尹允

摘 要：隨著我國(guó)的高職教育逐步走向多元化和社會(huì)化的方向發(fā)展，高校進(jìn)行的各種體制改革和目標(biāo)的管理都需要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新。因此，對(duì)近年來(lái)高職院校的財(cái)務(wù)資產(chǎn)等方面工作管理都提出了更高的要求，相應(yīng)的這些工作所產(chǎn)生的檔案資料都是高職院校發(fā)展過(guò)程中最真實(shí)和原始的記錄，在學(xué)校改革、發(fā)展和各項(xiàng)活動(dòng)開展中都發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證、依據(jù)的作用。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)；檔案信息化；多元化；文化建設(shè)

隨著國(guó)家財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的的發(fā)展，我國(guó)對(duì)財(cái)務(wù)的要求也越來(lái)越高，各種標(biāo)準(zhǔn)也劃分的更加明細(xì)。同樣，隨著高校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展形成了一種新型的檔案信息管理模式——信息化管理，將檔案劃分成不同的載體，在不同的存儲(chǔ)單元內(nèi)以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行連接，從而能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。

1 高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案部門通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。當(dāng)前，各個(gè)高校都在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平、財(cái)務(wù)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)檔案的管理是對(duì)高校教學(xué)工作、科研工作、教學(xué)管理和學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中，學(xué)校各級(jí)部門和其下屬單位形成的有著保存價(jià)值的各項(xiàng)財(cái)務(wù)收入與支出的資料。通過(guò)使用信息化的設(shè)備、手段和財(cái)務(wù)檔案管理人員的努力，現(xiàn)在高校財(cái)務(wù)檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)了利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案的電子化，不但實(shí)現(xiàn)了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。

2 高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過(guò)程中做到及時(shí)與規(guī)范。在對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過(guò)程中，首先要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對(duì)具有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過(guò)提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財(cái)務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫(kù)識(shí)別與存儲(chǔ)。同時(shí)有必要對(duì)高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。

3 財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。隨著高校學(xué)校財(cái)務(wù)工作的日趨復(fù)雜，高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容和類別更加多樣化。高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容一般包括財(cái)務(wù)核算憑據(jù)類檔案，比如工資、獎(jiǎng)金、津貼和扣稅發(fā)放表等；銀行業(yè)務(wù)類檔案，比如銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；財(cái)務(wù)收支票據(jù)類檔案，比如各種費(fèi)用的收據(jù)、助學(xué)金和獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放清冊(cè)、國(guó)家貸款發(fā)放清冊(cè)、行政事業(yè)單位往來(lái)款項(xiàng)的票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收費(fèi)的收據(jù)、上級(jí)部門給予高校學(xué)校的各項(xiàng)財(cái)政費(fèi)用的收據(jù)、高校學(xué)校的教學(xué)和教科研經(jīng)費(fèi)開支、高校學(xué)校行政和后勤部門的辦公支出等，以及高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊(cè)。這些財(cái)務(wù)檔案可較為完整地反映高校學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況，它們構(gòu)成了高校學(xué)校財(cái)務(wù)收支的主線。根據(jù)這些高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容和類別，在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過(guò)程中，可有針對(duì)性地建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。比如在高校學(xué)校的財(cái)務(wù)管理中，可建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、財(cái)務(wù)報(bào)告檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、財(cái)務(wù)檔案銷毀管理數(shù)據(jù)庫(kù)、外來(lái)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、工資管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；在學(xué)生管理中，可建設(shè)學(xué)生收費(fèi)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生貸款獎(jiǎng)、助學(xué)金管理數(shù)據(jù)庫(kù)；在后勤管理中，可建設(shè)后勤收費(fèi)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、工程建設(shè)財(cái)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、固定資產(chǎn)折舊管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；在教學(xué)科研方面，可建設(shè)教學(xué)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，還可建設(shè)高校學(xué)校校長(zhǎng)專項(xiàng)資金管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。

4 財(cái)務(wù)檔案信息化安全性建設(shè)

高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)中的安全性建設(shè)是非常重要的內(nèi)容，這是因?yàn)槿魏蜗冗M(jìn)的科學(xué)技術(shù)都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進(jìn)原有技術(shù)的同時(shí)，也必然會(huì)帶來(lái)新的問(wèn)題。正是因?yàn)樾聠?wèn)題的不斷出現(xiàn)和產(chǎn)生，才得以推動(dòng)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是如此。在高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案安全性建設(shè)中，除了實(shí)施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應(yīng)實(shí)行技術(shù)性防范措施。具體措施包括以下七種：①確保高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源存儲(chǔ)載體的安全性。主要包括財(cái)務(wù)檔案信息資源存儲(chǔ)的介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。②確保高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源內(nèi)容的原始性。主要包括采用數(shù)字簽署技術(shù)，比如證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。③采用加密技術(shù)。比如在檔案信息資源的遠(yuǎn)程傳送過(guò)程中，可采用雙密鑰碼加密。④采用檔案數(shù)據(jù)防改寫技術(shù)。比如將檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，并在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中采用只讀型光盤。 ⑤采用備份技術(shù)。比如將財(cái)務(wù)檔案信息資源的內(nèi)容通過(guò)復(fù)制、輸出和打印，形成紙質(zhì)備份檔案后保存。⑥確保高校學(xué)校財(cái)務(wù)檔案信息資源計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的安全性。應(yīng)采用身份驗(yàn)證技術(shù)，給每位合法用戶 一個(gè)由字母、數(shù)字或特定符號(hào)組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗(yàn)證信息。⑦采用防火墻技術(shù)。

5 強(qiáng)化高校檔案信息管理，助推校園文化建設(shè)

“國(guó)民之魂，文以化之；國(guó)家之神，文以鑄之。”十年發(fā)展比經(jīng)濟(jì)，百年發(fā)展比文化，打造先進(jìn)的高校教育文化戰(zhàn)略都勢(shì)在必行，筆者所在的高職院校也正在著力推進(jìn)教育文化建設(shè)的實(shí)施教育工作。這其中需要發(fā)揮院校檔案資源有效利用作用，為助推教育文化事業(yè)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

在對(duì)高校檔案建設(shè)的同時(shí)要充分利用檔案文化資源的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)與院校文化宣傳部門的合作，積極的開發(fā)深層次的檔案信息資源，參與院校文化的宣傳，改變檔案“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的狀況，為院校文化建設(shè)做好專題服務(wù)工作。

經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展，院校歷史底蘊(yùn)厚重，珍藏著許多優(yōu)秀老師和優(yōu)秀人才的成就，也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實(shí)。我們要挖掘、提煉這些文化資源，并進(jìn)行藝術(shù)加工、再現(xiàn)，借鑒歷史、服務(wù)現(xiàn)在、開創(chuàng)未來(lái)、垂鑒后世，成為能支撐文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的資源。提取出最能代表院校精神和價(jià)值觀的典型代表，編史修志，發(fā)揮我校歷史貢獻(xiàn)及英模人物在文化建設(shè)中的引領(lǐng)作用。另外，院校可以在利用檔案信息資源的同時(shí)可以挖掘院校的品牌價(jià)值，樹立起特色的院校形象，能夠進(jìn)一步的提升院校的社會(huì)地位，增加院校的文化附加值。

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