羅秀麗

摘要：隨著高科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)在絕大多數(shù)的企業(yè)都是利用網(wǎng)絡(luò)辦公，辦公自動化的重要組成部分就包括電子文件在內(nèi)。電子文件具有很多優(yōu)點：共享性強、容易儲存、容易管理和控制以及靈活性超強，這樣專業(yè)人員可以輕而易舉的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行操作，從而提高工作效率和工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子文件；管理；應用

現(xiàn)在很多企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展都進一步加快了辦公自動化的進程。一些機關(guān)公務活動都早已進入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，很多的公文都是用電子方式通過網(wǎng)絡(luò)信息的來進行處理和傳遞。這種先進的網(wǎng)上辦公模式正在逐漸的發(fā)展起來，這樣就能通過信息網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)政務公開，使得辦公室工作得到有效的監(jiān)督。這種智能化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會化比較強的辦公室工作方式會在今后的日子里更加受歡迎?？梢哉f電子文件的應用和管理是網(wǎng)絡(luò)時代的必需品。現(xiàn)在是信息技術(shù)飛速發(fā)展的二十一世紀，在這樣一個信息知識“爆炸”的大環(huán)境下，只有把公文處理工作投入到電子文件管理和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這種高科技領(lǐng)域中才能跟上時代發(fā)展的步伐，才能實現(xiàn)高效率的辦公。

一、電子文件的特點

（一）電子文件在公文處理過程中可方便調(diào)用

電子文件能夠準確無誤的把一些文字和圖片記錄下來，這些資料在進入文件管理系統(tǒng)之前都會有一個收集、篩選、歸納、整理的過程，然后經(jīng)過一定的技術(shù)處理后變成軟件和光盤，那么軟件和光盤就成為了無時無刻都能傳送的電子信號，使得這部分信息得到有效保存，并且能夠隨時利用這些信息。

（二）電子文件有一定的存在形式

經(jīng)過計算機處理后所生成的數(shù)字化的信息形態(tài)就是電子文件的存在形式，我們都知道在計算機的內(nèi)部，不管是儲存還是傳輸，電子文件都是以二進制的“0”、“1”的數(shù)字編碼形式存在，這就是人工無法識別的原因，所以要通過計算機的軟件和硬件設(shè)備把載體上的編碼序列讀取出來，最后轉(zhuǎn)化成人工可以識別的方式。這樣就可以在屏幕上顯示出內(nèi)容或者在打印機上打印出來供人們讀取。人們在計算機上看到的一切信息都具有一定的技術(shù)性。

（三）電子文件的共享性和廣闊的空間性

電子文件具有廣大的空間性，它不會受到時間和空間的限制，所以它的內(nèi)存量非常大，許許多多的用戶都能通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息的共享和交流，那么電子文件就實現(xiàn)了它自身的價值。

（四）電子文件的保管形式單一

我國的電子文件的保管方式對于外國的電子文件保管方式來說還是有一定的距離的，因為我國電子文件的保管方式都是有微機操作員或者是微機的管理中心以及檔案室最低一級保管。而外國電子文件的保管方式是由數(shù)據(jù)倉庫保管、數(shù)據(jù)檔案保管以及辦公室保管。這幾種方式都是比較高級的保管方式。

（五）電子文件具有靈活性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公文件都是比較麻煩的，不僅需要手寫還要進行印刷、發(fā)送、歸檔分類以及保管等這些復雜的形式；而現(xiàn)在電子文件操作起來既方便又快捷，電子文件可以對信息進行隨時的更改與調(diào)整，使信息更加完善。還可以在辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中設(shè)立自己的密碼以及規(guī)定授權(quán)的方式，這樣可以對文件信息進行保密，使得文件處理變得靈活、簡單以及安全可靠。

二、電子文件的應用和管理效能

（一）工作人員提高自身素養(yǎng)

電子信息技術(shù)已經(jīng)漸漸的趨于成熟，但是工作人員需要做的就是掌握熟練的操作技術(shù)以及對電子文件和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行更深刻的了解。工作人員要時刻學習網(wǎng)絡(luò)新知識、樹立新觀念，也要不斷提高自身素質(zhì)，因為電子檔案管理需要科學的發(fā)展，這當然也離不開計算機信息技術(shù)的使用，所以工作人員要有較高的知識層次和先進的技術(shù)水平，這樣才能夠適應信息技術(shù)和電子文件的發(fā)展。實時掌握相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動向，熟練地運用新理論和新技術(shù)來指導電子文件的檔案工作，并要積極采取一些有效措施，這樣才能更快的適應社會發(fā)展的新要求。

（二）電子文件的應用

電子信息系統(tǒng)中的特殊類型就包括電子文件管理系統(tǒng)，文件的寫作、跟蹤、檢測、傳遞、儲存以及充分利用，都是利用的電子信息系統(tǒng)。在電子文件管理的應用中要求多個專業(yè)和多個領(lǐng)域以及多個學科的緊密配合，這就要及時建立具有合法效力的管理方法，這樣在具備了一定設(shè)備的基礎(chǔ)上才進一步的擴大電子文件的管理與應用。

（三）電子文件的效能

第一，電子文件處理的重大意義就是對文件進行清晰的分類同時對工作進行指導，這樣可以在一定程度上保證記錄的信息具有真實性。還可以把文件中對文字的處理轉(zhuǎn)向?qū)ξ募?nèi)容的信息反饋和傳遞，從而提高文件的利用能力。第二，電子文件管理進一步擴大了信息的儲存空間，因為它把實體管理、編目以及保管轉(zhuǎn)向為了解信息系統(tǒng)的功能作用，這樣更加方便查詢、檢查和管理等從而提高信息指導作用的效率。第三，傳統(tǒng)的檔案信息管理手段已經(jīng)遠遠的落后于現(xiàn)在時代發(fā)展的步伐，所以電子文件形式的出現(xiàn)是一種大膽的創(chuàng)新手段，因為電子文件可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能解決的問題，比如說檔案的有效統(tǒng)計只要在電腦上搜索出來便可以輕松的做出調(diào)查統(tǒng)計，這樣也改變了浪費人力資源和物力資源的狀況。第四，對于一些機密性比較強的檔案信息要進行加密處理，還要定期的對密鑰進行更換防止檔案信息泄露出去。

三、電子文件保障的措施

（一）努力爭取，更早列入規(guī)劃

每個電子文件的檔案部門要積極的爭取上級部門對檔案工作的指導以及重視支持，盡快地將電子文件的信息化建設(shè)納入到自身單位自動化建設(shè)的相關(guān)規(guī)劃中去，積極的把電子文件資源的建設(shè)和國家信息資源建設(shè)融合在一起，這樣才能使得電子文件建設(shè)與檔案信息資源建設(shè)協(xié)調(diào)穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）完善制度，保證安全管理

國家的信息安全保障工作的方針政策值得每個電子文件信息部門好好的學習，并且要認真貫徹和落實。做好信息的保密工作和公開工作，嚴格處理好這兩者之間的關(guān)系。要想保證數(shù)字檔案信息安全可靠的運行就一定要建立健全數(shù)據(jù)庫管理制度、檔案數(shù)字化制度以及網(wǎng)絡(luò)順暢運行的制度，也要時刻注意保護國家的利益和檔案的隱私。

（三）領(lǐng)導人要統(tǒng)籌規(guī)劃

電子文件的信息化管理是一項偉大而復雜的工程，所以領(lǐng)導人要對檔案信息的管理加強重視，必須要統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一要求、按照步驟實施任務，落實責任，認真負起責任。把檔案信息化當作一項創(chuàng)新要求，努力完成任務。

四、總結(jié)

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨之越來越成熟，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作簡便，傳遞迅速，儲存方便，信息容量大等優(yōu)點，得到各級領(lǐng)導以及技術(shù)人員的重視，電子文檔在企業(yè)日常工作中的重要性也愈發(fā)明顯。同時，電子文件的歸檔與管理方法就成了人們比較關(guān)注的問題。電子文件管理的應用是和信息網(wǎng)絡(luò)化相關(guān)聯(lián)的，它既是一種新技術(shù)也是一種新式武器。它可以對檔案信息進行加密管理也可以使需要公布的信息進行及時的公開。這樣就保護了檔案的私密性政務公開性。雖然電子文件有很大的優(yōu)點，但是它的缺點也是不容忽視的。比如說電子文件中的信息需要進行長期保存，這個問題還需要相關(guān)人員進行深刻的研究，很多永久保存的信息需要備份，避免信息遺漏和丟失，保證電子文件信息的安全可靠。

參考文獻：

[1]程輝.電子文件對檔案管理的影響及對策[J].甘肅農(nóng)業(yè)，2010（12）.

[2]遲春玉.信息時代電子文件管理的整理歸檔與保管[J].黑龍江史志.2011（13）.

（作者單位：吐哈油田公司檔案中心）