賀榮

摘要：在ERP軟件的推廣之前，大多數(shù)企業(yè)都是采用傳統(tǒng)的手工記賬模式。在中國，根據(jù)實(shí)際經(jīng)營需要，大多數(shù)企業(yè)將會(huì)計(jì)憑證分類為收、付、轉(zhuǎn)憑證。當(dāng)中國的ERP軟件開始在企業(yè)發(fā)揮作用替代手工記賬時(shí)，這樣的憑證分類方式的理念就反應(yīng)在了以用友、金蝶為代表的ERP軟件中。文章通過比較中西方主要ERP軟件中會(huì)計(jì)憑證設(shè)置的差異，對其各自特點(diǎn)進(jìn)行利弊分析，并提出更好實(shí)現(xiàn)ERP會(huì)計(jì)憑證管理的展望。

關(guān)鍵詞：ERP；會(huì)計(jì)憑證；應(yīng)用及管理

一、ERP管理軟件的功能和發(fā)展

（一）ERP管理軟件的功能

ERP 是Enterprise Resource Planning 的縮寫，是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的各項(xiàng)商業(yè)活動(dòng)用來收集、存儲(chǔ)、管理、解讀各項(xiàng)來自商業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。主要的商業(yè)活動(dòng)包括：產(chǎn)品及生產(chǎn)計(jì)劃、成本核算、制造或服務(wù)活動(dòng)的交付、營銷及銷售、存貨的管理、發(fā)運(yùn)及支付結(jié)算。通常ERP軟件可以提供一個(gè)整合的核心業(yè)務(wù)流程并以實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的形式跟蹤企業(yè)的資源。企業(yè)的資源不僅僅是資金本身，原材料、產(chǎn)能、以及公司已經(jīng)承諾的：銷售訂單、采購訂單、工資薪金等。這些數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)在不同部門的應(yīng)用構(gòu)成了這個(gè)系統(tǒng)的共享資源。

（二）ERP管理軟件的發(fā)展

最早的ERP軟件出現(xiàn)在20世紀(jì)90年代的西方國家，主要應(yīng)用于物料的管理（MRP：物料需求計(jì)劃）。到了90年代中期，ERP軟件已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)、政府、以及非盈利組織中，除了管理物料需求之外，會(huì)計(jì)賬簿的應(yīng)用及人力資源的管理也植入其中。國際上比較大型且知名度較高的ERP軟件的當(dāng)屬SAP和Oracle。SAP 是一家來自德國的最大的ERP 軟件應(yīng)用提供商；SAP公司成立于1972年，總部位于德國沃爾多夫市，是全球最大的企業(yè)管理和協(xié)同化電子商務(wù)解決方案供應(yīng)商、全球第三大獨(dú)立軟件供應(yīng)商。目前，SAP在50多個(gè)國家擁有29，000多名員工。SAP在120多個(gè)國家和地區(qū)擁有18，800多家客戶、56，000多個(gè)系統(tǒng)安裝點(diǎn)以及1000萬多名最終用戶，世界500強(qiáng)中80%以上的公司都在使用SAP的管理解決方案。Oracle 系統(tǒng)來自美國的甲骨文公司，該公司于2013年，甲骨文已超越IBM，成為繼Microsoft后全球第二大軟件公司。該軟件也廣泛應(yīng)用于許多跨國企業(yè)。

在中國，ERP軟件系統(tǒng)的發(fā)展相對國外較晚一些。比較知名的有用友、金蝶和浪潮。這三家ERP 龍頭企業(yè)在國內(nèi)的市場份額也非?？捎^。尤其用友財(cái)務(wù)系列軟件，適用于不同規(guī)模的企業(yè)。

二、中外ERP管理軟件中會(huì)計(jì)憑證的生成與管理的差異

盡管企業(yè)的資源有多種形式，經(jīng)營模式多樣，最終都需要有一些量化的數(shù)據(jù)來呈現(xiàn)經(jīng)營的結(jié)果。這些ERP軟件的一個(gè)重要的功能就是將大量的企業(yè)經(jīng)營方面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通過軟件實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的歸集與核算。因此財(cái)務(wù)的功能通常也通過ERP系統(tǒng)的運(yùn)作中完整的體現(xiàn)出來。本文將重點(diǎn)探討在這兩種具有代表性的國內(nèi)與國外ERP運(yùn)作模式下的會(huì)計(jì)憑證的歸集和檔案管理上應(yīng)用的差別及利弊分析。

（一）中國的傳統(tǒng)的收、付、轉(zhuǎn)賬憑證

在國內(nèi)，一般來說會(huì)計(jì)憑證類別有：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。收款憑證一般與企業(yè)的銀行或現(xiàn)金收款相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證；付款憑證核算企業(yè)的銀行或現(xiàn)金付款相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證；轉(zhuǎn)賬憑證則是和現(xiàn)金或銀行存款業(yè)務(wù)無直接關(guān)系的業(yè)務(wù)核算憑證，如銷售賒銷、采購賒賬、固定資產(chǎn)折舊、成本分?jǐn)偟取?/p>

這些憑證根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生量的大小按月分類匯總打印之后裝訂成冊。我們都非常習(xí)慣于這種憑證分類裝訂的模式，它的好處在于按月分類的憑證非常清晰，盡管會(huì)計(jì)年度是12個(gè)月，但是通常來說財(cái)務(wù)根據(jù)管理的需要以及稅務(wù)官方的需要還是會(huì)按月人為截?cái)喑鼍哓?cái)務(wù)報(bào)告。如果對一年中的業(yè)務(wù)清晰地了解之后很容易在這些憑證中查找。

這種憑證的分類方式已根植于中國的財(cái)務(wù)人心中，即使在手工記賬的年代也廣泛應(yīng)用于各種規(guī)模的企業(yè)當(dāng)中，所以當(dāng)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用替代手工記賬之后，財(cái)務(wù)人員看到這樣的憑證安排依然很親切。那么這樣的憑證安排有什么弊端嗎？在回答這個(gè)問題之前讓我們先看看國外的ERP系統(tǒng)應(yīng)用中的會(huì)計(jì)憑證的設(shè)置理念。

（二）國外的ERP系統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證的模塊設(shè)置

Oracle 為代表的以模塊來定義憑證類別：客戶（銷售及收款）、供應(yīng)商（采購及付款）、生產(chǎn)、員工（報(bào)銷及付款）、總賬。我曾經(jīng)有過一些使用Oracle和ACCPAC 系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)。Oracle 前面已經(jīng)簡單介紹了一下，ACCPAC是一個(gè)來自加拿大的適用于中等規(guī)?；蛐∑髽I(yè)的企業(yè)管理軟件。軟件的設(shè)計(jì)思路上和SAP、Oracle等來自歐美的ERP系統(tǒng)基本相同。這類軟件的應(yīng)用在會(huì)計(jì)憑證的類別設(shè)置上就無法參考國內(nèi)的收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的類別。

大多數(shù)情況下收款憑證來自于應(yīng)收賬款模塊，付款憑證來自于應(yīng)付賬款模塊或人力資源及薪金模塊（處理員工薪金及員工費(fèi)用報(bào)銷），轉(zhuǎn)賬憑證來自于存貨、生產(chǎn)制造、資產(chǎn)等相關(guān)的模塊，以及一些根據(jù)需要直接在總賬系統(tǒng)中編制的憑證。當(dāng)然國內(nèi)的ERP軟件在應(yīng)用上的功能應(yīng)該和國外的類似，畢竟企業(yè)管理所需要掌握的數(shù)據(jù)和信息方面的需求是一致的。

基于憑證的來源分為以下幾種分類模式：應(yīng)收賬款的憑證及收款的憑證按客戶編碼分類歸集檔案，每一個(gè)客戶的銷售發(fā)票、發(fā)貨記錄、銷售訂單、銀行收款水單等放入一本檔案，并按照年度分類整理成冊。年度終了，打印全年的交易記錄作為憑證訂于封面。同樣的思路應(yīng)用在應(yīng)付賬款模塊，員工的費(fèi)用報(bào)銷等參照應(yīng)付賬款模塊：即每一個(gè)供應(yīng)商、每一個(gè)員工有一個(gè)編碼，根據(jù)發(fā)生的交易金額按照每一個(gè)年度建立檔案冊。

三、中外會(huì)計(jì)憑證的模塊設(shè)置的利弊分析

（一）國外會(huì)計(jì)憑證的體系便于追溯查找且體現(xiàn)集合功能，但通常缺少打印憑證的功能

國外ERP系統(tǒng)中的憑證安排看起來更加合理一些，充分體現(xiàn)了這些憑證的來源；同時(shí)又都有了一個(gè)很好的追溯功能，實(shí)現(xiàn)了一查到底的附加功能。抽出一份銷售憑證之后，我們可以非常清楚的了解到有關(guān)這個(gè)銷售業(yè)務(wù)的回款情況以及回款日期等等。如果需要查找某一個(gè)供應(yīng)商的某一個(gè)年度的某一筆詳細(xì)交易情況時(shí)，我們只需要在系統(tǒng)中先查找到該供應(yīng)商的代碼后，然后對應(yīng)找到檔案后即可以在其中找到。如果審計(jì)想要審查某一個(gè)供應(yīng)商的全年的采購交易情況，拿出整本檔案即可。同樣的道理，對員工的報(bào)銷費(fèi)用的審計(jì)和調(diào)查也非常便利。因此如果使用國外ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)憑證設(shè)置上，這個(gè)分類就成了客戶憑證、供應(yīng)商憑證、員工憑證、資產(chǎn)憑證、轉(zhuǎn)賬憑證?？蛻魬{證集合了銷售的轉(zhuǎn)賬憑證和相關(guān)的收款憑證，供應(yīng)商憑證集合了各類采購的轉(zhuǎn)賬憑證和相關(guān)的付款憑證；員工憑證集合了員工的費(fèi)用的應(yīng)付業(yè)務(wù)及實(shí)際的銀行報(bào)銷和可能發(fā)生的預(yù)借款的業(yè)務(wù)等，資產(chǎn)憑證集合了資產(chǎn)的購入和折舊以及處置等相關(guān)業(yè)務(wù)。轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置方面和國內(nèi)ERP軟件系統(tǒng)的設(shè)置一致，沒有區(qū)別。

（二）國內(nèi)會(huì)計(jì)憑證的設(shè)置及打印功能清晰簡單，但在追溯性及內(nèi)部控制功能上需要加強(qiáng)

回到國內(nèi)ERP軟件的憑證設(shè)置，如果為了達(dá)到這樣的目的，我們既需要調(diào)出相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證（一般銷售都是賒銷業(yè)務(wù)，所以在銷售的當(dāng)月都需要記錄在轉(zhuǎn)賬憑證中），還需要通過查看該客戶的明細(xì)賬之后找到相關(guān)收款的月份，然后再到各個(gè)相關(guān)月份的收款憑證中查看銀行的回款水單等。當(dāng)然，如果為了減少一些查找工作的話，在填制收款憑證的附件上可以再復(fù)印上所有相關(guān)的銷售發(fā)票、發(fā)貨單、核準(zhǔn)的訂單等。這樣的做法將大大增加了紙張的浪費(fèi)，同時(shí)浪費(fèi)了辦公室的倉促空間。試想一下，如果將全部的收款和相應(yīng)的付款均復(fù)印的話，這樣的浪費(fèi)太不值得推薦了。尤其在付款環(huán)節(jié)，從內(nèi)部控制的層面來看，我們一般認(rèn)為支付的憑證應(yīng)附上原始的發(fā)票、收貨記錄、采購訂單等避免人為故意重復(fù)支付，或者因?yàn)椴铄e(cuò)產(chǎn)生的二次支付給公司造成資產(chǎn)上的損失。然而原件只有一份，在制作轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)我們就只能采用復(fù)印件，這還是一種紙張上的浪費(fèi)。

在沒有使用過國外ERP軟件的經(jīng)驗(yàn)之前，我比較多的使用了用友和金蝶，從未對我們國內(nèi)的這個(gè)有著悠久歷史的憑證設(shè)置產(chǎn)生過任何異議，然而在使用了多年國外ERP軟件之后，越發(fā)的認(rèn)同了國外的這種憑證的設(shè)置及管理。它的設(shè)置更加科學(xué)、更加嚴(yán)謹(jǐn)、更加節(jié)省空間。當(dāng)然凡事都不盡完美，由于國外ERP軟件的憑證設(shè)計(jì)理念上，它原本沒有意圖甚至設(shè)計(jì)者認(rèn)為沒有必要打印這些會(huì)計(jì)憑證，所以轉(zhuǎn)賬憑證的打印上一般都不帶有這項(xiàng)功能，所以對轉(zhuǎn)賬憑證的打印工作是一個(gè)比較痛苦和糾結(jié)的。而且打印出的轉(zhuǎn)賬憑證不能像國內(nèi)的憑證那樣清晰地告訴我們借貸方各發(fā)生了什么。

四、更好實(shí)現(xiàn)ERP會(huì)計(jì)憑證管理的展望

隨著越來越多的國內(nèi)外的業(yè)務(wù)融合，中國的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與國際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的逐漸趨同。國外的一些更科學(xué)、更合理的會(huì)計(jì)管理方法正在逐步地改變并影響著新一代財(cái)務(wù)人。有關(guān)SAP為企業(yè)量身定制了ERP軟件，并成功實(shí)現(xiàn)了全中文的界面和完全的收付轉(zhuǎn)的憑證模式，這意味著一個(gè)西方軟件的重大變革。該企業(yè)為了達(dá)到內(nèi)部控制以及紙張的節(jié)省的雙重目的，設(shè)立了稽核部門專門負(fù)責(zé)審核控制企業(yè)的成本費(fèi)用的開支計(jì)劃等。這樣的做法也從很大程度上確保了企業(yè)的內(nèi)部控制的真正落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

陳鳳琴.淺談ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)憑證管理[J].廣東科技，2012（08）.

【作者單位：阿美科福斯特惠勒工程咨詢（上海）有限公司】