包宇　王明輝

摘要：社會的不斷進步，人們工作、生活中往往需要處理越來越多的信息。若辦公效率無法提升，對于企業(yè)而言必將損失嚴重。目前，能否實現(xiàn)辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)處理信息自動化的重要標志，計算機技術(shù)在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。計算機技術(shù)也因此成為企業(yè)日常運營中不可或缺的角色，其在提高辦公速率的重要作用也日益顯現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；效率；辦公自動化；應(yīng)用

社會的不斷進步，企業(yè)要想在發(fā)展迅速的社會環(huán)境中生存和壯大起來，就必須提升自身的信息處理準確度和效率。當前，辦公自動化在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，大大提高了辦公效率，辦公自動化也因此受到廣泛重視。為適應(yīng)激烈的市場競爭環(huán)境，越來越多的企業(yè)將計算機技術(shù)應(yīng)用到辦公自動化管理體系中來，如OA（Office Automation）等。所謂的辦公自動化，就是以計算機為核心，并利用各種軟件處理相關(guān)數(shù)據(jù)，并得到相應(yīng)信息等。辦公自動化使信息資源、人員、辦公室聯(lián)系更為緊密，大大提高了工作的效率和準確度。

一、計算機技術(shù)對辦公自動化的推進作用

1.有利于降低企業(yè)的成本，提高辦公效率

計算機技術(shù)在辦公自動化管理中的廣泛應(yīng)用，引發(fā)了經(jīng)濟革命和信息革命，管理成本大大降低。比如：計算機技術(shù)引發(fā)的辦公自動化，不但減少了辦公過程中不必要的環(huán)節(jié)和所需的材料，而且提高工作效率，從而提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。另外，以前可能需要多個人才能完成的工作任務(wù)，現(xiàn)在只要一個人就能完成，這在很大程度上減少了辦公人員的數(shù)量，以及一系列的連鎖反應(yīng)，更有利于降低企業(yè)支出。

2.有利于提高企業(yè)的核心競爭力

計算機技術(shù)應(yīng)用于辦公自動化中，能夠使企業(yè)實現(xiàn)交流無障礙、辦公流效率提升、管理程序化等。這對企業(yè)而言，無疑是十分有益的，因為更能激發(fā)員工的創(chuàng)新能力。這種人人平等、溝通無障礙的環(huán)境更能激發(fā)員工的聰明才智和潛能，辦公人員爭取做好工作，而做好各項工作的前提是發(fā)揮個體的創(chuàng)造力。因此，計算機技術(shù)的應(yīng)用，有利于激發(fā)企業(yè)個體的創(chuàng)造力，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

二、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

目前，辦公自動化已經(jīng)和我們的工作密不可分，我們甚至可以不用紙張就能進行辦公、信息的傳達以及數(shù)據(jù)的整理，計算機技術(shù)在辦公自動化體系中的作用，貫穿于辦公自動化的各個環(huán)節(jié)和要素，提高了企業(yè)的辦公自動化管理效率和水平，給企業(yè)帶來了巨大的效益。這些效益的回報是計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用?？偨Y(jié)計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。

1.演示軟件的應(yīng)用

演示軟件在計算機技術(shù)應(yīng)用較廣的一項功能。指的是將需要的各種圖文內(nèi)容，把表格、文本、圖片、剪貼畫、藝術(shù)字、公式等內(nèi)容通過幻燈片格式進行編輯，并根據(jù)需要插入視頻、聲音等，最后播放出來。這一軟件的應(yīng)用，最大的功效就是能顯著增強演示的效果，尤其在產(chǎn)品介紹、培訓(xùn)教育等方面能極大地激發(fā)用戶的創(chuàng)造力，讓聽者能夠加深理解和印象。

2.文字軟件處理

現(xiàn)在的文字處理軟件我們常用的是WORD、WPS等，這些文字編排工具的廣泛應(yīng)用使得包括商務(wù)合同、報告、書信等，且操作簡單、快捷。該軟件能將圖形、表格、文字三者很好地結(jié)合起來，以便更好地呈現(xiàn)出效果，且使用方便。軟件提供多項命令和功能，如列表排序、文件管理功能、郵件列表功能、數(shù)據(jù)計算功能、圖形處理功能、創(chuàng)建顯示類型、文字替換功能、文本對齊、添加圖形邊框等，以供用戶選擇，幫助其更快捷地完成任務(wù)。該軟件在文字處理方面所體現(xiàn)出的強大功能，受到辦公人員的普遍使用。

3.電子表格軟件

電子表格功能強大，操作具有簡便、清晰、快捷等特點，應(yīng)用電子表格能極大地提高工作效率，而且極易上手操作。能提供大量分析工具、具有專業(yè)水準的計算工具，因而能在很大程度上削減重復(fù)、復(fù)雜的計算過程，工作效率得以極大提升。另外，數(shù)據(jù)處理電子表格還具備圖表化功能，通過數(shù)據(jù)/圖表透視表進行直觀、形象的數(shù)據(jù)分析。尤其適合用于制作數(shù)據(jù)繁多且需要數(shù)理統(tǒng)計說明問題的項目，因而受到各個領(lǐng)域的推崇和使用。

4.數(shù)據(jù)處理軟件

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，數(shù)據(jù)繁多、過程處理復(fù)雜是一大特點。而應(yīng)用數(shù)據(jù)處理軟件，使用其提供的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序生成器等，能幫助用戶創(chuàng)建各種數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序（包括各部門、個人），建立龐大的數(shù)據(jù)庫，并方便讀取，從而為所需的人提供各種有效、準確的數(shù)據(jù)信息，這為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理和集團信息化目標奠定了基礎(chǔ)。

三、辦公自動化未來的發(fā)展方向

計算機技術(shù)運用得到辦公自動化的進程是時代的進步的結(jié)果，隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展進步，未來計算機技術(shù)將會從對數(shù)據(jù)、信息的處理，逐步過渡到知識處理，而數(shù)據(jù)庫也將被知識庫取代。以后的自動化辦公更加高性能、網(wǎng)絡(luò)化、集成化，并且深入到社會的每一個角落并得到提升。而正在研究的光計算機、納米計算機、超導(dǎo)計算機、量子計算機等技術(shù)也將逐漸成熟，并在不不久的將來應(yīng)用到各個領(lǐng)域中?？偨Y(jié)辦公自動化的未來發(fā)展方向，將會朝著人性化、大眾化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、高性能化以及功能綜合化等方向發(fā)展。

四、結(jié)語

在信息化飛速發(fā)展的今天，計算機技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用應(yīng)當還不僅如此，已經(jīng)擴展到社會的行行業(yè)業(yè)，提高了辦公效率和準確度的同時，引起了一系列的連鎖反應(yīng)，實現(xiàn)了空間無距離的信息化交流。作為新時代的辦公人員，我們更要與時俱進，學(xué)習(xí)更多、更新的相關(guān)知識這是必然的選擇。而對辦公自動化未來發(fā)展趨勢的分析，可知計算機辦公自動化技術(shù)將會在更多領(lǐng)域發(fā)揮重要作用，令人期待，相信辦公自動化所帶來的益處會越來越多。

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黑龍江省黑河學(xué)院科學(xué)技術(shù)研究項目，批準號：KJY201311，成果形式：論文 。

作者簡介：包宇（1980-）女，畢業(yè)于哈爾濱理工大學(xué)，黑河學(xué)院講師，主要從事計算機公共課教學(xué)模式研究；王明輝（1978-）男。畢業(yè)于東北大學(xué)。黑河市教育研究院教研員endprint