田力

摘 要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)已經(jīng)越來越多的被應用到各個領域。在企業(yè)生產(chǎn)的過程中，檔案信息化管理對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、管理提升、經(jīng)濟效益增長有著重要作用。針對建筑施工企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀，結(jié)合筆者在大型建筑施工企業(yè)檔案工作的經(jīng)驗，就建筑施工企業(yè)檔案信息化管理提出了幾點思考，供業(yè)內(nèi)人士參考。

關鍵詞：建筑企業(yè)；檔案管理；信息化

隨著科學技術(shù)的進步和電子信息技術(shù)的普遍應用，在我國目前的建筑施工企業(yè)中，檔案管理工作也隨之朝科學管理的方向發(fā)展，并逐步健全完善了建筑施工企業(yè)的管理制度，為未來企業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎。檔案管理工作始終貫穿于建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，與施工企業(yè)的招投標、施工技術(shù)以及施工質(zhì)量具有密切的聯(lián)系。因此，加強建筑施工企業(yè)的檔案管理工作，積極有效的探索新思路，開拓新局面，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，有利于促進建筑施工企業(yè)的檔案管理工作健康順利發(fā)展。

1 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

一是檔案信息化管理缺少整體規(guī)劃或規(guī)劃針對性不強?！秶覚n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對檔案信息化工作提出了明確的要求，主要內(nèi)容有三點：①加大檔案信息化基礎設施投入；②加快檔案應用系統(tǒng)建設；③打造檔案信息共享平臺，提升檔案應用率。在建筑施工企業(yè)中，由于高層領導重視程度不夠、協(xié)調(diào)溝通不到位、檔案工作人員的業(yè)務能力達不到要求等方面因素影響，造成很多建筑施工企業(yè)沒有整體的檔案信息化規(guī)劃，或者有規(guī)劃也只是流于形式，對檔案信息化工作的針對性不強，失去指導意義。

二是建筑施工企業(yè)工程項目繁多，檔案工作量大，提升歸檔率、完整率難度高。當前，隨著企業(yè)資產(chǎn)的原始積累不斷增加和管理水平的不斷提升，大型建筑施工企業(yè)的工程項目點多面廣，遍及全國、施工產(chǎn)值也從90年代的幾億元猛增到幾十億甚至是數(shù)百億元，規(guī)模的迅速擴張導致企業(yè)管理人員緊張，對企業(yè)檔案管理也產(chǎn)生了重要影響，尤其是工程項目檔案，貫穿于工程施工的各階段、各環(huán)節(jié)。

三是檔案信息化管理主要停留在滿足檔案工作人員的日常工作階段，遠沒有達到通過信息平臺利用檔案的目標。目前，大部分的建筑施工企業(yè)建立起了內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)的功能、易用性等方面還存在很多不足，無法較好地滿足企業(yè)檔案管理需求、檔案系統(tǒng)也僅停留在供檔案管理工作人員應用階段，不能面向企業(yè)全體員工

四是建筑施工企業(yè)檔案從業(yè)人員的業(yè)務水平參差不齊。在國內(nèi)建筑施工企業(yè)中，普遍存在各級領導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理工作主要就是工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等簡單工作，不需要太專業(yè)的知識、也不必配備專業(yè)的人才，從而造成檔案從業(yè)人員來源雜亂、檔案專業(yè)知識偏低、業(yè)務水平不高，對檔案工作影響較大、

2 我國建筑施工企業(yè)的檔案管理工作主要存在的問題

隨著現(xiàn)代企業(yè)改革的不斷發(fā)展，轉(zhuǎn)變了內(nèi)部經(jīng)營機制，大多數(shù)企業(yè)轉(zhuǎn)型為股份制的有限責任公司。隨著大型建筑企業(yè)的股份制改革，建筑施工企業(yè)的檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。目前建筑施工企業(yè)檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題：

2.1 檔案管理人員的認識度不高

企業(yè)檔案是屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的一種有形載體，記錄企業(yè)的口常活動，包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動、合同協(xié)議、施工技術(shù)以及專利等各個方面的檔案信息，是建筑施工企業(yè)最重要的物質(zhì)財富，是一種無形的資產(chǎn)。但是，大部分的檔案管理人員并沒有很好地認識到這一點，更多的對企業(yè)的有形資產(chǎn)有全面的認識。因此，就很大程度的導致了建筑施工企業(yè)的檔案收集、科學保管、歸檔以及方便利用等工作不能順利的開展。

2.2 檔案管理制度不夠健全完善

當前形勢下，建筑施工企業(yè)的檔案管理工作，在對檔案進行歸檔的過程中仍舊采用傳統(tǒng)的歸檔方式，也就是根據(jù)工業(yè)企業(yè)制定的十大分類所規(guī)定的檔案歸檔管理內(nèi)容來進行的，已經(jīng)不適應現(xiàn)代建筑企業(yè)的發(fā)展潮流，不適應現(xiàn)代企業(yè)的檔案歸檔管理工作。

2.3 信息化背景下，檔案的管理水平不高

建筑施工企業(yè)的檔案管理，是對信息技術(shù)進行開發(fā)利用的前提基礎，開發(fā)利用信息技術(shù)資源是企業(yè)檔案管理的最終目標。之所以在建筑施工企業(yè)建立檔案管理工作，目的就是為了使用檔案信息。然而，在目前的建筑施工檔案管理工作，檔案在進行信息資源服務時，在檢索檔案、材料編寫、檔案信息傳遞以及服務的水平、手段等各個方面存在著許多缺陷。

2.4 檔案管理投資力度不大

目前，由于大多數(shù)建筑施工企業(yè)受到債權(quán)、債務等因素的影響，資金使用情況比較緊張，減少了對檔案工作管理的資金投入。比如在檔案設備的更新、檔案的歸檔等方面，由于受到資金的影響，出現(xiàn)了一定的困難，從而對檔案的科學管理帶來一定的阻礙。

3 建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的思考

3.1 實現(xiàn)電子檔案的文件格式的標準化

通過對檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法的優(yōu)缺點分析，筆者認為，想要更好地對建筑施工企業(yè)檔案進行信息化管理，就要有統(tǒng)一的文件格式。統(tǒng)一文件格式的方法如下：①建筑工程項目在施工過程中會根據(jù)各個環(huán)節(jié)的不同而選擇不同的應用軟件，而要統(tǒng)一文件的格式就要把其整合成兼容各種格式的電子文件；②有效保證電子檔案信息的有效性、真實性及原始性；③檔案信息內(nèi)容清晰、文檔格式簡潔美觀、便于檢索查看利用；④降低信息化檔案的成本，信息內(nèi)容提供批注與標注，便于存儲和管理；⑤接收各種掃描文件，支持不同的電子文件獲取方式；⑥利用知識產(chǎn)權(quán)保護對電子檔案進行保護。

3.2 加強建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)范化

建筑施工企業(yè)在承建工程項目時要按照企業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的相關規(guī)定進行項目工程檔案信息的錄入、歸類、標注、電子化和工程竣工檔案資料的編制。

3.3 嚴格落實建筑施工企業(yè)檔案信息化管理要求

建筑施工企業(yè)要提高檔案信息化管理水平，首先要有科學合理的管理方案和高水平的管理隊伍、提高建筑施工企業(yè)檔案信息化管理水平要做好以下幾項工作：①加強檔案信息化管理人員的技能培訓。根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案信息化管理的需要，有針對性地對管理人員進行計算機、網(wǎng)絡與應用系統(tǒng)的相關理論知識和操作技巧方面的培訓。根據(jù)建筑施工企業(yè)檔案管理的特點，有針對性地對管理人員進行檔案業(yè)務基本知識和檔案信息化知識培訓。除此之外，還要對檔案管理人員進行建筑工程施工知識的普及，使管理人員能夠熱悉掌握建筑工程施工各環(huán)節(jié)的知識，以便更好地對建筑施工企業(yè)檔案進行信息化管理；②建筑施工企業(yè)檔案的移交與管理分類。建筑施工企業(yè)管理部門要對建筑工程項目竣工檔案的收集整理有統(tǒng)一的規(guī)范，對檔案分類、組卷規(guī)則進行科學合理管理；③建筑施工企業(yè)管理規(guī)定和檔案管理制度的建立健全。建筑施工企業(yè)檔案種類繁多，專業(yè)性強，分類詳細，要有統(tǒng)一的規(guī)范要求來指導管理，建立健全檔案管理和信息化管理方面的制度，加強業(yè)務數(shù)據(jù)檢查力度、提高提交管理水平，達到業(yè)務銜接的要求。

4 結(jié)束語

檔案信息本身不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但它一旦被利用，就能為企業(yè)解決各種經(jīng)濟糾紛，減少不必要的損失，我們應不斷整合企業(yè)檔案信息資源，挖掘潛在價值，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供深度信息支持，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展等各項工作提供了快捷、高質(zhì)量的服務。

參考文獻

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