紅樂

辛辛苦苦干了一年，發(fā)現(xiàn)賬上錢是虧的；

在項目執(zhí)行的重要階段，主要的項目負(fù)責(zé)人突然離職；

新員工水平參差不齊，無法快速掌握公司的業(yè)務(wù)模式和各環(huán)節(jié)的工作方法；

……

對于公關(guān)廣告行業(yè)管理者來說，這些棘手的情況時有發(fā)生。那么如何輕松應(yīng)對這些問題？

日前，記者采訪北京自由超越信息技術(shù)有限公司總經(jīng)理夏勃川，請他詳解企業(yè)信息化管理的重要性，以及應(yīng)用管理軟件的好處。

定位——服務(wù)業(yè)的ERP

信息化建設(shè)對于企業(yè)來講，是非常重要的任務(wù)。近年來，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，為各行業(yè)信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)積極進(jìn)行信息化建設(shè)，充分利用先進(jìn)的it技術(shù)對經(jīng)營和管理進(jìn)行支撐，不能再依賴大量的人工來完成工作。只有這樣才能減少對人工的依賴，提高生產(chǎn)和管理效率，提高長遠(yuǎn)的競爭力。

很多企業(yè)，都很重視信息化建設(shè)，但是，由于中國信息化的普及水平并不高，各種供應(yīng)商的銷售誤導(dǎo)，使得很多人對信息建設(shè)形成了一定的誤區(qū)。有相當(dāng)多的企業(yè)，認(rèn)為信息化就是辦公自動化，或者認(rèn)為實施了oa就是完成了信息化，這種認(rèn)識是錯誤和片面的。實際上，企業(yè)各自管理的應(yīng)用相當(dāng)多，完成不同的業(yè)務(wù)需要不同的管理軟件，如記賬通常是用友或金蝶，商品銷售需要進(jìn)銷存管理，而oa只是行政管理的軟件，完成簡單的審批和流轉(zhuǎn)，并不適用復(fù)雜的企業(yè)業(yè)務(wù)管理，而企業(yè)信息化的最重要的任務(wù)，就是要將關(guān)鍵業(yè)務(wù)的管理信息化，而這樣的任務(wù)通常是oa無法完成的。

“信息化建設(shè)對于企業(yè)來講是相當(dāng)重要的事情，對公關(guān)廣告行業(yè)也不例外，但據(jù)我們所了解的情況，實際上企業(yè)信息化建設(shè)失敗的案例相當(dāng)多，或者換句話說，成功的案例極低。”夏勃川說，很多企業(yè)是跟風(fēng)上系統(tǒng)，在對自身和管理需求沒有認(rèn)清的情況下，聽說某企業(yè)上了系統(tǒng)，就匆忙跟著上系統(tǒng)，很多企業(yè)急于上系統(tǒng)只是為了名義上或感覺上實現(xiàn)信息化、無紙化、自動化，但實際上對信息化建設(shè)的實質(zhì)、方法和標(biāo)準(zhǔn)完全沒有概念。

公關(guān)廣告行業(yè)的最大特點(diǎn)就是高度依賴人，這就意味著不能夠像管理傳統(tǒng)制造業(yè)一樣去管理。擁有多年企業(yè)eRP軟件開發(fā)經(jīng)驗的夏勃川告訴記者，每個行業(yè)都有自己的特點(diǎn)，很難用一款通用軟件來套用，而經(jīng)過十年來大量的實踐證明，公關(guān)廣告企業(yè)更需要一款符合自身行業(yè)特點(diǎn)的管理軟件。

特點(diǎn)——細(xì)化到每一個案子

企業(yè)信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，是管理企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)，使用信息化的技術(shù)支撐企業(yè)的運(yùn)營模式，為企業(yè)建立和鞏固業(yè)務(wù)模式。使這種管理模式的復(fù)制與擴(kuò)張成本降到最低。提高企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)響應(yīng)和處理速度。

信息化的核心，一定要能管理企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)。對于公關(guān)廣告企業(yè)來講，內(nèi)部管理的業(yè)務(wù)主要是活動管理和媒介管理，而不同類型的公司，其突出的業(yè)務(wù)也不相同。

比如，活動類的業(yè)務(wù)，主要是項目過程的管理、采購供應(yīng)商管理、項目財務(wù)管理，項目工作單管理，而通用的eRP產(chǎn)品或oa產(chǎn)品，很難適合目前這個行業(yè)的管理模式。對于公司來講，要對整體項目的運(yùn)營各個主要環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，并且，項目人員和公司管理人員可隨時查看到項目動態(tài)、成本利潤，有效地控制成本利潤。

“系統(tǒng)對于供應(yīng)商報價、客戶協(xié)議報價、項目詢價、項目預(yù)算報價提供了完整的數(shù)據(jù)支持和規(guī)范的管理，預(yù)算的人員只需要按界面要求填寫和選擇就可以完成項目的預(yù)算報價過程。管理者也能夠在后臺看到這些數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行管理，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)和知識的積累?！毕牟ㄕf，不同部門人員間的溝通，通過平臺，結(jié)合各階段的主要業(yè)務(wù)有效地進(jìn)行。這種合作不是簡單的工作流審批，而是貫穿著全部重要的業(yè)務(wù)進(jìn)行，而完成以項目的成本利潤為核心，覆蓋項目主要生命周期的全部管理業(yè)務(wù)。如立項、提案、報價、預(yù)算、合同、采購、借款、報銷、發(fā)票、項目進(jìn)度、設(shè)計、工作量、結(jié)算等。每個階段都有特殊和重要的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行管理。

再比如，采購管理也是相當(dāng)重要的業(yè)務(wù)，采購成本作為項目的主要成本支出，如果沒有專業(yè)的管理，則項目的報價會受到影響，項目利潤和利潤率就無法得到有效保障。因此，在業(yè)務(wù)管理過程中，有效進(jìn)行供應(yīng)商管理，供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的報價管理，產(chǎn)品比價，以及項目需求管理和比價的落實，就非常重要。這些都是核心業(yè)務(wù)，是直接影響企業(yè)項目的利潤的關(guān)鍵業(yè)務(wù)，也是信息化建設(shè)管理的重點(diǎn)工作。

優(yōu)勢——助力企業(yè)快速發(fā)展

自由超越公司提供的公關(guān)廣告管理軟件，標(biāo)準(zhǔn)版功能就涵蓋了“項目管理”、“采購管理”、“財務(wù)管理”、“工時管理”、“客戶關(guān)系管理”以及其他功能。而在高版本功能中，可以實現(xiàn)“報價管理”、“比價管理”、“項目業(yè)務(wù)流程管理”。

企業(yè)信息化實施的步驟，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，長遠(yuǎn)規(guī)劃，突出重點(diǎn)，分步實施。企業(yè)各階段的重點(diǎn)任務(wù)可能都不太一樣，不能要求信息化建設(shè)大而全，一步到位，一蹴而就。應(yīng)客觀地了解自身的情況，包括企業(yè)當(dāng)前發(fā)展階段，信息化的基礎(chǔ)設(shè)施，預(yù)算情況，以及當(dāng)前最迫切要解決的重要問題。然后，再根據(jù)這些情況，制定可行的信息化計劃。最簡單的方法一是從簡單問題入手，抓共性，二是從關(guān)鍵問題入手，抓重點(diǎn)。

目前，已經(jīng)有十幾家公關(guān)和廣告公司正在使用自由超越的公關(guān)廣告管理軟件。用夏勃川的話說，選擇自由超越，能有效解決業(yè)務(wù)管理的問題，而且定制的痛苦非常少。因為他們非常了解行業(yè)的需求，現(xiàn)在的產(chǎn)品就可以滿足80%-90%以上的需求，這樣一來，管理軟件中定制部分的成本會很低，而實施周期則非常短。在實施后，還會有專人進(jìn)行后續(xù)的咨詢和維護(hù)服務(wù)，確保系統(tǒng)長期穩(wěn)定地運(yùn)行，讓企業(yè)放心從事管理工作。