張盛宣

探究高職院校秘書工作存在的問題以及解決對策

張盛宣

高職院校的秘書工作是高職院校教學(xué)管理中必不可缺的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也屬于教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)中較為重要的一個(gè)成員，在整個(gè)教學(xué)隊(duì)伍中發(fā)揮著不可取代的意義和作用。所以，秘書工作效率及質(zhì)量程度的差異也將直接關(guān)系著整個(gè)教學(xué)管理工作能否高效、順利開展。本文主要從高職業(yè)院校秘書工作方面來探討目前教育工作中所面臨的問題，并結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)淺談提出幾點(diǎn)優(yōu)化建議。希望通過這樣的方式可以為我國高職院校秘書工作順利的開展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

秘書工作；高職院校；教學(xué)管理；措施

秘書在高職院校整個(gè)教學(xué)管理過程中，是作為教學(xué)工作上下溝通的一個(gè)重要的橋梁和信息傳遞紐帶的作用存在。秘書的工作效率會直接影響到教學(xué)管理工作的質(zhì)量。

一、簡要分析教學(xué)秘書工作中存在的問題

（一）工作時(shí)間較長，內(nèi)容瑣碎繁雜

高職院校的秘書工作涉及的內(nèi)容廣泛、瑣碎、事情繁雜、它在教學(xué)管理工作中起著上傳下達(dá)的主要作用[1]。秘書的日常教學(xué)工作內(nèi)容復(fù)雜，多樣，教師方面：教學(xué)教材的征訂、安排教學(xué)任務(wù)、打印發(fā)放教師校歷、課表；學(xué)生方面：組織重修、補(bǔ)考、期中期末各項(xiàng)考試、為學(xué)生安排選課、試卷整理、技能考試、國家級認(rèn)證考試的報(bào)名工作等。此外，還要妥善處理臨時(shí)突發(fā)工作。稍有不慎，極有可能會造成教學(xué)事故的發(fā)生，責(zé)任重大。安排工作時(shí)要進(jìn)行再三考慮分析，在一定的程度上也給秘書的精神造成了沉重的負(fù)擔(dān)。針對這樣的情況，嘗試對所在周圍的幾所高職院校的秘書工作進(jìn)行了調(diào)查，統(tǒng)計(jì)結(jié)果如下圖表1，調(diào)查的學(xué)校秘書高達(dá)61.5%反映平均工作量超過8小時(shí)是家常便飯的事情。

表1：秘書日均工作量情況調(diào)查

（二）缺乏專業(yè)技術(shù)支撐。工作效率低

當(dāng)下的很多高職院校教務(wù)處都會配置相應(yīng)的管理軟件來對教務(wù)管理工作量進(jìn)行簡化。這種方法省時(shí)省力。但是在系部就相對缺少這樣的管理軟件做支撐。并且學(xué)院也沒有組織秘書對辦工作自動化軟件進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。對于日常的office軟件等，秘書往往只會一些簡單的基本操作，沒有利用好這些軟件來簡化自身的工作量。這必然造成人工進(jìn)行的復(fù)雜化。耗費(fèi)了時(shí)間，容易出現(xiàn)問題，造成工作效率低下的嚴(yán)重問題。

（三）秘書建設(shè)工作不合理，兼職情況較為常見

目前，各大高職院校的秘書往往是系部上的青年老師兼職進(jìn)行。這使得秘書承擔(dān)繁重的教學(xué)管理工作的同時(shí)還要完成系部下達(dá)的教學(xué)工作量。兩者之間相互影響，必然會增加秘書工作內(nèi)容完成效率不足。其秘書的主要工作內(nèi)傷是協(xié)助完成院內(nèi)各項(xiàng)管理，而作為一名人民教師提升自身專業(yè)知識是非常有必要的?？墒谴罅康慕虒W(xué)管理工作占據(jù)了太多的時(shí)間，作為項(xiàng)目申報(bào)、課題申請的時(shí)間被嚴(yán)重壓縮，這肯定會導(dǎo)致缺少科研成果，對后續(xù)的各類評獎(jiǎng)評優(yōu)、晉升職務(wù)都相對不利。

（四）缺乏激勵(lì)方式和合理評定標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)、進(jìn)修機(jī)會少

秘書工作繁瑣、平凡，缺少個(gè)人業(yè)務(wù)的進(jìn)修和培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)討論大會、外出訪問的機(jī)會，現(xiàn)有的制度也沒有制定相應(yīng)的績效獎(jiǎng)勵(lì)方案和激勵(lì)策略，大多數(shù)人很難真正的體驗(yàn)到這份工作其中的復(fù)雜、瑣碎。秘書工作付出得不到支持和認(rèn)可，付出的汗水也得不到理解和尊重[2]。

以上都是造成秘書精神緊張、工作壓力大，工作的主動性、積極性越發(fā)降低的主要原因，最后往往都會選擇轉(zhuǎn)崗或者是離職的情況較多，秘書隊(duì)伍流動性太大，穩(wěn)定程度不高，這些都會對整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作教學(xué)秩序在成嚴(yán)重的負(fù)面影響，需要引起重視。

二、優(yōu)化高職院校系部秘書工作相關(guān)建議

（一）引進(jìn)先進(jìn)的教學(xué)管理軟件，減輕秘書工作繁雜、瑣碎

隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷提高，針對各個(gè)行業(yè)的技術(shù)優(yōu)化軟件越來越多，層出不窮。作為人才培養(yǎng)的高職院校，應(yīng)把與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)思想引進(jìn)到教學(xué)管理工作中，簡化大量費(fèi)時(shí)、重復(fù)的工作，通過計(jì)算機(jī)軟件來完成，節(jié)省了人工成本也節(jié)約了不必要的時(shí)間消耗。聘請專業(yè)人士對相關(guān)秘書人員進(jìn)行辦公軟件相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其熟練掌握操作方法和技巧。提高了秘書工作效率，促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

（二）秘書隊(duì)伍建設(shè)的穩(wěn)定性和專業(yè)性

教學(xué)管理是一項(xiàng)銜接性和連續(xù)性很強(qiáng)的工作，作為教學(xué)管理的基層秘書職位人員流動性太大會直接影響教學(xué)管理的效率和質(zhì)量?？梢栽O(shè)立秘書專職崗，建立科學(xué)合理的獎(jiǎng)勵(lì)、考核機(jī)制，對秘書工作的業(yè)績充分的肯定，提高秘書工作待遇和地位。對表現(xiàn)優(yōu)秀的相關(guān)工作人員給予一定的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在年底的職稱評選中可以優(yōu)先考慮提供一定的晉升空間。

（三）增加秘書進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會

加強(qiáng)高職院校秘書進(jìn)修培訓(xùn)可有效促進(jìn)院內(nèi)教育管理能力的增長，高職教育所需要的不僅是片面的改善院內(nèi)基礎(chǔ)硬件設(shè)施條件或僅僅重視教育工作者的教學(xué)水平的提高，同時(shí)也需要關(guān)注院內(nèi)基礎(chǔ)教學(xué)秘書的工作能力。高職院校中秘書作為教學(xué)管理中主要的重要組成之一，只有有通過拓展新型的途徑和方式對高職院校的秘書崗位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、進(jìn)修等[3]，提高秘書的管理水平和管理理念。

三、結(jié)論

高職院校中秘書工作崗位”平凡”但不簡單，只有正確的認(rèn)識到秘書崗位在高職院校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)中的存在的問題和其重要性，才能結(jié)合學(xué)校情況采取合理的對策和措施，提供給秘書崗位工作人員發(fā)展的平臺和機(jī)會，發(fā)揮其在提高教學(xué)質(zhì)量，深化教學(xué)改革、服務(wù)全體師生、促進(jìn)高職院校發(fā)展中積極有效的作用。

[1]周愛華.高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題與解決對策[J].柳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，02：23-25.

[2]程紅，龔偉申.論高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題和對策[J].學(xué)理論，2013，26：342-343.

[3]楊芳.淺析高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及提效方案[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2014，01：138.

（作者單位：廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

張盛宣（1971-），女，漢族，四川宣漢人，南京大學(xué)信息工程碩士，主要從事教育管理研究。