（福建廣播電視大學，福建福州，350003）

在當今信息時代，借助于電子計算機技術、現(xiàn)代網(wǎng)絡通信技術和自動控制技術等高科技成果建立起來的計算機信息系統(tǒng)，不但極大地改變了人類傳統(tǒng)的信息傳輸、存儲和加工處理等方式，而且還結合管理科學、系統(tǒng)科學、運籌學、統(tǒng)計學等理論和方法，為管理、決策活動提供了有力的信息支持。信息系統(tǒng)的應用已成為現(xiàn)代化管理的重要標志之一，而在檔案管理領域，尤其是對于開放大學，檔案管理應用系統(tǒng)建設無疑處于舉足輕重的地位，并將發(fā)揮著越來越重要的作用。但目前檔案管理系統(tǒng)不容樂觀，以福建廣播電視大學為例，所用的檔案管理系統(tǒng)還是2001年引進的科怡檔案管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存在如下問題：一是陳舊，無法與校內各信息系統(tǒng)尤其是新開發(fā)的OA自動化辦公系統(tǒng)對接；二是容量小，無法承載檔案信息化后的大數(shù)據(jù)；三是系統(tǒng)編程結構簡單，無法實現(xiàn)全文快速檢索以及各模塊功能之間的協(xié)同。為適應開放大學建設需要，加快實現(xiàn)電大的轉型升級，本文就開放大學檔案管理應用系統(tǒng)建設作初淺的思考與探索。

一、開放大學檔案管理應用系統(tǒng)的建設內容

從主動適應學習者的需求和充分運用現(xiàn)代信息技術理念出發(fā)，開放大學檔案管理應用系統(tǒng)的建設應包括電子文件管理系統(tǒng)、檔案信息存儲系統(tǒng)、檔案資源利用系統(tǒng)、檔案信息采集平臺、檔案網(wǎng)站以及檔案鑒定銷毀、信息編研、統(tǒng)計等綜合管理系統(tǒng)的建設等，這些內容的建設都是為了推動教育信息資源與教育教學深度融合，更好地完善開放大學終身教育服務體系，適應開放大學先進的教學模式和遠程辦學的需求。

（一）電子文件管理系統(tǒng)

電子文件管理系統(tǒng)是電子文件的聚集地，具有鑒定、獲取、著錄、保管、檢索、查詢電子文件等功能，能夠滿足開放大學對檔案憑證信息的需求，以實現(xiàn)開放大學教育信息資源共享。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)

所謂信息系統(tǒng)是能夠對信息進行收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的，由人和計算機軟硬件系統(tǒng)所組成的人機系統(tǒng)。對于檔案管理信息系統(tǒng)來講，則是對檔案自身的業(yè)務工作進行自動化管理，實現(xiàn)檔案收集、管理、利用等業(yè)務工作環(huán)節(jié)的自動化。

（三）檔案信息存儲系統(tǒng)

電子文件主要存在于電子設備中，如硬盤、光盤等，而電子文件的訪問是通過軟件來讀取的，不同的軟件，其存儲的電子文件的數(shù)據(jù)格式也不完全相同。開放大學在建設檔案信息存儲系統(tǒng)時應根據(jù)自己不同的需求選擇功能不同的存儲系統(tǒng)，在選擇時還應首先考慮經(jīng)濟問題，特別是增加設備要考慮與老系統(tǒng)的兼容性問題，然后是考慮后期的維護問題。

（四）檔案資源利用系統(tǒng)

收集檔案，儲存檔案，是為了盡可能地增加檔案資源，最終目的是為學校師生及社會提供檔案信息服務。開放大學應以“檔案利用者為本”，通過檔案信息發(fā)布平臺的建設，進一步豐富開放大學的辦學內涵，提供檔案信息資源共享以及檔案信息的查詢服務，以優(yōu)質的服務贏得利用者的支持和好評。

（五）檔案信息采集平臺

檔案信息采集平臺的建設，一方面是通過與OA校園網(wǎng)的接口，實現(xiàn)校內部門歸檔電子文件的接收；另一方面就是實現(xiàn)對館（室）藏檔案進行數(shù)字化加工的功能。

（六）檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是檔案信息化的綜合平臺，集宣傳、服務、信息資源共享等功能于一體。開放大學通過對檔案網(wǎng)站的建設，為廣大師生、社會提供鮮活、真實的素材，展示開放大學辦學的印跡、文化和成就。

二、開放大學檔案管理應用系統(tǒng)建設的路徑

（一）升級舊的科怡檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)集成的系統(tǒng)建設方案

通過對科怡公司的調研，可以把舊系統(tǒng)升級為科怡大型網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)（CS版）或（BS版），完善原先的模塊功能，開發(fā)集成接口，以實現(xiàn)與學校各管理信息系統(tǒng)集成的建設方案。此方案優(yōu)點是資金投入少，能完成檔案系統(tǒng)與OA辦公自動化系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)電子文件即時歸檔以及全文檢索。但是，后期的系統(tǒng)維護以及能否適應未來開放大學建設數(shù)字檔案館（室）所需要的檔案應用系統(tǒng)平臺，還值得進一步斟酌，避免重復建設。

（二）重新購買檔案管理系統(tǒng)軟件，立足全局的系統(tǒng)建設方案

開放大學應把檔案信息化納入學校的整體建設的高度來規(guī)劃，即納入電子校務、數(shù)字化校園建設的總體規(guī)劃中，將電子文件管理的前端控制和全程管理思想貫穿于系統(tǒng)設計之中，使檔案管理系統(tǒng)與學校其他業(yè)務系統(tǒng)共同開發(fā)，重新購買達到高度集成的電子文件管理系統(tǒng)軟件，真正實現(xiàn)文檔一體化管理。購買時要注意選用大型公司開發(fā)研制的成熟的、高端用戶選用較多的檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足國家檔案局提出的標準化、規(guī)范化、共享性的要求，并保證在較長的時期內不落后，為未來建設開放大學數(shù)字檔案館（室）奠定基礎，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、開放大學檔案管理應用系統(tǒng)建設應注意的問題

（一）統(tǒng)一規(guī)范標準，推動電子文檔一體化管理進程

開放大學檔案管理應用系統(tǒng)建設必須嚴格按照國際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范標準和國家檔案局制定的規(guī)范標準進行建設。國際通用的檔案數(shù)字化管理規(guī)范（OAIS）是由美國空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會（CCSDS）制定的標準，是一項旨在為長期保存的信息系統(tǒng)建立的一個參考模型和基本概念框架，能夠實現(xiàn)數(shù)字信息的長期保護和可存取。開放大學檔案管理應用系統(tǒng)的建設是以實現(xiàn)歸檔單位與檔案館（室）之間的互聯(lián)為前提，所以必須遵守一定的規(guī)范、標準，即檔案管理部門和文件形成部門應密切配合，參照國家相關規(guī)范、標準，共同制定一套既能適應文件管理又能滿足檔案管理需求的統(tǒng)一的業(yè)務工作規(guī)范，特別是要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標準和存儲規(guī)范，將電子文件管理納入科學化、制度化的管理軌道。

（二）系統(tǒng)建設應具備擴展性和安全性

可擴展性不僅體現(xiàn)在系統(tǒng)底層架構，還體現(xiàn)在上層功能應用及用戶數(shù)據(jù)、業(yè)務對象等方面要有足夠的擴展空間。同時，開放大學檔案應用系統(tǒng)的設計最好采用靈活的模板技術，無論用戶所要管理的檔案數(shù)據(jù)或相關業(yè)務如何擴充或變化，均可以在不需要二次開發(fā)，在原有的基礎上經(jīng)過配置或設置后使用。安全性是由檔案管理的性質所決定，檔案管理應用系統(tǒng)所處理的信息很多涉及學校的機密，而且不同的應用人員在不同的時間對檔案信息的處理權限也是不同的，因此電子文件歸入檔案庫后的安全性功能是檔案管理系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案管理應用系統(tǒng)的安全性控制應包括防止非法用戶入侵、權限控制、存儲和傳輸加密等。

（三）從實際出發(fā)，避免盲目建設

檔案管理應用系統(tǒng)是檔案信息化、數(shù)字化的核心載體，所以要關注開放大學教育管理信息化、數(shù)字化校園建設的進程，特別要從檔案業(yè)務工作的實際狀況、檔案信息化建設的進程、人才隊伍現(xiàn)狀等出發(fā)，有計劃地分步推進。要選擇能滿足當前需要的，軟件功能比較穩(wěn)定的，又可在較長時間內不落后的檔案信息系統(tǒng)，并進行開發(fā)或購買。

（四）做好需求調研，系統(tǒng)功能定位全面準確

要從自身擁有的檔案種類、選擇的分類方案、單位的規(guī)模、信息化的程度以及未來發(fā)展的方向和單位經(jīng)濟能力等各個方面，深刻了解內需，選擇合適的檔案管理軟件。在此基礎上，開放大學無論是購買成熟的軟件系統(tǒng)，還是定制軟件系統(tǒng)時都需要從應用系統(tǒng)的功能需求作充分、深入、細致、全面的調研。調研不僅要立足管理者對檔案管理的角度，更多地要站位于利用者對應用系統(tǒng)的實際效用。

（五）注意與開放大學其他系統(tǒng)的互聯(lián)和兼容

選擇軟件系統(tǒng)應具有兼容性，方便與校內其它信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享與傳輸存儲。開放大學檔案部門要盡可能關注學校其他部門在建或將建的業(yè)務管理系統(tǒng)，提前介入，從檔案管理的角度提出要求，將前端控制和全程管理思想貫穿到其他業(yè)務系統(tǒng)的建設當中，實現(xiàn)從源頭上對電子文件的管理，確保電子文件的真實性、完整性和有機關聯(lián)性。

（六）盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，整合開放大學各校之間的信息資源

現(xiàn)階段，各校的業(yè)務管理信息系統(tǒng)各自為政，信息的格式、處理方法不統(tǒng)一，相互之間不兼容，信息難以共享，而且由于各系統(tǒng)在設計與開發(fā)時，檔案部門沒有介入，各系統(tǒng)在設計與操作時往往只注重對電子文件的保存和利用，忽視了對元數(shù)據(jù)的采集，從而構成了對電子文件真實性、準確性的威脅。因此，開放大學應當基于校園網(wǎng)OA辦公自動化系統(tǒng)，盡早、盡快建成電子文件管理系統(tǒng)，建立與各業(yè)務系統(tǒng)的鏈接，實行文檔一體化管理模式，提供全文檢索等便利的信息資源檢索途徑，使檔案部門成為各部門資源綜合利用中心，成為信息提供利用的門戶。

四、結語

開放大學檔案管理應用系統(tǒng)的建設不但關系到檔案日常工作的管理和利用，還將為未來建設數(shù)字檔案館（室），適應檔案信息化和檔案現(xiàn)代化管理奠定平臺基礎，并滿足國家檔案局提出的標準化、規(guī)范化、共享性的要求，確保在較長的時期內不落后，使開放大學檔案管理應用系統(tǒng)成為信息資源的中心，利用的門戶，成為開放大學終身教育服務體系的一個重要元素。

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