智偉強(qiáng)

【摘 要】采辦工作是企業(yè)經(jīng)營過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，通過采辦渠道獲得的物資和服務(wù)的成本占海外石油企業(yè)作業(yè)成本比重非常之高，在保證質(zhì)量的前提下控制采辦成本、節(jié)約資金占用、提升采辦效率對提升海外石油企業(yè)利潤空間影響巨大。而采辦成本受企業(yè)規(guī)模、所處行業(yè)等自身因素及地域、商業(yè)及物流發(fā)達(dá)程度等所處大環(huán)境因素制約，不同地域、規(guī)模、行業(yè)企業(yè)的采辦成本無法絕對比較。對某一個企業(yè)而言，能充分、有效利用現(xiàn)有資源，揚(yáng)長避短，不斷壓縮采辦成本、充分節(jié)約企業(yè)資金占用、實時保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行，就是采辦工作的進(jìn)步。文章從企業(yè)整體效益及長遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，分析了企業(yè)采辦工作中存在的提升效益的空間，提出壓縮采辦成本的措施：在企業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃下制定長期采購計劃和年度采購預(yù)算，有效利用采購策略，建立與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，改進(jìn)采辦工作流程，提升工作效率，完善采辦及庫存信息管理，避免重復(fù)采購。

【關(guān)鍵詞】海外石油企業(yè)；采購成本；成本控制

采辦工作是企業(yè)經(jīng)營過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，采辦成本占海外石油企業(yè)作業(yè)成本比重非常之高。以2014年為例，在中國石化哥倫比亞公司（以下簡稱哥倫比亞公司），通過采辦活動獲得的物資、服務(wù)等成本占到了公司當(dāng)年操作費(fèi)用的60%。在保證質(zhì)量的前提下，控制采辦成本、節(jié)約資金占用、提升采辦效率對提升海外石油企業(yè)利潤空間影響巨大。為了壓縮成本、提升利潤空間，企業(yè)改變采辦理念，提升采辦管理，最終壓縮采辦成本勢在必行。

一、中國石化哥倫比亞公司采辦管理的現(xiàn)狀

1.公司采辦的職能與地位

哥倫比亞公司采辦部門的主要職責(zé)是：按照公司工作計劃編制采辦計劃，依照采辦計劃對所需物資設(shè)備、工程服務(wù)進(jìn)行招標(biāo)采購，采辦合同簽約，采購來生產(chǎn)物資存放管理，采購過程中的物流管理，采辦團(tuán)隊建設(shè)、制度制定及其他相關(guān)職能。

哥倫比亞公司采辦工作的全部活動就是取得公司在勘探開發(fā)、生產(chǎn)作業(yè)和油田設(shè)施建設(shè)等所必需的物資材料和服務(wù)，動用資金量大，對公司成本影響突出。采辦部門在公司內(nèi)部決策和發(fā)展戰(zhàn)略中具有極其重要的作用，成為除公司生產(chǎn)、運(yùn)營以外的第三大主要經(jīng)營管理活動。它對于降低生產(chǎn)成本、增加公司效益、提升公司價值有著極其重要的戰(zhàn)略地位和作用。

2.公司采辦管理理念

哥倫比亞公司的采辦管理理念是：物資及服務(wù)質(zhì)量優(yōu)先，壓縮采辦成本，提升經(jīng)濟(jì)效益，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，不斷提升采辦管理水平，逐步完善公司采辦團(tuán)隊、采辦制度，形成公司自身采辦資源，加強(qiáng)采辦內(nèi)部控制建設(shè)，堅決杜絕違規(guī)違紀(jì)。

哥倫比亞公司的前身是一家私人風(fēng)險勘探公司，中國石化從該公司收購了其部分資產(chǎn)后形成了中國石化哥倫比亞公司。原所有者的經(jīng)營理念為資本運(yùn)作，故原公司基本沒有管理積淀，包括采辦隊伍、管理積淀。公司收購后，經(jīng)過幾年的不斷學(xué)習(xí)與嘗試，哥倫比亞公司的采購理念實時更新，采辦成本持續(xù)降低，采辦工作取得了很好的成績。

二、采辦管理中的難點(diǎn)分析

1.公司年度計劃調(diào)整給采辦工作帶來的困難

公司經(jīng)營計劃是采辦計劃的基礎(chǔ)，公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃有時會根據(jù)公司外部環(huán)境變化、實際執(zhí)行情況等進(jìn)行調(diào)整，公司經(jīng)營計劃的調(diào)整必然帶來采辦計劃的調(diào)整。因為采辦工作有采辦周期，采辦計劃的調(diào)整勢必會導(dǎo)致已進(jìn)入采辦程序的資源無法被充分利用，同時因留給安排新采辦工作的時間較短，會使采辦部門為完成采辦工作需要充足的時間和生產(chǎn)運(yùn)營需要物資盡快開始工作之間發(fā)生沖突。哥倫比亞公司的年度投資計劃在每年5月份左右進(jìn)行年中調(diào)整，如何既能迅速適應(yīng)公司經(jīng)營計劃調(diào)整需求，又能控制采購成本上升，給采辦工作帶來了很多挑戰(zhàn)。

2.當(dāng)?shù)匚镔Y匱乏、商業(yè)和物流業(yè)不發(fā)達(dá)給采辦工作帶來的困難

哥倫比亞公司是一家下屬于中國石化的海外石油企業(yè)，其具體經(jīng)營地點(diǎn)在哥倫比亞。哥倫比亞是一個以畜牧業(yè)和礦產(chǎn)開發(fā)為主的資源型國家，基礎(chǔ)工業(yè)落后，商業(yè)及運(yùn)輸業(yè)欠發(fā)達(dá)，石油生產(chǎn)所需的原材料和設(shè)備全部依賴進(jìn)口。在這種大環(huán)境下，處在哥倫比亞的石油作業(yè)公司常常面臨著采辦資源匱乏，采辦周期長，供貨難以及時的難題，直接增加了企業(yè)的經(jīng)營成本，哥倫比亞公司也面臨同樣的問題。

3.需求規(guī)模較小，無法形成規(guī)模給采辦工作帶來的困難

哥倫比亞公司在哥倫比亞是一家小型石油公司，年度需求計劃較?。ㄐ枨罂偭可系脑颍?，同時因為無法做到合理規(guī)劃等原因（需求時間安排上的原因），會使采購無法形成規(guī)模、批量，一方面導(dǎo)致了采辦工作無法及時完成；另一方面導(dǎo)致了采辦成本的上升。以鉆井為例，哥倫比亞公司的年度鉆井計劃為4口左右，且常常這些工作不是由同一家公司完成。這樣有限的工作量在尋求服務(wù)商的招標(biāo)中，只會有當(dāng)?shù)赜邢薜年犖閰⒓?，因為考慮國際動遷費(fèi)用的問題，其他國家的服務(wù)隊伍是不會參加這么有限的工作量的招標(biāo)的。這樣就造成了招標(biāo)方對服務(wù)商的選擇面窄、議價能力弱的局面，這種對招標(biāo)方不利的局面導(dǎo)致采購工作無法順利完成、采購成本難以控制等諸多問題。

三、降低采辦成本費(fèi)用的途徑分析

1.將公司長短期規(guī)劃與采辦計劃有效結(jié)合

公司長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃是整個公司運(yùn)營的方向，在編制公司長期規(guī)劃和年度計劃時，邀請采辦部門人員參加，讓采辦人員了解公司規(guī)劃和年度計劃的細(xì)節(jié)，并就公司規(guī)劃及年度計劃中的物資儲備和采辦問題提出相關(guān)意見。這樣可以讓采辦部門綜合了解公司長遠(yuǎn)規(guī)劃，在公司長遠(yuǎn)規(guī)劃下制定相應(yīng)的長期采辦計劃，提前開始信息收集，市場調(diào)查，詳細(xì)規(guī)劃等工作。公司規(guī)劃和年度計劃調(diào)整時，也要邀請采辦人員參加，對計劃調(diào)整和采辦工作及采辦計劃影響作出分析和評估，綜合對比已完成、已進(jìn)入采辦程序的采辦工作調(diào)整形成的成本及因公司計劃調(diào)整產(chǎn)生的倉促采購形成的額外成本和計劃調(diào)整后新項目盡快上產(chǎn)形成的效益，從公司整體效益最大化的立足點(diǎn)出發(fā)，尋找成本和效益的最佳結(jié)合點(diǎn)。哥倫比亞公司充分認(rèn)識到了公司計劃和采辦工作的緊密性，采辦部門經(jīng)理參與公司計劃的制定及調(diào)整，從采辦角度出發(fā)，仔細(xì)評估物資及服務(wù)需求是否可及時到位、是否經(jīng)濟(jì)，有效保證公司計劃的有效實施，成本經(jīng)濟(jì)。公司計劃和采辦計劃結(jié)合好了，可以在從源頭上避免資源浪費(fèi)，節(jié)約成本。

2.有效利用采辦策略壓縮采辦成本

采購物資的價格是由市場供需決定的，物資采購價格是采購成本的主要部分，充分分析市場動態(tài)，了解物資供應(yīng)和需求情況，針對不同的供需情況采取不同的采購策略，可以在很大程度上壓縮采辦成本。綜合分析市場供求關(guān)系，一共有三種情況，供大于求、供不應(yīng)求和供求相對平衡。對于供大于求的物資，因為企業(yè)處于買方市場，價格、貨源充足情況等都對公司采辦工作有利，要充分利用供應(yīng)商之間的激烈競爭，多爭取對公司有利的采購條件，在保證質(zhì)量的情況下盡可能多地壓縮采購成本。對于供不應(yīng)求的物資，企業(yè)處于賣方市場，賣方占主導(dǎo)地位，要培養(yǎng)和供應(yīng)商之間的良好關(guān)系，選擇幾家供貨商作為長期合作伙伴，一方面可以保證貨源，同時也可以保證采購相同的物資成本不至于太高。對于供求相對平衡的物資，在對物資價格做充分的調(diào)查后，在市場中公開招標(biāo)獲取相應(yīng)物資。

另外，采辦人員可以利用物資和服務(wù)價格的走勢預(yù)期控制采購成本。市場價格的走勢可分為上漲、相對無變動或下跌，針對不同價格預(yù)期采取不同策略。在可以提前籌備的情況下，預(yù)期物價上漲時，公司應(yīng)提前安排采購，鎖定價格，簽署采購合同，防止物價上漲的額外支出。反之，在預(yù)期價格下跌時，可以考慮在不影響生產(chǎn)的情況下，向后順延采購時間，從價格下降中獲利，同時可以減少資金占用成本。在價格相對平穩(wěn)時，盡量滯后采購，節(jié)約資金占用成本。

3.優(yōu)化供應(yīng)商管理，建立與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，互惠共贏

供應(yīng)商的管理可以劃分為供應(yīng)商選擇和供應(yīng)商關(guān)系管理兩個部分。對供應(yīng)商的選擇要建立準(zhǔn)入評審制度，組織采購、法律、財務(wù)等部門，從經(jīng)濟(jì)、履約能力、信譽(yù)等方面評估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立供應(yīng)商檔案，實時更新供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行后續(xù)評估，保證供應(yīng)商信息實時性。對供應(yīng)商關(guān)系的管理，應(yīng)使用激勵與淘汰手段，形成互惠互利、合作共贏的關(guān)系。采購企業(yè)和供應(yīng)商既相互斗爭，又相互依存，在沒有溝通一致的情況下，任何一方對價格等條件的改變都會破壞雙方的長期合作關(guān)系。雙方應(yīng)相互信任，有效溝通，形成長期合作關(guān)系，并積極維護(hù)這種關(guān)系。如果采購企業(yè)給予供應(yīng)商適當(dāng)激勵，采購企業(yè)就會得到供貨效率、質(zhì)量等方面的回報，同時雙方的合作關(guān)系會更加牢固。在建立良好關(guān)系的同時，也要保證供應(yīng)商之間的競爭性，任何物資都要保證有多個供應(yīng)商可選擇，以避免倉促另尋合作伙伴產(chǎn)生的成本。

4.改善采辦流程、提升工作效率

在采辦部門內(nèi)部，完善的采購制度及流程，是采購工作順利運(yùn)行的保障，同時也能避免工作無法有效銜接產(chǎn)生的一些額外成本。公司采辦制度中應(yīng)明確規(guī)定：采購計劃的編制程序、審批程序，計劃執(zhí)行過程監(jiān)督和計劃執(zhí)行結(jié)果評估；采購申請及審批程序，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)和權(quán)限；選擇采購方式的條件，解決采取何種采購方式的問題；采購定價機(jī)制，確定合理的采購價格；采購合同簽訂程序，明確雙方權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任；驗收入庫程序，明確驗收方式及驗收責(zé)任，出具驗收證明；貨款及預(yù)付款支付程序，明確付款審核責(zé)任及權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等無誤后，按照合同約定及時支付。同時，定期或不定期檢查采辦制度規(guī)定是否有效執(zhí)行，對執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時調(diào)整，保證采辦流程高效運(yùn)行。

在整個公司范圍內(nèi)，各項采購任務(wù)需要各部門相互分工協(xié)作，彼此配合，才能順利完成。公司各部門應(yīng)有明確的部門職責(zé)分工，明確界定用戶部門與采辦部門在采購過程中的職責(zé)及責(zé)任，尤其應(yīng)明確在一些業(yè)務(wù)交叉點(diǎn)上的職責(zé)劃分，提高企業(yè)整體的管理工作效率，杜絕部門之間相互推諉扯皮。公司內(nèi)部各部門順利分工協(xié)作，各部門工作順利開展，公司整體的運(yùn)行效率就會提升，各部門內(nèi)耗的成本就會減少。

5.完善采辦、庫存等信息管理、避免重復(fù)采購

公司應(yīng)建立良好的信息管理系統(tǒng)，保證各項采購信息能方便友好地被相關(guān)人員獲得、采用，充分利用現(xiàn)有資源，綜合統(tǒng)籌計劃，可以避免重復(fù)采購、庫存積壓，降低資金占用成本。同時，通過信息管理系統(tǒng)，可以把整改采辦業(yè)務(wù)涉及的各部門集合起來，整體權(quán)衡， 從公司利用最大化角度出發(fā)，壓縮成本，提升公司整體效益。首先，在制定采購計劃時，了解物資的庫存情況，根據(jù)物資庫存和新需求制定合理的采購計劃。其次，將采購計劃和實時更新的物資庫存情況上載到信息系統(tǒng)，編制物資申購單的人員和審批申購單的人員在提交采購申請和審批時應(yīng)核對采購計劃、需求情況及庫存情況，庫存可以滿足需求的情況下不予進(jìn)入采辦程序。最后，通過信息系統(tǒng)及時監(jiān)督各種物資的庫存、采購、使用情況，定期分析，根據(jù)分析結(jié)果修正采辦計劃和采辦工作，形成管理的閉環(huán)。

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