劉國(guó)梁

摘 要：在經(jīng)濟(jì)與科技相對(duì)落后的時(shí)代里，對(duì)于那些從事管理檔案人員工作過(guò)于繁雜瑣碎，現(xiàn)如今科技手段的提高，電子設(shè)備的應(yīng)用，使得檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度不僅大大減弱，而且也提高了他們的管理水平?？墒?，檔案數(shù)字化管理與紙質(zhì)卷宗檔案的管理相比存在著一些不可避免的缺陷，那么了解檔案數(shù)字化管理存在的優(yōu)勢(shì)和弊病，就會(huì)有助于改進(jìn)與提高檔案數(shù)字化管理。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；弊病；資料；優(yōu)勢(shì)

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，如今單板的檔案管理形式已被數(shù)字化管理形式所逐步更換，這是在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展新形勢(shì)下一個(gè)必然的結(jié)果。電子信息技術(shù)突飛猛進(jìn)：在家庭、辦公等場(chǎng)所的應(yīng)用使得信息化管理成為現(xiàn)代人不可忽略的一個(gè)環(huán)節(jié)。大量的數(shù)字檔案信息取代了各種文件的文字書(shū)寫(xiě)。檔案數(shù)字化管理為人們提供方便和靈活的同時(shí)，有一些缺點(diǎn)也相對(duì)出現(xiàn)。

1 管理數(shù)字化資料的優(yōu)勢(shì)

1.1 適應(yīng)任何作業(yè)環(huán)境和任何時(shí)間，提高工作效率

過(guò)去職能在規(guī)定的地點(diǎn)及工作環(huán)境中，才可以對(duì)檔案、資料進(jìn)行管理，這就是過(guò)去落后呆板管理檔案的一種狀態(tài)。現(xiàn)如今檔案文件能通過(guò)解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，只要可以得到相關(guān)人員的授權(quán)，在一個(gè)小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn)行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的內(nèi)容進(jìn)行查閱。在數(shù)字化管理模式中，管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個(gè)過(guò)程十分簡(jiǎn)單，極大的提高管理人員的工作效率。數(shù)字化管理之后，查閱過(guò)程也變得非常便捷，相關(guān)查閱人員在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。這樣方便快捷的數(shù)字化管理既解決了管理人員繁瑣整理工作，也解決了查閱人員的大量重復(fù)查閱工作。

1.2 加強(qiáng)檔案資料信息關(guān)聯(lián)性與準(zhǔn)確性，增強(qiáng)紙質(zhì)檔案壽命

在過(guò)去陳舊的檔案資料的管理中，必須要把檔案資料分類別存放，必須要建立大量的檢索工具，必須要重復(fù)調(diào)閱大量紙質(zhì)檔案。如今現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理建立起來(lái)，使得相關(guān)人員能夠?qū)⑺胁煌臋n案信息建立在計(jì)算機(jī)的硬盤里面，電子檔案經(jīng)過(guò)建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，使用者只需在檢索工具中輸入關(guān)鍵詞，就能迅速、精準(zhǔn)地進(jìn)行查閱，并且能夠?qū)⑾嗤瑔?wèn)題的相關(guān)材料關(guān)聯(lián)起來(lái)進(jìn)行研究，對(duì)檔案信息的研發(fā)有很大幫助。電子檔案的充分利用，極大程度的減少了紙質(zhì)檔案的調(diào)閱次數(shù)，降低了紙質(zhì)檔案的損壞可能，從而延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存壽命。

2 檔案資料數(shù)字化管理的缺陷

2.1 電子文件有很多的不安全性

具有簡(jiǎn)單快捷且有存儲(chǔ)方便、傳遞迅速等，這是電子文件的優(yōu)點(diǎn)。具有重要的原始信息也能夠從新編輯更改，或者進(jìn)行刪除，所以在安全方面的欠缺，會(huì)影響到檔案上的資料與信息安全、真實(shí)性。文件信息的載體不固定，尤其是針對(duì)那些有價(jià)值意義上的檔案，將會(huì)受到不同程度的影響。還有網(wǎng)絡(luò)世界的宏觀性，對(duì)那些有著不可告人目的人，利用網(wǎng)絡(luò)里的不安全因素對(duì)檔案資料性信息等加以利用，這就給檔案管理者造成一系列的嚴(yán)重問(wèn)題。

2.2 電子資料容易受存儲(chǔ)載體的約束

電子檔案雖然在使用上優(yōu)點(diǎn)很多，但是對(duì)早期生成的文檔，當(dāng)下的新設(shè)計(jì)的軟件不能夠?qū)⑺膬?nèi)容讀取下來(lái)，這說(shuō)明，電子設(shè)備更新的比較快，對(duì)于舊文檔只能適用于原來(lái)的軟件。所以舊的設(shè)備和它的應(yīng)用軟件都必須隨著文檔一起儲(chǔ)存起來(lái)。電子資料檔案，它的讀取是取決于特別的一種軟硬件設(shè)備，所有這是與過(guò)去的紙張性資料檔案有著不一樣地方，電子資料檔案還能夠在不小心的時(shí)候會(huì)受到病毒的危害而造成的資料丟失等隱患，這給電子檔案的管理帶來(lái)不便。

2.3 數(shù)字化檔案的利用價(jià)值較低

有很多的檔案使用者，他們沒(méi)有意識(shí)到檔案信息庫(kù)里面有很多的資源可以挖掘，還是依照過(guò)去的習(xí)慣，只是用那種簡(jiǎn)單的方法進(jìn)行資料檢索，看到也只是一些非常有限的檔案信息。所以目前來(lái)看，雖然數(shù)字化資料檔案有效地提高了檔案管理水平，可是對(duì)它的使用率任然還是不高

3 對(duì)于數(shù)字化檔案管理實(shí)行的有關(guān)事項(xiàng)需要注意一下幾點(diǎn)

3.1 系統(tǒng)工程的開(kāi)發(fā)，能夠信息共享

檔案電子化構(gòu)成是一項(xiàng)非常系統(tǒng)化的工程，也是一個(gè)又硬件和軟件組合的系統(tǒng)。它含有系統(tǒng)管理、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、設(shè)備選型、掃描錄入、軟件開(kāi)發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施等；電子檔案為了適應(yīng)于每一個(gè)使用者的不同需求，設(shè)計(jì)采用的是多個(gè)磁盤排列存儲(chǔ)、雙核服務(wù)器、高速掃描儀用于集中掃描、磁帶雙備份、以及光盤等，使得人們?cè)谑褂玫倪^(guò)程中得心應(yīng)手，真正成為了一個(gè)好的工具與幫手。

電子檔案的管理具有特殊性，因?yàn)閷?duì)不同保管的資料需要有相同的措施：列如：平平常常不需要有任何保密措施的信息資料，就可以共享，相反的具有一定隱秘的，涉及到一些不能外傳的東西，就必須加強(qiáng)安全保密性。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)字化資料管理時(shí)，安全管理是必不可少的。在電子資料檔案安全管理分為兩種：一是軟件管理：管理者需要設(shè)置使用權(quán)限，不能夠輕易的讓網(wǎng)絡(luò)中的一個(gè)人，或者是一種軟件就能打開(kāi)，還要對(duì)病毒性攻擊有一個(gè)相應(yīng)的措施來(lái)攔截：比如使用防火墻等。二硬件安全管理：相關(guān)人員主要管理的是對(duì)檔案資料信息存儲(chǔ)的載體，要有一個(gè)較為嚴(yán)密周全的管理辦法，增強(qiáng)延長(zhǎng)使用存儲(chǔ)載體的年限。既要有為電子檔案資料長(zhǎng)久使用的打算，還要讓這些東西保存良好。

3.2 建設(shè)組織隊(duì)伍，提高管理水平

當(dāng)今世界信息爆炸式地發(fā)展，使得檔案管理資料再也不是原來(lái)那種繁瑣復(fù)雜，需要投入很多人員花功夫來(lái)整理了。以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為根本的技術(shù)性人員管理，作為管理者要有一定的理解能力，對(duì)比較專業(yè)性強(qiáng)的檔案作出精準(zhǔn)掌控；還能夠根據(jù)使用者得需求為其準(zhǔn)備相關(guān)的很多數(shù)據(jù)資料檔案信息。所以說(shuō)，具有較高的素質(zhì)、較高技術(shù)只能的人，才具備現(xiàn)代化信息管理的基本素質(zhì)，因此對(duì)檔案人員要有一個(gè)專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，盡快掌握學(xué)習(xí)管理電子文檔的基礎(chǔ)知識(shí)，從而提高作為一名普通且有高度保密電子文件的意識(shí)，逐步能夠適用過(guò)去式檔案管理者向數(shù)字化管理發(fā)展的工作，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)水品，才能夠提高檔案數(shù)字化管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今科技手段的提高，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度大大減弱。為提高檔案管理水平，就必須要隨著電子技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。管理者應(yīng)利用一個(gè)正確的方法，不斷努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案資料的管理，并對(duì)當(dāng)今數(shù)字化檔案管理的缺點(diǎn)與優(yōu)點(diǎn)能夠合理地做出詳細(xì)的分析，因?yàn)閿?shù)字化檔案資料的管理已經(jīng)是現(xiàn)如今代檔案資料發(fā)展的主要趨勢(shì)了。

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