張茜

摘 要： Excel是一個電子圖表數(shù)據(jù)處理類軟件，主要用于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和復(fù)雜的數(shù)據(jù)計(jì)算。Excel在高職院校教學(xué)管理工作中的作用非常重要，學(xué)生成績管理工作中的數(shù)據(jù)錄入、分析統(tǒng)計(jì)、計(jì)算等很多工作，可以通過應(yīng)用Excel的函數(shù)公式實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞： Excel高職院校 成績管理 分析統(tǒng)計(jì)

目前國家大力發(fā)展高職教育，高職院校學(xué)生的數(shù)量較以前已增加了很多，因此教學(xué)管理工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于從前，如果不能有效地使用現(xiàn)代技術(shù)，那么教學(xué)管理工作的開展就會變得十分困難。學(xué)生成績管理是教學(xué)管理工作的重點(diǎn)，也是教師經(jīng)常要進(jìn)行的工作，如果手工計(jì)算，則不但效率低，工作量還大，由于每學(xué)期每門課程都要重復(fù)做這項(xiàng)工作，因此容易造成統(tǒng)計(jì)錯誤。

Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力完全可以勝任成績分析統(tǒng)計(jì)工作，且其豐富的圖表功能還能使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加直觀[1]。借助Excel的模板保護(hù)功能，可以使設(shè)計(jì)好的成績統(tǒng)計(jì)功能重復(fù)應(yīng)用于每門課程，這不僅大大減少了教師工作量，而且避免了錯誤統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。下面就如何使用Excel制作成績分析統(tǒng)計(jì)模板[2]進(jìn)行介紹。

1.輸入學(xué)生成績構(gòu)建工作簿

在工作簿中設(shè)計(jì)兩個工作表，第一個工作表命名為“高職某班XX課成績表”，包含該班111名學(xué)生的姓名、學(xué)號、平時(shí)成績、考試成績、實(shí)踐和總評成績幾項(xiàng)內(nèi)容，其中總評成績=平時(shí)成績+40%考試成績+10%實(shí)踐。

此項(xiàng)錄入成績工作量較大，為了減少數(shù)據(jù)錄入的人為錯誤，還須對成績錄入?yún)^(qū)數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)錄入錯誤及時(shí)提示[3]。基本結(jié)構(gòu)如圖1所示，后續(xù)分析統(tǒng)計(jì)時(shí)可以利用函數(shù)直接調(diào)用工作表名稱，且該工作表的A至F列也是在數(shù)據(jù)修改的區(qū)域。

第二個工作表命名為“高職某班XX課成績分析統(tǒng)計(jì)”，統(tǒng)計(jì)班級總?cè)藬?shù)、缺考、及格人數(shù)、及格率、最高成績、最低成績和平均成績的情況，還會生成數(shù)據(jù)圖表。該工作表是模板保護(hù)的區(qū)域。

2.成績分析統(tǒng)計(jì)

2.1總評成績計(jì)算

根據(jù)總評成績的構(gòu)成，可在總評成績單元格中輸入公式直接計(jì)算，如譚詩姚的總評成績可在圖1中F2單元格中輸入函數(shù)公式“=IF（D2="*"，"缺考"，ROUND（（C2+0.4*D2+0.1*E2），0））”后回車。鼠標(biāo)定位到F2單元格右下角，待光標(biāo)呈實(shí)心黑十字時(shí)，按鼠標(biāo)左鍵向下拖動填充其他需總評成績計(jì)算單元格即可。

為了突出顯示不及格的總評成績，需將不及格的總評成績顯示為紅色，具體步驟是：（1）選中“高職某班XX課成績表”工作表F列；（2）單擊菜單欄上的“開始”，找到“條件格式”快捷圖標(biāo)單擊；（3）在下拉菜單中選中“突出顯示單元格規(guī)則小于”圖標(biāo)，然后在出現(xiàn)對話框輸入60并設(shè)置“文本紅色”，單擊“確認(rèn)”按鈕。

2.2班級總?cè)藬?shù)、缺考、及格人數(shù)、最高（低）成績和平均成績

計(jì)算班級總?cè)藬?shù)時(shí)，在圖2中B2單元格輸入“=COUNT（高職2013級某班XX課成績表！F：F）”；而缺考人數(shù)在對應(yīng)的單元格輸入“=COUNTIF（高職2013級某班XX課成績表！F：F，"缺考"）”；同樣的計(jì)算及格人數(shù)時(shí)在單元格輸入“=COUNTIF（高職2013級某班XX課成績表！F：F，">=60"）”即可。

計(jì)算最高成績時(shí)，在單元格中輸入公式：=MAX（高職2013級某班XX課成績表！F：F）&"分"；最低成績將MAX改為MIN。平均成績的計(jì)算需要使用AVERAGE函數(shù)，在圖2中B6單元格輸入“=ROUND（AVERAGE（高職2013級某班XX課成績表！F：F），1）&"分"”，其中ROUND函數(shù)作用是對數(shù)值四舍五入保留有效位數(shù)。

2.3各分?jǐn)?shù)段人數(shù)及比例確定

根據(jù)學(xué)生的總評成績劃分為5個分?jǐn)?shù)段，“90分以上”、“80～89分”、“70～79分”、“60～69分”和“60分以下”，分別對應(yīng)的分段點(diǎn)是99、89、79、69和59，使用FREQUENCY函數(shù)[1]進(jìn)行分?jǐn)?shù)段人數(shù)確定。在圖2中選定E2：E6單元格，輸入公式“=FREQUENCY（高職2013級某班XX課成績表！F：F，G2：G6）”，然后按Ctrl+Shift+Enter，填充E2：E6單元格區(qū)域，所得結(jié)果即為各分?jǐn)?shù)段人數(shù)。

各分?jǐn)?shù)段人數(shù)比例的計(jì)算，使用剛得到各分?jǐn)?shù)段人數(shù)與總?cè)藬?shù)進(jìn)行比較，如“90分以上”的人數(shù)比例值在F2單元格中輸入“=ROUND（E2/$B$1，3）”后回車。再將鼠標(biāo)定位到F2單元格右下角，待光標(biāo)呈實(shí)心黑十字時(shí)，按鼠標(biāo)左鍵向下拖動填充其他需人數(shù)比例計(jì)算單元格即可。最后選定單元格F2：F6，將其設(shè)置為百分比顯示。

2.4生成成績分析三維餅圖和柱狀圖

計(jì)算完各分?jǐn)?shù)段占總?cè)藬?shù)的比例后，可以通過插入圖表的方式，繪制出成績分布的三維餅圖（如圖3）和柱狀圖（如圖4），使成績的分布更直觀地顯示出來，便于授課老師分析學(xué)生的知識掌握情況。

3.成績分析模板的保護(hù)和使用

為了讓成績分析統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)只能自動生成，不能因人為而改動，就必須將“高職某班XX課成績分析統(tǒng)計(jì)”工作表保護(hù)起來，具體步驟：（1）選中“高職某班XX課成績分析統(tǒng)計(jì)”工作表；（2）單擊菜單欄上的“審閱”，找到“保護(hù)工作表”快捷圖標(biāo)；（3）在出現(xiàn)的對話窗口中選中要保護(hù)的選項(xiàng)，然后輸入保護(hù)密碼，單擊“確認(rèn)”按鈕。通過這些設(shè)置，只有知道保護(hù)密碼才能對這些單元格進(jìn)行修改，從而確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的安全和準(zhǔn)確性。

需要使用成績分析模板時(shí)，只需修改第一個工作表“高職某班XX課成績表”中A到F列的數(shù)據(jù)即可，Excel就會自動生成出“高職某班XX課成績分析統(tǒng)計(jì)”表中的成績分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、三維餅圖和柱狀圖。

4.結(jié)語

該成績分析統(tǒng)計(jì)模板已經(jīng)在很多教師中進(jìn)行了推廣，完成了大量課程成績統(tǒng)計(jì)工作，取得了較好效果。熟練掌握Excel模板，不僅提高了教師成績分析統(tǒng)計(jì)工作的效率，減少了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的錯誤，而且圖形顯示使統(tǒng)計(jì)的結(jié)果更加直觀，從而實(shí)現(xiàn)了使用專業(yè)軟件管理和數(shù)據(jù)處理，增強(qiáng)了應(yīng)對現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝啟祥.中文版Excel 2007電子表格實(shí)用教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2010.

[2]ExcelHome.Excel實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2007.

[3]張艷.Excel在成績統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用[J].科技資訊，2010（5）232-233.