郭嬌 張麗

[摘 要]本文從工程建設項目的特殊性入手，分析采購提前期在其中的表現(xiàn)及重要作用，并根據當前存在的問題提出壓縮采購提前期的策略，對于提高企業(yè)項目管理能力具有重要意義。

[關鍵詞]工程建設項目；采購提前期；壓縮策略

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1 引 言

隨著經濟全球化的迅猛發(fā)展以及我國加入世界貿易組織，工程建設項目無論是從規(guī)模還是標準上都不斷與國際接軌，面臨著日趨激烈的市場競爭。為適應多變的國內外環(huán)境，提升企業(yè)迅速響應市場的能力，對工程建設項目進行專業(yè)化管理顯得非常重要。據統(tǒng)計，在工程項目建設中，物資成本所占比重較大，一般會占到工程項目總造價的60%～70%。與此同時，由于工程建設項目具有長期性、復雜性、高投資性的特點，物資采購工作往往呈現(xiàn)出采購品項品種繁多、采購與設計的協(xié)調難度大、采購周期與項目進度時常沖突、采購物資質量風險問題突出等問題，這些問題導致物資采購工作周期過長而嚴重影響工程項目的進度，阻礙了項目順利完工。為了保證項目按時、按質地完成，需要從采購管理的角度進行優(yōu)化，通過縮短采購提前期來保證采購物資能夠準時保質保量地供給。

2 工程建設項目中采購提前期問題分析

21 采購提前期在工程建設項目中的表現(xiàn)

211 工程建設項目與采購提前期

工程建設項目是指在具有一定的起止日期、受一定條件約束的、以達到規(guī)定要求為目的的相關活動組成的特定過程。根據不同的標準，工程建設項目的分類也比較龐雜。雖然分類多樣，但究其本質，工程建設項目要管理的內容不外乎項目管理中重點強調的對范圍、時間、預算、質量以及風險的管理。因此，保證工程建設項目在規(guī)定的時間和預算成本內，以合理的進度以及滿足客戶需求的質量完成是工程建設項目管理的主要目標和工作重點。

通常情況下，工程建設項目可分為四個階段，采購提前期通常出現(xiàn)在工程建設項目的第三個階段——采購與施工階段。

圖1 工程建設項目四階段

提前期是提前期是指在供應鏈的供需環(huán)節(jié)中下游顧客需要某種產品（或服務）時需上游供應商提前準備該項目的時間長短。一般供應鏈中的提前期，由采購提前期、制造提前期、發(fā)運提前期和交貨提前期等構成。而具體到采購提前期（Purchase Lead Time），一般由采購預處理提前期、采購處理提前期、采購后處理提前期三個階段組成。

圖2 采購提前期

采購預處理提前期是決定采購訂單發(fā)出之前的處理過程的時間，包括報價、選擇供應商、進行商務談判、訂單簽訂、合同審批等過程。采購處理提前期是從供應商接受訂單及發(fā)貨到指定地點的時間，它可能包括采購、制造、發(fā)運等提前期。采購后處理提前期是從接收地收貨、點數(shù)、檢驗到接受入庫的時間。

212 采購提前期對項目建設的重要影響

采購提前期對工程建設項目的影響，可以從對項目進度管理、項目質量管理以及成本控制三個方面進行分析。

采購提前期對項目進度管理的影響。進度管理是項目管理的三大任務之一，主要是通過科學合理的方法確定進度目標，編制進度和資源供應計劃，最終目標是保證項目在質量、成本、進度之間達成目標。采購提前期能夠通過控制采購進度進而影響整個工程進度。在工程建設項目中，施工所需的材料、零配件、機械設備等如果不能按時運到施工現(xiàn)場或者到達施工現(xiàn)場后發(fā)現(xiàn)質量不符合有關標準的要求，這些情形都是影響施工進度。

傳統(tǒng)的工程建設項目，物資采購工作通常在第三階段即采購與施工階段開始，也就是在完成市場分析、方案設計等過程之后，才開始著手采購工作。但隨著項目管理水平的提升，物資采購工作開始前移，采購提早介入有利于更早明確需求，并根據市場信息提供關于成本上的輔助建議。

圖3 采購在工程建設項目中的表現(xiàn)

采購提前期對項目質量管理的影響。質量是企業(yè)的生命，而由于建設工程項目一般具有極強的社會效益，甚至關系到國家安全等，所以對其質量的要求更加嚴格。采購提前期對施工質量的影響主要是通過其對項目進度的影響體現(xiàn)的。如果因為采購提前期延遲而影響到項目進度，企業(yè)為了保證項目按時完成以將各方損失降至最低，必然加快施工進度，這對施工質量而言存在很大的風險。

采購提前期對項目成本控制的影響。成本控制是項目管理的另一重要任務。在工業(yè)項目成本構成中，采購原材料及零部件成本占項目總成本的比例大體在30%～70%，平均水平在60%以上，這一比例在工程建設項目中表現(xiàn)的更突出。工程的施工進度與成本有著相互影響、相互制約的關系，在工程建設過程中，經常會出現(xiàn)因為采購物資供應不能及時到位或者物資質量問題產生糾紛而使采購提前期延長進而延誤工程進度，最終使得成本超出正常的預算水平的情形。

由上所述，采購提前期與項目進度、項目質量和成本之間的關系顯而易見。項目進度對于建設工程項目而言至關重要，施工進度的安排是否合理，直接關系到工程項目的成本工期及質量。而采購提前期作為整個項目的前端階段，在整個項目工期中占據了很大的比例，所以采購提前期的延長和不確定又會給整個建設項目帶來極大的成本、質量風險。

22 當前采購提前期問題在工程建設項目中的表現(xiàn)

221 對采購提前期的重視程度不夠在工程建設項目中，一個很突出的問題就是由于企業(yè)沒有意識到采購提前期的重要性，認為采購提前期只是一個供應時間長短的問題，并不會對工程建設目標的實現(xiàn)造成致命影響。這是導致采購提前期經常延誤的主要原因。

222 采購計劃管理不到位，需求信息不對稱在工程建設項目中，經常會出現(xiàn)使用部門對物資采購隨要隨提、緊急采購、需求計劃不準確等問題，沒有采購提前期意識，造成采購進度壓力大。信息不對稱是影響上下游銜接的致命問題，也在很多情況下影響了采購提前期。

223 采購物資分類混亂工程建設項目所需的物資品種往往比較繁多，但管理工作卻不規(guī)范，導致物資管理秩序混亂。不重要的緊急采購、重要不緊急的延遲采購等問題嚴重影響了采購提前期的穩(wěn)定性及合理性。

224 供應商管理不規(guī)范供應商的有序管理是保證工程物資及時準確到位的重要條件，但在實際的工程建設過程中，因為需求管理的復雜性和特殊性，導致供應商對正在建設的項目沒有預期性的準備與認識。

3 工程建設項目中縮短采購提前期的策略

由于采購提前期對于工程建設項目而言很重要，所以根據其表現(xiàn)以及存在的問題，提出以下壓縮策略。

31 采購品項差異化管理

供應定為模型基于對采購品項的年支出水平和供應影響、機會、風險兩個因素權衡采購品項的相對重要性，將采購物資和原材料分為四個品項：常規(guī)型、杠桿型、瓶頸型和關鍵型。針對不同類型的采購品項實施不同的采購管理策略，這在建設工程項目中同樣適用。

圖4 供應定位模型

311 常規(guī)采購品項

常規(guī)品項是指影響/機會/風險級別和支出水平都很低的采購物資，這類產品和服務一般都擁有大量供應源。所以，對于此類品項，公司在管理上可以花費最小的精力，可采取外包給第三方進行集中采購的方式，通過增加采購支出來提高供應商的重視程度，從而形成伙伴關系。

312 瓶頸采購品項

瓶頸品項是采購提前期壓縮策略中需要重點解決的問題。在采購管理工作過程中，一方面要增加供應渠道；另一方面要通過技術支持尋找替代品。從博弈角度而言，此類品項供應商占主動地位，為了保證供應，企業(yè)最后做一個“好顧客”，與供應商簽訂定期合同開減少風險。

313 杠桿采購品項

杠桿型品項是風險級別低但是支出水平高，也就是說采購量較大但對產品重要性不高。因為杠桿品項這種高價值和低風險的特點，價格就顯得尤為重要。對于這種品項，要區(qū)分情形加以對待。供應商的數(shù)量、合作類型、合同類型等變量要根據該類產品在市場上資源供應情況確定。同時注意，要積極利用電子商務和互聯(lián)網的幫助。

314 關鍵采購品項

關鍵品項具有高價值高風險的特點，這是企業(yè)物資管理的重點。對于這類物資，在項目方案設計時就應給予足夠的重視，最好能夠通過價值分析/價值工程等方法聯(lián)合供應商進行技術改進和開發(fā)，并對流程進行再造和優(yōu)化。與供應商應保持長期合作的關系，并積極進行學習和溝通。

32 供應商早期介入

供應商的早期介入，是指在產品開發(fā)設計階段，供應商就能參與其中。在建設工程項目中，可以通過讓供應商在設計階段就進行相關信息的分享，對某些問題提出專業(yè)性建議來縮短采購提前期。項目開發(fā)小組吸收供應商的工程師參加，將采購納入設計程序的管理，不僅有利于設計部門與采購部門在設備、材料的采購工作中協(xié)作，而且還可以縮短采購提前期進而縮短工程建設周期，因為供應商不必等到產品設計完，就可以提前為該項目所需的關鍵物資計劃供應。

33 電子平臺的應用

建立雙方能進行信息共享的平臺，是減少采購方和供應商之間矛盾的有力措施。在工程建設項目中，企業(yè)可以利用自身已有的或者與項目高度相關的利益相關者的電子商務平臺進行采購管理，這樣，供方對于項目的采購需求數(shù)量、采購產品的技術要求、項目的實施進度等信息有充分及時的了解；同樣承包商對于供方的供應能力、規(guī)模、產品質量、生產進度等信息也了如指掌。雙方的進度計劃及項目的設計變更等關鍵信息能夠在供應鏈中保持透明。

34 價值分析/價值工程

價值分析（VA）和價值工程（VE）是一種結構性問題解決方法，它用于對特定問題或需求，它通過對產品的功能分析，研究如何以最低的成本去實現(xiàn)產品的必要功能。

價值（V）=功能（F）/ 成本（C）

應用VA/VE，既要研究技術，又要研究經濟，主要從以下兩個角度展開。一是對建設工程項目的設計方案進行分析，重點分析建筑因素、結構因素以及設備因素，剔除不必要的輔助功能，尋找現(xiàn)有方案的優(yōu)化方案或者替代方案。二是對建筑工程項目所需的原材料、零部件以及機械設備等物資進行優(yōu)化分析，尋找能夠帶來更多價值的物資，比如哪種材料被另一種替換更加合適，而替換的后的材料能夠在不增加成本的情況下有更更多的供應商可以選擇或者該材料正是分銷商在原廠話語權比較大的，這也可以降低供貨風險，進而縮短采購提前期。但是，必須要注意的是，方案的優(yōu)化或者原材料的替換不能以犧牲質量為代價，必須在保證質量的前提下尋找縮短采購提前期的方法。

35 供應商管理庫存

現(xiàn)在很多企業(yè)都在竭盡所力地降低庫存以減少資金占用，但對于建設工程項目來說，需求物資品種繁多，零庫存是不現(xiàn)實的。尤其是涉及影響生產的關鍵物資，一旦供應不上，將直接導致生產的中斷。不過，過早的囤積施工時領用的做法也不再是最理想的狀態(tài)，如何能夠在不占用過多庫存空間和現(xiàn)金流量的情況下，保障采購物資及時供應是一個值得思考的問題。供應商管理庫存（VMI）并不是一個新鮮產物，具體做法是，供應商在下游企業(yè)的允許下設立庫存，下游企業(yè)將商品數(shù)據的變化隨時傳遞給供應商，供應商根據這些數(shù)據決定未來的貨物需求數(shù)量、庫存水平和補給策略。在建設工程項目中，通過供應商管理庫存能夠有效的降低“牛鞭效應”，減少信息不對稱，降低企業(yè)的存貨庫存，縮短采購提前期。在實際應用中，下游企業(yè)可以從自己的倉庫中隔離出一部分作為在建項目的VMI庫，而且這種方式最好有信息技術作為支撐。

4 結 論

工程建設項目有其自身的特殊性，在選擇采購提前期的縮短策略是應該根據具體項目的情形進行側重，不能一蹴而就。從縮短采購提前期入手能夠更好地確保項目進度，從而增強企業(yè)在變幻莫測的市場中保持競爭力。

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