楊麗珍，徐 洋，季彩宏

(揚州職業(yè)大學，江蘇揚州 225009)

學生檔案是學生在校期間全面發(fā)展的真實記錄。高職院校學生檔案不僅僅是學生在校期間的真實情況反映，同時還連貫地承載了學生自初中、高中以來的詳細資料，以及學校對學生全面考察、培養(yǎng)和教育的過程;它不僅是人事檔案的重要組成部分，也是在就業(yè)工作服務中用人單位選用人才的依據(jù)，還是學校學生工作整體管理水平的重要體現(xiàn)，更是高職院校人才培養(yǎng)水平評估中管理水平的彰顯。

隨著國家對高職院校扶持政策的不斷出臺，高職教育迎來了前所未有的發(fā)展機遇，江蘇省高職院校的辦學規(guī)模及辦學實力不斷擴大、增強。以揚州職業(yè)大學為例，自2000年以來高職在校普通?？瞥掷m(xù)呈上升勢態(tài)，目前在校學生近2萬人，每年的畢業(yè)生達6000人以上，各二級學院近幾年來在校生約1000人左右，有的二級學院學生有近3000人的規(guī)模，因此二級學院學生檔案管理工作擔子越來越重。在新時期高職教育快速發(fā)展的背景下，二級學院檔案管理工作中的一些問題也顯露出來，如何加強學生檔案建設，快速提升高職院校學生檔案的服務與創(chuàng)新水平，是二級學院學生管理工作的一個重要課題。

一、學生檔案工作主要存在的問題

(一)重大類材料整理，輕個性化資料收集

教育部、國家檔案局2008年聯(lián)合頒發(fā)的《高等學校檔案管理辦法》，首次將高校學生檔案作為一個單獨的門類(學生類)納入高校檔案館(室)工作范疇，這為做好學生檔案管理工作提供了法律依據(jù)。但是很多高職院校在學生檔案整理、收集中，還是缺乏一些規(guī)范性的條文，各二級學院大都對統(tǒng)一大類的必須歸檔的材料比較重視，如大學生登記表、學籍卡、體檢表、派遣報到證，基本做到按時接轉，一次性收集齊全，而對學生在科技文化活動、校園文化、社團活動、社會實踐、建模與技能創(chuàng)新大賽等素質拓展活動各個不同節(jié)點中產(chǎn)生的具有個性化特征和保存價值的，有重要推介、參考和憑證作用的其他應歸檔的資料，如在科技文化活動中學生的優(yōu)秀建模作品與優(yōu)秀論文、社會實踐活動中的技術創(chuàng)新、專業(yè)實驗成果、社團活動中的創(chuàng)業(yè)大賽規(guī)劃精品方案、畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)設計成果等，由于缺乏具體的收集操作要求與措施，致使出現(xiàn)參與活動的學生材料“漏缺”現(xiàn)象，有的二級學院在收集中也采取了一定的方法措施，但是效果不甚理想。而這些記錄既能體現(xiàn)學生的綜合素質與能力，又對學校教育教學改革具有參考價值，還能促進各類用人單位在選聘和任用中做到全面了解畢業(yè)生信息。更重要的是這些有鮮明特色學生的各類信息材料，它不僅從一個側面反映了高職院?？蒲?、實踐活動等一個全面的培養(yǎng)計劃，還反映了學校的教育教學內(nèi)涵的科學性、系統(tǒng)性，也是學校重要的科研成果和創(chuàng)新成果;對于用人單位而言，通過這些富有鮮明特色的人文素質學生檔案，可以了解學校的綜合辦學實力、學校的社會聲譽，以及學生基礎理論和專業(yè)知識、科研創(chuàng)新和實踐能力的綜合水平。筆者認為:二級學院應該緊密結合學院辦學特色，有針對性地調(diào)整、增補一些有價值的學生材料目錄，作為學生檔案的有效補充資源，為學生在人才市場競爭和單位任用中增加砝碼，讓用人單位從學生檔案各類真實記錄材料中感知出學校為學生服務理念的深刻內(nèi)涵，從而也為學校建立學生管理新常態(tài)奠定良好基礎。

(二)重檔案交接份數(shù)，輕檔案內(nèi)涵質量的建設

學生檔案是學生在學校期間德、智、體、美、勞等方面的全過程記載，它不僅是學生成長過程的全面、動態(tài)、立體的真實寫照，也是學校幾年來對學生全面培養(yǎng)、考察、教育的過程記載;學生檔案不僅具有宣傳學校的作用，還具有學術科研作用(畢業(yè)生檔案的學術科研性主要表現(xiàn)在教育研究與科學研究兩個方面)。二級學院在學生檔案的移交中，比較注重學生檔案總量份數(shù)無缺失，而對學生檔案的內(nèi)在質量有所忽視。如在收集、整理過程中，很多學生組織發(fā)展材料、獎懲、資助情況、專業(yè)設計、科研成果等相關的重要圖文，包括紙質與電子資料，有的在班主任(輔導員)、教研室、課題組存放，有的在相關指導教師、專家、學生等個人手中，有的由于時間跨度長，相關人員思想不重視，對在前期出現(xiàn)的缺失，不及時補救，存在著保存不當、接轉不及時、收集不齊全的問題，在學生檔案中不可避免地會出現(xiàn)殘缺、斷檔、空白等現(xiàn)象，使一些具有重要價值的材料在學生檔案中得不到體現(xiàn)，從而影響了學生檔案內(nèi)涵的承接作用，更無法使學生檔案材料的齊全與完整得到充分保證。

(三)重教師的培訓，輕檔案人員的素質提升

為推動職業(yè)教育發(fā)展，提升學校的教學質量和管理水平，二級學院大都比較重視教師隊伍與學工隊伍的建設，不間斷地對專業(yè)教師、輔導員進行系統(tǒng)理論學習和技能培訓，還利用假期組織專業(yè)教師到省內(nèi)外相關重點高校、國外對口高校進行學習、交流。以揚州職業(yè)大學二級學院為例，在目前二級學院22名檔案從業(yè)人員中，非檔案專業(yè)的人員21人，占總人數(shù)的95%以上，而其中20人為檔案兼職人員;在22名檔案從業(yè)人員中，具有中級檔案專業(yè)職稱的只有4人，占總人數(shù)的18%;副高以上職稱1人，占總人數(shù)的4．5%;二級學院的22名檔案從業(yè)人員，自2012年以來從未參加過檔案專業(yè)理論知識的學習與技能培訓，也未有在市級以上檔案科研項目中立項。

從以上數(shù)據(jù)中不難看出，目前二級學院現(xiàn)實狀況是:90%從事學生檔案管理工作的都不是專職人員，有的是教師兼任，有的是秘書或者輔導員兼任;他們大多數(shù)都沒有進行過正規(guī)的檔案業(yè)務培訓，缺乏檔案管理的理論知識、專業(yè)技能。由于檔案管理人員業(yè)務管理水平有限，又缺乏專業(yè)人員與專業(yè)帶頭人的支撐，檔案的研發(fā)能力遠遠跟不上形勢的需要，學生檔案管理整體水平難以達到專業(yè)化、現(xiàn)代化、數(shù)字化管理的要求，所以在學生檔案的收集、整理、立卷、保管、轉接、記錄等環(huán)節(jié)中就難免不出現(xiàn)差錯。

(四)重學生檔案“入柜”，輕服務與利用

保管檔案的重要作用之一就在于它有利用價值。二級學院由于缺乏專業(yè)管理人員，再加上有的兼職檔案工作人員怕學生檔案材料丟失，在思想上怕麻煩，缺乏服務意識，就產(chǎn)生學生檔案材料進柜萬事大吉想法。一方面對應該增補進檔案的材料沒有及時跟進，另一方面對學生檔案資源信息化、網(wǎng)絡化進行深層次開發(fā)的主動性不足;檔案的記錄停留在紙質上，沒有利用信息化技術去管理學生檔案，在相關人員查閱檔案時他們會敷衍了事;有的學生材料中該有記錄的無支撐資料，該有公章的沒蓋公章，使查閱人員無法利用;在用人單位急需利用時也無法做到迅速無誤。這都造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動，學生檔案應有的作用得不到充分發(fā)揮，也間接影響了學校聲譽。

二、學生檔案工作改進對策思考

(一)發(fā)展和完善高職學生檔案管理工作制度

制度是檔案工作現(xiàn)代化的強有力保證，現(xiàn)代化高校學生檔案管理的建立是社會發(fā)展的需求，作為高職院校內(nèi)部管理核心組成的學生檔案管理制度，不僅在外部要與教育改革發(fā)展掛鉤，在內(nèi)部體制管理上更要與教育發(fā)展的變化密切聯(lián)動，二級學院必須在學生檔案管理制度上適時跟進，以快速實現(xiàn)檔案管理工作自身的改革和發(fā)展。根據(jù)社會需求和人才培養(yǎng)需要，科學合理地改進和完善學生檔案工作的相關規(guī)章制度，如制定統(tǒng)一學生檔案收集、歸檔材料的規(guī)范與標準，并適時調(diào)整學生檔案材料的收集范圍，建立統(tǒng)一規(guī)范化的收集、整理、歸檔、保管、利用等管理操作制度;還要建立檔案科研項目的立項、研究、評比、獎勵體系制度，確保二級學院檔案工作能順應時代發(fā)展要求。

(二)強化收集，提升學生檔案內(nèi)在質量建設

學生檔案是學生在學校期間的全面反映，有著承接性、動態(tài)性及實用性的特征，因此在檔案材料的收集過程中，首先按照標準化、規(guī)范性的收集要求，做到認真檢查與清點。如檢查書寫字跡、墨水是否符合要求，材料紙張的標準與紙張規(guī)格是否標準，目錄與材料是否一致;其次還要根據(jù)學生動態(tài)特點，做到即時交收;另外又要根據(jù)實際情況，結合社會與用人單位的需求，不斷調(diào)整增補歸檔材料，及時從中挖掘學生的內(nèi)在誠信價值與就業(yè)推廣價值，樹立高校整體的社會形象，這樣既能反映學生的個性特征及其綜合能力，又能極大地豐富學生檔案內(nèi)容，使學生檔案材料不斷呈現(xiàn)高校教育成果。豐富生動充滿內(nèi)涵高質量的材料，也能讓用人單位對畢業(yè)生有深入的了解，成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)，從而可以讓合適的人在合適的崗位上更好服務社會。只有實現(xiàn)檔案自身的改革和發(fā)展，才能確實做到學生檔案外在質量過硬、內(nèi)在材料豐富完整，才能使學生檔案更全面地反映、記錄學生在學校德、智、體、美、勞的成長歷程。

(三)整合檔案資源，提高“數(shù)字化”服務質態(tài)

隨著二級學院學生檔案數(shù)量的不斷增加，學生檔案管理方法的創(chuàng)新迫在眉睫。作為信息源的學生檔案，要更好為學生、用人單位、社會提供高質量的服務，首先應在深度開發(fā)檔案信息內(nèi)涵的基礎上，整合學生檔案信息資源，全面建立安全有效的二級學院“數(shù)字化”學生檔案管理信息系統(tǒng);另外在做好檔案管理保密與安全的基礎上，逐步實現(xiàn)二級學院“數(shù)字化”學生檔案信息源與校園網(wǎng)鏈接，這樣既做到檔案管理高效、快捷、準確、無誤的服務質態(tài)，又實現(xiàn)了學校學生檔案信息資源成果的共享。

(四)穩(wěn)定工作隊伍，提升素質教育

檔案管理人員是實現(xiàn)學生檔案工作與現(xiàn)代化高校學生教育發(fā)展聯(lián)動性的關鍵，由于學生檔案工作長年沒有被重視，多數(shù)工作人員都是兼職，工作主動性不強，也不可能對檔案工作有創(chuàng)造性的發(fā)展和深入的研究。［1］因此要想更好地發(fā)揮檔案管理工作的潛力和魅力，促進高校學生的主體發(fā)展和實現(xiàn)人生價值，檔案管理人員的素質至關重要。針對目前二級學院從事檔案工作的人員大多是兼職、流動性較大的現(xiàn)狀，提升人員檔案理論知識和業(yè)務能力尤為重要。一是二級學院應建立一支相對穩(wěn)定的檔案管理工作人員隊伍，確保學生檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性。二是學?？梢詮钠渌麔徫恢泄膭罡挥嗳藛T從事檔案工作，并積極開通從事檔案工作專、兼職人員的職稱評定渠道和職稱轉聘通道，使大家能從內(nèi)心熱愛本職工作，并在崗位上極大地發(fā)揮主動性、創(chuàng)造性，讓二級學院學生檔案管理工作充滿活力。三是加強專業(yè)理論知識學習、現(xiàn)代信息技術學習與業(yè)務培訓，學校主管部門應積極牽頭組織專業(yè)能力提升活動，定期組織二級學院的檔案工作人員參加相關理論知識與技能的培訓學習，為全面提升二級學院檔案從業(yè)人員的理論水平與專業(yè)素質筑牢基礎。四是加強省內(nèi)外高校的橫向學習與交流，通過相互學習、交流、研討，做到開闊眼界、取長補短，從而提升學生檔案管理人員創(chuàng)新水平、管理水平、理論研究水平。五是通過強化學生檔案管理人員的政治素養(yǎng)教育，不斷增強學生檔案管理人員的主動服務理念，提升服務水平。

(五)提高檔案利用能力，實現(xiàn)服務創(chuàng)新

高職院校學生檔案是重要的辦學資源，然而隨著高校辦學環(huán)境的變化，學生價值觀的多元化，檔案載體的多樣化，現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，如何更好發(fā)揮高校辦學形成的檔案的價值是一個值得思考的問題。［2］檔案存在意義，在于它有一定的利用價值，學生檔案同樣也不例外。首先，二級學院要改變重保管、輕利用的觀念，應在充分開發(fā)學生檔案信息資源、建立“數(shù)字化”信息體系的框架下，使學生檔案管理系統(tǒng)成為開放式信息源，實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而全面實現(xiàn)學生檔案信息的開放與利用;其次，要不斷提升檔案從業(yè)人員主動服務社會的能力與水平，加強學生檔案的專項編研工作(如學生的優(yōu)秀畢業(yè)設計、建模成果、文化科技大賽中的創(chuàng)新成果、優(yōu)秀論文、科研成果等)，建立檔案信息特色數(shù)據(jù)庫，使靜態(tài)的紙質材料，變?yōu)閯討B(tài)的信息利用資源，有針對性地為學校教育教學改革、人才培養(yǎng)水平評估、科學研究等各項工作服務;再者，創(chuàng)新檔案工作服務的新內(nèi)涵，實現(xiàn)學生檔案快速檢索處理服務，要構建立體式的檔案服務協(xié)作網(wǎng)絡，構架學生檔案快速高效的服務橋梁，為社會、用人單位、學生、高校創(chuàng)建多層次的信息處理檢索服務平臺，提高二級學院學生檔案社會化服務水平。

三、結論

學生檔案是高職院校重要文化知識資源、信息資源，二級學院應在教育教學改革的同時，正視學生檔案工作各個環(huán)節(jié)上的不足與缺失;要用科學的制度管理檔案各項事務，用問責制切實加強二級學院工作人員建檔、存檔、愛檔的責任意識和社會服務意識，不斷優(yōu)化、豐富學生檔案案卷材料，進一步深化學生檔案信息資源的開發(fā)與整合，在保證學生檔案完整、安全的基礎上，全面實現(xiàn)學生檔案信息“數(shù)字化”服務功能，使學生檔案資源轉化為開放式信息資源，只有這樣才能真正促進檔案管理工作高效運行，才能提高學生在人才競聘中的就業(yè)砝碼，使培育的人才真正做到為社會經(jīng)濟建設服務。

［1］趙磊．如何加強大學生檔案信息化的管理［J］．教育管理信息化，2014(6):61．

［2］劉朝文，趙慶嬌．廣西師范大學檔案館．基于多元角度探討高校檔案編纂的價值［J］．資源共享，2014(2):112－113．