曲麗萍

【摘 要】文章簡述社保檔案管理的工作內(nèi)容以及對(duì)社會(huì)各行業(yè)人員的重要意義，從保管技術(shù)方法以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)兩方面進(jìn)行分析，整理出現(xiàn)階段基層檔案管理中普遍存在的問題。提出了加強(qiáng)管理人員技能培訓(xùn)及提高領(lǐng)導(dǎo)基層工作重視程度的有效建議，為社保檔案管理工作高效開展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；基層檔案；檔案管理

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的意義

1.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作簡述

社會(huì)保險(xiǎn)并不以收益為目的，在推廣過程中以人民的切實(shí)利益出發(fā)，減輕醫(yī)療等方面的社會(huì)壓力。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作包含資料的整理收集、保管移送等，涉及到大量重要文件，因此工作職責(zé)重大。社保檔案是對(duì)投保流程的詳細(xì)記錄，也是對(duì)被保險(xiǎn)人在受保期間出現(xiàn)各類狀況的總結(jié)，證明了居民與社保單位簽訂合同具體法律效益。國家規(guī)定企業(yè)在與員工簽訂勞務(wù)合同時(shí)對(duì)基礎(chǔ)社會(huì)保險(xiǎn)應(yīng)有詳細(xì)說明，員工在職期間由企業(yè)支付基本保險(xiǎn)金額。員工檔案與保險(xiǎn)繳納情況都會(huì)詳細(xì)記錄在檔案中，工作出現(xiàn)變動(dòng)后由檔案管理部門出具證明將相應(yīng)社保資料移送至新單位。

2.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要意義

將社保檔案長期保管對(duì)保險(xiǎn)雙方都有利。管理部門可通過對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行查閱快速了解社區(qū)群眾的基本情況，對(duì)企業(yè)員工合法權(quán)益是否得到保障有一個(gè)全面認(rèn)知，便于政策的落實(shí)和監(jiān)管工作全面開展。同時(shí)從直觀層面進(jìn)行分析，在保險(xiǎn)行業(yè)進(jìn)步中發(fā)揮著重要作用，使業(yè)務(wù)員的日常工作效率得以提高，降低騙保案件出現(xiàn)的可能性。社保檔案管理在維持基層社會(huì)穩(wěn)定中也扮演著重要角色，是一系列民生工作開展的重要依據(jù)。

二、基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的問題

1.工作管理制度不完善

現(xiàn)階段基層對(duì)檔案管理工作重視程度不高，缺少相應(yīng)的工作參照標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放室雜亂無章，對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)監(jiān)管松散，存在著大量危險(xiǎn)因素很容易造成檔案丟失破損。大多數(shù)單位沒有獨(dú)立的檔案室，直接存放在管理人員辦公室中，分類也不明確，為資料調(diào)動(dòng)帶來了很大困擾。由此可見大部分基層單位都缺少科學(xué)的管理方案。

2.檔案管理方式落后

社保資料以紙質(zhì)形式展現(xiàn)，重要合同擬定也是如此。檔案管理階段缺少科學(xué)的錄入手段，仍然局限于紙質(zhì)檔案的單一保管存放，時(shí)間久書本很容易受潮字體變得模糊，甚至遭受到蟲蛀出現(xiàn)不同程度的損壞。缺少信息化管理模式是造成一系列問題的主要原因，調(diào)檔需要對(duì)檔案進(jìn)行頻繁的翻閱與復(fù)印，多次拆訂后頁面松散掉落現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不安全同時(shí)嚴(yán)重影響管理人員工作效率。

3.基礎(chǔ)設(shè)施落后

社保制度在近年來取得較大的進(jìn)步與完善，需要存放管理的資料檔案隨之增多，但落后的建筑結(jié)構(gòu)很難滿足資料存放對(duì)場地的需求，多數(shù)檔案室安放在空曠的角落中或者直接使用空余的房間，缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。房間內(nèi)不具有通風(fēng)結(jié)構(gòu)，大面積的門窗不能遮擋陽光，同時(shí)消防設(shè)備檢修更換不及時(shí)，多數(shù)老化現(xiàn)象嚴(yán)重?；A(chǔ)設(shè)施落后的現(xiàn)狀為社保檔案存放帶來了很多安全隱患。

4.分類不清

分類混亂是各類檔案管理工作中存在的通病，在基層社保檔案管理工作中更是普遍存在。此類問題的表現(xiàn)形式有裝訂規(guī)章不統(tǒng)一、不同年份卷宗書寫格式存在差異、擺放位置缺少明確標(biāo)記等，都不同程度的困擾檔案調(diào)動(dòng)工作的進(jìn)展。

5.檔案升級(jí)工作脫離實(shí)際

政府部門針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)給出了相應(yīng)參照標(biāo)準(zhǔn)，下級(jí)單位在執(zhí)行政策時(shí)只注重是否達(dá)到規(guī)定要求，很少考慮單位實(shí)際情況。很多設(shè)施并不實(shí)用，檔案管理工作宣傳不到位，過于追求高科技信息化，忽略了資料管理從業(yè)人員的技術(shù)水平。導(dǎo)致一些先進(jìn)設(shè)備建立后很少投入使用中，造成了資源浪費(fèi)。

三、對(duì)基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)管理人員重視程度

針對(duì)管理人員開展專項(xiàng)思想教育培養(yǎng)，幫助增強(qiáng)工作責(zé)任感，管理人員重視度增高可促進(jìn)整個(gè)保管體系不斷完善。同時(shí)制定相應(yīng)的管理制度，規(guī)范日常工作中的行為，提高為人民服務(wù)意識(shí)，使檔案的保存管理切實(shí)有效的深入到基層中。

2.加強(qiáng)從業(yè)人員教育培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理員的專業(yè)技能培訓(xùn)，熟悉使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)錄入基礎(chǔ)信息，使工作流程面向信息化發(fā)展。同時(shí)從業(yè)者還應(yīng)該掌握相應(yīng)的法律知識(shí)，明確檔案中的資料涉密部分，做到嚴(yán)格保管、合法調(diào)動(dòng)，保障投保人的合法權(quán)益不受到侵害。

3.創(chuàng)建完善管理體系

資料的記錄與保管要做到一體化，單位內(nèi)部應(yīng)探討出一套科學(xué)的檔案管理體系。對(duì)各項(xiàng)調(diào)檔、錄入工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，完善規(guī)章制度，使檔案管理人員在工作中有所依據(jù)，有針對(duì)性的進(jìn)行。確保檔案中各項(xiàng)資料齊全才可歸檔，查閱調(diào)動(dòng)需要進(jìn)行記錄，對(duì)各項(xiàng)資料名稱在擺放處精準(zhǔn)標(biāo)記，減少翻動(dòng)的范圍減小，保護(hù)了檔案的質(zhì)量安全。

4.加強(qiáng)各監(jiān)管部門溝通合作

保存與管理部門在工作中互相交流，借鑒彼此工作經(jīng)驗(yàn)同時(shí)為基層社保管理工作打造了有利的工作環(huán)境。給基層社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)建立檔案室，指派專業(yè)的檔案管理人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、確保完整，收集、整理、保管各環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范，便于社會(huì)利用。

5.建立信息化管理系統(tǒng)，在工作中使用先進(jìn)設(shè)備

建立健全社會(huì)保險(xiǎn)檔案門類是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的基礎(chǔ)，微機(jī)化管理是社保檔案管理的發(fā)展方向，著力進(jìn)行檔案管理軟件開發(fā)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，通過文件類別的選擇直接生成保管期限，既避免了人工分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，充分發(fā)揮檔案為業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作服務(wù)的作用。

四、小結(jié)

我國居民對(duì)于社會(huì)保障體系的建設(shè)越來越關(guān)心，而社會(huì)保障體系也在不斷地得到完善，覆蓋面也在進(jìn)一步的擴(kuò)大，參保人數(shù)也逐年上升，這些檔案關(guān)系到了每個(gè)參保人員的切身利益。因此，要對(duì)社保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，保證每個(gè)參保個(gè)體的利益，社保檔案管理工作不容忽視。