陳佩馥

（遼寧稅務(wù)高等?？茖W(xué)校，遼寧 大連 116023）

高職院校學(xué)生管理信息化探索與實(shí)踐

陳佩馥

（遼寧稅務(wù)高等專科學(xué)校，遼寧 大連 116023）

隨著我國高職院校學(xué)生管理體系的不斷完善，信息化建設(shè)也開始成為院校管理的重要項(xiàng)目之一。然而，從當(dāng)前各高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)的使用情況來看，在整體管理流程構(gòu)建以及系統(tǒng)整合方面依然存在諸多問題?；诟鞲呗氃盒?duì)學(xué)生信息化管理的實(shí)際需求，本文旨在具體分析當(dāng)前各院校學(xué)生信息化管理的現(xiàn)狀，歸納總結(jié)系統(tǒng)管理存在的共性問題，并有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能為信息化在學(xué)生管理領(lǐng)域的進(jìn)一步發(fā)展提供理論性指導(dǎo)。

高職院校；學(xué)生管理；信息化

隨著信息時(shí)代的到來，高職院校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也得到了長足發(fā)展，并為全面推進(jìn)高職院校管理信息化創(chuàng)造了基本條件?，F(xiàn)如今，許多高職院校都通過購置價(jià)格高昂的信息管理系統(tǒng)來強(qiáng)化學(xué)生管理工作，但由于部分院校內(nèi)部缺乏管理信息化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，信息化管理水平依然較低。因此，如何通過創(chuàng)新手段實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)為學(xué)生管理服務(wù)，已成為時(shí)代需求。

1 高職院校學(xué)生管理信息化概述

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已初步運(yùn)用到各行業(yè)領(lǐng)域，并滲透到各種管理環(huán)節(jié)中。

1.1 高職院校學(xué)生管理信息化管理定義

信息化管理主要指在一定的組織內(nèi)部充分利用信息技術(shù)開發(fā)信息資源，以實(shí)現(xiàn)管理效率提高，管理成本降低的動(dòng)態(tài)過程。高職院校學(xué)生管理信息化充分迎合這一定義，在充分利用信息資源和信息手段的基礎(chǔ)上，提高學(xué)生管理信息的傳遞和反饋速度，改善管理結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制。在高職院校整體架構(gòu)體系中，有多個(gè)部門分管不同的學(xué)生工作，例如招生處、就業(yè)處、學(xué)生處、教務(wù)處、院系辦公室、黨委、后勤處以及大學(xué)生活動(dòng)中心等，主要負(fù)責(zé)院校內(nèi)招生管理、就業(yè)管理、心理咨詢、學(xué)生綜合測(cè)評(píng)、安全防護(hù)及學(xué)生后勤管理等工作。信息化技術(shù)的融入為給各高職學(xué)生全方位立體化管理服務(wù)理念的快速發(fā)展提供基礎(chǔ)。

1.2 高職院校學(xué)生信息化管理的基本要素

高職院校學(xué)生信息化管理涉及多個(gè)管理要素。第一，信息網(wǎng)絡(luò)。該因素是實(shí)現(xiàn)院校學(xué)生管理信息化的先決條件?，F(xiàn)如今，隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，各高職院校也開始積極引進(jìn)這一先進(jìn)理念和先進(jìn)技術(shù)，校園網(wǎng)絡(luò)開始全面鋪設(shè)，許多管理部門更是積極實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，加大計(jì)算機(jī)中心、網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室、校園局域網(wǎng)等建設(shè)。第二，學(xué)生管理信息資源。主要包括學(xué)生管理軟件資源、學(xué)生信息資源兩大類，即以軟件資源為載體，實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息資源的搜集、整合、集成、處理、分析以及利用。第三，信息技術(shù)應(yīng)用。使用信息化管理手段的主要目的是將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)生管理實(shí)踐中。而實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理信息技術(shù)應(yīng)用主要從4個(gè)方面著手：強(qiáng)化與思想政治密切相關(guān)的建設(shè)，建立與院校環(huán)境、管理對(duì)象等相適應(yīng)的信息化管理模式，提高學(xué)生管理者的信息化管理理念和技能，實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理信息化技術(shù)的資源整合。第四，創(chuàng)造力。人才決定高職院校信息系統(tǒng)建設(shè)的完善性。當(dāng)前高職院校學(xué)生信息化管理主要需要兩方面人才，一方面為通識(shí)型管理人才，在掌握信息技術(shù)基本知識(shí)的前提下，從事院校各種學(xué)生教育管理以及服務(wù)工作，另一方面為專業(yè)型管理人才，著重針對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行專門的管理應(yīng)用和維護(hù)，例如網(wǎng)絡(luò)工程師、高級(jí)軟件人才等。第五，信息化政策及制度。高職院校學(xué)生信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格的規(guī)定，必須針對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的不同環(huán)節(jié)（例如信息資源開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用等）制定一系列的政策及制度，以保障信息化管理的良性發(fā)展。

2 高職院校學(xué)生管理現(xiàn)狀

2.1 當(dāng)前我國高職院校學(xué)生管理的具體內(nèi)容

高職院校學(xué)生管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，其涉及的管理內(nèi)容較多，具體主要可分為三大部分（詳見圖1）：第一，學(xué)生思想政治教育。其主要是為院校內(nèi)部學(xué)生提供各項(xiàng)思想道德培訓(xùn)與教育活動(dòng)，包括黨團(tuán)教育活動(dòng)、日常思想政治工作等，幫助學(xué)生樹立正確的思想觀念。第二，學(xué)生發(fā)展指導(dǎo)。即通過對(duì)學(xué)生大學(xué)生涯輔導(dǎo)、社會(huì)實(shí)踐指導(dǎo)、心理素質(zhì)咨詢、創(chuàng)業(yè)活動(dòng)指導(dǎo)以及就業(yè)指導(dǎo)等幫助學(xué)生快速適應(yīng)大學(xué)生活，更成熟地走向社會(huì)舞臺(tái)。第三，學(xué)生事務(wù)管理。該部分工作主要與學(xué)生的大學(xué)日常生活息息相關(guān)，如學(xué)生日常校園生活管理、公寓文化管理、班級(jí)管理以及獎(jiǎng)貸助勤補(bǔ)管理等。

圖1 高職院校學(xué)生管理示意

2.2 當(dāng)前我國高校學(xué)生管理的主要模式

據(jù)了解，當(dāng)前我國許多高職院校學(xué)生管理依然以事務(wù)為中心，以穩(wěn)定有序?yàn)榛灸繕?biāo)。具體操作表現(xiàn)為：第一，以事務(wù)為中心。院校內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的開展仍是學(xué)生管理者的工作主線，并將事情的完成程度、效果等作為績效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，即以“是否做事、事情成果”為工作主線；第二，實(shí)行“金字塔”型管理結(jié)構(gòu)。多數(shù)高職院校學(xué)生管理系統(tǒng)依然采取“金字塔”式，其中各院系領(lǐng)導(dǎo)位于金字塔頂端，第二層為各學(xué)生管理職能部門（包括黨團(tuán)組織、教務(wù)處、就業(yè)處及其他學(xué)生工作部門等），第三層為各院系團(tuán)總支、辦公室等，第四層則以班級(jí)為單位，也是學(xué)生管理的最基層；第三，直線型信息傳遞。目前我國高職院校多數(shù)采取四層逐級(jí)傳遞的直線型模式，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到班級(jí)進(jìn)行信息傳遞要利用人為傳遞媒介進(jìn)行訊息傳播，尤其以會(huì)議傳達(dá)最為突出。即使有時(shí)候會(huì)在學(xué)校官網(wǎng)或其他信息平臺(tái)發(fā)布一些通知，但這些傳遞方式往往起輔助作用。

2.3 信息化為我國高職院校學(xué)生管理帶來的發(fā)展機(jī)遇

信息化為我國高職院校學(xué)生管理提供了一個(gè)全新的發(fā)展領(lǐng)域，無論是管理手段還是管理方法、方式上都提出了更高要求。隨著我國教育系統(tǒng)的逐步完善，信息系統(tǒng)已開始走入各大高職院校，其中學(xué)生管理信息化已成為社會(huì)信息化的重要組成部分。具體來說：第一，實(shí)現(xiàn)了高職院校學(xué)生管理科學(xué)數(shù)字化。據(jù)了解，目前我國多數(shù)高職院校老師在針對(duì)學(xué)生進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)過程中已開始采取數(shù)字化存儲(chǔ)方式，放棄了以往紙質(zhì)信息登記表的形式，極大地提高了信息收集的效率。尤其一些已經(jīng)建立數(shù)字化校園平臺(tái)的高職院校，可將學(xué)生管理數(shù)據(jù)提交到中心數(shù)據(jù)庫中，確保信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、集成化和共享性，并實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理工作的規(guī)范化、有序化，避免工作重復(fù)冗余，降低工作量，提高工作效能；第二，強(qiáng)化師生間的反饋和溝通。據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2014年底，我國網(wǎng)民數(shù)已高達(dá)6.3億人，其中大專以上文憑占比近25%。由此可見，高職院校無疑是受網(wǎng)絡(luò)時(shí)代影響較大的重要團(tuán)體。加之信息化手段的使用突破了時(shí)間與空間的限制，極大地降低了師生間的溝通成本，提升了學(xué)生管理者與學(xué)生之間的溝通效率。如微信、微博、QQ等網(wǎng)絡(luò)新媒體備受高職院校學(xué)生鐘愛，如果能將這些新媒體工具運(yùn)用到學(xué)生管理中（如利用新媒體傳播先進(jìn)思想教育理念、校園時(shí)事資料等），便可極大地豐富傳統(tǒng)學(xué)生管理工作的傳播形式；第三，是高職院校工作高效化的助推器。高職院校在學(xué)生管理過程中采用信息技術(shù)能讓學(xué)生管理工作更加高效便捷。以每年高職院校迎新工作為例，原本繁雜的“新生院系/班級(jí)查找—登記—注冊(cè)學(xué)生信息—財(cái)務(wù)繳費(fèi)—領(lǐng)取生活用品—寢室報(bào)到”等一系列流程通過信息化系統(tǒng)的引進(jìn)可實(shí)現(xiàn)“一步到位”，學(xué)生僅需一張身份證就可實(shí)現(xiàn)全部流程一次性完成，大大簡化管理工作。除此之外，高職院校其他學(xué)生管理工作也可通過這一系統(tǒng)進(jìn)行簡化，有力推動(dòng)學(xué)生管理工作的現(xiàn)代化、高效化。

3 高職院校學(xué)生管理信息化建設(shè)存在的主要問題

雖然多數(shù)高職院校都較為重視學(xué)生管理信息化建設(shè)，但從系統(tǒng)建設(shè)情況來看，依然存在許多問題和缺陷。

3.1 軟件投入不足

目前我國許多高職院校管理理念依然較為陳舊，往往更加重視院校硬件建設(shè)，導(dǎo)致資金投放比例更加側(cè)重于固定資產(chǎn)投資，甚至造成很多教學(xué)設(shè)備的閑置浪費(fèi)。以院校個(gè)人計(jì)算機(jī)設(shè)備配置來看，多數(shù)高職院校已將其更換為主流配置，設(shè)備性能很高，但相比之下在軟件和人員培訓(xùn)上卻投入較少，這并沒有從本質(zhì)上改善管理效率，反而容易陷入“軟硬件投入不匹配—應(yīng)用效果差—不投入”的怪圈，不利于學(xué)校對(duì)信息化技術(shù)的進(jìn)一步引入。

3.2 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

學(xué)生信息化建設(shè)是一個(gè)有機(jī)整體，然而由于多數(shù)高職院校在信息化方面的建設(shè)投資缺乏連續(xù)性，各院系間關(guān)系也相對(duì)較為松散，導(dǎo)致學(xué)生管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。不僅如此，隨著信息技術(shù)的不斷升級(jí)改造，院校學(xué)生信息化管理系統(tǒng)也面臨著更為頻繁的更新?lián)Q代。如果對(duì)系統(tǒng)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃性，一旦系統(tǒng)老化就極有可能無法升級(jí)，而重新購置功能更全、技術(shù)更高的系統(tǒng)往往花費(fèi)較高，從而造成大量的資金浪費(fèi)和時(shí)間成本浪費(fèi)。因此，針對(duì)高職院校學(xué)生信息系統(tǒng)進(jìn)行全面、科學(xué)的規(guī)范勢(shì)在必行。

3.3 缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

高職院校在學(xué)生管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中需要設(shè)計(jì)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以保證系統(tǒng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。然而，就高職院校當(dāng)前信息數(shù)據(jù)建設(shè)情況來看，由于各院系及系統(tǒng)開發(fā)部門間缺乏有效溝通和統(tǒng)一，導(dǎo)致院校內(nèi)存在大量不同標(biāo)準(zhǔn)、不同格式的數(shù)據(jù)，致使院校學(xué)生管理信息數(shù)據(jù)共享和交換難度增大。雖然在21世紀(jì)初我國教育部已針對(duì)學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了制度化設(shè)定，但許多系統(tǒng)開發(fā)商及院校并沒有完全以這些標(biāo)準(zhǔn)為設(shè)計(jì)依據(jù)。對(duì)此，如何在高職院校內(nèi)部學(xué)生管理信息系統(tǒng)中使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)就顯得極為重要。

3.4 信息資源有待進(jìn)一步整合

雖然各高職院校信息系統(tǒng)構(gòu)建大大簡化了學(xué)生管理工作的任務(wù)量及工作環(huán)節(jié)，但由于缺乏不同環(huán)節(jié)工作內(nèi)容及工作流程的具體標(biāo)準(zhǔn)，使得不同系統(tǒng)部門的學(xué)生信息不能互通共用，導(dǎo)致學(xué)生管理信息過于孤立化，從長遠(yuǎn)來看并沒有減少信息收集工作的重復(fù)性。加之院校不同部門數(shù)據(jù)系統(tǒng)及標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不盡相同，人為割斷了院校內(nèi)部不同信息系統(tǒng)間的有機(jī)聯(lián)系，導(dǎo)致信息共享無法真正形成。具體來說：第一，院校內(nèi)部不同部門系統(tǒng)建設(shè)各有不同。由于高職院校內(nèi)部還設(shè)立不同院系，各院系有自己獨(dú)立的部門工作，其會(huì)針對(duì)自身管理需求設(shè)定相應(yīng)的辦公要求及數(shù)據(jù)庫軟件需求，這對(duì)整個(gè)院校而言涉及面較窄。如果不同院系都采取較為獨(dú)立的學(xué)生管理方式，其在信息系統(tǒng)上也會(huì)顯得極為分散，不能滿足整個(gè)院校廣大師生對(duì)學(xué)生信息查詢的整體需求；第二，對(duì)于不屬于院系，部門主要職責(zé)的信息系統(tǒng)建設(shè)能力較弱，系統(tǒng)功能無法真正發(fā)揮出來。以招生錄取信息的系統(tǒng)輸入輸出為例，如果不同部門在招生錄取信息收集和整理上各有不同，就會(huì)造成成千上萬項(xiàng)學(xué)生信息要通過學(xué)校教務(wù)部門重新采集、核對(duì)和錄入，加重該部門的工作量，使現(xiàn)代化學(xué)生管理信息系統(tǒng)變成管理“累贅”，甚至可能會(huì)在集中信息采集過程中出現(xiàn)采集不全面的問題，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)時(shí)很多信息并不全面、完整。

3.5 應(yīng)用缺乏有效集成管理

目前各大高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)大多只起到事務(wù)性數(shù)據(jù)管理作用，缺乏對(duì)錄入數(shù)據(jù)的集成分析和統(tǒng)計(jì)管理，更無法為院校學(xué)生管理者提供有效的決策幫助。而且，在這一系統(tǒng)中許多信息并沒有囊括其中，如學(xué)生違紀(jì)處分、學(xué)生基本家庭情況、班級(jí)管理及學(xué)生本人基本聯(lián)系方式等，不利于學(xué)生管理者為深入學(xué)生管理提供信息依據(jù)。從信息化發(fā)展程度來看，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速普及，我國多數(shù)高職院校學(xué)生管理信息化也開始進(jìn)入普及階段，并基本實(shí)現(xiàn)局內(nèi)互聯(lián)。但隨著信息系統(tǒng)的不斷擴(kuò)大，各高職院校組織內(nèi)部出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)難以共享等問題，而且院校在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中往往過于重視個(gè)別管理部門的支持，忽略集成管理和工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致院校內(nèi)部學(xué)生管理信息系統(tǒng)只是少數(shù)人在操作，多數(shù)管理者依然從事傳統(tǒng)管理工作，對(duì)信息化并沒有太多接觸。以每年畢業(yè)生離校手續(xù)辦理為例，由于無法在集成的學(xué)生管理信息系統(tǒng)下辦理各項(xiàng)離校手續(xù)，畢業(yè)生只能利用最原始的方法，通過各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)確認(rèn)審核，并拿到畢業(yè)證和離校通知。在此過程中，學(xué)生管理信息系統(tǒng)并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。不僅如此，隨著校園網(wǎng)的不斷發(fā)展，許多獨(dú)立的信息主體將相關(guān)信息發(fā)布到此類網(wǎng)站上，導(dǎo)致院校所需要的信息散落在這些信息平臺(tái)上，并無法形成相應(yīng)的集成體系，更缺乏有效的組織管理。

4 解決高職院校學(xué)生管理信息化建設(shè)問題的具體對(duì)策

針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面予以解決。

4.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

各高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)軟件投入不足，更多與相關(guān)管理人員缺乏創(chuàng)新管理理念有極大關(guān)系。首先，院校領(lǐng)導(dǎo)者要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化理論。高職院校學(xué)生管理信息化建設(shè)要耗費(fèi)巨大的人力、物力及財(cái)力，更需要多個(gè)部門的統(tǒng)籌配合及科學(xué)規(guī)劃。因此，高職院校領(lǐng)導(dǎo)者要以身作則，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化理論知識(shí)，并緊跟時(shí)代步伐，統(tǒng)攬全局，制訂適合本院校信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)及規(guī)劃；其次，強(qiáng)化學(xué)生管理人員培訓(xùn)。高職院校學(xué)生管理人員是信息系統(tǒng)的主要操作者，采用網(wǎng)上辦公是信息化建設(shè)的一個(gè)重要手段。因此，高職院校要注重對(duì)此類管理人員網(wǎng)上辦公能力的培訓(xùn)，減少使用傳統(tǒng)手工辦公模式，積極引導(dǎo)和培養(yǎng)他們自覺利用信息化平臺(tái)的理念；再次，技術(shù)人員要樹立合作意識(shí)。高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)需要相關(guān)技術(shù)人員的努力。然而，多數(shù)技術(shù)人員往往更注重于鉆研技術(shù)，缺乏對(duì)其他管理部門的溝通和工作銜接。對(duì)此，相關(guān)技術(shù)人員要在系統(tǒng)設(shè)計(jì)前期通過對(duì)本院校領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及學(xué)生等進(jìn)行溝通交流，獲取系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路。最后，幫助學(xué)生充分理解和積極使用信息化系統(tǒng)。針對(duì)學(xué)生樂于接受新事物的特性，高職院校應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)對(duì)學(xué)生信息化素養(yǎng)的培養(yǎng)，正確引導(dǎo)學(xué)生運(yùn)用系統(tǒng)軟件，并保證信息化成為學(xué)生校園學(xué)習(xí)、生活的重要工具。

4.2 優(yōu)化管理流程

針對(duì)當(dāng)前我國多數(shù)高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)有針對(duì)性的優(yōu)化、再造管理流程，并進(jìn)行創(chuàng)新性設(shè)計(jì)和運(yùn)用。具體而言包括以下幾點(diǎn)。

4.2.1 優(yōu)化系統(tǒng)流程

高職院校學(xué)生管理系統(tǒng)流程再造必須排除完全隔離的職能分工思想，強(qiáng)化部門與部門間的合作、銜接。尤其是高職院校五大學(xué)生管理部門（院系、招生處、就業(yè)處、學(xué)生處以及教務(wù)處），更要避免過于孤立工作。其一，針對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)號(hào)編碼。即學(xué)生在入學(xué)以后3年里都要通過該學(xué)號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)信息的采集和錄入，無需不同部門重新生成，且在校期間的所有信息都會(huì)記錄在該學(xué)生對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)下，方便信息調(diào)閱和查詢。其二，實(shí)行學(xué)生信息一次采集制。隨著院校管理工作的逐步復(fù)雜化，其應(yīng)設(shè)置專門的業(yè)務(wù)崗位，針對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行一次性采集，并將采集內(nèi)容進(jìn)行整理和系統(tǒng)錄入，在整體過程中要注意信息內(nèi)容的時(shí)間順序，從學(xué)生入學(xué)、學(xué)籍管理直到畢業(yè)就業(yè)整個(gè)流程要形成一個(gè)完整的工作鏈，這不可避免重復(fù)性操作，更可快速調(diào)取所需信息數(shù)據(jù)，詳見圖2。

4.2.2 配套措施跟進(jìn)

上述工作流程設(shè)計(jì)的最大管理挑戰(zhàn)在于實(shí)施部分。由于該業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)高職院校五大學(xué)生信息管理部門，需要相關(guān)配套措施予以跟進(jìn)實(shí)施。第一，高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同和直接領(lǐng)導(dǎo)再造。要想實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)流程的順利實(shí)施，高層管理者就必須直接領(lǐng)導(dǎo)和參與管理，除堅(jiān)定不移的變革信心外，更要強(qiáng)化資金、人力資源等方面的支持，減少人為失敗因素的出現(xiàn)。第二，靈活組成團(tuán)隊(duì)。由于學(xué)生信息管理工作較為分散，不同管理內(nèi)容分屬不同部門，一旦進(jìn)行系統(tǒng)化操作，就必須組織專門的團(tuán)隊(duì)針對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)容展開相關(guān)工作和監(jiān)督信息實(shí)施，對(duì)此，院校需要再造團(tuán)隊(duì)來完成該部分工作。筆者認(rèn)為，各高職院?？稍O(shè)置一個(gè)核心信息系統(tǒng)管理團(tuán)隊(duì)，直接對(duì)系統(tǒng)重組方案、實(shí)施等工作負(fù)責(zé)，并以院校其他五大學(xué)生管理部門為輔助團(tuán)隊(duì)，減少“單兵作戰(zhàn)”，通過核心團(tuán)隊(duì)任務(wù)分工以及相關(guān)信息責(zé)任下放（院校內(nèi)五大部門）等進(jìn)行合作化管理。但需要注意，整體信息流向依然要進(jìn)入核心團(tuán)隊(duì)，并有專人針對(duì)搜集、整理的學(xué)生管理信息進(jìn)行匯總及上傳，這不僅能通過不同部門的通力合作完成各自負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，更能減少交接手續(xù)，實(shí)現(xiàn)信息的快速整理和共享。

圖2 高職院校學(xué)生管理工作系統(tǒng)流程

4.2.3 強(qiáng)化技術(shù)支持

高職院校學(xué)生管理以信息系統(tǒng)為依托，體現(xiàn)出技術(shù)創(chuàng)新的必要性。第一，極大硬件投入。想要真正將信息化融入院校整體學(xué)生管理工作當(dāng)中，就必須強(qiáng)化硬件基礎(chǔ)投入，以安全保障為指導(dǎo)思想，以應(yīng)用為導(dǎo)向，努力尋求先進(jìn)信息技術(shù)以運(yùn)用到院校學(xué)生管理當(dāng)中。在硬件建設(shè)過程中，各高職院校還要注意利用現(xiàn)有資源，如可將已建的校園網(wǎng)為骨干，將學(xué)生管理信息進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)整合，并借助網(wǎng)絡(luò)以數(shù)據(jù)流形式進(jìn)行部門間流轉(zhuǎn)和共享；第二，使用物聯(lián)網(wǎng)及LBS技術(shù)。物聯(lián)網(wǎng)可借助無限數(shù)據(jù)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)某一特定信息的收集和整合，并將處理過后的信息傳輸給用戶。因此，各高職院?？沙浞掷梦锫?lián)網(wǎng)的有利條件，在確保學(xué)生個(gè)人隱私不受侵害的基礎(chǔ)上，隨時(shí)掌控學(xué)生的準(zhǔn)確信息，預(yù)防不安全事故發(fā)生，并通過智能口令設(shè)置、RFID標(biāo)簽安裝等為學(xué)生校園學(xué)習(xí)和生活提供便捷。除此之外，LBS（基于位置服務(wù)）還可為學(xué)生提供主動(dòng)性的引導(dǎo)服務(wù)，對(duì)校園基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行導(dǎo)航以為其提供更精準(zhǔn)的服務(wù)，極大地便利學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活；第三，利用新媒體強(qiáng)化思想政治教育。一直以來，思想政治教育都是各大高職院校的服務(wù)軟肋，由于傳統(tǒng)思想政治教育形式過于枯燥，缺乏趣味性，導(dǎo)致此類教育一直無法得到有效推廣和學(xué)生的追捧，這極不利于學(xué)生管理工作的進(jìn)一步開展。對(duì)此，高職院校可利用當(dāng)前使用范圍較廣的新媒體，以數(shù)字雜志、手機(jī)短信、微博和微信等多種形式，進(jìn)行思想政治教育內(nèi)容的趣味性編輯，并定期采取互動(dòng)交流的方式，將教育內(nèi)容真正落實(shí)到位。

4.3 統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新績效評(píng)價(jià)體系

高職院校在構(gòu)建學(xué)生管理信息系統(tǒng)過程中，要注意統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)生信息收集、錄入、整合等工作有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并將這一標(biāo)準(zhǔn)通過制度形式進(jìn)行規(guī)范。不僅如此，為驗(yàn)證這一標(biāo)準(zhǔn)的具體成效，高職院校也要貼近院校工作實(shí)際，設(shè)計(jì)相應(yīng)的績效評(píng)價(jià)體系。整體來看，筆者認(rèn)為高職院校學(xué)生管理信息化績效評(píng)價(jià)體系可以由六部分構(gòu)成。第一部分，戰(zhàn)略地位評(píng)價(jià)。即從信息化的年度運(yùn)營維護(hù)投資、年度資金投入占比、經(jīng)營增長率等指標(biāo)來客觀反映信息化投入使用后的管理能力變化及成就，確保投入產(chǎn)出比的逐步提高；第二部分，基礎(chǔ)設(shè)施評(píng)價(jià)。技術(shù)設(shè)施普及情況在一定程度上可反映高職院校整體信息化的普及水平，如個(gè)人電腦擁有率、校園網(wǎng)覆蓋率、學(xué)生管理信息系統(tǒng)普及率等可反映出該院校信息資源的交換能力，幫助院校相關(guān)部門有針對(duì)性的進(jìn)行改善和管理；第三部分，應(yīng)用狀況評(píng)價(jià)?；谛畔⒒木C合辦公系統(tǒng)使用情況、學(xué)生管理信息收集情況、畢業(yè)生就業(yè)情況以及每年招生情況等的評(píng)價(jià)都能直接反映出信息系統(tǒng)的完善程度。而高職院校也可通過這一信息系統(tǒng)極大地方便各項(xiàng)教學(xué)、行政工作。對(duì)此，院校有關(guān)部門要注重系統(tǒng)應(yīng)用狀況評(píng)價(jià)，如通過對(duì)系統(tǒng)注冊(cè)數(shù)、每日訪問量、相關(guān)管理系統(tǒng)使用次數(shù)等指標(biāo)來進(jìn)行綜合評(píng)估和分析，并根據(jù)使用實(shí)際情況進(jìn)行二次開發(fā)；第四部分，信息資源評(píng)價(jià)。各種學(xué)生、教務(wù)等信息資源的開發(fā)和利用是高職院校學(xué)生管理信息化的核心部分。因此，有關(guān)部門要針從教師、學(xué)生層面所需信息資源著手，針對(duì)諸如學(xué)生信息量、各職能部門信息量等資源的利用情況進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)；第五部分，人力資源評(píng)價(jià)。人力資源是確保學(xué)生信息化管理的基礎(chǔ)，可通過定期信息化培訓(xùn)人次、信息技術(shù)支持隊(duì)伍規(guī)模、信息化部門規(guī)模等指標(biāo)進(jìn)行具體衡量，側(cè)面反映信息化后勤保障機(jī)制的構(gòu)建情況，以便及時(shí)做好相應(yīng)調(diào)整；第六部分，組織機(jī)構(gòu)和管理評(píng)價(jià)。高職院校要以教育部下發(fā)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為信息化建設(shè)依據(jù)，并通過內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置來考察信息系統(tǒng)的實(shí)際執(zhí)行情況，確保系統(tǒng)管理安全。

4.4 創(chuàng)新管理手段

第一，革新管理方式。在有條件的情況下，高職院校應(yīng)設(shè)置信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以學(xué)生管理為目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代化項(xiàng)目管理系統(tǒng)理念，通過激勵(lì)型管理手段，針對(duì)學(xué)生管理整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。需要注意的是，在整個(gè)信息化管理項(xiàng)目推進(jìn)過程中，該小組要充分了解院校原有管理方式的優(yōu)勢(shì)及弊端，并找出其余現(xiàn)行信息系統(tǒng)化管理方式的最佳契合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理從封閉的局域性管理向開放式網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變；第二，依托平臺(tái)提升精細(xì)化管理程度。信息系統(tǒng)的引入不僅是為了提升學(xué)生管理的效率，更是要將管理工作做精、做細(xì)。因此，在具體工作過程中要注重信息化管理手段的個(gè)體指導(dǎo)，減少系統(tǒng)疏漏，確保學(xué)生管理工作以及服務(wù)工作的精細(xì)化；第三，完善信息化保護(hù)體系。在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中也要注意進(jìn)行系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)，學(xué)生管理信息系統(tǒng)中涉及許多學(xué)生個(gè)人隱私信息，設(shè)置安全等級(jí)保護(hù)極為重要。具體操作過程中，系統(tǒng)維護(hù)部門要充分考慮網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，通過入侵檢查系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等的使用來確保信息安全。不僅如此，還要設(shè)置嚴(yán)格的信息查詢和使用等級(jí)權(quán)限（即不同職能部門的信息查詢權(quán)限要與本部門工作范疇相匹配），制定嚴(yán)格的信息安全規(guī)章制度，針對(duì)惡意盜取系統(tǒng)信息以及疏忽大意導(dǎo)致信息泄露等問題要予以嚴(yán)厲處罰，以從主觀上保證學(xué)生管理信息化安全。

4.5 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成及功能定位

高職院校學(xué)生管理信息系統(tǒng)在集成管理過程中要注意實(shí)現(xiàn)功能定位。具體來說：第一，可擴(kuò)展、可移植功能。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來高職院校學(xué)生管理業(yè)務(wù)建設(shè)的走向依然并不明朗，不確定因素較多，這要求系統(tǒng)集成要擁有高性能、可移植、可擴(kuò)展的功能，以此來規(guī)避新舊系統(tǒng)更替過程中系統(tǒng)融合難的問題，降低信息化建設(shè)的成本，提高學(xué)生管理信息化的效率；第二，信息共享功能。即院校要排查內(nèi)部各信息系統(tǒng)之間存在的異構(gòu)特征，并針對(duì)異構(gòu)部分進(jìn)行系統(tǒng)重置，確保各部門采用的系統(tǒng)及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)完全一致，以減少信息共享過程中出現(xiàn)的信息差異性；第三，業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)。即各高職院校可以以現(xiàn)有的校園網(wǎng)為依托，實(shí)現(xiàn)學(xué)生從入校到畢業(yè)離校整個(gè)管理流程的銜接；第四，同一界面。即要統(tǒng)一學(xué)生信息系統(tǒng)界面，并針對(duì)不同學(xué)校和系統(tǒng)管理者設(shè)置不同的信息查詢和管理權(quán)限（例如，院系領(lǐng)導(dǎo)只能查詢本院系學(xué)生信息、學(xué)生只能查詢個(gè)人信息等權(quán)限設(shè)定），系統(tǒng)用戶還可通過輸入用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的快速查詢和使用。需要注意的是，系統(tǒng)中學(xué)生個(gè)人管理信息界面也要保持一致，設(shè)計(jì)統(tǒng)一的表格和信息收集項(xiàng)，例如學(xué)生基本信息、電子照片、家庭信息、宿舍信息、學(xué)習(xí)情況、違紀(jì)處理信息、獲獎(jiǎng)信息以及畢業(yè)就業(yè)情況等，從而全面掌控不同學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活情況。

總而言之，信息系統(tǒng)引入高職院校學(xué)生管理工作是教育體系發(fā)展的必然要求。抓好高職院校學(xué)生信息化管理工作，必須在掌握本院校實(shí)際工作環(huán)境的基礎(chǔ)上，分析院校現(xiàn)有職能部門的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，并有針對(duì)性的進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。通過上述分析不難看出，當(dāng)前我國高職院校在學(xué)生信息化管理過程中依然存在軟件投入不足、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息資源有待進(jìn)一步整合以及應(yīng)用缺乏有效集成管理等問題，需要相關(guān)高職院校領(lǐng)導(dǎo)及管理部門轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化再造管理流程，并以績效評(píng)價(jià)體系為系統(tǒng)實(shí)施保障，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成化管理。

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