秦冰
【摘 要】全球信息化已成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì),代表著先進(jìn)的生產(chǎn)力水平。利用現(xiàn)代信息技術(shù),企業(yè)通過對(duì)信息資源的開發(fā)利用和對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化再造,不斷地提高生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平,從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)管理水平是其信息化的基礎(chǔ),信息化建設(shè)又是對(duì)其管理水平的量化。本文首先圍繞著企業(yè)信息化管理在財(cái)務(wù)工作流程中的“三化”和從財(cái)務(wù)參與信息化全過程以及便捷實(shí)用的信息化操作系統(tǒng)三個(gè)角度分析了企業(yè)財(cái)務(wù)工作與信息化管理結(jié)合應(yīng)用的現(xiàn)狀;然后,從信息系統(tǒng)安全、操作管理系統(tǒng)高素質(zhì)人才的匱乏、系統(tǒng)引入使用后的后續(xù)優(yōu)化完善工作、是否專為系統(tǒng)而“量身定做”內(nèi)部控制制度以及信息化中的“小單元”目標(biāo)與企業(yè)整體發(fā)展目標(biāo)制定是否一致等方面深入探討了當(dāng)前信息化管理在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用存在的問題;最后,從重視系統(tǒng)信息防護(hù)、加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)、引入培養(yǎng)復(fù)合型人才、不斷優(yōu)化系統(tǒng)、制定系統(tǒng)內(nèi)控制度、編制與企業(yè)整體戰(zhàn)略一致的目標(biāo)五個(gè)方面提出了解決以上問題的措施和方法。
【關(guān)鍵詞】信息化管理;企業(yè)財(cái)務(wù);ERP系統(tǒng)
一、信息化管理在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀
隨著信息技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)財(cái)務(wù)工作已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的手工記賬核算轉(zhuǎn)型為財(cái)務(wù)信息電算化模式。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天,企業(yè)為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求,把企業(yè)做大做強(qiáng),就必須把財(cái)務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)的其他環(huán)節(jié)系統(tǒng)相結(jié)合貫穿于整個(gè)企業(yè)信息化管理的全過程中,ERP(Enterprise Resource Planning,簡(jiǎn)稱ERP,企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng))應(yīng)運(yùn)而生。ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái),其核心思想是供應(yīng)鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界,從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。供應(yīng)鏈管理思想對(duì)企業(yè)提出了更高的要求,而財(cái)務(wù)系統(tǒng)則是ERP系統(tǒng)的核心模塊之一。ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾方面:
1.企業(yè)信息化管理將財(cái)務(wù)工作操作流程規(guī)范化、自動(dòng)化、動(dòng)態(tài)化
(1)規(guī)范化。整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)工作流程按照統(tǒng)一設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限執(zhí)行,從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)取得、加工、整理、歸集、生成財(cái)務(wù)信息并提供給管理層決策使用的整個(gè)過程,避免了人為操控。
(2)自動(dòng)化。數(shù)據(jù)信息只需在取得時(shí)由被授予權(quán)限的專人進(jìn)行系統(tǒng)操作完成前期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理錄入工作,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按經(jīng)營(yíng)管理層的需求隨時(shí)提供統(tǒng)計(jì)、查詢、分類、篩選、分析等功能,減少了人工工作量及中間計(jì)算過程出錯(cuò)率,避免了交叉、重復(fù)性工作,節(jié)省了資源提高了效率。
(3)動(dòng)態(tài)化。信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程,信息資料都是聯(lián)動(dòng)的需隨時(shí)根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化進(jìn)行升級(jí)更新,使得每個(gè)有權(quán)限的工作人員都可以及時(shí)掌握有效的信息,可以輔助財(cái)務(wù)人員隨時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)變化的情況,分析使其變化的原因,更加準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的影響,加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制與監(jiān)督管理。
2.企業(yè)信息化管理使財(cái)務(wù)人員參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過程中
很多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門都被設(shè)定為“獨(dú)立”的部門,從不與其他業(yè)務(wù)部門接觸,只負(fù)責(zé)核算成本收入,這樣的財(cái)務(wù)部就像“孤島”,在不了解熟知企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)信息的情況下為企業(yè)管理層提供著不完整或與實(shí)際情況脫節(jié)的財(cái)務(wù)信息,嚴(yán)重的影響了管理層做出正確的判斷。企業(yè)財(cái)務(wù)應(yīng)從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)開始時(shí)就全程關(guān)注與此項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)資料信息,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)工作崗位授予相關(guān)人員操作權(quán)限,便于財(cái)務(wù)人員了解整個(gè)業(yè)務(wù)的完整信息,才能更好、更準(zhǔn)確的把控一個(gè)項(xiàng)目的收支平衡,掌控盈虧預(yù)警,只有有效的集成財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息于一體,才能便于企業(yè)內(nèi)部信息共享,降低資源浪費(fèi),為管理層決策提供更加有效準(zhǔn)確的信息。
3.信息化管理操作方法應(yīng)用在財(cái)務(wù)工作中更顯靈活實(shí)用
眾所周知,辦理財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)每個(gè)企業(yè)都有一套嚴(yán)格的收支申請(qǐng)審批流程,為了嚴(yán)謹(jǐn)且互相制約故審批流程步驟設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)較復(fù)雜,當(dāng)遇到特殊情況如業(yè)務(wù)緊急、審批領(lǐng)導(dǎo)外出等,按傳統(tǒng)方法操作將無(wú)法辦理,為了講求時(shí)效性避免因手續(xù)冗長(zhǎng)及其他客觀因素導(dǎo)致的延誤企業(yè)管理層及時(shí)對(duì)重大項(xiàng)目做出經(jīng)營(yíng)決策,網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代信息技術(shù)人性化的解決了企業(yè)以上問題,通過在移動(dòng)設(shè)備,如Ipad、智能手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備上安裝客戶端軟件即可,領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地只要連接網(wǎng)絡(luò)客戶端就可以登錄系統(tǒng)查看單據(jù)信息進(jìn)行審批授權(quán)操作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理。
二、企業(yè)財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用信息化管理存在的問題分析
信息化管理改變了企業(yè)財(cái)務(wù)工作的模式,推動(dòng)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作從企業(yè)內(nèi)部走向了企業(yè)外部,實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程協(xié)同控制,對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)工作流程進(jìn)行了全面有效的實(shí)時(shí)控制,方便了各部門之間的財(cái)務(wù)信息共享,提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平,真正成為了能為企業(yè)管理層提供有用決策建議的強(qiáng)大后盾。但也存在著一些問題,制約著其功能的發(fā)揮,具體體現(xiàn)在以下幾方面:
1.企業(yè)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)面臨安全風(fēng)險(xiǎn)
以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息管理系統(tǒng)中承載著大量的企業(yè)信息,企業(yè)所有的應(yīng)用系統(tǒng)要建立在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,其中財(cái)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)屬核心信息系統(tǒng),因此存在著被截取、篡改和泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)成為了一些惡意訪問者攻擊的目標(biāo),他們利用黑客、計(jì)算機(jī)病毒等非法手段破壞、控制企業(yè)網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)數(shù)據(jù),破壞致使企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)癱瘓。
支持系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的硬件設(shè)備在日常使用中的存放環(huán)境管理也非常重要,也是好多企業(yè)不太重視、比較容易出現(xiàn)問題的地方。服務(wù)器、路由器等關(guān)鍵設(shè)備存放辦公區(qū)域的隨意性,沒有指定專門人員負(fù)責(zé)設(shè)備的安全,出現(xiàn)設(shè)備被盜、配件丟失等問題后無(wú)法追究當(dāng)事人責(zé)任,對(duì)企業(yè)造成了無(wú)法彌補(bǔ)的損失。
2.對(duì)企業(yè)信息化系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常錄入、維護(hù)管理人員的素質(zhì)要求較高
對(duì)信息系統(tǒng)一般有這樣的描述:三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù),可見數(shù)據(jù)在整個(gè)信息系統(tǒng)中的重要地位。一般大中型企業(yè)都會(huì)配有專門負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)日常維護(hù)的專管人員,但是此類人員不屬于復(fù)合型信息化管理人才,他們并不具備綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作是企業(yè)信息化的核心和基礎(chǔ),財(cái)務(wù)信息化的關(guān)鍵在人,一般的財(cái)務(wù)人員能做到熟練操作財(cái)務(wù)電算化軟件但很少接觸到企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng),操作時(shí)不可避免會(huì)出現(xiàn)對(duì)新系統(tǒng)的不熟悉或者應(yīng)用不正確,反而會(huì)對(duì)企業(yè)造成不必要的麻煩和損失。而且考慮到財(cái)務(wù)信息的重要性,對(duì)相關(guān)操作人員的道德素質(zhì)要求也高于其他崗位人員。
3.企業(yè)信息系統(tǒng)上線后能否做到持續(xù)優(yōu)化對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的有效性至關(guān)重要
很多企業(yè)只注重于硬件設(shè)備的更新、忽略了軟件系統(tǒng)引進(jìn)后的持續(xù)優(yōu)化,完全不關(guān)注系統(tǒng)的后期更新升級(jí),導(dǎo)致系統(tǒng)從初始購(gòu)入開始就一直保持不變,系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)問題不能及時(shí)進(jìn)行調(diào)整改進(jìn),也不及時(shí)隨內(nèi)外部環(huán)境變化而重組優(yōu)化,造成財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不能滿足當(dāng)前快節(jié)奏的發(fā)展步伐,信息失真,信息失效,不再適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求,不能滿足企業(yè)決策需要。
4.企業(yè)是否建立了能夠約束、牽制信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
有些企業(yè)信息化管理建設(shè)沒有制定與其相配套的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度或者內(nèi)部控制制度不健全,負(fù)責(zé)人缺乏內(nèi)部控制意識(shí),財(cái)務(wù)人員道德水平有待提高等,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息質(zhì)量失真,內(nèi)部職務(wù)犯罪等現(xiàn)象屢現(xiàn)。內(nèi)部控制制度是指一個(gè)企業(yè)內(nèi)部為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效運(yùn)行,保證資產(chǎn)的安全和完整,防范、發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)弊,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整而制定并實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。
5.財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為企業(yè)信息化中獨(dú)立“小單元”目標(biāo)的制定與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)不一致
企業(yè)信息化系統(tǒng)中包含著多個(gè)獨(dú)立的“小單元”,它們分別在ERP系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用,如果每個(gè)獨(dú)立的“小單元”都站在個(gè)體的戰(zhàn)略高度制定工作目標(biāo),這就勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致與企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相脫節(jié),每個(gè)“小單元”只顧完成好自己的工作,而不考慮與系統(tǒng)鏈條上的其他單元的目標(biāo)是否沖突,嚴(yán)重的可能直接阻礙企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。
三、加強(qiáng)信息化管理在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的對(duì)策措施
1.企業(yè)應(yīng)高度重視財(cái)務(wù)信息的安全防護(hù),加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)管理
在企業(yè)信息安全中,網(wǎng)絡(luò)安全是基礎(chǔ),系統(tǒng)安全是關(guān)鍵,信息安全是核心,制度安全是保障。一般潛在的安全威脅有信息泄露、完整性破壞、拒絕服務(wù)、非法使用等。有條件的企業(yè)可以聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)按企業(yè)信息化系統(tǒng)研發(fā)出適合企業(yè)的安全防護(hù)系統(tǒng)并定期為企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)備份。沒條件的企業(yè)可以有選擇性的參照企業(yè)通用安全防護(hù)措施(又稱為安全業(yè)務(wù))對(duì)整個(gè)ERP系統(tǒng),特別是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù),它們分別是認(rèn)證業(yè)務(wù)、訪問控制業(yè)務(wù)、保密業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)完整性業(yè)務(wù)、不可否認(rèn)業(yè)務(wù)。這樣可以防止非法用戶進(jìn)入企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)盜取、篡改、添刪企業(yè)敏感信息,信息安全的目標(biāo)就是保證信息的機(jī)密性、完整性、可用性、認(rèn)證性和不可否認(rèn)性。
企業(yè)應(yīng)該在電子數(shù)據(jù)備份的基礎(chǔ)上定期打印紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行雙重備份,以防電子信息資料丟失,方便日后的系統(tǒng)恢復(fù)工作。
在支持系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的硬件設(shè)備的存放環(huán)境管理上,尤其是一些重要的設(shè)備,比如服務(wù)器、路由器等,不應(yīng)放置在無(wú)人監(jiān)管的、隨意的辦公區(qū)域內(nèi)。有條件的企業(yè)應(yīng)該在放置重要設(shè)備的辦公區(qū)域內(nèi)安裝專業(yè)的監(jiān)控裝置對(duì)設(shè)備進(jìn)行保護(hù)。否則至少應(yīng)該將設(shè)備放置在有專人監(jiān)管的區(qū)域內(nèi),對(duì)接觸承載著重要數(shù)據(jù)信息設(shè)備人員進(jìn)行監(jiān)控,以防設(shè)備被盜或機(jī)器配件丟失、被更換等。對(duì)存放設(shè)備和備份資料的辦公區(qū)域還應(yīng)做好防火、防水、防潮等必要的措施,不定期的派專業(yè)人員抽查測(cè)試機(jī)器設(shè)備和備份數(shù)據(jù)有無(wú)異?,F(xiàn)象,做到防患于未然。
2.引進(jìn)、培養(yǎng)出一批符合企業(yè)信息化管理要求的復(fù)合型人才
企業(yè)應(yīng)重視人才的引進(jìn)及培養(yǎng),引進(jìn)勇于創(chuàng)新、道德品質(zhì)較高的人才,引導(dǎo)企業(yè)財(cái)務(wù)人員扭轉(zhuǎn)慣性思維工作模式,把現(xiàn)代化信息管理模式更好的融入實(shí)際工作中,加強(qiáng)引導(dǎo),深化財(cái)務(wù)人員對(duì)信息化管理的認(rèn)知水平,通過努力學(xué)習(xí)不斷提高自身綜合素質(zhì)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該形成一種良好的學(xué)習(xí)氛圍,組織不同專業(yè)人員相互交流在信息化管理工作中的經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè),提高全員信息化應(yīng)用水平。高素質(zhì)人才在企業(yè)信息化管理建設(shè)中起到了強(qiáng)大后盾支持的作用。
3.企業(yè)要根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化持續(xù)優(yōu)化企業(yè)信息系統(tǒng)
隨著我國(guó)社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展,企業(yè)信息化技術(shù)也在不斷的更新發(fā)展,沒有一成不變的系統(tǒng),企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)原有系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)的合理性比照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境變化進(jìn)行分析研究,找出與企業(yè)管理脫節(jié)的部分進(jìn)行改進(jìn)或者再設(shè)計(jì),使其調(diào)整到最佳的狀態(tài)能更好的應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。
4.制定與企業(yè)信息化建設(shè)緊密結(jié)合的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度
財(cái)務(wù)部應(yīng)認(rèn)真研究企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制要求和業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)管理層級(jí)對(duì)信息的需求程度,建立一套級(jí)次分明的內(nèi)部控制制度。
(1)不相容崗位分離。企業(yè)要明確各崗位的職責(zé)范圍,重要崗位之間要有牽制作用,系統(tǒng)開發(fā)、程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)錄入、審核審批、日常數(shù)據(jù)維護(hù)、管理決策等職務(wù)相互分離,互不兼任,可以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。
(2)形成恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)管理制度。應(yīng)明確信息化系統(tǒng)的相關(guān)責(zé)任人崗位職責(zé)、權(quán)限及獎(jiǎng)懲措施,每一項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)分工負(fù)責(zé),責(zé)權(quán)分明,制定崗位責(zé)任制,實(shí)行歸口管理,防止權(quán)限授予不清出現(xiàn)的“扯皮”現(xiàn)象,在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)崗位權(quán)限設(shè)置上應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),很多企業(yè)只注重強(qiáng)調(diào)“權(quán)”但確忽略了與其配套的“責(zé)”——獎(jiǎng)懲措施的執(zhí)行情況,使制定的措施形同虛設(shè)或者執(zhí)行力度不夠無(wú)關(guān)痛癢,不能很好的約束相關(guān)人員。
5.圍繞企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略和主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)需求編制統(tǒng)一的信息化規(guī)劃、制定統(tǒng)一目標(biāo)
緊緊圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和主營(yíng)業(yè)務(wù)需求,編制統(tǒng)一的信息化總體規(guī)劃,制定統(tǒng)一經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo),堅(jiān)持按照項(xiàng)目間的邏輯關(guān)系和優(yōu)先級(jí)次序,本著與實(shí)際相結(jié)合的原則,制定年度經(jīng)營(yíng)發(fā)展計(jì)劃,并統(tǒng)一進(jìn)行組織實(shí)施。對(duì)于起到支撐企業(yè)主業(yè)的重大信息化項(xiàng)目,要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)流程、統(tǒng)一管理執(zhí)行,防止各自為政,避免重復(fù)建設(shè),確保建立統(tǒng)一高效的企業(yè)信息化系統(tǒng)。
總而言之,財(cái)務(wù)信息化可以大大降低人為舞弊的風(fēng)險(xiǎn),節(jié)省企業(yè)資源,提高了決策有用性,使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化,增強(qiáng)了企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力,其在整個(gè)ERP系統(tǒng)中的核心地位顯而易見,企業(yè)應(yīng)始終把提高業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)水平和實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新作為信息化工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),立足于企業(yè)實(shí)際需求,持續(xù)完善、改進(jìn)和優(yōu)化,建設(shè)實(shí)用高效的信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),在工作中不斷的開拓創(chuàng)新,為了更好的服務(wù)于企業(yè)而努力。
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