楊萍

摘 要： 會計電算化期末自動轉(zhuǎn)賬功能是一個非?？旖莸墓δ苣K，可以大大提高會計核算工作效率，在從事會計電算化教學(xué)過程中，作者對出現(xiàn)的各種問題進行了分析總結(jié)，并對產(chǎn)生原因及解決方法進行了分析。

關(guān)鍵詞： 會計電算化 期末自動轉(zhuǎn)賬 思考

會計電算化是一門綜合學(xué)科，以培養(yǎng)學(xué)生會計信息化方面的實際動手能力為目的，現(xiàn)在大多數(shù)高校都采用用友ERP-U8.72財務(wù)軟件作為會計電算化課程的教學(xué)軟件，以企業(yè)相關(guān)案例進行實驗。在近幾年教學(xué)中發(fā)現(xiàn)，學(xué)生對于綜合性和前后連貫性很強的一些業(yè)務(wù)的處理總會出現(xiàn)這樣那樣的錯誤，其中以自動轉(zhuǎn)賬功能的運用最為明顯。針對這一問題，本文總結(jié)了學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的難點，并找出了問題出現(xiàn)的原因，提出了相應(yīng)的解決方法。

一、會計電算化期末自動轉(zhuǎn)賬的意義

期末自動轉(zhuǎn)賬是財務(wù)軟件中一項強大的特殊功能。不同于傳統(tǒng)手工轉(zhuǎn)賬，而是根據(jù)會計期末工作的特點，利用計算機處理數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將繁瑣的期末手工轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)化為信息化自動轉(zhuǎn)賬。它的運用更適應(yīng)現(xiàn)代高節(jié)奏的企業(yè)財務(wù)工作特點，以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)財務(wù)的要求。

二、會計電算化期末自動轉(zhuǎn)賬的流程

會計核算期末結(jié)賬前，有許多成本、費用需要結(jié)轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)賬分為外部轉(zhuǎn)賬和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬指將其他子系統(tǒng)（如薪資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收應(yīng)付、存貨核算等子系統(tǒng)）生成的憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中；內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是在總賬系統(tǒng)內(nèi)部通過設(shè)置憑證模板自動生成的憑證。下面以用友ERP-U872財務(wù)軟件為例對自動轉(zhuǎn)賬的應(yīng)用進行介紹。

（一）自定義結(jié)轉(zhuǎn)

會計月末時，經(jīng)常需要重復(fù)做一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，比如：結(jié)轉(zhuǎn)各種費用、計提折舊、計提借款利息等。自定義轉(zhuǎn)賬就是在轉(zhuǎn)賬設(shè)置時由自己設(shè)計一個憑證模板，包括憑證的摘要、借貸方科目、方向及金額計算公式等。

在總賬系統(tǒng)中，選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—自定義結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”窗口，在此設(shè)置“計提短期借款利息”的轉(zhuǎn)賬憑證。設(shè)置成功后，選擇“期末—轉(zhuǎn)賬生成”命令，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，保存后憑證左上角顯示“已生成”字樣，這是自動轉(zhuǎn)賬憑證的標(biāo)志。

（二）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)

銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)是月末根據(jù)商品銷售數(shù)量和商品的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結(jié)轉(zhuǎn)。在實際工作中，有些企業(yè)商品銷售成本的計算比較復(fù)雜，特別是企業(yè)銷售多種商品，又必須分別計算各種商品的銷售成本時，若采用銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能模塊，可以準(zhǔn)確、快速地實現(xiàn)銷售成本的自動轉(zhuǎn)賬。

在總賬系統(tǒng)中，選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—成本結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，只要選擇庫存商品、主營業(yè)務(wù)收入和主營業(yè)務(wù)成本三個科目對應(yīng)的科目編碼并單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置，進入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同，只是轉(zhuǎn)賬類型選擇“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”。

（三）匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)

匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)用于期末自動計算外幣存款、外幣現(xiàn)金、外幣結(jié)算的各項債權(quán)債務(wù)賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。

在總賬系統(tǒng)中，選擇“期末--轉(zhuǎn)賬定義--匯兌損益”命令，進入“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，系統(tǒng)列出所有具有外幣核算的會計科目。輸入“匯兌損益入賬科目”，并對需要計算匯兌損益的科目進行選擇，單擊確定按鈕即可。操作方法同上，選擇轉(zhuǎn)賬類型“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)”和外幣幣種。

（四）期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)

期間損益結(jié)轉(zhuǎn)是月末將所有損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”科目中，以便計算當(dāng)期經(jīng)營成果。在會計電算化軟件操作中，企業(yè)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)原理一致，共性較強，因此軟件開發(fā)商已在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計好結(jié)轉(zhuǎn)規(guī)則，用戶只需輸入“本年利潤”科目的編碼，系統(tǒng)即可自動定義該憑證模板。

在總賬系統(tǒng)中選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”命令，進入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口，選擇本年利潤科目。轉(zhuǎn)賬類型應(yīng)選擇“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”。

四、期末結(jié)轉(zhuǎn)存在的問題及解決方法

在期末自動轉(zhuǎn)賬教學(xué)過程中，學(xué)生進行實驗時，由于對轉(zhuǎn)賬設(shè)置和生成中的一些細節(jié)問題不夠了解和注意，在實踐環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，致使上機操作無法正常進行?，F(xiàn)對經(jīng)常出現(xiàn)的問題及原因分析如下：

（一）自定義結(jié)轉(zhuǎn)公式錯誤

進行自定義結(jié)轉(zhuǎn)定義時，需要設(shè)置分錄公式，學(xué)生在操作過程中經(jīng)常出現(xiàn)“公示設(shè)置錯誤”的提示。這是由于公式理解錯誤、公式設(shè)置格式錯誤導(dǎo)致的。公式設(shè)置作為自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就算一點小失誤，都會造成自動轉(zhuǎn)賬生成的憑證與應(yīng)得到的正確結(jié)果大相徑庭。因此，教學(xué)過程中應(yīng)加強對取數(shù)函數(shù)和不同公示的設(shè)置講解。

（二）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)無法正常進行

進行銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置時，學(xué)生在操作過程中集中出現(xiàn)兩種錯誤：一是提示“庫存商品科目、商品銷售收入科目、商品銷售成本科目的科目結(jié)構(gòu)不同”，造成設(shè)置不成功；二是提示“收入科目貸方余額>庫存科目期末數(shù)量余額”，造成無法生成轉(zhuǎn)賬憑證。出現(xiàn)上述原因在于“庫存商品”、“主營業(yè)務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)成本”這三個科目的結(jié)構(gòu)不相同及期初余額沒有錄入庫存商品的數(shù)量。銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置要求科目結(jié)構(gòu)必須相同，即所有明細科目一致且都是數(shù)量核算，將三個科目增加明細賬時可以使用會計科目維護中的“成批復(fù)制”功能，它可以準(zhǔn)確、快速地實現(xiàn)上述要求。此外，在數(shù)量核算下，期初余額中必須錄入庫存商品數(shù)量及手工錄入“確認銷售收入”的憑證時必須輸入產(chǎn)品的銷售數(shù)量，才能在月末自動生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

（三）匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)錯誤

匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置需要兩個匯率：記賬匯率和調(diào)整匯率。月初操作時，在“基礎(chǔ)檔案--財務(wù)--外幣設(shè)置”中設(shè)置記賬匯率，月末匯率發(fā)生變化，在外幣設(shè)置處設(shè)置調(diào)整匯率，調(diào)整匯率與記賬匯率的差額，即可作匯兌損益憑證。有些同學(xué)在匯兌結(jié)轉(zhuǎn)時沒有數(shù)據(jù)生成，是調(diào)整匯率沒錄入，到“外幣設(shè)置”中錄入即可。

（四）期間損益轉(zhuǎn)賬生成的金額錯誤

損益轉(zhuǎn)賬定義設(shè)置正確，生成憑證后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與實際不符，期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)大多來源于賬簿，在生成期末轉(zhuǎn)賬憑證前必須先將其他業(yè)務(wù)登記入賬。造成錯誤的原因是在處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)前，必須將其他經(jīng)濟業(yè)務(wù)審核并記賬，相關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證才能生成，否則就會導(dǎo)致取數(shù)錯誤。正確的方法是首先將本月填制的所有憑證審核記賬，其次生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證，這樣生成的憑證數(shù)據(jù)才不會出錯。

五、結(jié)論

教學(xué)過程中期末處理自動轉(zhuǎn)賬，可以提高會計系統(tǒng)的工作效率。但在設(shè)置和生成過程中不注意數(shù)據(jù)間的關(guān)系和轉(zhuǎn)賬生成順序，會造成憑證無法生成或生成數(shù)據(jù)錯誤，影響后續(xù)工作順利進行。在實驗教學(xué)過程中使學(xué)生充分了解程序，掌握操作要點，力爭全面掌握這一重要功能，進一步提高會計電算化工作效率。

參考文獻：

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