用,缺失一個信息項,就可能導致采集工作需要重復開展。

2.采集的進度。由于涉及較為敏感的“三齡兩歷”等信息,重要的信息經常要通過檔案反復核對,采集時間往往較長。但SAP—HR系統(tǒng)信息采集不同于信息檢查,其目的是完善信息,而不是核準數(shù)據(jù),過早的全方位核查信息,不但遲滯進度,而且會增加重復工作量。因此,部署此類采集工作時,應強調采集的程序、信息的完整性和規(guī)范性,人事部門應盡量避免在此階段因個別信息的核對而糾纏。同時要采取邊審核、邊錄入,同步統(tǒng)籌推進工作的方式,縮短時間。采集平臺內應開發(fā)數(shù)據(jù)規(guī)范性的數(shù)據(jù)校驗工具,信息錄入后,用戶可啟動審核工具進行系統(tǒng)自查。

3.采集時軟硬件環(huán)境保障。由于信息采集、錄入的時間相對集中,各單位實施進度大致相當,必然會造成在采集的后期,信息錄入工作量十分集中,平臺并發(fā)用戶會急劇增加。項目辦公室應提前做好應急預案,保證采集平臺的軟硬件環(huán)境,確保所有錄入終端能夠順利錄入信息。

四、現(xiàn)場實施

1.信息預導入。信息采集并校驗合理后,正常情況下,信息應該可以導入到正式生產系統(tǒng)內。但由于勝利油田信息量龐大,導入的過程中出現(xiàn)的問題不可預知,因此增加在模擬服務器上的預導入的流程。顧問組依托SAP—HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結構和總部服務器的可靠性能,以及其他企業(yè)一次導入的經驗,堅持采取節(jié)后直接導入的方法。勝利油田項目辦公室從任務完成的成功率和穩(wěn)妥性出發(fā),并結合前期各項工作中出現(xiàn)的各類問題,分析認為,一次性導入的風險較大,并發(fā)用戶的驟增,可能會嚴重影響中石化生產服務器。鑒于此,勝利油田堅持增加預導入這個測試流程。經總部研究決定參照勝利油田的實施方法。從預導入的測試結果來看,預導入的方法十分必要,有效地預防了實施風險。

2.用戶培訓與信息的正式導入。此階段要全面培訓二級的骨干用戶,同時由于數(shù)據(jù)全面導入后,企業(yè)一般就具備上線試運行的條件。因此,勝利油田將信息導入的時機與二級用戶培訓結合起來,發(fā)揮了很好的效果,分析其方法和結果,可以發(fā)現(xiàn)這種方法主要原因和優(yōu)勢：一是用戶導入需要集中辦公,以便現(xiàn)場顧問能及時處理問題,利用用戶集中培訓的時機,先講解,再導入,可以減輕二級負擔。二是SAP—HR系統(tǒng)的初次功能培訓,務必要與實際操作結合起來,培訓的過程中與數(shù)據(jù)導入相結合,可以起到實戰(zhàn)練兵和趁熱打鐵的效果。三是二級用戶培訓后,應馬上進行日常的管理,信息同步導入系統(tǒng)后,為日常應用系統(tǒng)提供了真實的平臺和數(shù)據(jù),便于鞏固培訓效果,促進用戶更加熟悉系統(tǒng)。

五、運行和應用

在系統(tǒng)上線后,要達到正式運行的標準,中石化制定兩項必要條件：薪酬計發(fā)和上報一次定期報表。

1.薪酬在線計發(fā)。在推廣實施的進程中,薪酬往往是運維管理中最復雜的工作之一,可能會滯后于整個推廣實施工作的進度,在此時期進行系統(tǒng)試運行,并進行在線計發(fā),應明確上級部門的標準和要求,靈活處理,不應過于強調計發(fā)過程的完整性和準確性。實施的要點可以注意以下兩點：一是模擬計發(fā),即對直屬薪酬結果進行記錄的形式。勝利油田采取此種形式進行計發(fā),主要是對總部整體推廣實施進度的把握和理解。2012年2月,勝利油田SAP—HR系統(tǒng)上線試運行的進度已經走在了集團公司前列,完成了勝利油田發(fā)揮旗幟性作用的示范任務。當時集團公司一方面在加快其他企業(yè)整體進度的同時,薪酬過賬的試點在其他油田和企業(yè)中遇到了瓶頸。因此,在試點成功之前,勝利油田薪酬的過賬不是當前的主要任務,但薪酬卻是這個系統(tǒng)的核心之一,系統(tǒng)必須要有相對準確的數(shù)據(jù)和詳細的分析,作為集團公司和勝利油田高層領導決策的依據(jù)。因此,采取結果記錄的模擬計發(fā)形式,是符合這個階段實際情況的,及時與總部和試點單位溝通,掌握薪酬過賬的流程和經驗,降低了薪酬模塊強行上馬實施造成的風險程度。

二是采取部分單位的提前試點。由于勝利油田剛剛完成薪酬制度改革,許多薪酬統(tǒng)計發(fā)放問題還在消化處理階段,對薪酬在線計發(fā)的復雜程度掌握不準,勝利油田決定選擇規(guī)模小、風險低、影響小、具有一定代表性的8個單位進行先期的薪酬在線計發(fā),積累薪酬計發(fā)的現(xiàn)場經驗。從結果上看,這個實施方法是成功的,勝利油田在正式啟動薪酬過賬后,一個月預過賬,一個月實際過賬均取得了較為順利的成功,完成向ERP和財務集中核算系統(tǒng)兩個數(shù)據(jù)結構不同的系統(tǒng)同時過賬的任務,過賬率超過98%。

2.在線上報定期統(tǒng)計報表。SAP—HR系統(tǒng)報表是在系統(tǒng)綜合應用平臺中實現(xiàn)的,該服務器的數(shù)據(jù)來源于系統(tǒng)業(yè)務操作平臺服務器,兩臺服務器相對獨立,采取白天定點增量數(shù)據(jù)包同步,零時全量數(shù)據(jù)包同步的形式,造成了信息修改,報表數(shù)據(jù)不能及時更新的狀況,這也是中石化SAP—HR系統(tǒng)效率提高過程中一個主要的技術瓶頸。作為下屬企業(yè),勝利油田要壓縮月度報表的統(tǒng)計周期,就只能在統(tǒng)計的組織環(huán)節(jié)、日常信息維護上想辦法。在上線初期匯總報表中,應注意兩個要點：一是要全面掌握報表的結構和取數(shù)條件。分析定期報表結構,可以更準確地把握上級關注的要點,系統(tǒng)管理的重點。二是報表數(shù)據(jù)的應用。SAP—HR系統(tǒng)的報表定制質量較高,一般以庫出表后,報表計算關系都是平衡的,因此重點要在分析數(shù)據(jù),初步核查信息采集質量。

綜上所述,實施方法對系統(tǒng)實施的影響,更多地體現(xiàn)在實施進度、實施效率等方面,這些因素,是實施者通過采取恰當?shù)慕M織運行、統(tǒng)籌協(xié)調手段即可有效控制其影響。但在實施進程中,實施者應注意：節(jié)奏要快,不能拖,每一個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點應明確,要監(jiān)督下級單位的落實情況,并及時通報。必要時幾個環(huán)節(jié)同時運行,或者一項工作全面啟動,其他工作抓緊準備,統(tǒng)籌推進,不留實施間歇。關鍵用戶以及培訓過程中表現(xiàn)突出的骨干用戶,都要充分發(fā)揮作用。

Study on the Approach of Implementing SAP—HR System in Shengli Oilfield

DAI Junsong
(Party Committee Organization Department,Shengli Oilfield,Dongying 257000,China)

The overall aim of SAP—HR system's promotion and implementation in Shengli Oilfield is to play a strong integrated functions,multi-systems and multi-module information sharing,so as to realize the top-down and comprehensive control of business,so that the top management can timely and accurately grasp dynamic human resources and the development trend and to provide reliable basis and information support to decision-making for the leaders.The five-stage method adopted in the field implementation stage in Shengli Oilfield are as follows：realization of system implementation plan;authority design;information collection;field implementation;operation and application.From the analysis of the effect of the implementation method in Shengli Oilfield,the selected approach is very targeted,conforming with the characteristics of the actual situation and the humanities in Shengli Oilfield.

Shengli Oilfield;SAP—HR system;implementation method

F272.92

A

1009-4326(2015)03-0082-03

(責任編輯 曹 遠)

2015-04-17

代峻嵩(1976-),男,四川廣安人,勝利油田黨委組織部辦公室高級政工師。研究方向：人力資源管理。

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.03.021