郭蕙珺 劉任紅

摘要：采購成本的有效控制是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的重要保障，文章以L公司為研究對象，對其采購成本控制方面存在的問題進(jìn)行調(diào)查分析，并提出相應(yīng)的改善措施，以期改善其采購成本控制現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：采購成本控制；供應(yīng)商管理；L公司

一、引言

我國中小企業(yè)占企業(yè)總數(shù)99%以上，對國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展起決定性作用，但因其自身特點(diǎn)及國家相關(guān)制度的缺乏，使得此類企業(yè)內(nèi)部控制混亂或無法落實(shí)到位。因此，企業(yè)必須結(jié)合自身特點(diǎn)，建立實(shí)用性強(qiáng)的內(nèi)控體系。作為內(nèi)控的重要組成部分，采購成本控制的優(yōu)劣直接影響企業(yè)的管控效果。因此，企業(yè)應(yīng)致力于采購成本的控制管理。

本文以從事核級耐輻射復(fù)合功能材料研發(fā)與生產(chǎn)的中小企業(yè)L公司為研究對象，對其采購成本控制現(xiàn)存問題進(jìn)行了調(diào)查分析，并有針對性的提出了改良建議。

二、L公司采購成本控制現(xiàn)存問題分析

（一）采購組織分工設(shè)置不合理

L公司規(guī)模較小，因而設(shè)立的采購部組織結(jié)構(gòu)很簡單，由一名采購總監(jiān)和三名工作人員組成，后者主要負(fù)責(zé)原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品和勞保用品等其他物資采購。這樣的權(quán)責(zé)分配缺乏科學(xué)依據(jù)，且只有三名采購人員，要全權(quán)負(fù)責(zé)公司一百多種物料的采購業(yè)務(wù)及供應(yīng)商管理，不僅如此，公司沒有專設(shè)倉儲管理部門，只調(diào)用其他部門的一名員工負(fù)責(zé)公司所有倉管工作，致使每位員工的工作量都很大，不利于保證工作有效完成。

（二）采購人員素質(zhì)需提高

L公司雖建立了采購制度和采購控制程序，但是很多規(guī)定采購人員并未嚴(yán)格落實(shí)，比如采購控制程序要求采購人員運(yùn)用ABC分類管理法管理物料，采購人員卻只單純將原材料分為固體與液體兩類管理，產(chǎn)成品和包裝物都未分類保管；而采購制度規(guī)定采購人員在采購流程執(zhí)行過程中需按規(guī)范填寫一系列表單，但卻常發(fā)生部分表格未填或填寫不規(guī)范等現(xiàn)象。

物料采購前，專業(yè)的采購人員應(yīng)對物料進(jìn)行成本分析，從而了解物料的價(jià)格水平，可L公司的采購人員不具備這樣的專業(yè)知識，也不向供應(yīng)商索要價(jià)格分析表，用于確定廠家報(bào)價(jià)的合理性及成本優(yōu)勢。在與供應(yīng)商議價(jià)時(shí)，采購人員只通過簡單的對比和壓價(jià)獲得較低價(jià)格，而對產(chǎn)品質(zhì)量等其他因素沒有要求，導(dǎo)致采購總成本得不到有效控制。

由此可見，L公司缺乏工作責(zé)任感和專業(yè)能力兼?zhèn)涞牟少徣藛T，這一方面是因?yàn)楣救狈T工激勵(lì)制度，另一方面是由于員工入職門檻低，據(jù)企業(yè)管理人員所述，L公司招聘員工時(shí)，對其學(xué)歷、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等沒有嚴(yán)格要求，也沒有安排員工參加專業(yè)培訓(xùn)，使得采購人員綜合素質(zhì)偏低。

（三）供應(yīng)商缺乏科學(xué)管理

盡管L公司制定了供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商的選擇與評價(jià)均有規(guī)定，且建立了合格供應(yīng)商檔案。但企業(yè)與供應(yīng)商只有一般的買賣關(guān)系，雖然企業(yè)自成立以來很少更換供應(yīng)商，但雙方并未建立長期合作伙伴關(guān)系，這主要是因?yàn)槠髽I(yè)缺乏有效的供應(yīng)商管理體系。

L公司選擇供應(yīng)商的測評指標(biāo)有三個(gè)：質(zhì)量、交貨期及服務(wù)、價(jià)格，考核內(nèi)容過于簡單，且這三種指標(biāo)均為定性分析，缺少定量分析，也沒有建立具體的評分機(jī)制，合格與否全憑工作人員的主觀意見。不僅如此，針對不同的供應(yīng)商，企業(yè)使用同一套指標(biāo)體系，評價(jià)方法單一，缺乏戰(zhàn)略性。因此，L公司原有的供應(yīng)商評價(jià)體系無法全面反映供應(yīng)商的綜合水平，也不能體現(xiàn)供應(yīng)商的發(fā)展前景。

而公司建立的供應(yīng)商檔案內(nèi)容過于簡單，只記錄供應(yīng)商的編號、供應(yīng)物料、聯(lián)系人和聯(lián)系方式，且沒有根據(jù)物料的重要程度對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，不利于企業(yè)對供應(yīng)商的有效管理。

三、L公司采購成本控制優(yōu)化研究

（一）建立科學(xué)分工管理體系

根據(jù)L公司的實(shí)際情況，本文建議采購部至少增加兩名員工，一名負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理，一名協(xié)助原材料采購人員，因?yàn)樵牧显谒形锪现姓急茸畲?，且品種數(shù)量最多，如此安排可減輕其他工作人員的負(fù)擔(dān)，提高采購效率與質(zhì)量保證。

（二）加強(qiáng)人才建設(shè)，提高員工素質(zhì)

首先，公司招聘采購員工時(shí)，應(yīng)對其成本分析、原料質(zhì)量識別等專業(yè)水平有所要求，以保證采購人員能較好地控制采購過程。其次，公司需制定詳細(xì)的考核激勵(lì)機(jī)制，用于考核采購人員在遵循公司規(guī)定、降低采購成本、供應(yīng)商管理等方面的綜合能力。公司可選擇發(fā)放獎(jiǎng)金或增加薪水實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，或者，公司可選擇賦予員工更多決策權(quán)、控制權(quán)等，使員工更具工作責(zé)任感和工作滿意度，從而提高工作績效。再者，采購人員應(yīng)該接受專業(yè)知識和工作技能培訓(xùn)，增強(qiáng)處理采購流程中突發(fā)問題的能力，培訓(xùn)內(nèi)容可包括行業(yè)知識、產(chǎn)品知識、物料成本分析辦法、價(jià)格談判技能等，并通過考試、現(xiàn)場模擬等方式檢驗(yàn)采購人員的掌握情況，并獎(jiǎng)勵(lì)成績優(yōu)異的員工以激勵(lì)其他員工。

（三）完善供應(yīng)商管理體系

實(shí)施有效的供應(yīng)商管理是采購成本有效控制的重要保障。下面就L公司的供應(yīng)商選擇評價(jià)體系建立及供應(yīng)商關(guān)系管理進(jìn)行優(yōu)化研究。

1. 更新供應(yīng)商準(zhǔn)入指標(biāo)

選擇正確供應(yīng)商的有效手段之一，就是制定一套全面科學(xué)的供應(yīng)商評價(jià)指標(biāo)體系。所選指標(biāo)應(yīng)該綜合靜態(tài)性和動(dòng)態(tài)性，因此，本文在L公司原有指標(biāo)體系基礎(chǔ)上進(jìn)行了改進(jìn)。

（1）質(zhì)量

L公司的質(zhì)量指標(biāo)下原有三個(gè)二級指標(biāo)：質(zhì)量體系、質(zhì)量檢測設(shè)備校準(zhǔn)情況及質(zhì)量檢測過程控制，質(zhì)量體系包括質(zhì)量管理體系和質(zhì)量保證體系，因此，質(zhì)量檢測過程可包含在質(zhì)量體系指標(biāo)中。且原有指標(biāo)均為定性指標(biāo)，需增加定量指標(biāo)，其中，產(chǎn)品質(zhì)量合格率較為有效，這里可具體為該批次的產(chǎn)品質(zhì)量合格率，更易理解和操作。由于L公司有樣品檢測過程，因此可增加一次樣品合格率。

（2）交貨及服務(wù)

L公司將交貨與服務(wù)合并為一個(gè)指標(biāo)，但兩者反映的問題并不相同，因此本文建議將其分成兩個(gè)一級指標(biāo)。

交貨指標(biāo)下增加交貨及時(shí)率、交貨周期和訂貨數(shù)量水平指標(biāo)。交貨及時(shí)率可反映供應(yīng)商交貨工作效率，通過供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨的數(shù)量與交貨總數(shù)作比得出；交貨周期是指公司向供貨商提出訂單至供應(yīng)商將貨物交至公司的時(shí)間，該指標(biāo)可檢測供應(yīng)商的供貨速度能否滿足企業(yè)生產(chǎn)需要；訂貨數(shù)量水平結(jié)合價(jià)格指標(biāo)可反映供應(yīng)商所供物料在公司采購物料中的重要程度，便于公司進(jìn)行供應(yīng)商分類管理。

在服務(wù)指標(biāo)中，保留原有服務(wù)態(tài)度指標(biāo)，增加訂貨滿意率和緊急訂單處理能力指標(biāo)，不僅反映供應(yīng)商的服務(wù)水平，還可體現(xiàn)企業(yè)的應(yīng)急能力及綜合服務(wù)能力。

（3）價(jià)格

價(jià)格是L公司很關(guān)注的指標(biāo)，用于測試供應(yīng)商是否注重價(jià)格控制及其變動(dòng)趨勢。本文提議將價(jià)格概念擴(kuò)大化，不僅包含物料價(jià)格，還包含采購過程中發(fā)生的其他成本費(fèi)用。在保留降價(jià)能力指標(biāo)基礎(chǔ)上，增加產(chǎn)品價(jià)格水平指標(biāo)，該指標(biāo)表示產(chǎn)品價(jià)格與市場平均價(jià)格之比，從定量角度顯示供應(yīng)商的價(jià)格水平。

此外，能夠體現(xiàn)供應(yīng)商運(yùn)營能力的財(cái)務(wù)指標(biāo)和技術(shù)指標(biāo)也必不可少。供應(yīng)商技術(shù)水平的高低不僅反映供應(yīng)商能否達(dá)到企業(yè)的生產(chǎn)水平，還可判斷供應(yīng)商是否有不斷改進(jìn)產(chǎn)品的能力，從而滿足企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。而財(cái)務(wù)指標(biāo)可評價(jià)廠家自身運(yùn)營能力，由此判斷可否與對方長期合作，便于企業(yè)進(jìn)行供應(yīng)商分類管理。如表1所示。

采購人員可利用層次分析法等方法算出各一級、二級指標(biāo)的權(quán)重，并將評價(jià)體系總分設(shè)立為100分，從而評估供應(yīng)商的綜合分?jǐn)?shù)水平。

根據(jù)評分結(jié)果，將供應(yīng)商分成三個(gè)等級：90～100定為A級供應(yīng)商，75～89定為B級供應(yīng)商，60～74定為C級供應(yīng)商，低于60為不合格供應(yīng)商。每種物料盡可能選擇A級供應(yīng)商，最低為C級供應(yīng)商。普通物料一般選擇1～2個(gè)供應(yīng)商，重要物料可酌情增加。供應(yīng)商的等級越高，提供物料的數(shù)量也越多，供貨比例的參考數(shù)值為：A級供應(yīng)商提供60%～80%，B級供應(yīng)商提供20%～30%，C級供應(yīng)商提供0%～15%

2. 加強(qiáng)供應(yīng)商關(guān)系管理

不同類型的物料，供應(yīng)商的管理方式不同，綜合考慮物料的重要性及可替代性、可選擇供應(yīng)商數(shù)量等供應(yīng)市場的復(fù)雜程度，可將供應(yīng)商分成戰(zhàn)略型供應(yīng)商、高價(jià)值型供應(yīng)商、交易型供應(yīng)商三類。

（1）戰(zhàn)略型供應(yīng)商

戰(zhàn)略供應(yīng)商對應(yīng)的物料特點(diǎn)是采購金額在總采購成本中占比很大，且該類物料的可替代性較弱，供應(yīng)商可選擇的數(shù)量也有限。因此，L公司應(yīng)與此類供應(yīng)商建立緊密的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，且簽訂的合同一般為超長期合同。戰(zhàn)略供應(yīng)商的測評需達(dá)A級。公司可鼓勵(lì)此類供應(yīng)商參與產(chǎn)品研發(fā)，從源頭做好成本控制工作。L公司還要制定供應(yīng)商績效評價(jià)體系，對戰(zhàn)略供應(yīng)商的綜合能力進(jìn)行客觀測評，并將評價(jià)結(jié)果中的問題及時(shí)反饋給供應(yīng)商，并督促供應(yīng)商不斷改進(jìn)。

（2）高價(jià)值型供應(yīng)商

高價(jià)值型供應(yīng)商所供物料重要程度居中，采購成本在總額中占比相對較大，價(jià)值較高，其供應(yīng)商管理也需重視。雙方簽訂的合同通常為較長期，且需保持穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系。該類供應(yīng)商的測評結(jié)果需在B級以上，也需進(jìn)行績效測評，以保證供應(yīng)商的綜合水平符合企業(yè)的操作要求。

（3）交易型供應(yīng)商

此類供應(yīng)商提供的物料成本低、用料較小、市場容易購得且采購風(fēng)險(xiǎn)低。因此該類物料的重要性不太高，與其供應(yīng)商通常簽訂短期交易合同并建立一般交易關(guān)系。公司應(yīng)盡量減少該類供應(yīng)商的數(shù)量，其評分等級至少達(dá)C級，績效評價(jià)結(jié)果可以激勵(lì)供應(yīng)商更好的配合公司工作，不滿足條件的可以更換。

四、結(jié)論

通過對L公司采購成本控制情況的研究可以發(fā)現(xiàn)，合理的組織分工、良好的員工素質(zhì)和完善的供應(yīng)商管理對采購成本控制有重大意義。企業(yè)應(yīng)結(jié)合先進(jìn)的成本控制理論，制定合乎自身特色的管控制度，并嚴(yán)格落實(shí)，努力增強(qiáng)企業(yè)競爭力與盈利能力。

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（作者單位：江蘇大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院）