高永峰

摘 要：目前，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理中，紙質(zhì)管理模式已逐漸被無紙化所取代，電子檔案管理成為了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的主要方式，在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。電子檔案管理具有明顯的優(yōu)勢(shì)，它能有效提高事業(yè)單位檔案管理的效率，但同時(shí)也存在一些問題。本文從電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)、電子檔案管理之中的問題闡述和強(qiáng)化電子檔案管理的措施三個(gè)方面對(duì)課題進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；分析

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位黨案管理工作中的信息需求量在不斷增加，信息檔案管理的模式也發(fā)生了很大變化。傳統(tǒng)的檔案管理是對(duì)紙張記錄的檔案進(jìn)行管理，而紙張記錄的檔案管理信息資源具有易更改、易丟失、不易查找和記錄內(nèi)容單一等缺陷，這促使了電子檔案管理模式的出現(xiàn)和發(fā)展。本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理進(jìn)行了探討。

1 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比較，電子檔案管理應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中具有明顯的優(yōu)勢(shì)，主要包括以下幾個(gè)方面，下面我們對(duì)此進(jìn)行介紹。

1.1 高效、方便和快捷

電子檔案管理減少了工作人員的工作量，在一定程度上替代了人力勞動(dòng)，同時(shí)也提高了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。電子檔案管理是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?shù)?，降低了?shù)據(jù)傳輸?shù)某杀?。此外，電子檔案管理的信息具有很高的綜合性和集中性，減少了查詢過程中的信息遺漏。大部分的電子檔案都是以表格的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這提高了資料檢索的速度。數(shù)據(jù)存入電腦，不易被更改，保密性和安全性得到了提高。

1.2 提高了檔案信息的利用率

事業(yè)單位進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的目的是對(duì)信息進(jìn)行使用，而有充分利用價(jià)值的檔案必須具備完善的卷宗和充足的信息量。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的卷宗是通過人為方式進(jìn)行立卷，而立卷人通常是根據(jù)自己的理解立卷，這導(dǎo)致檔案卷宗的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對(duì)信息的使用價(jià)值和質(zhì)量造成一定的影響，增加了檔案使用工作的難度。電子檔案管理將數(shù)據(jù)信息通過微機(jī)進(jìn)行管理，使立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，提高了檔案信息的利用率。此外，電子檔案管理減少了立卷的工作量，為立卷人員提供了更多研究和探索立卷工作的時(shí)間[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理之中的問題闡述

電子檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，雖然具有很多的優(yōu)點(diǎn)，但是仍然存在一些問題。下面，我們對(duì)此進(jìn)行闡述。

2.1 檔案管理人員素質(zhì)不高

電子檔案管理的使用對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，它要求檔案管理人員不僅要具備較強(qiáng)的自我約束能力、較高的政治思想水平，對(duì)計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作和理論知識(shí)進(jìn)行熟悉地掌握，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的管理優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分的發(fā)揮。但就當(dāng)前情況而言，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員精力分散，工作量大，崗位的人員流動(dòng)性也較大，檔案管理人員的素質(zhì)不高，這使得檔案管理人員無法長(zhǎng)期穩(wěn)定地進(jìn)行電子檔案管理工作，影響了電子檔案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 電子檔案的安全問題

電子檔案管理是以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的，它通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行傳輸、收集和歸檔。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是采用紙張記錄的形式，對(duì)信息進(jìn)行整理、分類和保存。電子檔案管理的工作效率要比紙質(zhì)檔案管理的高，而且查閱也比紙質(zhì)檔案方便。但是，電子檔案具有安全性問題。電子數(shù)據(jù)信息在傳輸、保存和歸檔的過程中，可能會(huì)遭受病毒的竊聽、篡改、入侵、泄密和偽造等，這些安全性問題對(duì)電子檔案的管理存在威脅。例如，有很多高校的電子檔案遭受不法分子的竊取，導(dǎo)致學(xué)生的信息泄密，這使得學(xué)生的安全隱私受到侵犯。

2.3 電子檔案管理不規(guī)范

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式時(shí)期，檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)材料保存的重要性具有一定的認(rèn)識(shí)，因?yàn)榧堎|(zhì)是檔案信息的直接載體。但是，檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理在思想上還沒有轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)怎樣保存電子檔案的物質(zhì)載體沒有形成充分的認(rèn)識(shí)。電子檔案管理的物質(zhì)載體是光盤、U盤和移動(dòng)硬盤等，檔案管理人員對(duì)這些物件的放置具有很大的隨意性，沒有像放置紙質(zhì)檔案那樣進(jìn)行備份登記。在對(duì)重要的文檔、數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的管理上，備份也只是一個(gè)籠統(tǒng)的要求，沒有對(duì)需要備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行明確的指出，也沒有對(duì)備份保存的介質(zhì)進(jìn)行清楚的說明。電子檔案的管理不規(guī)范，還沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)[2]。

3 強(qiáng)化電子檔案管理的措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理者權(quán)限的管理

對(duì)檔案管理人員的權(quán)限加強(qiáng)管理，能有效提高電子檔案信息的安全性。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理人員的管理工作進(jìn)行監(jiān)督，并讓檔案管理人員了解《檔案法》等相應(yīng)的法律法規(guī)，以此來提升檔案管理人員的安全保密意識(shí)和管理意識(shí)，促使電子檔案管理工作有法可依，同時(shí)使得電子檔案管理工作正常有序地開展。

3.2 加強(qiáng)技術(shù)保障

加強(qiáng)技術(shù)保障是強(qiáng)化電子檔案管理的一項(xiàng)重要措施。事業(yè)單位要想提高電子檔案管理的質(zhì)量，就必須要對(duì)技術(shù)保障問題引起足夠的重視，努力加強(qiáng)電子檔案管理的技術(shù)保障，健全電子管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可以以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，對(duì)檔案管理的軟件進(jìn)行改造、升級(jí)和更新。同時(shí)，事業(yè)單位要構(gòu)建并完善電子檔案管理技術(shù)，對(duì)電子檔案資源進(jìn)行集中的管理和統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，事業(yè)單位要以單位實(shí)際管理工作的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，構(gòu)建技術(shù)含量高、方便快捷的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中數(shù)據(jù)收集、分類和鑒定及保存的信息化、自動(dòng)化和數(shù)字化。

3.3 提升檔案管理人員技能

管理人員的技能高低對(duì)電子檔案管理工作的效率具有重要的影響。電子檔案管理過程，對(duì)人才的需求主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式，需要高素質(zhì)的檔案管理人才；（2）促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化，需要高素質(zhì)的檔案管理人才；（3）提高檔案管理的質(zhì)量，需要高素質(zhì)人才。因此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，培養(yǎng)管理型人才、研究型人才和操作型人才，并對(duì)這三種人才進(jìn)行合理的配置。在提升檔案管理人員的技能方面，事業(yè)單位要樹立正確的人才觀，采用激勵(lì)的機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和對(duì)自身知識(shí)進(jìn)行更新的積極性，同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核等，促進(jìn)檔案管理人員技能的提高。

3.4 安全保障體系建設(shè)

安全問題是電子檔案管理中的重要問題，建設(shè)安全保障體系對(duì)確保檔案管理工作的質(zhì)量具有重要的作用。事業(yè)單位在建設(shè)安全保障體系時(shí)，要從三個(gè)方面入手，分別為：網(wǎng)絡(luò)安全保障、硬件設(shè)施安全保障和應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描和檢測(cè)，制定連網(wǎng)規(guī)則，對(duì)服務(wù)器的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，更換老化的線路和設(shè)備。此外，事業(yè)單位還應(yīng)構(gòu)建日志文檔中心和用戶訪問平臺(tái)[3]。

4 結(jié)語

電子檔案管理是新時(shí)期出現(xiàn)的一種新的檔案管理模式，它改善了紙質(zhì)檔案管理的缺陷，是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，符合社會(huì)發(fā)展的需求。本文介紹了電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)電子檔案管理中存在的問題進(jìn)行了闡述，并提出了強(qiáng)化電子檔案管理的措施。

參考文獻(xiàn)

[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].圖書與檔案，2014，90（12）：289-290.

[2]吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].公共管理，2014，29（20）：890-891.

[3]陳群.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理初探[J].公共管理，2014，66（27）：1010-1011.