李安琦 陸煒妮

【摘要】對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，科研已經(jīng)成為決定其競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展的重要指標(biāo)。高校的科研秘書(shū)是科研部門(mén)和各系部教師以及科研人員溝通聯(lián)系的橋梁，對(duì)科研業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用。

【關(guān)鍵詞】科研 秘書(shū) 高校

【基金項(xiàng)目】2014年?yáng)|莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院教改重點(diǎn)項(xiàng)目“計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)專(zhuān)業(yè)科研與服務(wù)質(zhì)量管理工程建設(shè)”。

【中圖分類(lèi)號(hào)】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）03-0023-01

高校之間的競(jìng)爭(zhēng)日益表現(xiàn)為由教學(xué)質(zhì)量、科研水平和服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力為核心要素形成的內(nèi)涵實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)。出不了科研精品的高校，是缺乏競(jìng)爭(zhēng)力的?？蒲幸龀晒?，配套的科研管理必須跟得上。高校的科研秘書(shū)是科研部門(mén)和各系部教師以及科研人員溝通聯(lián)系的橋梁，對(duì)科研業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用。

一、高?？蒲泄芾淼奶攸c(diǎn)

科研管理涉及到對(duì)科研人員從項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目實(shí)施到項(xiàng)目完成的全過(guò)程管理，要遵循科研活動(dòng)的規(guī)律，通過(guò)對(duì)眾多變量因素的協(xié)調(diào)，創(chuàng)造一個(gè)適合科研開(kāi)展的平臺(tái)，使參與者的能量得到最大程度的釋放，使科研活動(dòng)順利開(kāi)展?？蒲泄芾砉ぷ鞯囊粋€(gè)顯著的特點(diǎn)在于它是一個(gè)動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)，其本身是由眾多變量組成的；科研管理者和被管理者的關(guān)系也是多樣的：有部門(mén)之間的關(guān)系、有項(xiàng)目實(shí)施和學(xué)科建設(shè)的關(guān)系等。這諸多的矛盾關(guān)系只有通過(guò)不斷協(xié)調(diào)、服務(wù)才能解決，因此科研管理又是一項(xiàng)集服務(wù)、策劃和協(xié)調(diào)于一體的活動(dòng)。高校的科研管理還有其獨(dú)特殊之處：其管理對(duì)象是高校教師，每個(gè)人有其擅長(zhǎng)的研究領(lǐng)域，有配套的各項(xiàng)社會(huì)資源，往往在具體的科研活動(dòng)中處于中心地位。院系科研秘書(shū)作為連接各級(jí)科研管理機(jī)構(gòu)與院系老師間的橋梁，一方面無(wú)法像科研部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)一樣站在學(xué)科前沿，把握學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，也很難具有教師同樣深厚的學(xué)術(shù)功底，親自從事科研活動(dòng)。他們有著自身獨(dú)特的角色定位。

二、科研秘書(shū)的角色定位

首先，科研秘書(shū)的權(quán)限和分工決定了科研秘書(shū)是管理者與服務(wù)者的對(duì)立統(tǒng)一。服務(wù)性是科研秘書(shū)的首要屬性，服務(wù)者是科研秘書(shū)要扮演的首要角色?？蒲忻貢?shū)的工作范圍涉及各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)工作的權(quán)限，工作內(nèi)容涉及服務(wù)各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)工作的需要，工作領(lǐng)域涉及各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)工作的對(duì)象，需要全力為各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)要為院系教師的科研活動(dòng)提供周到詳盡的服務(wù)和支持。作為重要的中間橋梁，院系科研秘書(shū)服務(wù)的水平直接影響到科研的質(zhì)量和數(shù)量，也關(guān)系到科研管理機(jī)構(gòu)的形象和效率。

科研秘書(shū)在提供服務(wù)的同時(shí)，還需要懂得相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)院系科研參與者的科研活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)和管理。在科研管理的過(guò)程中，不僅要遵循規(guī)章程序，確定合理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)指導(dǎo)、規(guī)范自身的行為，還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)科研管理中的漏洞和問(wèn)題，提出合理的建議和解決方案來(lái)推進(jìn)科研管理體系的完善。

第二，職責(zé)運(yùn)行的環(huán)節(jié)決定了科研秘書(shū)既是協(xié)調(diào)者也是監(jiān)督者。院系科研秘書(shū)在科研管理科層中處于中間位置，在各科研管理機(jī)構(gòu)與院系老師之間發(fā)揮著重要的中介橋梁作用?？茖咏M織的效率取決于各個(gè)層級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)順暢度，有效地溝通和協(xié)調(diào)也是科研秘書(shū)的重要職責(zé)，扮演著協(xié)調(diào)者的角色?？蒲泄芾頇C(jī)構(gòu)的決策形成后，科研秘書(shū)要及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)各項(xiàng)信息；各院系基層組織，執(zhí)行者對(duì)于某一科研決定不理解或遇到困難時(shí)，科研秘書(shū)要認(rèn)真做好解釋說(shuō)明和信息反饋的工作，全力為老師解決各種問(wèn)題和困難；當(dāng)院系教師與科研機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)和處理問(wèn)題意見(jiàn)不一致時(shí)，科研秘書(shū)要充分發(fā)揮其協(xié)助職責(zé)，化解矛盾，理順關(guān)系，解決問(wèn)題。總之，院系科研秘書(shū)是各院系老師和各級(jí)科研管理部門(mén)之間的橋梁和信息傳遞員，是具體科研問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)者和初步解決者，是完成各級(jí)科研管理機(jī)構(gòu)下達(dá)的科研事務(wù)的督促者和監(jiān)督者。

第三，科研秘書(shū)除了做好科研管理機(jī)構(gòu)與院系老師之間的溝通和協(xié)調(diào)工作之外，還肩負(fù)著對(duì)具體的科研事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和反饋的職責(zé)。科研秘書(shū)不僅協(xié)助各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)執(zhí)行各項(xiàng)決定，為他們擋開(kāi)瑣碎事務(wù)，集中精力開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)與決策。此外，他們還上傳下達(dá)學(xué)院各項(xiàng)科研事務(wù)、檢查督促執(zhí)行情況，實(shí)事求是地向以上各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)反饋信息和提出建議，客觀上促進(jìn)了科研管理的進(jìn)一步完善。

總之，溝通協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)是高校院系科研秘書(shū)的重要職責(zé)?？蒲忻貢?shū)既是上傳下達(dá)，溝通科研事務(wù)的“橋梁”，又是為科研主體，為教師提供有效科研服務(wù)，并對(duì)其科研工作進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)的“質(zhì)量監(jiān)控員”。

三、科研秘書(shū)的素質(zhì)要求

科研秘書(shū)主要從事科研計(jì)劃、科技資料、科技成果的管理及科研項(xiàng)目的申報(bào)、科研工作的總結(jié)等工作，尤其要做好科技信息的收集、分類(lèi)、匯總、分析處理、流通等工作。因此為了能夠成功地把握自身角色定位的權(quán)限分工和角色職責(zé)的轉(zhuǎn)換，這就對(duì)科研秘書(shū)自身的素質(zhì)、能力提出了較高的要求。

對(duì)于具體的院系科研管理工作而言，科研秘書(shū)是個(gè)具有敏銳洞察力，具有相當(dāng)學(xué)術(shù)水平的內(nèi)當(dāng)家。作為各級(jí)科研領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的工作助手，科研秘書(shū)除了字要寫(xiě)得好，文章要流暢以及熟練掌握電子計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技術(shù)之外，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識(shí)，跟蹤本研究領(lǐng)域的最新科技信息，不能浮在表面，說(shuō)外行話，要深入實(shí)際做行家里手。

科研秘書(shū)是各級(jí)科研管理機(jī)構(gòu)與科技人員聯(lián)系的中介環(huán)節(jié)，上要處理好與上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，做到政令暢通，下要面對(duì)各基層課題組，做到下情上達(dá)。因此，對(duì)于溝通平衡左右、上下關(guān)系，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)關(guān)系而言，科研秘書(shū)是個(gè)學(xué)識(shí)豐富、處事坦然、不卑不亢的外交家。說(shuō)話辦事要有節(jié)有度，待人接物應(yīng)周到細(xì)致，對(duì)上要尊敬各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和老專(zhuān)家，虛心好學(xué)，積極主動(dòng)，即使有時(shí)受點(diǎn)委屈，也要忍耐，事后再耐心解釋?zhuān)蟮谜徑?；?duì)下，即對(duì)于各院系老師，特別是科研經(jīng)驗(yàn)不足的老師而言，更要耐心細(xì)致，做到平心靜氣，幫助他們切實(shí)解決實(shí)際困難；對(duì)外，即對(duì)于兄弟院系，特別是他國(guó)研究機(jī)構(gòu)以及外來(lái)歸國(guó)學(xué)者而言，科研秘書(shū)除了具備良好的口才之外，還要不斷提高外語(yǔ)水平，尤其是口語(yǔ)水平，以適應(yīng)日益頻繁的外事活動(dòng)需要。

隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，為了促進(jìn)科研管理科層制的有效、高速運(yùn)行，以確保科研成果如質(zhì)如量的生成，及時(shí)更新院系科研秘書(shū)自身的服務(wù)勢(shì)在必行。