姚潔

摘要：煤化工是典型的資金和技術(shù)密集型項目，需要采購大量的設(shè)備物資，很多重要設(shè)備物資需要從國外進(jìn)口，進(jìn)口物資采購成為煤化工項目管理的重點，貫穿于項目建設(shè)的始終，對項目的成敗發(fā)揮關(guān)鍵作用。隨著煤化工企業(yè)經(jīng)營成本的不斷增加和產(chǎn)品價格的調(diào)整，煤化工行業(yè)面臨著激烈的市場競爭，要想在市場競爭中提高核心競爭力，就需要煤化工企業(yè)不斷提高進(jìn)口物資采購水平，降低經(jīng)營成本，促進(jìn)煤化工企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展。文章對煤化工項目進(jìn)口物資采購管理存在的問題與策略進(jìn)行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：煤化工項目；進(jìn)口物資；采購管理

一、煤化工項目進(jìn)口物資采購的重要性

近年來，我國煤化工行業(yè)獲得了長足的進(jìn)步，逐步走向高科技、低污染、低消耗的可持續(xù)性發(fā)展道路，由原來粗放型經(jīng)營模式向節(jié)約型發(fā)展過渡。物資采購工作是煤化工項目管理的核心部分，對于節(jié)約經(jīng)營成本、保證物資質(zhì)量、提高企業(yè)效益有著重要作用。首先，優(yōu)化進(jìn)口物資采購管理可以保證煤化工項目的順利進(jìn)行，煤化工生產(chǎn)是一個連續(xù)消耗物資的過程，如果出現(xiàn)設(shè)備物資、材料物資等短缺情況，尤其是一些進(jìn)口的、重要的物資出現(xiàn)短缺，煤化工企業(yè)很難及時采購，給生產(chǎn)帶來極大的損失。因此煤化工必須重視物資采購工作。其次，降低企業(yè)采購成本。在煤化工項目中，有大約70%的成本來自于物資消耗，提高物資采購水平是煤化工行業(yè)加強(qiáng)成本控制、降低物資消耗、提高企業(yè)利潤的重要措施。第三，降低煤化工企業(yè)的庫存量。隨著市場競爭的日益激烈，煤化工企業(yè)要提高資金運(yùn)用的效率。以往大量的物資庫存不僅沉淀了大量的資金，降低了資金使用效率。而且也容易導(dǎo)致物資材料的過時和損壞，給企業(yè)帶來不必要的損失。第四，優(yōu)化煤化工項目物資采購是煤化工行業(yè)物資信息化管理的需要。煤化工項目進(jìn)口物資采購涉及到方方面面，而且環(huán)節(jié)多、流程長，受國際市場影響較大，如果沒有有效的信息化物資管理手段，會造成物資采購的低效率和無序化。最后，有利于企業(yè)形象的維護(hù)。煤化工企業(yè)屬于國有企業(yè)，是我國能源產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。煤化工項目的進(jìn)口物資采購需要和國際市場打交道，其物資采購水平代表著中國企業(yè)在國際上的形象。如果煤化工企業(yè)采購無序、水平低下，不僅損害了企業(yè)利益，也嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)形象。

二、煤化工項目進(jìn)口物資采購管理中存在的問題

（一）采購計劃制定不合理

采購計劃制定的是否合理直接關(guān)乎到物資采購的效率，煤化工企業(yè)眾多，企業(yè)對進(jìn)口物資采購的需求存在很大的相似性。但由于缺乏統(tǒng)一的采購計劃，造成各公司獨(dú)立采購的現(xiàn)象比較普遍，不能形成規(guī)模化采購，造成物資采購價格居高不下，無法形成價格優(yōu)勢。很多煤化工企業(yè)采購計劃編制方法過時，以保生產(chǎn)為主要目的，沒有兼顧到庫存、采購和供應(yīng)之間的關(guān)系，經(jīng)常導(dǎo)致企業(yè)物資采購不合理，造成企業(yè)庫存增加，降低了資金使用效率。另外，煤化工企業(yè)在制定采購計劃時，沒有進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，大多根據(jù)以往的物資采購計劃來制定，信息來源比較單一，滯后于煤化工行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實情況，制定的物資采購計劃缺乏科學(xué)性和操作性。

（二）物資采購人員素質(zhì)和能力欠缺

煤化工項目物資采購質(zhì)量與采購人員素質(zhì)和能力有很大關(guān)系。煤化工進(jìn)口物資采購程序復(fù)雜，尤其涉及到清關(guān)過程，對采購人員報關(guān)知識和經(jīng)驗的要求比較高，但有的煤化工進(jìn)口物資采購人員大多商務(wù)出身，不具備物資采購的專業(yè)知識，也不熟悉所采購物資的性能，無法甄別所采購物資的質(zhì)量，不了解國際物資市場的價格變化，給采購工作帶來很大阻礙，不能滿足現(xiàn)代進(jìn)口物資采購的需要；有的煤化工企業(yè)不重視進(jìn)口物資采購工作，為了節(jié)省企業(yè)人力成本，對采購部門的投入較少，有時一個項目最多配置兩個采購人員，采購人員工作負(fù)擔(dān)較重，在物資采購時不能做到貨比三家、認(rèn)真篩選，而是隨意采購距離較近的物資，導(dǎo)致一些價格虛高、質(zhì)量低下的物資被采購進(jìn)來。

（三）采購信息化程度低

近年來，煤化工行業(yè)加強(qiáng)了物資采購的信息化建設(shè)，開發(fā)了物資采購供應(yīng)管理的信息系統(tǒng)，共享物資供應(yīng)信息，提高了物資采購效率。但整個信息化系統(tǒng)的開發(fā)程度依然比較低，從煤化工項目的物資采購計劃制定到進(jìn)口物資的采購到最終進(jìn)口物資的入庫和領(lǐng)用，整個采購流程并不能在信息系統(tǒng)中進(jìn)行操作，以書面形式提交的用料計劃、采購合同、出庫單等十分普遍，工作人員將書面材料的信息輸入到系統(tǒng)中去，大量的采購數(shù)據(jù)都是采購人員來完成的，整個過程費(fèi)時、費(fèi)力，工作效率不高。

（四）供應(yīng)商管理存在問題

首先，煤化工項目生產(chǎn)比較復(fù)雜，需要大量的物資材料。與其他項目物資采購不同，煤化工項目很多關(guān)鍵性設(shè)備都是專利設(shè)備，供應(yīng)商很少，給采購增加了難度。其次，對供應(yīng)商缺乏全面、合理的評價。目前，煤化工企業(yè)普遍缺乏科學(xué)、合理的進(jìn)口物資供應(yīng)商評價體系，評價指標(biāo)也比較單一，過于重視價格因素，沒有兼顧供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)、服務(wù)水平和交易效率等因素，導(dǎo)致一些實力強(qiáng)、信譽(yù)高的供應(yīng)商被拒之門外，卻與一些實力不強(qiáng)、信譽(yù)不高、物資價格較低的小供應(yīng)商開展合作關(guān)系，由于小供應(yīng)商實力有限，導(dǎo)致在合作過程中出現(xiàn)難以預(yù)見的困難和問題。最后，煤化工企業(yè)和供應(yīng)商之間缺乏長期合作關(guān)系，二者之間更多的是對立和博弈的關(guān)系，缺乏長期戰(zhàn)略合作意識。

（五）采購部門設(shè)置不到位

首先，煤化工項目管理部門與采購部門的職能存在交叉和混淆的問題，經(jīng)常出現(xiàn)不同部門之間代行職責(zé)的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題則相互推諉，導(dǎo)致進(jìn)口物資采購工作出現(xiàn)多頭管理的局面。其次，為了提高采購效率，物資采購部門會將采購權(quán)利下放給各個用料單位，各單位根據(jù)生產(chǎn)實際情況制定采購計劃、實施物資采購，但由于缺乏整體的、統(tǒng)一的規(guī)劃，導(dǎo)致各單位物資采購自成體系，沒有考慮到煤化工項目的整體需要，不能形成物資采購的規(guī)劃效應(yīng)，盲目采購和重復(fù)采購行為仍然難以禁止。最后，煤化工企業(yè)對采購人員缺乏監(jiān)督機(jī)制，采購過程不透明，影響采購效率。企業(yè)內(nèi)部也缺乏完善的采購物資抽查和監(jiān)督機(jī)制，一些質(zhì)量次、不符合采購標(biāo)準(zhǔn)要求的物資混進(jìn)來，帶來極大的生產(chǎn)隱患，甚至導(dǎo)致一些惡性事故的發(fā)生。

三、優(yōu)化煤化工項目進(jìn)口物資采購管理的策略

隨著現(xiàn)代物流業(yè)的發(fā)展，煤化工企業(yè)對物資采購的認(rèn)識不斷提高。煤化工項目需要采購大量的物資，采購金額十分巨大。采購管理在煤化工項目發(fā)展中占據(jù)越來越重要的位置。做好物資采購工作是煤化工項目降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要措施。

（一）高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持

首先，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，煤化工企業(yè)之間的競爭已日趨全球化，為了取得更大的競爭優(yōu)勢，煤化工企業(yè)紛紛實行全球范圍內(nèi)的整合戰(zhàn)略，走出國門尋找降低成本的機(jī)會，從國際市場引進(jìn)技術(shù)、采購物料和零件，降低經(jīng)營成本，最大限度地提高競爭力。當(dāng)然，煤化工企業(yè)實現(xiàn)全球化的采購管理，是一個漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就，也不是一朝一夕的功夫，需要企業(yè)高層從現(xiàn)在做起，逐步樹立全球化采購管理意識，以獲得長期的核心競爭力。其次，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立，提高煤化工企業(yè)物資采購效率，不僅需要物資采購部門的努力，還需要對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行變革，需要煤化工企業(yè)各個環(huán)節(jié)的配合，從整體上優(yōu)化采購流程。這不僅涉及到企業(yè)管理制度，還與企業(yè)文化、管理思想等有很大關(guān)系，這種變革如果與企業(yè)高層的支持有很大關(guān)系。企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是提高物資采購水平的保障，如果沒有公司高層的支持，煤化工企業(yè)的物資采購工作將很難順利進(jìn)行。尤其是在國有企業(yè)經(jīng)營管理體制下，高層領(lǐng)導(dǎo)是煤化工企業(yè)重大戰(zhàn)略的制定者和決策者，只有高層認(rèn)識到物資采購工作的重要性，才能從企業(yè)整體績效的角度出發(fā)，有效地理順采購管理中的各種關(guān)系，制定與公司長遠(yuǎn)戰(zhàn)略一致的采購戰(zhàn)略，不斷優(yōu)化物資采購方案，為優(yōu)化方案的實施營造良好的變革氛圍，從而保障企業(yè)經(jīng)營利潤的持續(xù)增長。

（二）建立進(jìn)口物資采購人員培訓(xùn)制度

隨著煤化工企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)需要的物資采購人員數(shù)量越來越多，對采購人員專業(yè)和能力的要求也越來越高。因此，煤化工企業(yè)要不斷引入高水平、高素質(zhì)的采購人員，建立一支學(xué)歷高、年齡結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)性強(qiáng)的采購人員隊伍。為了提高物資采購人員的能力，煤化工企業(yè)要做好以下幾點：一是加強(qiáng)對物資采購人員的入職培訓(xùn)，物資采購是一項比較復(fù)雜的工作，采購人員不僅要具備采購專業(yè)知識，還要對企業(yè)的管理制度和生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)十分熟悉。為此，企業(yè)要加強(qiáng)對采購人員的入職培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要全面和科學(xué)，包括企業(yè)文化、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)類型、工作流程、采購制度規(guī)定等，讓每一位新入職員工都熟悉公司經(jīng)營狀況，為以后的采購計劃制定和采購方案實施奠定了基礎(chǔ)。為了提高培訓(xùn)效果，企業(yè)要在培訓(xùn)后進(jìn)行考核，只有考核合格的員工才能勝任物資采購崗位。二是加強(qiáng)采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。作為一名合格的進(jìn)口物資采購人員，首先具備熟練的外語表達(dá)能力和寫作能力，能夠嫻熟的與供應(yīng)商進(jìn)行外語溝通，能夠看懂外文的采購合同，這樣才能在進(jìn)口物資采購談判中游刃有余。其次，采購人員要具備供應(yīng)鏈管理知識。采購管理是企業(yè)供應(yīng)鏈中的一個重要環(huán)節(jié)，與生產(chǎn)、營銷等環(huán)節(jié)密切相關(guān)，采購人員要熟悉供應(yīng)鏈管理的相關(guān)知識，了解采購過程中的風(fēng)險因素，能夠?qū)Σ少忥L(fēng)險進(jìn)行駕馭和規(guī)避，及早做好應(yīng)對方案和措施。第三，掌握談判技巧和方法。與國內(nèi)采購市場不同，受地域文化、語言、商業(yè)規(guī)則、法律等各種因素的影響，國際采購市場相對比較復(fù)雜，稍有不慎就會導(dǎo)致采購失敗。為此，采購人員要樹立起正確的談判原則，不能一味的通過壓低價格來獲得采購業(yè)務(wù)，這樣勢必造成對方的反感，導(dǎo)致采購交易的終止。采購人員要做好充足的準(zhǔn)備，對國際物資市場的價格比較熟悉，根據(jù)采購物資的特點制定合理的采購價格，既節(jié)約采購成本，又給予對方合理的利潤空間，實現(xiàn)雙贏的結(jié)果。

（三）編制合理的采購計劃

成功的采購可以為項目的順利進(jìn)展提供物質(zhì)保障，通過采購計劃的制定，可以預(yù)估項目建設(shè)過程中所需物資的數(shù)量與時間，保證在需要的時候及時利用這些資源，避免因過度采購導(dǎo)致材料儲存積壓，造成額外的資金損失。在制定采購計劃的過程中，需要注意煤化工行業(yè)建設(shè)的特殊性。煤化工程項目采購一般來說有以下一些特點：一是煤化工項目建設(shè)所需物資種類復(fù)雜，部分專業(yè)物資要求比較高，需要根據(jù)項目建設(shè)需求，針對項目建設(shè)所需要的物資需求進(jìn)行初步分類，根據(jù)需采購物資的類別、特點制定清晰的計劃。并根據(jù)所需采購對象的性質(zhì)、生產(chǎn)周期長度、市場供應(yīng)情況，制定科學(xué)合理的采購計劃。二是采購資金占用量大，其中涉及到的設(shè)備和材料的采購費(fèi)用會占項目總投資的絕大多數(shù)；三是涉及到制約因素多。在全球化的大趨勢下，國際采購環(huán)境不斷變化。例如鋼材、有色金屬、水泥、油料等價格的波動，對國內(nèi)原材料的價格將產(chǎn)生影響。國內(nèi)外部環(huán)境的影響包括市場季節(jié)性的變化，國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化，國家財政金融政策的調(diào)整，市場利率及匯率的波動，金融危機(jī)的存在等各種因素。因此，制定采購計劃必須充分考慮國內(nèi)外采購環(huán)境對采購的影響，以項目整體計劃為依據(jù)，對整體計劃進(jìn)行分解。項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作。在制定計劃的過程中，要結(jié)合成本估算、質(zhì)量管理體系等來進(jìn)行計劃制定。

（四）完善供應(yīng)商管理機(jī)制

供應(yīng)商管理是保證物資供應(yīng)資源而建立有效的市場準(zhǔn)入機(jī)制。煤化工項目生產(chǎn)需要的物資量巨大，而且由于生產(chǎn)的特殊性，工作環(huán)境的危險性比較高，在生產(chǎn)過程中必須更加注重安全生產(chǎn)，提供高于同行業(yè)平的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。因此必須保證采購物資的質(zhì)量，這就需要煤化工企業(yè)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，在甄選供應(yīng)商時不僅注重其物資產(chǎn)品的質(zhì)量，還要重點關(guān)注供應(yīng)商的企業(yè)信譽(yù)、經(jīng)濟(jì)實力、技術(shù)水平和經(jīng)營業(yè)績等，綜合各種因素來選擇最適合的供應(yīng)商。為此，煤化工企業(yè)要建立供應(yīng)商評價小組，根據(jù)企業(yè)物資采購的特點，設(shè)置一整套學(xué)、合理的供應(yīng)商評價指標(biāo)，對供應(yīng)商進(jìn)行評定和管理。堅決堅持優(yōu)勝劣汰的原則，對那些不能通過評估的供應(yīng)商，要取消該供應(yīng)商的供應(yīng)資格。同時進(jìn)一步擴(kuò)展供應(yīng)商，積極聯(lián)系一些信譽(yù)高、實力強(qiáng)的物資供應(yīng)商，對其進(jìn)行考核和評定，考核合格后，企業(yè)物資采購部門進(jìn)行相關(guān)資料存檔，與之建立長期合作關(guān)系，幫助煤化工企業(yè)生產(chǎn)出高于同行業(yè)水平的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。同時，煤化工企業(yè)要加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作和交流，如果缺乏互相的信任和支持，供應(yīng)商管理的效果將大打折扣，煤化工企業(yè)與供應(yīng)商之間要增進(jìn)信任和理解，由于存在文化、管理方式上的差異，供應(yīng)商與煤化工企業(yè)在溝通會遇到很大障礙，影響企業(yè)采購工作的順利進(jìn)行。為此默契也要尊重對方的文化，了解對方的管理風(fēng)格，保持與對方的經(jīng)常接觸和交流，實現(xiàn)共贏。

（五）提高采購管理信息化水平

在信息化社會，加強(qiáng)信息化管理對提升煤化工企業(yè)物資采購管理有巨大作用。進(jìn)入 21 世紀(jì)以來，國際化的競爭不斷加強(qiáng)，企業(yè)在全球范圍配置資源的浪潮已經(jīng)勢不可擋，物資采購管理越來越受到國際大型企業(yè)的高度重視。要想實現(xiàn)全球化采購，就需要煤化工企業(yè)提高采購管理的信息化水平。采購管理的信息化是指使用現(xiàn)代的信息技術(shù)來完成采購業(yè)務(wù)的整個流程，從而使采購業(yè)務(wù)的各個階段得到優(yōu)化提升。依據(jù)國內(nèi)外采購管理的相關(guān)成功經(jīng)驗，ERP采購模式被認(rèn)為是未來公司進(jìn)行信息化采購的最佳模式。煤化工企業(yè)要應(yīng)盡快引入和完善ERP 系統(tǒng)，ERP 系統(tǒng)既是將企業(yè)財務(wù)、分銷、制造和其它業(yè)務(wù)集合在一起的軟件系統(tǒng)，在這種采購管理模式下采購的信息化管理將實現(xiàn)由執(zhí)行層、戰(zhàn)術(shù)層向戰(zhàn)略層的轉(zhuǎn)變，保證能將關(guān)鍵數(shù)據(jù)在最短的時間傳遞給相關(guān)人員，便于及時了解公司的物資、分銷、制造和其它業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，大大降低采購流程同步作業(yè)的工作量，節(jié)約信息傳遞成本。煤化工企業(yè)要加強(qiáng)對物資管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的工作，加大信息技術(shù)的開發(fā)力度，建立統(tǒng)一規(guī)范的公司全面的物資管理信息標(biāo)準(zhǔn)，同時建立對外的、開放性的物資系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)與供應(yīng)商在信息交流、傳遞各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化建設(shè)，最終提高公司的采購管理的運(yùn)營水平、工作質(zhì)量和效率。

總之，隨著全球化趨勢的不斷加強(qiáng)，物資采購管理越來越受到大型企業(yè)的重視，進(jìn)口物資采購管理在一定程度上反映了一個企業(yè)的戰(zhàn)略能力，也是企業(yè)綜合競爭力的一種體現(xiàn)。因此，煤化工企業(yè)要不斷優(yōu)化和改進(jìn)進(jìn)口物資采購的采購管理，降低采購成本、提高采購質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：神華物資集團(tuán)有限公司）