徐旭東

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用并發(fā)揮效能，信息化帶來的產(chǎn)業(yè)革命力量不斷膨脹，在職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代科技設(shè)施和技術(shù)手段已經(jīng)成為必然趨勢。計算機(jī)圖書檔案管理是信息化不斷滲透和發(fā)展的產(chǎn)物，也是學(xué)校圖書檔案管理模式的升級換代。那么如何發(fā)揮信息化模式下的職業(yè)類學(xué)校計算機(jī)圖書檔案管理的優(yōu)勢，促進(jìn)學(xué)校圖書檔案管理再上新臺階，應(yīng)是我們研究的重點。

一、職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)圖書檔案管理存在的問題

1.圖書檔案破損率高

職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)采用人工圖書檔案管理方式，在整理、搬運(yùn)、組檔、編目等多道工序中，不僅需要耗費(fèi)大量的人力進(jìn)行搬挪、移動，而且還會因為存放的無序需要進(jìn)行反復(fù)多次的檢查、調(diào)整，這都會導(dǎo)致紙質(zhì)圖書檔案的磨損和破壞。因此，傳統(tǒng)管理方式下，圖書檔案的破損率較高，對一些珍貴文獻(xiàn)造成的損失更是不可恢復(fù)。

2.圖書檔案利用率低

圖書檔案利用一直是包括職業(yè)學(xué)校在內(nèi)的絕大多數(shù)學(xué)校圖書檔案管理中的難題，由于管理能力的欠缺和利用意識的淡薄，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理較多采用封閉或者半封閉的管理模式，重藏輕用現(xiàn)象比比皆是，這些被收藏起的圖書檔案看似是被作為學(xué)校作為珍貴資料收藏起來，但實則一旦被堆放進(jìn)檔案室就沒有了“重見天日”的機(jī)會。經(jīng)年的圖書檔案被“埋進(jìn)”檔案室，不是被人遺忘就是因雜亂無章而喪失被“啟用”的價值。

二、計算機(jī)圖書檔案管理的特點

1.編目存儲便捷，節(jié)約工作時間

信息技術(shù)最典型的特點就是讓操作變得便捷，計算機(jī)在圖書檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)一步解放了管理人員的雙手和大腦，使涉及其中的流程和操作都變得方便和快捷。摒棄了純手工操作，人力得到極大的解放，節(jié)約了大量的人力，縮短了工作時間，因此也就提高了單位時間內(nèi)的工作效率。因為計算機(jī)本身就包含強(qiáng)大的計算能力，因此錄入計算機(jī)系統(tǒng)的圖書檔案資料可以借助計算機(jī)強(qiáng)大的內(nèi)部運(yùn)算，使工作難度大大降低，從而實現(xiàn)工作效率提高的同時信息安全得到保障。

2.查閱使用方便，便于資料共享

計算機(jī)圖書檔案管理是將圖書檔案以數(shù)字的方式錄入系統(tǒng)，可以保存在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也可以上傳至云端，儲存在一個極為龐大的存儲空間內(nèi)。人們在查閱使用這些數(shù)據(jù)時，就可以利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息互動性和共享性進(jìn)行方便快捷的查詢和使用。另外，圖書檔案資料還可以在多媒體信息平臺上進(jìn)行交互共享。利用計算機(jī)將圖書檔案資料進(jìn)行加工整理之后，再通過共享平臺使這些圖書檔案信息得以發(fā)揮更大的價值。

3.管理方法先進(jìn)，人員素質(zhì)較高

計算機(jī)圖書檔案管理結(jié)合了人的管理智慧和計算機(jī)的技術(shù)，不管是圖書檔案資料的信息錄入，還是對信息進(jìn)行的科學(xué)分類和數(shù)據(jù)分析，以及對分析過的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和創(chuàng)建共享平臺，都需要較為專業(yè)的知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，因此計算機(jī)圖書檔案管理系統(tǒng)對其管理人員的素質(zhì)要求比較高，而且需要他們根據(jù)計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、圖書檔案管理模式演變等不斷提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。

三、信息化模式下的中職計算機(jī)圖書檔案管理的工作方法

1.設(shè)置專職管理，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

信息化模式下，不管是計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)還是數(shù)據(jù)資源管理技術(shù)，都要求對現(xiàn)代化信息技術(shù)知識和操作相當(dāng)熟悉。在職業(yè)學(xué)校實行計算機(jī)圖書檔案管理是一項體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展水平和建設(shè)水準(zhǔn)的工作。另外，從業(yè)人員不單從上崗之日起就擁有專業(yè)的圖書檔案管理技能，還需要在工作的過程中根據(jù)實際情況進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以便不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，提高數(shù)字化管理水平

計算機(jī)圖書檔案管理歸根到底應(yīng)用的主要設(shè)備還是計算機(jī)，這就需要在設(shè)備投入上將引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備作為重點。除了計算機(jī)之外，還需要必要的硬件軟件系統(tǒng)，這就需要購進(jìn)或者自行開發(fā)適合本校的圖書檔案管理數(shù)據(jù)庫。在日后的養(yǎng)護(hù)過程中，還需要不斷進(jìn)行優(yōu)化和升級，以實現(xiàn)最佳效能。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高資源共享效率

計算機(jī)圖書檔案管理最顯著的優(yōu)勢就是可以通過數(shù)據(jù)庫，建立資源共享中心和平臺，人們可以方便快捷地獲得自己需要的圖書檔案資料。因此，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并試圖將數(shù)據(jù)庫不斷更新和完善，是提高計算機(jī)圖書檔案管理水平的技術(shù)保障和數(shù)據(jù)分析的發(fā)揮空間。另外，要想有效提高圖書檔案的利用率，就需要不斷提高數(shù)據(jù)資源的共享效率，創(chuàng)設(shè)更加安全、便捷的方式溝通彼此的信息，謀取最大的實用效益。

職業(yè)學(xué)校的圖書檔案管理會隨著科技進(jìn)步和社會發(fā)展不斷創(chuàng)新和發(fā)展。在信息化不斷滲透的現(xiàn)代社會，計算機(jī)圖書檔案管理已經(jīng)不再陌生，借助其優(yōu)勢日益成為包括職業(yè)學(xué)校在內(nèi)的各種院校圖書檔案管理的主要方式。同樣，借助這樣強(qiáng)勁的勢頭，職業(yè)學(xué)校圖書檔案管理水平也將得到進(jìn)一步提升。

（作者單位：江蘇省淮安市高級職業(yè)技術(shù)學(xué)校）