席美珍

【摘 要】檔案管理作為學(xué)校管理的一個主要組成部分，在學(xué)校的整體管理工作系統(tǒng)中具有重要地位。本文闡述了檔案管理工作在學(xué)校整體管理工作中所發(fā)揮的重要作用，揭示了其在學(xué)校管理工作中的地位，探討了學(xué)校開展檔案管理工作的必要性。希望以此為我國學(xué)校的檔案管理工作提供一定參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；作用；問題；解決思路

一、檔案管理工作所發(fā)揮的作用

學(xué)校檔案管理工作所發(fā)揮的作用主要體現(xiàn)在幾個方面：為學(xué)校的教學(xué)及科研行為提供充足的文檔支持；為老師教學(xué)提供了大量的實際參考案例；為在校學(xué)生樹立了可以學(xué)習(xí)的榜樣。

（一）檔案管理工作對學(xué)校整體管理的影響

學(xué)校管理、教學(xué)和科研工作的開展都離不開相關(guān)工作文檔的制定、修改與完善，而在學(xué)校的多年教學(xué)歷程中必然會積累大量的工作文件，這些工作文件前人智慧的結(jié)晶，同時也為后續(xù)學(xué)校管理、教學(xué)和科研工作的開展提供了珍貴的參考資料。在學(xué)校中開展檔案管理工作的目的是為了對學(xué)校管理、教學(xué)和科研行為所產(chǎn)生的原始資料、圖表及工作總結(jié)等進(jìn)行分類管理。檔案的分類處理減少了后續(xù)查閱資料時的甄選時間，可以讓學(xué)校工作人員快速的挑選出有參考價值的文件并為其工作提供有利的參考資料，最終使得學(xué)校的管理、教學(xué)和科研活動都進(jìn)入一個良性的循環(huán)狀態(tài)。

（二）檔案管理工作對教學(xué)工作的影響

學(xué)校積累的教學(xué)檔案是在學(xué)校多年發(fā)展歷程中所凝聚出的精華，是學(xué)校的重點管理對象之一。這些教學(xué)檔案包含了自學(xué)校成立以來的幾代教育工作者對教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)，同樣也包含了對不同類型學(xué)生的培養(yǎng)心得。對教學(xué)工作中所產(chǎn)生的文檔資料進(jìn)行分類管理和歸檔處理是教學(xué)工作所必須開展的一項工作。教學(xué)資料的檔案管理為學(xué)校教師提供了珍貴教學(xué)案例和不同類型學(xué)生的培養(yǎng)思路，使得青年教師在開展教學(xué)及科研工作時能夠更加得心應(yīng)手，同時也會大大的提升學(xué)校的整體教學(xué)水準(zhǔn)和科研水平。

（三）檔案管理工作對學(xué)生個人發(fā)展的影響

合理的開展檔案管理工作會同樣會對在校學(xué)生的個人發(fā)展產(chǎn)生重要影響，對學(xué)校前輩所取得的成績和研究成果進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄骺梢詾樵谛W(xué)生樹立正確的學(xué)習(xí)榜樣和努力的具體方向。宣傳時所需的資料主要自于學(xué)校的科學(xué)化檔案管理工作，在教育過程中可以對學(xué)生的個人資料進(jìn)行甄選，將具有代表性的資料進(jìn)行歸檔處理。學(xué)?？梢詫?yōu)秀學(xué)生的個人學(xué)習(xí)方法、心得和所取得的成果做成宣傳資料，將其錄入學(xué)校的網(wǎng)站或是張貼到學(xué)校的閱覽室之中，方便在校學(xué)生學(xué)習(xí)和了解并及時對自己的學(xué)習(xí)方法進(jìn)行糾正。合理的開展檔案管理工作可以為在校生的個人發(fā)展提供更多的參考資料。

（四）檔案管理工作對學(xué)校辦學(xué)水平的影響

檔案管理工作可以為學(xué)校的各個職能部門所需的參考資料，這些參考資料對于學(xué)校的整體管理和教育水平的提升具有深遠(yuǎn)影響，同時也從側(cè)面反映了學(xué)校辦學(xué)水平的高低。衡量學(xué)校辦學(xué)能力的好壞不應(yīng)僅限于學(xué)生升學(xué)率和學(xué)生獲獎率等指標(biāo)之上，更應(yīng)充分考慮學(xué)校的教學(xué)資料及檔案的管理工作水平。學(xué)校的教學(xué)資料包含了教師的教學(xué)計劃、大綱和主要授課內(nèi)容同時也記錄了教師對于個人教學(xué)工作的總結(jié)和教學(xué)工作中遇到的問題的思考，這些資料對于青年教師的培養(yǎng)具有重要作用，只要合理的運用好這些資料才能快速的提升學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，而運用好這些資料的前提則是對教學(xué)資料進(jìn)行合理的管理與歸檔。資料檔案的妥善管理會極大的方便教師的查閱和篩選，使其能及時的糾正教學(xué)思路中的不足。

二、學(xué)校檔案管理工作存在的問題

目前，我國學(xué)校檔案管理工作暴露出了一系列的問題。這些問題涉檔案管理思想、方式、硬件設(shè)施和人員專業(yè)素質(zhì)等多個方面，這些不足之處使得學(xué)校的檔案管理工作舉步維艱，極大的限制了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

（一）檔案管理思想淡泊

現(xiàn)階段檔案管理工作開展較好的學(xué)校主要集中在城市，縣城及農(nóng)村學(xué)校的檔案管理意識較差，偏遠(yuǎn)山村則基本沒有檔案管理的意識。有的學(xué)校僅將檔案管理工作看作是對學(xué)校教學(xué)資料的回收與處理，忽視了對教學(xué)資料的分類，也不能夠挖掘出檔案資料中對于未來教學(xué)工作具有指導(dǎo)意義的精華部分，使得檔案管理工作形同虛設(shè)。通過分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作開展不到位的地區(qū)主要是一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展較差的區(qū)域，這些地區(qū)的學(xué)校將人力、物力都放在教學(xué)之上，著眼于學(xué)生升學(xué)率的提升，忽視了檔案管理工作在提升教學(xué)水平方面所起的重要作用。這種重師資而輕管理的思想在一定程度上阻礙了教學(xué)水平的提升，不利于優(yōu)秀教學(xué)思路的教學(xué)方法的共享。

（二）檔案管理方式及硬件措施落后

我國大部分學(xué)校目前采用的檔案管理方式仍為單一的紙質(zhì)檔案管理方式，這種檔案管理方式較落后且不便于檔案的分類處理和后期檔案的查找，并且紙質(zhì)檔案不利于長期保存。與此同時，檔案管理的硬件措施也不夠完善，如紙質(zhì)文檔管理時的防潮、防火措施不夠到位；電子檔案管理時計算機的硬件水平較差等。這些不足都限制了檔案管理工作水平和工作質(zhì)量的提升。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

受檔案管理思想淡泊的影響，很多學(xué)校不愿意花費較高的薪酬去聘請專業(yè)的檔案管理人員，檔案的管理工作則主要依靠于學(xué)校各個學(xué)科的老師，而學(xué)校最終僅起到一個資料匯總的作用。這種檔案管理方式使得不同種類和學(xué)科的檔案編寫及歸類處理方式五花八門，因為教學(xué)資料的歸檔處理主要依靠各個學(xué)科和部門的老師且在編寫資料的時候沒有明確、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以最后上交到學(xué)校的歸檔資料必然千差萬別。這種檔案管理模式不僅浪費了教師教學(xué)時間，而且為不同類別檔案資料之間的分享與傳閱帶來困難。

三、檔案管理工作中存在問題的解決思路

針對于現(xiàn)階段檔案管理工作所面對的問題，其解決方法應(yīng)主要涉及兩個方面，既提升檔案管理工作的意識和改變檔案管理工作模式。

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時認(rèn)識到檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和教學(xué)水平提升方面所起的主要作用，積極促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的開展。學(xué)校應(yīng)建立專業(yè)、健全的檔案管理工作團(tuán)隊，明確檔案管理工作各個職能部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，使得檔案管理工作向?qū)I(yè)化發(fā)展。其次，學(xué)校應(yīng)完善傳統(tǒng)檔案管理模式中的缺陷，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫。將檔案管理模式由紙質(zhì)檔案管理模式向電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變，提升檔案管理工作的效率和所管理檔案的后期利用率。推動檔案管理工作的信息化和數(shù)據(jù)化進(jìn)程，使得管理之后的檔案能夠更好的運用于學(xué)校的教學(xué)及科研工作。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)水平及信息化水平的提升，檔案管理工作在學(xué)校的整體管理工作中所發(fā)揮的作用將會逐漸突出，檔案管理水平的高低將對學(xué)校的教學(xué)水平產(chǎn)生直接影響?，F(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題在一定程度上限制了學(xué)校的發(fā)展，而如何科學(xué)和合理的管理學(xué)校的各種檔案資料將是學(xué)校發(fā)展過程中所面臨的一大難題。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙麗華.淺談高校檔案管理創(chuàng)新[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報，2008，02：128-129.

[2]宮煜.新時期學(xué)校檔案工作的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008，13：193-194.