張艷

【摘 要】電子文件檔案管理是高校信息處理的基礎(chǔ)工作之一。近年來，隨著高校的擴(kuò)招，電子文件和電子檔案的數(shù)量越來越多，檔案管理工作越來越復(fù)雜。本文筆者將結(jié)合自身多年的高校電子文件檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提出電子文件檔案管理工作的對策。

【關(guān)鍵詞】高校 電子文件 檔案管理 對策 原則

一些硬件設(shè)施齊全的高校已步入辦公自動(dòng)化時(shí)代，電子文件取代紙質(zhì)文件成為正式文件，而紙質(zhì)文件只是作為輔助性文件使用。但是電子文件檔案管理過于依賴網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)被搞亂，甚至丟失。電子文件存儲(chǔ)具有多樣性，增加了查閱的難度，而且隨著學(xué)校檔案管理人員的變動(dòng)、計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代，有些電子文件遭到損壞，給日后電子檔案的開發(fā)帶來了麻煩。由此可見，采取有效措施對電子文件檔案進(jìn)行規(guī)范，迫在眉睫。

一、管理電子文件檔案應(yīng)遵循的原則

1.前端控制原則

前端控制以生命周期理論為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存乃至銷毀的不同階段看成是一個(gè)完整的過程。其中，文件形成作為前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)作為終端，銷毀或永久保存被視為末端。納入前端是進(jìn)行全程管理的重要保障。為了對文件進(jìn)行有效的前端管理，必須深入到系統(tǒng)設(shè)計(jì)前端，對各項(xiàng)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合。

2.全程管理原則

一個(gè)完整的管理體制包括電子文件從其形成到銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期。具體表現(xiàn)為：全面管理，管理范圍涉及文件的生成到流程、管理規(guī)則、管理方法及質(zhì)量要求等各個(gè)方面；系統(tǒng)管理，要對文件生命周期各個(gè)階段的各項(xiàng)管理活動(dòng)和管理要素進(jìn)行系統(tǒng)地管理，追求系統(tǒng)資源和信息資源效益最大化；過程管理，結(jié)果的控制通過過程控制來實(shí)現(xiàn)。

3.真實(shí)保障性原則

電子文件的真實(shí)性是指文件在經(jīng)過遷移、傳輸?shù)忍幚砗笠廊槐３植蛔?，與原始狀態(tài)一致。受技術(shù)環(huán)境遷移的影響，電子文件真實(shí)性的維護(hù)令人犯難。主要原因有二：一是由電子文件易變性所引發(fā)的電子文件真實(shí)性難以維護(hù)。二是由系統(tǒng)的依賴性所造成的電子文件真實(shí)性難以維護(hù)，因?yàn)槲募w移的過程中容易出現(xiàn)文件信息丟失、改變等問題。

4.完整性保障原則

完整性是電子文件價(jià)值的重要保障，文件的殘缺留給后人的是記憶的殘缺。它有兩層含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌相關(guān)文件的數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。

5.有效性保障原則

電子文件的有效性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、遷移、加密等處理后不影響人們的理解，不影響其內(nèi)容的真實(shí)性。有效性措施貫穿于電子文件的全程管理中。

二、高校電子文件檔案管理工作的對策

1.改變觀念

在進(jìn)行電子文件檔案管理時(shí)，我們應(yīng)首先明確電子文件不同于紙質(zhì)文件，改變傳統(tǒng)觀念。即，盡管文件來源依然存在，但其內(nèi)容卻發(fā)生了變化；“文件生命周期理論”依然存在，但應(yīng)加以修正；電子文件的“原件”已非傳統(tǒng)的原件概念。

2.對高校電子文件檔案管理進(jìn)行制度規(guī)范

國家十分重視電子文件檔案的管理工作，陸續(xù)出臺(tái)了以《電子公文檔管理暫行辦法》《中華人民共和國電子簽名法》等為代表的文件，然而還是有很多高校未能嚴(yán)格執(zhí)行文件的指示。為此，高校應(yīng)該盡快制定本校的電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校工作者能做到有章可循。

3.理論結(jié)合實(shí)際，靈活開展工作

電子文件的管理對技術(shù)水平有一定要求，但我國目前高校檔案部門的現(xiàn)狀不容樂觀，管理部門的實(shí)際水平與其所要求達(dá)到的水平還有一定距離。這就要求各高校結(jié)合本校的實(shí)際情況，有條不紊地進(jìn)行電子文件的歸檔管理工作，對不同類型的電子文件采取不同的方法，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4.攻克技術(shù)難題

技術(shù)問題是電子文件長期處于理論與實(shí)踐脫節(jié)的根源。最常見的問題是有的檔案人員具備豐富的理論知識，但卻無法將其轉(zhuǎn)化為技術(shù)；有的檔案人員擁有技術(shù)卻不理解電子文件管理的基本理論。其實(shí)這個(gè)問題可以通過整合高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)來解決。大多數(shù)高校都有自己的信息管理中心，擁有大量的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，檔案部門應(yīng)充分利用這一優(yōu)勢。對于那些規(guī)模小的高校，可以實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一配置。

5.廣泛調(diào)研，有針對性地開展工作

高校電子文件的來源非常廣泛，檔案部門要廣泛調(diào)研，對本校各個(gè)機(jī)構(gòu)與其主要產(chǎn)生的文件類型有一個(gè)總體的把握。條件允許的話，可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從檔案的角度提出要求。

6.提高檔案管理的自覺性

電子文件檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，絕非幾個(gè)檔案管理人員就能完成的，它需要領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的支持，需要相關(guān)人員的共同努力。各大高校應(yīng)注重宣傳黨和國家關(guān)于電子文件管理的政策、法規(guī)，全面提高教職工檔案管理的自覺性；同時(shí)還要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從而促進(jìn)電子文件檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，電子文件檔案管理是各大高校現(xiàn)階段急需解決的問題。各大高校可以參考以上六條對策并結(jié)合自身學(xué)校實(shí)際來開展、完善本校的電子文件檔案管理工作。

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