陳小梅

（嶺南師范學(xué)院 基礎(chǔ)教育學(xué)院，廣東 遂溪 524300）

高校檔案管理在國(guó)家檔案管理中占據(jù)著重要地位，也是社會(huì)信息系統(tǒng)中不可或缺的部分。在信息化時(shí)代的沖擊下，高校檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。目前，數(shù)字信息化已經(jīng)深入到高校檔案管理的方方面面。高校檔案信息化管理不僅是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的必然產(chǎn)物，更是高校發(fā)展的動(dòng)力和途徑。在高校檔案改革推進(jìn)的道路上，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化能夠幫助高校獲得最大利益，是我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的必然要求。

1 信息化環(huán)境下高校檔案管理的作用和意義

高校檔案信息化管理具有兩方面作用。一個(gè)是時(shí)代發(fā)展的必然潮流，二是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的要求。同時(shí)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，教育方面改革的不斷深入，高校檔案管理在不斷革新的基礎(chǔ)上，需要實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1.1 高校檔案信息化具有易保管、易開(kāi)發(fā)、易使用的作用

在電子信息化普遍應(yīng)用之前，高校檔案采取傳統(tǒng)的管理方式，這種管理方式主要是人工作業(yè)，檢索局限性高，效率低。特別是在整理、查找、翻閱電子類(lèi)型的檔案時(shí)，往往要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。在翻閱的過(guò)程中，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)的流失。因此，實(shí)行高校檔案信息化管理非常必要。高校檔案信息化管理能快速對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存、傳輸、檢索及共享，相比傳統(tǒng)的手工作業(yè)更加省時(shí)省力，且方便使用、操作。另外，高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，可以擁有更加充足的時(shí)間進(jìn)行科研，為學(xué)校贏得了更廣闊的發(fā)展空間。

眾所周知，檔案信息庫(kù)的作用主要就是給使用者提供服務(wù)。信息化檔案的建立，給學(xué)校的教師和學(xué)生提供了更加便利的服務(wù)。如果建立高校檔案僅僅是完成一項(xiàng)工作，那么檔案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件擺設(shè)。因此，在建設(shè)高校檔案信息化時(shí)，應(yīng)以給使用者提供價(jià)值的大小作為重要參考依據(jù)。另外，高校檔案信息化應(yīng)緊跟社會(huì)、時(shí)代發(fā)展的步伐，只有不斷推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理模式，才能為高校工作者、學(xué)生、老師提供最切合實(shí)際的服務(wù)(見(jiàn)圖1)。

1.2 高校檔案信息化是高校改革的必由之路

高校檔案是將學(xué)校中有價(jià)值的資源進(jìn)行儲(chǔ)存、保管，方便人們使用。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)進(jìn)駐到各行各業(yè)中，因此在高校改革的同時(shí)，信息化檔案管理也成為了一種必然走向。檔案的建立就是要發(fā)揮最大的使用價(jià)值。高校實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理之后，不僅提高了使用效率，更彰顯了它的價(jià)值。檔案只有在頻繁使用的情況下，才會(huì)顯示出更大的價(jià)值。在信息化時(shí)代的影響下，高校推出了數(shù)字化校園建設(shè)的理念，在該理念的指導(dǎo)下，高校檔案管理必須要實(shí)現(xiàn)信息化管理。高校檔案信息化要走向正規(guī)發(fā)展的道路，首先要建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系，充分利用系統(tǒng)平臺(tái)的功能對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、篩選和處理。其次，除了建立網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)外，最重要的工作就是聚集更多的信息資源。網(wǎng)絡(luò)只是傳播的工具，如果沒(méi)有信息資源，也會(huì)成為無(wú)源之水，沒(méi)有辦法利用。因此，加快高校檔案信息化管理能夠借助網(wǎng)絡(luò)的力量，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。

圖1 優(yōu)質(zhì)服務(wù)保障先進(jìn)技術(shù)在教育中的應(yīng)用

圖2 高校檔案信息化加強(qiáng)了與社會(huì)信息的融合

1.3 高校檔案信息化加強(qiáng)了與社會(huì)信息的交流與融合

科學(xué)技術(shù)能夠推動(dòng)生產(chǎn)力的迅速發(fā)展。當(dāng)今，在世界經(jīng)濟(jì)一體化的影響下，信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。特別是在文化信息與科技信息的推動(dòng)下，促進(jìn)了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。眾所周知，高校是科技、文化、人才的盛產(chǎn)地，在高校檔案信息化的影響下，也必然會(huì)加大各種信息資源的流通、傳播以及使用。在該形勢(shì)下，高校發(fā)展將會(huì)與社會(huì)發(fā)展接軌，最終實(shí)現(xiàn)雙贏（見(jiàn)圖2）。

2 高校檔案信息化面臨的障礙和困難

在高校檔案信息化潮流的推動(dòng)下，各大高校紛紛進(jìn)行檔案信息化改革。一方面，高校檔案信息化取得了一定成績(jī)，但由于高校檔案信息化發(fā)展還不成熟，所以當(dāng)前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問(wèn)題。

2.1 傳統(tǒng)檔案管理理念存在滯后性

當(dāng)前，即便檔案信息化已經(jīng)成為一種新的理念，但是在傳統(tǒng)檔案管理重收藏，輕使用思想的影響下，阻礙了高校檔案信息化管理的進(jìn)程。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)促進(jìn)了信息的發(fā)展，同樣信息的發(fā)展也推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，實(shí)現(xiàn)信息化管理是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然道路。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，一定要拋棄將檔案束之高閣的傳統(tǒng)思想，進(jìn)一步擴(kuò)大信息流通的渠道，利用信息技術(shù)更好地為人類(lèi)、為社會(huì)服務(wù)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，建設(shè)費(fèi)用不足

在高校檔案信息化管理推進(jìn)的過(guò)程當(dāng)中，盡管很多部門(mén)、單位領(lǐng)導(dǎo)給予了相當(dāng)?shù)闹匾?，但是因?yàn)轫?xiàng)目資金不足，導(dǎo)致檔案信息管理設(shè)備陳舊、落后，降低了管理效果。因此，當(dāng)前高校檔案信息化管理同樣面臨著資金不足的問(wèn)題，要建立健全基礎(chǔ)設(shè)施，不斷提高信息化管理的程度，還必須在資金方面下功夫。

2.3 從事檔案管理方面的人員素質(zhì)不高

在高校檔案管理中，從業(yè)人員普遍素質(zhì)比較低。主要有這幾個(gè)方面的原因。第一，檔案管理培養(yǎng)機(jī)制有待完善，這方面的人才也比較缺乏，精通管理技術(shù)方面的人才更是鳳毛麟角。第二，高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案管理學(xué)習(xí)，很多高校人事制度不明確，錄用親戚、家屬?gòu)氖孪嚓P(guān)方面的工作，這些人大部分是手工操作，對(duì)現(xiàn)代化信息管理知之甚少。第三，高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息管理不重要，缺乏思想意識(shí)上的重視。因此，根據(jù)上述問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息管理正規(guī)化，必須對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

2.4 檔案信息管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在建設(shè)高校檔案信息管理的同時(shí)，必須將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、高校和地方的數(shù)據(jù)庫(kù)，以及相關(guān)使用方面的標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到位。當(dāng)前，高校檔案信息沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息不完整或失真，使信息資源在利用時(shí)出現(xiàn)負(fù)面影響。因此，建立高校檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化迫在眉睫。當(dāng)然，除了建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之外，也要加強(qiáng)法律、政策、法規(guī)方面的保護(hù)，最終保障高校檔案信息化的真實(shí)、完整、有效。

2.5 檔案信息化資源分散，保障體系不健全

在信息大爆炸的時(shí)代，需要將大量，能夠發(fā)揮價(jià)值的電子資源進(jìn)行收集并且有效保存。但是，高校檔案管理與整個(gè)高校自動(dòng)化的分離模式，使得積壓的電子資源得不到及時(shí)整理，導(dǎo)致電子資源分散，加大了信息化檔案工作的任務(wù)。另外，數(shù)字化檔案的實(shí)現(xiàn)，為信息的管理、應(yīng)用提供了更加便捷的服務(wù)。最后，檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導(dǎo)致一部分信息在使用的過(guò)程中，出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象，對(duì)高校造成安全風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致巨大經(jīng)濟(jì)損失。因此，針對(duì)這種情況，要不斷加強(qiáng)高校檔案管理的保護(hù)措施，保證高校檔案信息化管理的安全運(yùn)行。

3 提高高校檔案信息化管理的有效辦法和措施

3.1 加大資金投入，健全基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案信息化管理要走向正規(guī)，必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這是必不可少的硬件保證。因此，教育部門(mén)要不斷加大對(duì)高校檔案數(shù)字化管理資金的投入力度，為高校引進(jìn)更加先進(jìn)的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。另外，高校應(yīng)建立局域網(wǎng)自動(dòng)管理模式，方便館中工作人員對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理。除此之外，到館內(nèi)查詢(xún)資源的人員可以通過(guò)局域網(wǎng)自動(dòng)聯(lián)機(jī)、檢索的方式，快捷的使用信息資源。最后，有條件的情況下，可以在館內(nèi)實(shí)現(xiàn)無(wú)線網(wǎng)覆蓋，讓所有來(lái)管內(nèi)的人員都能得到方便、快捷的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人才

一方面要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案信息化管理的重視程度，只有上級(jí)堅(jiān)定檔案管理信息化道路，才能最大化地推動(dòng)檔案信息化管理的運(yùn)行。根據(jù)檔案管理方面的知識(shí)，認(rèn)真制定相關(guān)制度，并把數(shù)字化檔案建設(shè)納入學(xué)校的日常工作中。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，必須認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，信息傳播的意義，使用的價(jià)值，并且拋棄傳統(tǒng)檔案重視收藏的落后思想。再次，要建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)館內(nèi)現(xiàn)任職的人員實(shí)行定期檔案管理方面的培訓(xùn)，提高他們的綜合能力。另外，外聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，將其吸收到檔案管理團(tuán)隊(duì)中。提高檔案關(guān)系信息化建設(shè)，要從人才培養(yǎng)上抓起。

3.3 實(shí)行規(guī)范化檔案信息標(biāo)準(zhǔn)與制度

規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息化運(yùn)行的重要保障。如果檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會(huì)導(dǎo)致檔案不完整、不準(zhǔn)確，給高校檔案的管理帶來(lái)很大的障礙和困難。在推進(jìn)高校檔案管理信息化進(jìn)程中，國(guó)家有關(guān)部門(mén)出臺(tái)了相關(guān)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以供高校參考。同時(shí)，在執(zhí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，各高校應(yīng)立足實(shí)際，逐步提高高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

3.4 采取必要的安全性保障手段

為了防止檔案信息泄露造成的損失，高校應(yīng)該采取必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施來(lái)保證檔案信息的安全性。除此之外，建立正規(guī)的訪問(wèn)制度，對(duì)非法訪問(wèn)的用戶(hù)實(shí)施屏蔽功能，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的防護(hù)工作。

4 結(jié) 語(yǔ)

在信息時(shí)代影響下，高校要實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展，必須要走檔案信息化道路。檔案信息化不僅方便了檔案的傳播、使用、儲(chǔ)存，更為高校爭(zhēng)取到了更多時(shí)間進(jìn)行科研活動(dòng)，從而不斷推動(dòng)高校發(fā)展。當(dāng)前，檔案信息化管理雖然取得了一定成績(jī)，但是也面臨著各種各樣的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，本文提出了推進(jìn)高校檔案管理信息化的方法和措施，希望為高校圖書(shū)館建設(shè)提供參考。

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