吳秋寒　張鐸

[摘要]在現(xiàn)代社會(huì)中，高等院校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)等方面的重要職責(zé)。高校行政管理部門在學(xué)校的所有教學(xué)、科研工作中起著承上啟下的作用，它的有效運(yùn)轉(zhuǎn)直接關(guān)系到學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)的高等教育事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，但高校的行政管理水平仍存在一些問(wèn)題，在一定程度上不利于現(xiàn)代大學(xué)的建立。本文試圖綜合運(yùn)用多種研究手段，探討當(dāng)前我國(guó)高校行政管理部門的工作效能現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，并基于實(shí)地調(diào)研的結(jié)果，嘗試提出了一些具體解決對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]高校；機(jī)關(guān)；效能建設(shè)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201535136

1研究背景以及意義

當(dāng)前，隨著教育綜合領(lǐng)域改革的不斷深入、高校招生人數(shù)的不斷增加，以及國(guó)際教育交流合作的日益頻繁，高校社會(huì)影響力的日益擴(kuò)大，尤其是黨的十八屆三中全會(huì)關(guān)于提高治理能力和治理體系現(xiàn)代化目標(biāo)的提出，更是對(duì)高校機(jī)關(guān)工作提出了新的挑戰(zhàn)。高校機(jī)關(guān)效能建設(shè)，是指高校行政機(jī)關(guān)在合理運(yùn)用科學(xué)的管理方式、方法，制定一系列調(diào)整、改革或創(chuàng)設(shè)相關(guān)制度規(guī)范，實(shí)施、整合高校內(nèi)外資源，調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)工作人員的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)其優(yōu)化配置的管理活動(dòng)。S大學(xué)是一所具有悠久辦學(xué)歷史和光榮辦學(xué)傳統(tǒng)的學(xué)府，但從加快建設(shè)一流大學(xué)的目標(biāo)來(lái)看，S大學(xué)校機(jī)關(guān)還有不少值得引起注意的問(wèn)題。課題組以“S大學(xué)機(jī)關(guān)效能建設(shè)”為主題，深入學(xué)校各機(jī)關(guān)職能部門、各學(xué)院及直屬單位，在全校機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)關(guān)工作人員、任課教師和學(xué)生中，通過(guò)個(gè)別訪談、問(wèn)卷調(diào)查等形式，進(jìn)行定性和定量分析研究，初步形成本調(diào)查報(bào)告。

2研究的方法與具體實(shí)施過(guò)程

根據(jù)上述S校的具體情況，課題組制定并實(shí)施了具有針對(duì)性的調(diào)研計(jì)劃，并在實(shí)施過(guò)程中隨著研究的逐步推進(jìn)對(duì)已有計(jì)劃進(jìn)行了相關(guān)的修繕。在整個(gè)研究過(guò)程中，主要采用了問(wèn)卷調(diào)查法與訪談法。

21問(wèn)卷調(diào)查

根據(jù)研究目標(biāo)，課題組確定了問(wèn)卷調(diào)查的具體實(shí)施方法，采用整群抽樣的方式，共發(fā)放問(wèn)卷200份，最終得到有效問(wèn)卷176份，其中專業(yè)教師問(wèn)卷32份，行政教輔人員問(wèn)卷22份，學(xué)生問(wèn)卷122份，分布于多個(gè)行政部門與學(xué)院，借助專門的調(diào)查工具“問(wèn)卷星”實(shí)施問(wèn)卷調(diào)查。

22訪談

由于問(wèn)卷調(diào)查不夠靈活，不能充分體現(xiàn)被測(cè)試者的態(tài)度，無(wú)法取得深層次的信息等缺陷，我們?cè)谶M(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查的同時(shí)也針對(duì)一些代表性較強(qiáng)的群體進(jìn)行了訪談。訪談實(shí)施過(guò)程中采用結(jié)構(gòu)化訪談，主要訪談對(duì)象為本科生（7位）、研究生（5位）、專任教師（6位）、行政工作人員（6位）。通過(guò)訪談，在問(wèn)卷的基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入了解了我校行政部門的工作開展?fàn)顩r與學(xué)校不同人群對(duì)我校行政工作效能的建議與看法。

3研究結(jié)果與建議

31S大學(xué)校部機(jī)關(guān)效能的現(xiàn)狀

311管理體制機(jī)制不夠完善，導(dǎo)致辦事效率不高

近年來(lái)，為提高工作效能，S大學(xué)逐步完善大學(xué)章程，對(duì)原有的規(guī)章管理制度進(jìn)行“廢、改、立”，將機(jī)關(guān)工作制度上網(wǎng)上墻，公開管理制度、規(guī)范管理流程，取得了一定的效果。但總體而言，受到傳統(tǒng)管理理念的制約和保守思想的束縛，在體制和機(jī)制方面，還有許多不夠完善的地方。比如具體工作中，往往因循守舊，按部就班，制度建設(shè)和實(shí)際操作過(guò)程中不能及時(shí)更新，從而導(dǎo)致辦事效率不高。

312工作實(shí)績(jī)和崗位考核不聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致精神面貌不佳

根據(jù)現(xiàn)有人事考核機(jī)制分教師崗和管理崗，教師崗的考核指標(biāo)以科研和教學(xué)為基準(zhǔn)，比較明確和量化，而機(jī)關(guān)管理人員考核指標(biāo)相對(duì)比較模糊，不夠量化，考核優(yōu)秀也有指標(biāo)限制，在考評(píng)時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)考慮平衡的因素，采用考核優(yōu)秀輪流制。平時(shí)表現(xiàn)與年終考評(píng)不聯(lián)動(dòng)、不掛鉤，必然會(huì)造成整體機(jī)關(guān)工作人員精神面貌不佳的現(xiàn)象。

313部門間協(xié)調(diào)溝通不及時(shí)，導(dǎo)致推諉扯皮、執(zhí)行不力

一般情況下，機(jī)關(guān)部門在條線上的工作如果僅僅涉及本部門、單一性質(zhì)的工作都能及時(shí)處理。但是條線上的工作一旦涉及需要其他部門協(xié)調(diào)合作的，目前都需要由分管領(lǐng)導(dǎo)召集組織召開協(xié)調(diào)會(huì)。如果沒(méi)有召開協(xié)調(diào)會(huì)，相關(guān)工作開展就比較困難，而相關(guān)部門之間溝通不及時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)互相扯皮、互相推諉的現(xiàn)象，執(zhí)行不力，將會(huì)直接影響到工作的效率。因此，機(jī)關(guān)各部門之間的協(xié)調(diào)與配合默契程度，在一定程度上影響了整體的工作效率。

314人員培訓(xùn)晉升與人才素質(zhì)要求不匹配，導(dǎo)致創(chuàng)新開拓不足

隨著高等教育體制改革的推進(jìn)，高校對(duì)師資隊(duì)伍的要求日益顯現(xiàn)，也加大了不少投入力度，但學(xué)校對(duì)機(jī)關(guān)管理人員的培訓(xùn)重視程度不夠，對(duì)其培訓(xùn)晉升機(jī)制相對(duì)滯后。機(jī)關(guān)管理人員多來(lái)自于不同專業(yè)，很多管理人員對(duì)日常工作僅憑借以往經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏理論指導(dǎo)。機(jī)關(guān)人員相對(duì)滯后的觀念、業(yè)務(wù)水平，使得人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和開拓精神，大大影響了機(jī)關(guān)效能的提升。

32影響S大學(xué)校機(jī)關(guān)效能的主要原因

321思想認(rèn)識(shí)有偏差，服務(wù)意識(shí)不明顯

長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)校機(jī)關(guān)管理沿襲了計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制遺留下來(lái)的傳統(tǒng)的行政管理方式，把機(jī)關(guān)工作作為一種謀生手段，但在管理工作過(guò)程中，我校部分行政工作人員仍沒(méi)有做好“由管理轉(zhuǎn)向服務(wù)”的心理準(zhǔn)備，思想認(rèn)識(shí)上產(chǎn)生偏差，服務(wù)意識(shí)不明顯，或多或少存在官本位的思想。同時(shí)，由于機(jī)關(guān)工作內(nèi)容相對(duì)單一而枯燥，同樣的事情一天處理好多次，因此在思想上也產(chǎn)生了倦怠的心理，對(duì)機(jī)關(guān)效能的提升形成了阻力。

322缺乏整體協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和信息反饋機(jī)制

學(xué)校許多重大活動(dòng)經(jīng)常會(huì)涉及多個(gè)部門共同完成工作和任務(wù)，由于不同部門分屬于不同分管領(lǐng)導(dǎo)管理范疇，碰到重大活動(dòng)，即便有負(fù)責(zé)的相關(guān)部門牽頭，但每個(gè)部門都有自己的工作條線，工作事務(wù)都比較繁忙，牽頭部門礙于面子問(wèn)題，也不好意思督促其他部門配合其工作的開展，阻礙了效能的提升。缺乏相關(guān)的溝通與反饋機(jī)制，在具體操作過(guò)程中，溝通渠道的不暢通是造成效能不高的直接原因。

323缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制

近年來(lái)，高校的分配制度向教學(xué)科研傾斜力度較大，行政管理人員的待遇達(dá)不到一般教師的平均水平，與教授、副教授的收入更是相去甚遠(yuǎn)，這種現(xiàn)象影響到了部分高校行政管理人員的自我認(rèn)同感，導(dǎo)致部分行政人員無(wú)法潛心研究工作、缺乏服務(wù)精神等現(xiàn)象。同時(shí)，由于學(xué)校屬于特殊單位，職工都有著較高的社會(huì)地位，監(jiān)督機(jī)制往往流于形式化和表面化，缺乏有效的激勵(lì)和監(jiān)督機(jī)制，必將導(dǎo)致辦事拖沓、人浮于事等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

33加強(qiáng)我校機(jī)關(guān)效能建設(shè)的對(duì)策與建議

331明確角色定位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

高校機(jī)關(guān)部門的責(zé)任是圍繞學(xué)校的中心工作。從根本上說(shuō)提升高校機(jī)關(guān)效能就是要轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)角色，建設(shè)服務(wù)型機(jī)關(guān)，在為基層和師生員工做好服務(wù)中實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的管理。充分發(fā)揮機(jī)關(guān)黨委在機(jī)關(guān)職工思想建設(shè)方面的作用，以機(jī)關(guān)黨員帶動(dòng)處室內(nèi)其他人員，通過(guò)組織生活會(huì)、提高行政效能專題培訓(xùn)、學(xué)習(xí)相關(guān)文件和規(guī)章制度等多種活動(dòng)，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)理念，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。

332加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)綜合實(shí)力

高校行政管理工作有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須高度重視機(jī)關(guān)隊(duì)伍建設(shè)，提高機(jī)關(guān)管理人員的整體素質(zhì)。第一，建設(shè)學(xué)習(xí)型組織。營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，積極開拓本部門工作的專題研討，強(qiáng)化機(jī)關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)。第二，注重培養(yǎng)機(jī)關(guān)工作人員創(chuàng)新思維。如編制《部門事務(wù)百事通》等相關(guān)制度文件，定期向師生講解學(xué)校相關(guān)工作的辦理流程等。第三，健全激勵(lì)機(jī)制。實(shí)施績(jī)效考評(píng)，把學(xué)校考核和部門考核結(jié)合起來(lái)；尊重機(jī)關(guān)工作人員的成長(zhǎng)和多樣性的需求，調(diào)動(dòng)其積極性，最終提高工作效能。

333建立高效規(guī)范的工作制度和運(yùn)行機(jī)制，強(qiáng)化制度落實(shí)

制度是效能建設(shè)的根本，要把制度建設(shè)貫徹于機(jī)關(guān)效能建設(shè)的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。逐步實(shí)現(xiàn)以制度管人管事，并且根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展變化及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂完善。第一，要根據(jù)學(xué)校改革和發(fā)展需要，適時(shí)地調(diào)整部門設(shè)置、結(jié)構(gòu)和人員。把人、財(cái)、物、信息等管理部門整合成一個(gè)有序、高效的管理系統(tǒng)。第二，形成以制度管人管事的機(jī)制。制定有章可循、透明公正的規(guī)章制度和工作程序，通過(guò)規(guī)章制度上墻、印制備案材料等形式，真正做到管理為教學(xué)服務(wù)、為科研服務(wù)、為師生服務(wù)。第三，強(qiáng)化制度的監(jiān)督機(jī)制。開展民主評(píng)議機(jī)關(guān)作風(fēng)活動(dòng)，通過(guò)行風(fēng)評(píng)議、同行評(píng)議等措施，不斷完善評(píng)議機(jī)制和辦法。

334加強(qiáng)高校機(jī)關(guān)文化建設(shè)，促進(jìn)高校向信息化和辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變

高校機(jī)關(guān)效能建設(shè)要營(yíng)造一種先進(jìn)的機(jī)關(guān)組織文化，積極發(fā)揮高校內(nèi)部各種團(tuán)體與組織的作用，通過(guò)各種活動(dòng)，增強(qiáng)各部門之間的溝通和聯(lián)系，為和諧的機(jī)關(guān)工作氛圍創(chuàng)造條件。如積極開展支部活動(dòng)，啟動(dòng)教工黨支部與學(xué)生班團(tuán)支部、奉賢校區(qū)與徐匯校區(qū)支部結(jié)對(duì)活動(dòng)等。同時(shí)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，大力推進(jìn)機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)；充分利用學(xué)校計(jì)算機(jī)專業(yè)優(yōu)勢(shì)資源，構(gòu)建網(wǎng)上公文交換系統(tǒng)、網(wǎng)上辦事系統(tǒng)等新型辦事平臺(tái)。

4結(jié)論

總之，機(jī)關(guān)效能建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，需要?jiǎng)訂T全體師生，有效動(dòng)員校內(nèi)外的各種資源，在這一過(guò)程中，必然會(huì)遇到種種困難，也會(huì)不可避免的涉及一些利益沖突。但在高等教育大眾化的今天，我們必須正視工作中的困難，努力提高高校行政部門的工作效率與服務(wù)意識(shí)，有效履行大學(xué)職能。

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