莫宇強(qiáng)

摘要：本文以畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)為例，研究Excel函數(shù)在學(xué)籍管理工作中的應(yīng)用，在不需要使用高大上的計算機(jī)編程語言情況下，也能研發(fā)出大家都會使用的系統(tǒng)，減輕管理者因數(shù)據(jù)處理量大而導(dǎo)致打印產(chǎn)生的出錯率，實現(xiàn)學(xué)籍管理工作的高效利用。

關(guān)鍵詞：Excel函數(shù) 學(xué)籍管理 打印系統(tǒng)

學(xué)籍管理工作是學(xué)校的重要管理崗位之一，主要由新生入學(xué)、學(xué)年注冊、學(xué)籍異動、成績管理、學(xué)歷信息采集、學(xué)歷注冊、證書打印等部分組成。這幾部分工作有的分階段，有的貫穿整個學(xué)習(xí)過程，工作煩鎖重要。

學(xué)籍管理每一項工作涉及龐大的數(shù)據(jù)處理，其中畢業(yè)證明書的辦理即將面臨著這樣的問題。畢業(yè)生在社會上找工作、進(jìn)修、落戶等都需要提交學(xué)歷證書原件進(jìn)行審核，難免會有部分人會因為在路上保管不慎導(dǎo)致丟失。學(xué)籍管理規(guī)定學(xué)歷證書遺失后是不能申請補(bǔ)辦的，只能補(bǔ)辦學(xué)歷證明書。相關(guān)單位在沒有學(xué)歷證書原件的情況下，不但需要畢業(yè)生提供認(rèn)證機(jī)構(gòu)的學(xué)歷認(rèn)證，還需要回母校辦理畢業(yè)證明書。

隨著畢業(yè)生人數(shù)的不斷增加，申請辦理畢業(yè)證明書的數(shù)量也會不斷增加，各高校的學(xué)籍管理工作人員的工作量也隨之不斷增大。如果單憑人工手寫后蓋章的辦理方法，不但技術(shù)落后，而且顯得不正規(guī)，畢業(yè)生也會覺得拿不出手。這個時候就需要相關(guān)的打印系統(tǒng)來規(guī)范畢業(yè)證明書的辦理工作。

目前大部分高校都使用上了正式且穩(wěn)定的學(xué)歷證書打印系統(tǒng)，但對于畢業(yè)證明書來說是不通用的，而且畢業(yè)信息都是存在不同年份的，無法實現(xiàn)批量導(dǎo)入功能。對于學(xué)籍管理人員普遍的計算機(jī)操作水平不高的大環(huán)境下，筆者根據(jù)實際的情況進(jìn)行研究，僅僅運(yùn)用大家都比較熟悉的Office辦公自動化軟件中Excel電子表格以及內(nèi)置的函數(shù)功能研發(fā)了畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)介紹

本畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)只需要一個Excel工作薄，工作薄由兩個工作表組成，第一個工作表名稱可稱為“數(shù)據(jù)”表，用于存儲和生成打印數(shù)據(jù)；第二個工作表名稱可稱為“畢業(yè)證明書模版”表，根據(jù)空白的畢業(yè)證明書樣式，對相應(yīng)的空白處進(jìn)行填空式打印。

1.1 信息錄入 “數(shù)據(jù)”表中的內(nèi)容分為兩部分：一部分是“錄入畢業(yè)信息”，另一部分是“生成打印信息”。首先錄入需要打印畢業(yè)證明書的畢業(yè)生信息到“錄入畢業(yè)信息”處，單元格的格式為“文本”格式，如圖1。

圖1

通常申請辦理畢業(yè)證明書的都是已經(jīng)畢業(yè)的往屆生，很難實現(xiàn)統(tǒng)一下載數(shù)據(jù)使用導(dǎo)入功能，只能通過敲打鍵盤輸入或者在相應(yīng)畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查找、復(fù)制、粘貼畢業(yè)信息。畢業(yè)證明書編號可以是學(xué)校在根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定的前提下，以及學(xué)校的實際情況自行編排證書號碼，此時可由文本函數(shù)text和行號引用函數(shù)row結(jié)合運(yùn)用實現(xiàn)編碼，公式為K3=TEXT（ROW（）-2，"125721201209000"）。

1.2 生成打印信息

根據(jù)空白畢業(yè)證明書需要打印的信息，建立相應(yīng)的生成項目?！吧纱蛴⌒畔ⅰ北碇械摹靶彰?、“性別”、“專業(yè)名稱”、“學(xué)制”、“層次”、“畢業(yè)證書編號”、“畢業(yè)證明書編號”均可運(yùn)用“=”號公式自動填寫生成。如：在“M3”單元格中輸入“=B3”，“B3”單元格的“張三”就自動填寫在“M3”單元格里。使用鼠標(biāo)下拉進(jìn)行公式復(fù)制，完成“M3”下面單元格姓名內(nèi)容的填寫?！俺錾辍?、“出生月”、“出生日”、“入學(xué)年”、“入學(xué)月”、“畢業(yè)年”、“畢業(yè)月”、“打印年”、“打印月”、“打印日”的打印格式為中文格式，需要對“錄入畢業(yè)信息”表中的日期進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，此時需要文本函數(shù)text、字符串函數(shù)mid以及特定參數(shù)結(jié)合運(yùn)用實現(xiàn)。其年份格式轉(zhuǎn)換公式為O3=TEXT（MID（D3，1，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，2，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，3，1），"[DBNUM1]"）&TEXT（MID（D3，4，1），"[DBNUM1]"）；月、日的轉(zhuǎn)換公式為P3=TEXT（MID（D3，5，2），"[dbnum1]d"）。運(yùn)用公式完成后生成對應(yīng)的打印信息，如圖2。

圖2

1.3 設(shè)置打印模版

畢業(yè)證明書打印實行填空式打印，首先需要運(yùn)用引用函數(shù)VLOOKUP將“數(shù)據(jù)”表中的“生成打印信息”引用到“畢業(yè)證明書模版”中。第一步，進(jìn)行定義名稱，選擇“數(shù)據(jù)”表中m列的“姓名”以下單元格內(nèi)容，設(shè)置步驟為插入-名稱-定義（如圖3）。第二步，對“畢業(yè)證明書模版”的“H14”單元格進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置（如圖4）。

圖3

“性別”打印信息點(diǎn)設(shè)置，“L14”單元格公式=VLOOKUP（H14，數(shù)據(jù)！M：AD，2，F(xiàn)ALSE）。其他打印信息點(diǎn)也如此設(shè)置，完成后效果如圖5所示。

1.4 打印畢業(yè)證明書

每個信息點(diǎn)都設(shè)置完成后，調(diào)整行距、列距、單元格位置等，使得打印在畢業(yè)證明書上效果是整齊、美現(xiàn)的。單擊“H14”單元格旁的倒三角圖標(biāo)，可選擇證明書辦理人的姓名，與姓名相應(yīng)的信息也會隨之而改變，實現(xiàn)單人次或多人次打印。最后只需在打印機(jī)上放置好畢業(yè)證明書，點(diǎn)擊工具欄上的打印圖標(biāo)就可以進(jìn)行打印。

2 小結(jié)

通過畢業(yè)證明書打印系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到了學(xué)籍管理證書打印工作的高效管理目的。與此同時，還可以通過對本系統(tǒng)的學(xué)習(xí)思考，留給其他學(xué)者一些啟發(fā)，研發(fā)更方便實用的證書打印系統(tǒng)，廣泛地應(yīng)用到各行各業(yè)中去。

參考文獻(xiàn)：

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