郭嬌 張麗

[摘 要]本文從工程建設(shè)項(xiàng)目的特殊性入手，分析采購提前期在其中的表現(xiàn)及重要作用，并根據(jù)當(dāng)前存在的問題提出壓縮采購提前期的策略，對(duì)于提高企業(yè)項(xiàng)目管理能力具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]工程建設(shè)項(xiàng)目；采購提前期；壓縮策略

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.20.047

1 引 言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的迅猛發(fā)展以及我國加入世界貿(mào)易組織，工程建設(shè)項(xiàng)目無論是從規(guī)模還是標(biāo)準(zhǔn)上都不斷與國際接軌，面臨著日趨激烈的市場競爭。為適應(yīng)多變的國內(nèi)外環(huán)境，提升企業(yè)迅速響應(yīng)市場的能力，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行專業(yè)化管理顯得非常重要。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在工程項(xiàng)目建設(shè)中，物資成本所占比重較大，一般會(huì)占到工程項(xiàng)目總造價(jià)的60%～70%。與此同時(shí)，由于工程建設(shè)項(xiàng)目具有長期性、復(fù)雜性、高投資性的特點(diǎn)，物資采購工作往往呈現(xiàn)出采購品項(xiàng)品種繁多、采購與設(shè)計(jì)的協(xié)調(diào)難度大、采購周期與項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)常沖突、采購物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)問題突出等問題，這些問題導(dǎo)致物資采購工作周期過長而嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度，阻礙了項(xiàng)目順利完工。為了保證項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)地完成，需要從采購管理的角度進(jìn)行優(yōu)化，通過縮短采購提前期來保證采購物資能夠準(zhǔn)時(shí)保質(zhì)保量地供給。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目中采購提前期問題分析

2.1 采購提前期在工程建設(shè)項(xiàng)目中的表現(xiàn)

2.1.1 工程建設(shè)項(xiàng)目與采購提前期

工程建設(shè)項(xiàng)目是指在具有一定的起止日期、受一定條件約束的、以達(dá)到規(guī)定要求為目的的相關(guān)活動(dòng)組成的特定過程。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，工程建設(shè)項(xiàng)目的分類也比較龐雜。雖然分類多樣，但究其本質(zhì)，工程建設(shè)項(xiàng)目要管理的內(nèi)容不外乎項(xiàng)目管理中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的對(duì)范圍、時(shí)間、預(yù)算、質(zhì)量以及風(fēng)險(xiǎn)的管理。因此，保證工程建設(shè)項(xiàng)目在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算成本內(nèi)，以合理的進(jìn)度以及滿足客戶需求的質(zhì)量完成是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的主要目標(biāo)和工作重點(diǎn)。

通常情況下，工程建設(shè)項(xiàng)目可分為四個(gè)階段，采購提前期通常出現(xiàn)在工程建設(shè)項(xiàng)目的第三個(gè)階段——采購與施工階段。

圖1 工程建設(shè)項(xiàng)目四階段

提前期是提前期是指在供應(yīng)鏈的供需環(huán)節(jié)中下游顧客需要某種產(chǎn)品（或服務(wù)）時(shí)需上游供應(yīng)商提前準(zhǔn)備該項(xiàng)目的時(shí)間長短。一般供應(yīng)鏈中的提前期，由采購提前期、制造提前期、發(fā)運(yùn)提前期和交貨提前期等構(gòu)成。而具體到采購提前期（Purchase Lead Time），一般由采購預(yù)處理提前期、采購處理提前期、采購后處理提前期三個(gè)階段組成。

圖2 采購提前期

采購預(yù)處理提前期是決定采購訂單發(fā)出之前的處理過程的時(shí)間，包括報(bào)價(jià)、選擇供應(yīng)商、進(jìn)行商務(wù)談判、訂單簽訂、合同審批等過程。采購處理提前期是從供應(yīng)商接受訂單及發(fā)貨到指定地點(diǎn)的時(shí)間，它可能包括采購、制造、發(fā)運(yùn)等提前期。采購后處理提前期是從接收地收貨、點(diǎn)數(shù)、檢驗(yàn)到接受入庫的時(shí)間。

2.1.2 采購提前期對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的重要影響

采購提前期對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的影響，可以從對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理以及成本控制三個(gè)方面進(jìn)行分析。

采購提前期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度管理的影響。進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理的三大任務(wù)之一，主要是通過科學(xué)合理的方法確定進(jìn)度目標(biāo)，編制進(jìn)度和資源供應(yīng)計(jì)劃，最終目標(biāo)是保證項(xiàng)目在質(zhì)量、成本、進(jìn)度之間達(dá)成目標(biāo)。采購提前期能夠通過控制采購進(jìn)度進(jìn)而影響整個(gè)工程進(jìn)度。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，施工所需的材料、零配件、機(jī)械設(shè)備等如果不能按時(shí)運(yùn)到施工現(xiàn)場或者到達(dá)施工現(xiàn)場后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，這些情形都是影響施工進(jìn)度。

傳統(tǒng)的工程建設(shè)項(xiàng)目，物資采購工作通常在第三階段即采購與施工階段開始，也就是在完成市場分析、方案設(shè)計(jì)等過程之后，才開始著手采購工作。但隨著項(xiàng)目管理水平的提升，物資采購工作開始前移，采購提早介入有利于更早明確需求，并根據(jù)市場信息提供關(guān)于成本上的輔助建議。

圖3 采購在工程建設(shè)項(xiàng)目中的表現(xiàn)

采購提前期對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量管理的影響。質(zhì)量是企業(yè)的生命，而由于建設(shè)工程項(xiàng)目一般具有極強(qiáng)的社會(huì)效益，甚至關(guān)系到國家安全等，所以對(duì)其質(zhì)量的要求更加嚴(yán)格。采購提前期對(duì)施工質(zhì)量的影響主要是通過其對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響體現(xiàn)的。如果因?yàn)椴少徧崆捌谘舆t而影響到項(xiàng)目進(jìn)度，企業(yè)為了保證項(xiàng)目按時(shí)完成以將各方損失降至最低，必然加快施工進(jìn)度，這對(duì)施工質(zhì)量而言存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。

采購提前期對(duì)項(xiàng)目成本控制的影響。成本控制是項(xiàng)目管理的另一重要任務(wù)。在工業(yè)項(xiàng)目成本構(gòu)成中，采購原材料及零部件成本占項(xiàng)目總成本的比例大體在30%～70%，平均水平在60%以上，這一比例在工程建設(shè)項(xiàng)目中表現(xiàn)的更突出。工程的施工進(jìn)度與成本有著相互影響、相互制約的關(guān)系，在工程建設(shè)過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)椴少徫镔Y供應(yīng)不能及時(shí)到位或者物資質(zhì)量問題產(chǎn)生糾紛而使采購提前期延長進(jìn)而延誤工程進(jìn)度，最終使得成本超出正常的預(yù)算水平的情形。

由上所述，采購提前期與項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量和成本之間的關(guān)系顯而易見。項(xiàng)目進(jìn)度對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目而言至關(guān)重要，施工進(jìn)度的安排是否合理，直接關(guān)系到工程項(xiàng)目的成本工期及質(zhì)量。而采購提前期作為整個(gè)項(xiàng)目的前端階段，在整個(gè)項(xiàng)目工期中占據(jù)了很大的比例，所以采購提前期的延長和不確定又會(huì)給整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目帶來極大的成本、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 當(dāng)前采購提前期問題在工程建設(shè)項(xiàng)目中的表現(xiàn)

2.2.1 對(duì)采購提前期的重視程度不夠在工程建設(shè)項(xiàng)目中，一個(gè)很突出的問題就是由于企業(yè)沒有意識(shí)到采購提前期的重要性，認(rèn)為采購提前期只是一個(gè)供應(yīng)時(shí)間長短的問題，并不會(huì)對(duì)工程建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成致命影響。這是導(dǎo)致采購提前期經(jīng)常延誤的主要原因。

2.2.2 采購計(jì)劃管理不到位，需求信息不對(duì)稱在工程建設(shè)項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)使用部門對(duì)物資采購隨要隨提、緊急采購、需求計(jì)劃不準(zhǔn)確等問題，沒有采購提前期意識(shí)，造成采購進(jìn)度壓力大。信息不對(duì)稱是影響上下游銜接的致命問題，也在很多情況下影響了采購提前期。

2.2.3 采購物資分類混亂工程建設(shè)項(xiàng)目所需的物資品種往往比較繁多，但管理工作卻不規(guī)范，導(dǎo)致物資管理秩序混亂。不重要的緊急采購、重要不緊急的延遲采購等問題嚴(yán)重影響了采購提前期的穩(wěn)定性及合理性。

2.2.4 供應(yīng)商管理不規(guī)范供應(yīng)商的有序管理是保證工程物資及時(shí)準(zhǔn)確到位的重要條件，但在實(shí)際的工程建設(shè)過程中，因?yàn)樾枨蠊芾淼膹?fù)雜性和特殊性，導(dǎo)致供應(yīng)商對(duì)正在建設(shè)的項(xiàng)目沒有預(yù)期性的準(zhǔn)備與認(rèn)識(shí)。

3 工程建設(shè)項(xiàng)目中縮短采購提前期的策略

由于采購提前期對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目而言很重要，所以根據(jù)其表現(xiàn)以及存在的問題，提出以下壓縮策略。

3.1 采購品項(xiàng)差異化管理

供應(yīng)定為模型基于對(duì)采購品項(xiàng)的年支出水平和供應(yīng)影響、機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)兩個(gè)因素權(quán)衡采購品項(xiàng)的相對(duì)重要性，將采購物資和原材料分為四個(gè)品項(xiàng)：常規(guī)型、杠桿型、瓶頸型和關(guān)鍵型。針對(duì)不同類型的采購品項(xiàng)實(shí)施不同的采購管理策略，這在建設(shè)工程項(xiàng)目中同樣適用。

圖4 供應(yīng)定位模型

3.1.1 常規(guī)采購品項(xiàng)

常規(guī)品項(xiàng)是指影響/機(jī)會(huì)/風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別和支出水平都很低的采購物資，這類產(chǎn)品和服務(wù)一般都擁有大量供應(yīng)源。所以，對(duì)于此類品項(xiàng)，公司在管理上可以花費(fèi)最小的精力，可采取外包給第三方進(jìn)行集中采購的方式，通過增加采購支出來提高供應(yīng)商的重視程度，從而形成伙伴關(guān)系。

3.1.2 瓶頸采購品項(xiàng)

瓶頸品項(xiàng)是采購提前期壓縮策略中需要重點(diǎn)解決的問題。在采購管理工作過程中，一方面要增加供應(yīng)渠道；另一方面要通過技術(shù)支持尋找替代品。從博弈角度而言，此類品項(xiàng)供應(yīng)商占主動(dòng)地位，為了保證供應(yīng)，企業(yè)最后做一個(gè)“好顧客”，與供應(yīng)商簽訂定期合同開減少風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.3 杠桿采購品項(xiàng)

杠桿型品項(xiàng)是風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別低但是支出水平高，也就是說采購量較大但對(duì)產(chǎn)品重要性不高。因?yàn)楦軛U品項(xiàng)這種高價(jià)值和低風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，價(jià)格就顯得尤為重要。對(duì)于這種品項(xiàng)，要區(qū)分情形加以對(duì)待。供應(yīng)商的數(shù)量、合作類型、合同類型等變量要根據(jù)該類產(chǎn)品在市場上資源供應(yīng)情況確定。同時(shí)注意，要積極利用電子商務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)的幫助。

3.1.4 關(guān)鍵采購品項(xiàng)

關(guān)鍵品項(xiàng)具有高價(jià)值高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，這是企業(yè)物資管理的重點(diǎn)。對(duì)于這類物資，在項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)時(shí)就應(yīng)給予足夠的重視，最好能夠通過價(jià)值分析/價(jià)值工程等方法聯(lián)合供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)和開發(fā)，并對(duì)流程進(jìn)行再造和優(yōu)化。與供應(yīng)商應(yīng)保持長期合作的關(guān)系，并積極進(jìn)行學(xué)習(xí)和溝通。

3.2 供應(yīng)商早期介入

供應(yīng)商的早期介入，是指在產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)階段，供應(yīng)商就能參與其中。在建設(shè)工程項(xiàng)目中，可以通過讓供應(yīng)商在設(shè)計(jì)階段就進(jìn)行相關(guān)信息的分享，對(duì)某些問題提出專業(yè)性建議來縮短采購提前期。項(xiàng)目開發(fā)小組吸收供應(yīng)商的工程師參加，將采購納入設(shè)計(jì)程序的管理，不僅有利于設(shè)計(jì)部門與采購部門在設(shè)備、材料的采購工作中協(xié)作，而且還可以縮短采購提前期進(jìn)而縮短工程建設(shè)周期，因?yàn)楣?yīng)商不必等到產(chǎn)品設(shè)計(jì)完，就可以提前為該項(xiàng)目所需的關(guān)鍵物資計(jì)劃供應(yīng)。

3.3 電子平臺(tái)的應(yīng)用

建立雙方能進(jìn)行信息共享的平臺(tái)，是減少采購方和供應(yīng)商之間矛盾的有力措施。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，企業(yè)可以利用自身已有的或者與項(xiàng)目高度相關(guān)的利益相關(guān)者的電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行采購管理，這樣，供方對(duì)于項(xiàng)目的采購需求數(shù)量、采購產(chǎn)品的技術(shù)要求、項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度等信息有充分及時(shí)的了解；同樣承包商對(duì)于供方的供應(yīng)能力、規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進(jìn)度等信息也了如指掌。雙方的進(jìn)度計(jì)劃及項(xiàng)目的設(shè)計(jì)變更等關(guān)鍵信息能夠在供應(yīng)鏈中保持透明。

3.4 價(jià)值分析/價(jià)值工程

價(jià)值分析（VA）和價(jià)值工程（VE）是一種結(jié)構(gòu)性問題解決方法，它用于對(duì)特定問題或需求，它通過對(duì)產(chǎn)品的功能分析，研究如何以最低的成本去實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的必要功能。

價(jià)值（V）=功能（F）/ 成本（C）

應(yīng)用VA/VE，既要研究技術(shù)，又要研究經(jīng)濟(jì)，主要從以下兩個(gè)角度展開。一是對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行分析，重點(diǎn)分析建筑因素、結(jié)構(gòu)因素以及設(shè)備因素，剔除不必要的輔助功能，尋找現(xiàn)有方案的優(yōu)化方案或者替代方案。二是對(duì)建筑工程項(xiàng)目所需的原材料、零部件以及機(jī)械設(shè)備等物資進(jìn)行優(yōu)化分析，尋找能夠帶來更多價(jià)值的物資，比如哪種材料被另一種替換更加合適，而替換的后的材料能夠在不增加成本的情況下有更更多的供應(yīng)商可以選擇或者該材料正是分銷商在原廠話語權(quán)比較大的，這也可以降低供貨風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而縮短采購提前期。但是，必須要注意的是，方案的優(yōu)化或者原材料的替換不能以犧牲質(zhì)量為代價(jià)，必須在保證質(zhì)量的前提下尋找縮短采購提前期的方法。

3.5 供應(yīng)商管理庫存

現(xiàn)在很多企業(yè)都在竭盡所力地降低庫存以減少資金占用，但對(duì)于建設(shè)工程項(xiàng)目來說，需求物資品種繁多，零庫存是不現(xiàn)實(shí)的。尤其是涉及影響生產(chǎn)的關(guān)鍵物資，一旦供應(yīng)不上，將直接導(dǎo)致生產(chǎn)的中斷。不過，過早的囤積施工時(shí)領(lǐng)用的做法也不再是最理想的狀態(tài)，如何能夠在不占用過多庫存空間和現(xiàn)金流量的情況下，保障采購物資及時(shí)供應(yīng)是一個(gè)值得思考的問題。供應(yīng)商管理庫存（VMI）并不是一個(gè)新鮮產(chǎn)物，具體做法是，供應(yīng)商在下游企業(yè)的允許下設(shè)立庫存，下游企業(yè)將商品數(shù)據(jù)的變化隨時(shí)傳遞給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)這些數(shù)據(jù)決定未來的貨物需求數(shù)量、庫存水平和補(bǔ)給策略。在建設(shè)工程項(xiàng)目中，通過供應(yīng)商管理庫存能夠有效的降低“牛鞭效應(yīng)”，減少信息不對(duì)稱，降低企業(yè)的存貨庫存，縮短采購提前期。在實(shí)際應(yīng)用中，下游企業(yè)可以從自己的倉庫中隔離出一部分作為在建項(xiàng)目的VMI庫，而且這種方式最好有信息技術(shù)作為支撐。

4 結(jié) 論

工程建設(shè)項(xiàng)目有其自身的特殊性，在選擇采購提前期的縮短策略是應(yīng)該根據(jù)具體項(xiàng)目的情形進(jìn)行側(cè)重，不能一蹴而就。從縮短采購提前期入手能夠更好地確保項(xiàng)目進(jìn)度，從而增強(qiáng)企業(yè)在變幻莫測的市場中保持競爭力。

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