畢麗艷

[摘 要]在當(dāng)前檔案管理工作數(shù)字化的管理趨勢(shì)下，國(guó)土資源的業(yè)務(wù)檔案也實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理有利亦有弊，然而，檔案管理的數(shù)字化信息化又是檔案管理發(fā)展與進(jìn)步。利用數(shù)字檔案管理國(guó)土資源的相關(guān)業(yè)務(wù)信息就要充分發(fā)揮數(shù)字檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處，克服其的缺點(diǎn)，將國(guó)土資源基于數(shù)字化的檔案管理工作推向制度化、規(guī)范化與系統(tǒng)化。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化檔案管理；管理效率；信息化管理

基于數(shù)字化的檔案管理工作是指利用信息技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸、共享以及銷毀的管理過(guò)程。數(shù)字化檔案管理是檔案管理信息化的產(chǎn)物，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的時(shí)代促使檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，檔案信息要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理必然要依賴于信息技術(shù)的發(fā)展。然而，數(shù)字化檔案管理雖然是科學(xué)進(jìn)步的表現(xiàn)，適合社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，但是它本身也具有一些缺點(diǎn)。那么，數(shù)字檔案管理工作應(yīng)做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，即數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)充分利用，而將電子檔案的缺點(diǎn)克服掉。

一、基于數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.提高了檔案管理效率。檔案的管理工作主要包括歸檔、驗(yàn)收、保管、提供利用等內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理時(shí)，每一項(xiàng)工作的完成都必須通過(guò)人工，手動(dòng)的查找，然后記錄，并手動(dòng)的歸位存檔，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)查閱時(shí)，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國(guó)土資源的業(yè)務(wù)工作較多，因此，檔案的數(shù)量的也較多，復(fù)雜程度也較多，管理工作就變得異常復(fù)雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有管理效率低的缺點(diǎn)。而電子檔案管理依托與信息技術(shù)，無(wú)論對(duì)檔案進(jìn)行哪些工作，只需要在系統(tǒng)中點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕即可，其管理效率大大提高。

2.豐富的檔案管理的類型。傳統(tǒng)的檔案管理只能保存紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔對(duì)于信息的存儲(chǔ)具有很大的局限性。而基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)檔案管理類型的多樣化。國(guó)土資源業(yè)務(wù)方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對(duì)于比較重要的國(guó)土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對(duì)信息的描述也是不一樣，顯然比紙質(zhì)文件保存的信息更具有說(shuō)服力，更有保存價(jià)值。

二、電子檔案管理的缺點(diǎn)

1.存儲(chǔ)時(shí)間短，容易被破壞。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器上，存儲(chǔ)時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)時(shí)間相比短很多。紙質(zhì)的檔案信息存儲(chǔ)，如果不發(fā)生火災(zāi)等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環(huán)境因素，保存期限長(zhǎng)達(dá)幾十年甚至上百年。然而電子存儲(chǔ)器中光盤的存儲(chǔ)時(shí)間理論上只有20年，并且它有存儲(chǔ)還會(huì)受到磁場(chǎng)等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲(chǔ)器上的信息卻有可能由于操作的操作不當(dāng)而被刪除。

2.保密管理的難度加大。檔案信息的管理一項(xiàng)的重要職責(zé)就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)還可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案的保密工作，如果沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)，或者是檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置存在問(wèn)題，那么，檔案信息的保密工作就不易實(shí)現(xiàn)。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息來(lái)說(shuō)，它是具有一定的保密級(jí)別的，這就為基于數(shù)字化的管理系統(tǒng)提出了規(guī)范、安全管理的更高要求。

3.依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它也必須依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)上才能實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理。那么，這就意味著它不能脫離計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行工作，這就要求國(guó)土資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)要具備較好的計(jì)算機(jī)硬件條件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還要有熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與調(diào)閱可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的管理，因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能就必須是可靠的，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的，但是這種完全依賴于計(jì)算機(jī)的做法也是它的缺點(diǎn)。

三、基于數(shù)字化的國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作如何揚(yáng)長(zhǎng)避短

1.存儲(chǔ)制度應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短。對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理時(shí)，要充分的發(fā)揮數(shù)字電子檔案易于存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)多處類型文件的存儲(chǔ)并且存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)。而要克服掉存儲(chǔ)時(shí)間短，數(shù)據(jù)容易被破壞的缺點(diǎn)。可以建立一個(gè)完善的數(shù)字檔案存儲(chǔ)制度，將國(guó)土資源的業(yè)務(wù)相關(guān)信息的數(shù)字檔案分成幾個(gè)存儲(chǔ)等級(jí)，再按存儲(chǔ)等級(jí)的不同分別備份多個(gè)文件，送交不同部門進(jìn)行管理。對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)的信息要定期進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取錯(cuò)誤，一定要及時(shí)的采取補(bǔ)救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸姆椒ā?shù)字檔案的存放也要定期的進(jìn)行檢查，除了基本的檢查外，還要對(duì)磁化環(huán)境進(jìn)行檢查。

2.保密管理應(yīng)避短。數(shù)字檔案的保密管理是其管理內(nèi)容的一大難題。由于采用數(shù)字檔案管理方式，很多單位都會(huì)將大量的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，大量的、數(shù)量繁多的信息進(jìn)行管理起來(lái)十分不方便，如果沒(méi)有信息管理系統(tǒng)的使用，其保密性必然受到影響。加強(qiáng)電子檔案的保密管理，首當(dāng)其沖的就是建立數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，還地專機(jī)專用。其次是要制定嚴(yán)格的查閱制度，對(duì)于越權(quán)查閱的行為堅(jiān)決的制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重與否提高批評(píng)建議。

3.檔案中的管理內(nèi)容要適宜。數(shù)字檔案的管理數(shù)量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，但是不能將所有的數(shù)據(jù)不做甄別與挑選，一股腦的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)器上。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息而言，如前面所述，存儲(chǔ)的內(nèi)容多、全面有有利的一面，但是也要依據(jù)一定的規(guī)則，數(shù)字檔案的管理內(nèi)容也要做到適宜，既內(nèi)容要具有存儲(chǔ)的價(jià)值，數(shù)量也要適宜，無(wú)論信息社會(huì)如何發(fā)達(dá)，電子存儲(chǔ)容量也是不斷擴(kuò)充，但是總不能把所有的過(guò)去全部記錄下來(lái)，總不能把工作中的一切都記錄下來(lái)。因此，檔案內(nèi)容的選擇工作還是必須要進(jìn)行的環(huán)節(jié)。

4.檔案的銷毀工作要規(guī)范。數(shù)字檔案信息如果存儲(chǔ)的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數(shù)字檔案的銷毀工作一定要規(guī)范，制定出嚴(yán)格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

四、結(jié)語(yǔ)

國(guó)土資源的檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是眾多單位面臨的一個(gè)共同的議題，上面分析的數(shù)字檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，也是眾多檔案管理工作中都會(huì)遇到的問(wèn)題。基于數(shù)字化的檔案管理雖是社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)，但是，適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的情況下克服其缺點(diǎn)，才能利用好信息技術(shù)，讓信息技術(shù)為我們的工作與生活服務(wù)。

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