摘 要：本文在闡述當前高職院校檔案管理工作存在問題的基礎(chǔ)上，通過明晰升本建設(shè)要求對檔案管理工作帶來的新挑戰(zhàn)，提出了提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；升本建設(shè)；信息化

2012年，國家制訂了《現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)規(guī)劃（2012-2020年）》，明確提出示范性專科層次高等職業(yè)院校部分專業(yè)經(jīng)批準后可以培養(yǎng)本科層次技術(shù)技能人才，到2020年形成大多數(shù)省份都有若干所本科層次高等職業(yè)院校的格局。面臨這一重大政策機遇，升辦本科高等職業(yè)教育已成為示范性高職院校當前所面臨的重大課題。而這一目標的實現(xiàn)需要示范性高職院校在學院管理的各個方面做好頂層設(shè)計，實現(xiàn)質(zhì)的提升。高職院校檔案管理工作對高職院校提升辦學水平優(yōu)化育人模式工作等方面起著基礎(chǔ)性的信息服務(wù)作用。在高職院校不斷深化改革的進程中，檔案的作用越來越突出。高職院校在發(fā)展過程中形成的一系列有價值的檔案，已經(jīng)成為當下高職院校不斷調(diào)整步伐和改革發(fā)展力度的有力借鑒，并對高職院校的長遠發(fā)展有著不可替代的作用。因此，當前高職院校的檔案管理工作對高職院校的升本建設(shè)來說有著特殊的意義，我們應(yīng)當在對其重要性的給予充分認識的基礎(chǔ)上，不斷在實踐中探索和創(chuàng)新，完善檔案管理工作，為升本建設(shè)提供有力的保障。

1 高職院校檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案信息內(nèi)容分散、不全面

當前高職院校的教職工檔案大多以人事檔案的形式存放。人事檔案中反映個人經(jīng)歷、資歷、科研成果的材料由于種種原因未能及時補充和更新，無法準確地反映教職工的業(yè)績、學術(shù)水平等情況。高職院校是專業(yè)人才聚集的地方，反映教師學術(shù)、科研等業(yè)務(wù)情況的材料并非只保存在人事檔案，而是被分別存放學校相應(yīng)的管理職能部門，如果要查這部分材料，就要到多個地方去查閱。一旦有人事調(diào)動，往往會造成只將人事檔案轉(zhuǎn)走，而業(yè)務(wù)檔案、科研成果以及其他與其有關(guān)的檔案材料留在原單位的情況。在學生檔案方面，由于院系兩級管理，部分學生的檔案分散保存在系部和學生處，尤其是一些學生黨員檔案，長期存放在系部，直到學生畢業(yè)才會統(tǒng)一放入學生處規(guī)定的檔案袋內(nèi)。而由于系部缺乏專人保管檔案，在這一過程中，學生黨員檔案極易發(fā)生缺失、丟失的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理制度不規(guī)范

許多高職院校是由幾所大中專學校合并而成，由于先前的隸屬關(guān)系、辦學規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一、質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進行規(guī)范整理，有的材料甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

1.3 檔案現(xiàn)代化管理程度低

當前大部分高職院校都實現(xiàn)了辦公自動化，檔案部門雖然配備了計算機、網(wǎng)絡(luò)、復印機、掃描儀等設(shè)備，但是檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理層面，僅僅歸檔目錄由計算機打印，沒有采用電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，人事檔案從收集整理到保管利用等各個環(huán)節(jié)，主要依靠手工操作，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用，工作進度慢、勞動強度大、利用效率低，這種狀況與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不相適應(yīng)。

1.4 檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

目前高職院校各部門檔案管理人員大多數(shù)都是兼職檔案管理員，缺乏受過專業(yè)培養(yǎng)的專職檔案管理員。高校檔案管理人員屬于教輔人員，而由于許多高職院校主要致力于引進教學一線老師，限制引進教輔人員，因此檔案室的編制有限，這就導致專職的檔案管理人員十分缺乏。兼職管理人員檔案專業(yè)知識水平較低，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，欠缺使用現(xiàn)代科學管理手段的能力，尤其在要求檔案信息化、電子化的當前，懂得檔案管理和計算機信息化建設(shè)的復合型人才較少，特別是缺乏這方面的專職信息技術(shù)員，一些工作人員沒有接受過檔案信息化建設(shè)的專業(yè)教育，缺少專業(yè)理論知識和基本技能等。人員結(jié)構(gòu)的不合理嚴重制約了檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。

2 升本背景下高職院校檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

國家對示范性高職院校提供的升本機會，不僅為許多示范性高職院校的長遠規(guī)劃提供了新的機遇，也為高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

2.1 借助信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的信息化成為必然趨勢

高職院校升本建設(shè)對檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要建立規(guī)范的檔案管理制度，更要滿足社會對高職院校檔案資源與日俱增的需求。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的日益成熟，很多高職院校已經(jīng)在著手建設(shè)自己的數(shù)字檔案館，有些檔案館提供的一些全文檔案信息和目錄信息已經(jīng)可以通過因特網(wǎng)進行遠程查閱和閱覽。檔案信息的利用方式將會借助現(xiàn)代信息技術(shù)不斷得到廣泛拓展，更加新穎、實用、方便的信息利用方式將會更多地運用于高職院校檔案管理工作實踐中。

2.2 建立健全統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度勢在必行

主觀上，升本需求要求高職院校具有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度；客觀方面，要做好高職院校的檔案管理工作，首先必須制定科學合理的檔案管理制度，使檔案管理工作有制度可循。另外，高職院校必須依據(jù)《高等學校檔案管理辦法》來進行檔案管理，使檔案管理有法可依，有法可循。

2.3 高職院校檔案管理工作人員的素質(zhì)亟待提高

提高檔案管理人員的素質(zhì)不僅是高職院校升本建設(shè)的要求，也是高職院校檔案發(fā)展和建設(shè)的客觀要求。信息背景下，高職院校檔案管理人員扮演者雙重角色，檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要扮演著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、社會化、廣泛傳播、利用和開發(fā)數(shù)字化資源的重要角色，認真學習掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識，具備靈活運用信息技術(shù)知識的能力。只有具備雙重角色的能力，才能完全適應(yīng)本科高等職業(yè)院校的檔案管理工作。

3 提升高職院校檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

3.1 廣泛宣傳，增強全體教職工的檔案意識

高職院校升本建設(shè)不僅要求檔案管理人員提高檔案意識，更要力保全體教職工高度重視檔案管理工作，并積極參與到檔案工作中去。因此，學校要在全校范圍內(nèi)大力宣傳檔案知識，培養(yǎng)全體教職員工的檔案意識，讓他們?nèi)媪私馍霞壍臋n案政策、方針，學習掌握檔案知識、法律和法規(guī)，在工作中遇到的有價值的檔案信息要及時按照各種檔案標準要求進行儲存，自覺的保存檔案信息資源的有效性，積極維護檔案的完整性和安全性。

3.2 統(tǒng)一制度，構(gòu)建完善的檔案管理體系

建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度，完善檔案管理體系是高職院校升本建設(shè)對檔案管理工作的基本要求。學院各級領(lǐng)導和部門，上到院領(lǐng)導，下到檔案室、各教輔部門、各系部，都應(yīng)為學院發(fā)展、改革、人才培養(yǎng)服務(wù)，充分認識改進和創(chuàng)新檔案管理工作的必要性和重要性。學院檔案管理部門應(yīng)當根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合學院實際，制定統(tǒng)一的檔案管理制度，各職能部門和各系部也應(yīng)制定相應(yīng)的部門檔案管理制度。各職能部門和各系部都要配備兼職檔案員，檔案室全面負責管理，制定專門的檔案類別，對兼職檔案員實施分類指導。

3.3 加大投入，推進檔案管理的信息化

高職院校在升本建設(shè)中對其他項目大量投資的同時，也要加大檔案部門建設(shè)的經(jīng)費投入。當傳統(tǒng)的手工管理方式逐步被計算機技術(shù)取代后，一些必需設(shè)備的裝配和相關(guān)人員的能力培訓等都需要大量的經(jīng)費。在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，高職院校只有投入適量經(jīng)費，及時改變檔案管理模式，及時更新設(shè)備，最大限度地運用計算機技術(shù)，積極推進高職院校檔案管理信息化的建設(shè)，建立數(shù)字化的檔案室，才能不斷提高檔案工作信息化水平，從而大大提高檔案資料工作的效率，進而更好地服務(wù)于學院的升本工作。

3.4 強化培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校檔案管理人員應(yīng)樹立終身不斷學習的觀念，同時其素質(zhì)的提高不僅需要管理者自己的努力，也需要上級檔案部門的栽培和為其提供學習的條件。為適應(yīng)高職院校的升本需要，檔案管理人員應(yīng)當通過自學和培訓不斷提高自身的專業(yè)知識能力和信息處理能力，強化創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，真正成為既掌握現(xiàn)代技術(shù)手段又適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理的專門人才。

參考文獻

[1] 揚友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

[2] 新時期高校檔案規(guī)范化管理工作實用手冊[M].北京：中國檔案出版社，2007.

[3] 于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學院學報，2011（7）.

[4] 秦美峰.信息時代下加強學院檔案管理之探討[J].職教通訊，2013（5）.

[5] 羅慧芳.高職院校檔案管理信息化建設(shè)探究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011（6）.

[6] 向桂芳，計娜.加強高職院校檔案管理隊伍建設(shè)的幾點思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學院學報，2013（8）.

作者簡介

童靜（1968-），女，漢族，湖南常德人，現(xiàn)任職于常德職業(yè)技術(shù)學院黨政辦公室，從事檔案管理工作。