呂艷妍

（南安市人事人才公共服務(wù)中心）

優(yōu)化人事代理人員檔案管理的探索

呂艷妍

（南安市人事人才公共服務(wù)中心）

隨著社會主義經(jīng)濟(jì)體制的變化，我國市場經(jīng)濟(jì)體制出現(xiàn)一種新型的用人制度，人事代理是一種新的人事管理方法，目前，人事代理人員檔案的管理還存在一些問題，如人們對這項(xiàng)工作的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識、缺乏完善的規(guī)范與制度等，這些問題限制了人員檔案管理在實(shí)踐中的發(fā)展。本文以優(yōu)化人事代理人員檔案管理展開探討，并提出相關(guān)應(yīng)對措施，使人員檔案管理能夠更好地發(fā)展與實(shí)施。

人事代理；檔案管理；發(fā)展

早在幾年前，就開始實(shí)行人事代理制度，按相關(guān)的規(guī)章制度，人事代理機(jī)構(gòu)要對人事代理人員的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種管理制度就是把分散的人事代理人員用集約型管理模式集中起來，對人事管理制度進(jìn)行優(yōu)化。人事代理制度的實(shí)施減輕了企業(yè)用人單位的負(fù)擔(dān)，使事業(yè)單位原本繁瑣的人事變得更加簡單[1～2]。檔案管理是人事管理的核心，在人事管理中的作用無可替代。但同時，它在實(shí)際應(yīng)用中也存在著一些問題，亟待解決。本文對此做出探討，希望能在實(shí)際應(yīng)用中起到借鑒作用。

1　人事代理人員檔案管理的重要意義

人事代理人員檔案管理不僅為事業(yè)、企業(yè)單位的工作提供了有效、便捷的服務(wù)，還能為廣大的社會群眾服務(wù)。它在儲備、挖掘、運(yùn)用廣大社會人士信息的同時，還可以為服務(wù)對象保護(hù)隱私，尊重服務(wù)對象的選擇，在有知情權(quán)的同時要避免服務(wù)對象的個人信息外漏。人事檔案可以被運(yùn)用于各個行業(yè)中，如經(jīng)濟(jì)、文化、政治等各個方面，這些領(lǐng)域與社會各界人士的生活息息相關(guān)，它們都離不開人事檔案的管理。人事檔案管理既能做到高效率，又可以很好的維護(hù)客戶的隱私權(quán)[3～4]。由此可見，人事代理人員檔案管理可以很好地處理保密和利用客戶資源之間的關(guān)系。

2　我國人事檔案管理存在的現(xiàn)狀

2.1人們對人事檔案管理的意識不足

人們對人事檔案管理的認(rèn)識還不夠全面，有待加強(qiáng)改進(jìn)。有關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果表明，有50%的社會人士認(rèn)為工作中最重要的是能力，人事檔案對工作起不到多大作用；有10%的人認(rèn)為人事檔案對于自己生活中的影響無足輕重；其余人則認(rèn)為選擇職業(yè)是自己的自由，但是檔案還是應(yīng)該保留。數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，有一半的人認(rèn)為人事檔案沒有用。在16萬個國有單位和非國有單位代替保存的三四百萬的人事檔案管理中，至少有1/3的人事管理與主人失去聯(lián)系[5～6]。這些數(shù)據(jù)說明社會人士對人事管理認(rèn)知的淺薄。人事管理一直在幕后作業(yè)，很少會引起社會人士和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致人事檔案管理的硬件設(shè)備落后，相關(guān)工作人員的待遇低，所以在實(shí)際操作中也存在著很多問題。

2.2人事代理制度不健全、管人人員綜合素質(zhì)不高

目前，不少單位普遍存在人事代理制度不健全的現(xiàn)象，如，醫(yī)院的人事代理不健全就表現(xiàn)在醫(yī)院和人事代理機(jī)構(gòu)兩者沒有明確的分工，這樣會使人事代理分工的作用大大降低。剛?cè)肼氠t(yī)護(hù)人員的人事檔案需經(jīng)過醫(yī)院的管理人員整理、完善，人事代理的職能沒有得到體現(xiàn)。除此之外，人事管理工作人員的素質(zhì)不夠，會直接影響檔案管理的發(fā)展，影響人事管理水平的辦事效率。

2.3檔案管理模式滯后、信息化水平低

由于分工不明確，導(dǎo)致人事管理沒有體現(xiàn)自己的職能，造成代理人員與檔案分離的現(xiàn)象，導(dǎo)致人員工資的變化、職稱的變化、履歷和學(xué)位的提升都不能及時的與代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通和完善。在當(dāng)前人事管理中，會有不便查閱資料這種現(xiàn)象發(fā)生。通常情況下人事代理的程序，被服務(wù)對象必須要持有身份證、介紹信等有效證件才能到人事管理處查閱到資料，這樣會浪費(fèi)不必要的時間，所以人事管理需要完善其管理體系。

3　人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1加強(qiáng)工作人員管理意識，提高檔案信息準(zhǔn)確度

目前，一些企業(yè)的管理制度不夠完善，一些企業(yè)原本就對人事管理工作不夠重視、分工不明細(xì)、流程不標(biāo)準(zhǔn)等，給工作帶來困擾，造成部分人員資料不全，不能在第一時間更新資料，在人員進(jìn)行調(diào)整時因?yàn)橘Y料的缺乏，給其帶來了困擾。有關(guān)事業(yè)單位要重視這方面的問題，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，管理人員要做到積極地配合事業(yè)、企業(yè)單位的人事部門，彌補(bǔ)檔案的缺失，學(xué)會從中查漏補(bǔ)缺，完善缺乏的檔案內(nèi)容。完善相關(guān)的管理制度，改善代理人員檔案缺乏的問題，以便單位各項(xiàng)工作可以順利開展。除此之外，還可以透過媒體，使人事檔案被大眾所了解。讓人們了解相關(guān)的工作具體事項(xiàng)、內(nèi)容、功能，將相關(guān)規(guī)章制度公開、公正化，提高人事檔案的社會認(rèn)可度，增強(qiáng)大眾的主觀能動性，利用好這個途徑，讓人事管理制度取得更好的發(fā)展。

3.2提高工作人員綜合素質(zhì)，加快辦事速度

隨著社會經(jīng)濟(jì)和全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，人與人之間的溝通與交流也越來越方便、完善，通訊的發(fā)達(dá)使世界變成了一個地球村，在這樣的環(huán)境，我們應(yīng)該積極學(xué)習(xí)國外先進(jìn)管理技術(shù)，改變舊的管理模式，將封閉式改為開放式，變單一的管理方式為多樣化的管理方式，建立正確的人事管理制度，完善人事檔案管理的服務(wù)宗旨，以便更好的為社會各級人士服務(wù)。同時，還要提高從事人事代理檔案管理工作人員的基本素質(zhì)，要求相關(guān)工作人員不斷汲取新知識，完善自身的知識體系，提高自己的業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)，增強(qiáng)自己的主觀能動性，堅決遵守職業(yè)要求和宗旨。摒棄傳統(tǒng)的管理方式，運(yùn)用內(nèi)容新穎、多樣化、開放性的管理手段實(shí)施管理。企業(yè)要加強(qiáng)資訊平臺的功能，對相關(guān)的硬件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化升級。改變繁縟的細(xì)節(jié)，讓代理人員的查詢工作變得簡潔明了，相關(guān)工作人員要具備耐心、細(xì)心的工作品質(zhì)，這樣服務(wù)質(zhì)量才能得到提升。除此之外，硬件設(shè)備也要有所完善，資料庫里溫度幅度不能變化太大，要做好防潮、防水、防發(fā)霉的準(zhǔn)備工作。

3.3利用信息化對人事檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢

人事管理是一項(xiàng)需要長期堅持的工作，創(chuàng)新其管理模式不僅僅是形式上的變化，其創(chuàng)新方法不能只是權(quán)宜之計，而是需要能夠維持其長久發(fā)展的途徑[7]。在信息化越來越發(fā)達(dá)的今天，相關(guān)部門可以依靠信息技術(shù)查閱相關(guān)代理人員的檔案，通過網(wǎng)絡(luò)平臺知曉各界社會人士的職稱、學(xué)歷、納稅等情況，要認(rèn)真的對其做好歸屬分類。例如，一些準(zhǔn)備就業(yè)的往屆畢業(yè)生、出國留學(xué)生或是在企業(yè)、事業(yè)單位中辭職或是被辭職的工作人員等流動人員。這些人員的流動會增加人事檔案管理的難度，人事代理人員是隨著人員流動不斷增加的。在這類情況下，運(yùn)用信息技術(shù)的發(fā)展，建立電子數(shù)據(jù)庫，可以減輕人事管理的任務(wù)量，方便存儲、整理、接送、提取等程序的順利進(jìn)行，能夠及時的更新消息，比如提取檔案、定級轉(zhuǎn)正，這些都為代理人員節(jié)省了不少工作時間，提高人事檔案管理的信息化水平。

例如，某市于2014年對人才市場進(jìn)行改革，該市人才市場原來屬于市人事局的下屬單位，現(xiàn)在將其改為公司，并到工商局進(jìn)行企業(yè)注冊登記，由“市人才交流服務(wù)中心”改為“市人才交流服務(wù)有限公司”，以公司的形式進(jìn)行運(yùn)作，改變以往過于行政化的人才市場模式，真正發(fā)揮人才市場的作用。這次轉(zhuǎn)變使人才市場像獵頭公司一樣，幫助企業(yè)和政府引進(jìn)高端人才。同時，將人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化，最終形成一個龐大的信息數(shù)據(jù)庫，通過統(tǒng)計、分析這些大量的數(shù)據(jù)信息，可以對社會人才需求以及人才的流動趨勢等進(jìn)行預(yù)測。除此之外，還可以通過求職信息和應(yīng)聘信息進(jìn)行海量分析，這樣可以精準(zhǔn)的為政府提供決策依據(jù)。

4　結(jié)束語

要想使人事代理中的檔案管理工作得到發(fā)展，就必須在管理機(jī)制方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新。目前，我國檔案管理服務(wù)體系還未完全形成，目前的相關(guān)政策主要是針對管理方面，而其服務(wù)功能相對較弱，因此，完善人事檔案綜合服務(wù)政策體系是當(dāng)務(wù)之急。明確人事檔案管理的職責(zé)，制定相關(guān)程序，劃分開放范圍，對人事代理人員的檔案管理模式進(jìn)行不斷的優(yōu)化，對檔案進(jìn)行合理、規(guī)范、高效的利用，做到有法可依、有章可循，構(gòu)建靈敏高效的信息檢測和反饋系統(tǒng)，使我國人事檔案管理事業(yè)進(jìn)入科學(xué)有序的發(fā)展軌道。

[1]李玉琴.優(yōu)化人事代理人員檔案管理的探索[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2013，24（03）：33～34.

[2]王海萍.加強(qiáng)人事代理人員檔案管理工作的思考[J].按摩與康復(fù)醫(yī)學(xué)（下旬刊），2011，02（07）：232～233.

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[6]戴威，譚正東.淺析人事代理中的檔案管理問題[J].江蘇水利，2011，11（06）：47～48.

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2015-4-10