鮑捷

摘要：近幾年，煙草行業(yè)聚焦規(guī)范管理，各商業(yè)企業(yè)結(jié)合自身實(shí)際紛紛對(duì)各種采購(gòu)方式進(jìn)行探索。定點(diǎn)采購(gòu)作為一種高效便捷的采購(gòu)方式，克服了小額零散項(xiàng)目這個(gè)難題，在兼顧規(guī)范的前提下有效提高了采購(gòu)效率。但同時(shí)隨著采購(gòu)范圍和使用規(guī)模的不斷擴(kuò)大，定點(diǎn)采購(gòu)也凸顯出一系列的問(wèn)題，包括：定點(diǎn)期限不具針對(duì)性，過(guò)于依賴(lài)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)且招標(biāo)文件編制浮于表面，具體項(xiàng)目采購(gòu)實(shí)施與合同有異，供應(yīng)商管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鹊取Ｎ恼陆柚鷮?zhuān)項(xiàng)調(diào)查的手段，重新梳理定點(diǎn)采購(gòu)的流程，既梳理了調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，也結(jié)合特殊行業(yè)特定情況，從標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行、過(guò)程管控和供應(yīng)商管理等四個(gè)維度，對(duì)存在的問(wèn)題提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；定點(diǎn)采購(gòu)；供應(yīng)商管理

近年來(lái)，行業(yè)規(guī)范管理工作持續(xù)推進(jìn)，各級(jí)各單位在認(rèn)真貫徹落實(shí)《煙草企業(yè)采購(gòu)管理規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際對(duì)采購(gòu)工作方式方法進(jìn)行探索和實(shí)踐。浙江煙草商業(yè)系統(tǒng)探索實(shí)施了定點(diǎn)采購(gòu)。作為一種高效便捷的采購(gòu)方法，定點(diǎn)采購(gòu)有效縮短采購(gòu)周期，解決了小額零散項(xiàng)目這一采購(gòu)難題，在有效兼顧規(guī)范的基礎(chǔ)上，達(dá)到了降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率的目標(biāo)。隨著推廣的規(guī)模和范圍不斷擴(kuò)大，定點(diǎn)采購(gòu)在實(shí)踐操作中也逐漸凸顯出一些問(wèn)題。

一、煙草商業(yè)企業(yè)定點(diǎn)采購(gòu)的問(wèn)題分析

（一）定點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)不夠明晰

現(xiàn)有供應(yīng)商管理辦法明確了部分服務(wù)類(lèi)和物資類(lèi)項(xiàng)目可優(yōu)先選擇定點(diǎn)采購(gòu)，期限規(guī)定2～5年，但對(duì)不同項(xiàng)目適用定點(diǎn)的限額、時(shí)限等未作詳細(xì)規(guī)定。因此實(shí)際操作中，采購(gòu)部門(mén)往往為“定點(diǎn)”，有的將定點(diǎn)期限設(shè)置較長(zhǎng)，但諸如IT設(shè)備、電子設(shè)備電器設(shè)備等項(xiàng)目，價(jià)格變化頻率快，定點(diǎn)期限過(guò)長(zhǎng)價(jià)格就不容易控制：有的采購(gòu)部門(mén)將定點(diǎn)金額無(wú)限擴(kuò)大，但諸如招標(biāo)代理服務(wù)，項(xiàng)目的規(guī)模不同，對(duì)供應(yīng)商技術(shù)、實(shí)力和服務(wù)要求差別很大，倘若不考慮規(guī)模大小，采購(gòu)時(shí)僅在招標(biāo)限定的幾家供應(yīng)商中抽取，勢(shì)必造成大型項(xiàng)目滿足不了需求、小型項(xiàng)目因價(jià)格低，供應(yīng)商積極性不高，直接影響到采購(gòu)質(zhì)量。

（二）定點(diǎn)招標(biāo)不夠深入

現(xiàn)實(shí)招標(biāo)過(guò)程中，因行業(yè)缺少專(zhuān)業(yè)招標(biāo)人才，基本借助外力進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，因此操作中會(huì)出現(xiàn)以下情況：有些招標(biāo)人認(rèn)為代理包攬全過(guò)程，自己不用去管很多：有些怕自己參與太多，落下非法干涉代理機(jī)構(gòu)正常工作的嫌疑：有些由于經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)水平的限制，出現(xiàn)采購(gòu)文件編制內(nèi)容不完整、需求提報(bào)不明確、評(píng)標(biāo)細(xì)則設(shè)置不合理、約定合同條款不完善等情形，導(dǎo)致后期采購(gòu)給供應(yīng)商提供了自由發(fā)揮空間：有些代理機(jī)構(gòu)責(zé)任性不強(qiáng)，不會(huì)與招標(biāo)人就供應(yīng)商資質(zhì)、采購(gòu)需求、標(biāo)書(shū)編制質(zhì)量、評(píng)分合理性等關(guān)鍵要素進(jìn)行充分交流，對(duì)范圍、深度、業(yè)務(wù)量的大小等方面的詳細(xì)界定僅僅履行招標(biāo)程序走到位，容易造成招標(biāo)結(jié)果滿足不了需求，招標(biāo)流于形式。

（三）定點(diǎn)實(shí)施不夠嚴(yán)謹(jǐn)

定點(diǎn)采購(gòu)項(xiàng)目一般品名多、金額小，造成定點(diǎn)招標(biāo)后經(jīng)辦人員以為只要在庫(kù)內(nèi)選購(gòu)就合規(guī)，忽視后續(xù)價(jià)格、驗(yàn)收、痕跡等方面管理，如采購(gòu)價(jià)格一般以中標(biāo)單價(jià)或下浮率作為結(jié)算依據(jù)，缺乏后續(xù)二次報(bào)價(jià)機(jī)制，造成實(shí)際操作時(shí)，有些項(xiàng)目如辦公家具、電子產(chǎn)品、電器設(shè)備等，實(shí)際市場(chǎng)價(jià)格會(huì)因各種因素而上下浮動(dòng)，長(zhǎng)久以往，導(dǎo)致原先的約定采購(gòu)價(jià)格無(wú)法執(zhí)行，優(yōu)惠率變成善意擺設(shè)：有些招標(biāo)后不少人對(duì)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)缺乏了解，誤以為定點(diǎn)采購(gòu)就是自行隨意采購(gòu)，只要在定點(diǎn)供應(yīng)商處采購(gòu)即可，全然不考慮價(jià)格，甚至出現(xiàn)部分采購(gòu)價(jià)格遠(yuǎn)高于市場(chǎng)價(jià)格：驗(yàn)收時(shí)也僅就規(guī)格、數(shù)量上的驗(yàn)收，不會(huì)進(jìn)行價(jià)格核對(duì)、質(zhì)量抽查，每次采購(gòu)痕跡因記錄繁瑣也無(wú)法完整保留。同時(shí)目前采購(gòu)監(jiān)督除招標(biāo)環(huán)節(jié)是現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，其他全過(guò)程監(jiān)督基本以事后監(jiān)督為主，“辦事公開(kāi)”要求具體的采購(gòu)項(xiàng)目從采購(gòu)立項(xiàng)到最終合同簽訂，整個(gè)采購(gòu)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)均須公示，讓項(xiàng)目在陽(yáng)光下操作，接受廣大干部職工的監(jiān)督。

（四）供應(yīng)商管理不夠完善

定點(diǎn)確定了供應(yīng)商一段時(shí)間內(nèi)的參與權(quán)，但定點(diǎn)采購(gòu)頻率高、供應(yīng)期限較長(zhǎng)，因此部分供應(yīng)商中標(biāo)就意味著能在長(zhǎng)時(shí)間占據(jù)市場(chǎng)，他們會(huì)認(rèn)為捧上了“鐵飯碗”，注意力難以集中在提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉商品價(jià)格、完善服務(wù)上，而是逐步轉(zhuǎn)移到怎樣增加采購(gòu)量，甚至誘導(dǎo)采購(gòu)質(zhì)次價(jià)高的產(chǎn)品，達(dá)到利潤(rùn)最大化：部分定點(diǎn)采購(gòu)單次采購(gòu)金額小，當(dāng)采購(gòu)量長(zhǎng)期低于預(yù)期量時(shí)，一部分供應(yīng)商的積極性受挫，不愿意配合二次報(bào)價(jià)，供貨質(zhì)量和服務(wù)都會(huì)下降，使采購(gòu)目標(biāo)無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)。同時(shí)行業(yè)對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制還在探索中，目前對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)時(shí)間一年一評(píng)，指標(biāo)也基本以定性為主，如有些采取“好、一般、差”作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，而價(jià)格這一重要評(píng)價(jià)內(nèi)容往往缺乏有效評(píng)價(jià)方法：有些采取等級(jí)管理，但由于評(píng)價(jià)扣分細(xì)則設(shè)置存在缺陷，扣分較少且幅度不大，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商“優(yōu)勝劣汰”。

二、煙草商業(yè)企業(yè)定點(diǎn)采購(gòu)問(wèn)題的對(duì)策建議

在市場(chǎng)化條件下，供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰，進(jìn)退周期趨短，定點(diǎn)期限過(guò)長(zhǎng)，反而不利于掌握最佳的供應(yīng)商，使定點(diǎn)采購(gòu)目的和效果無(wú)法真正。對(duì)此，有必要針對(duì)存在的問(wèn)題，從以下方面優(yōu)化完善定點(diǎn)采購(gòu)，確保采購(gòu)工作的質(zhì)量和規(guī)范管理的有效落地。

（一）科學(xué)確定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)

科學(xué)合理地確定是做好定點(diǎn)采購(gòu)工作的前提。一是要合理設(shè)定點(diǎn)適用范圍，應(yīng)充分調(diào)查市場(chǎng)現(xiàn)狀、項(xiàng)目需求、項(xiàng)目特點(diǎn)，確定實(shí)施定點(diǎn)采購(gòu)還是一次性采購(gòu)，如辦公用品、辦公電器適用定點(diǎn)采購(gòu)，但工作服適合一次性采購(gòu)。二合同設(shè)置定點(diǎn)限額，不能不分金額大小，籠統(tǒng)確定定點(diǎn)供應(yīng)商，以工程服務(wù)為例，可按單次工程金額300萬(wàn)元以下、300萬(wàn)元以上到3000萬(wàn)元以下等設(shè)定不同檔次的定點(diǎn)供應(yīng)商范圍。三是要合理設(shè)定定點(diǎn)期限，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，綜合競(jìng)爭(zhēng)性和穩(wěn)定性原則，分別確定其適用期限，如相對(duì)固定的中介服務(wù)，期限可適當(dāng)放長(zhǎng)；電子、電器設(shè)備、信息化設(shè)備等價(jià)格變動(dòng)頻繁的物資，期限不宜過(guò)長(zhǎng)，體現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的時(shí)效性。

（二）嚴(yán)格控制招標(biāo)過(guò)程

招標(biāo)好壞是控制采購(gòu)成本和質(zhì)量的關(guān)鍵。一是要強(qiáng)化采購(gòu)經(jīng)辦人員的責(zé)任和規(guī)范意識(shí)，提升其工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范和完善采購(gòu)行為。二要提高招標(biāo)質(zhì)量，要在深入調(diào)查采購(gòu)內(nèi)容、業(yè)務(wù)量、價(jià)格、服務(wù)和質(zhì)量等各項(xiàng)要素基礎(chǔ)上編制招標(biāo)文件，確保需求能準(zhǔn)確在文件中表達(dá)：要優(yōu)化評(píng)分細(xì)則，針對(duì)不同項(xiàng)目設(shè)置資質(zhì)、技術(shù)及商務(wù)分值權(quán)重，保證入圍供應(yīng)商有較強(qiáng)綜合能力：規(guī)范合同條款，明確價(jià)格浮動(dòng)機(jī)制、驗(yàn)收機(jī)制、供應(yīng)商管理等要款，真正要從源頭上防范后期供貨服務(wù)、驗(yàn)收及付款等風(fēng)險(xiǎn)：三要完善代理機(jī)構(gòu)管理，不僅僅考評(píng)其程序的到位，更要對(duì)其在招標(biāo)文件編制、專(zhuān)家選擇、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等每一環(huán)節(jié)的把關(guān)是否嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行考評(píng)，同時(shí)要實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，從年度評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)向一項(xiàng)一評(píng)，保證代理機(jī)構(gòu)為招標(biāo)人控制招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)效益達(dá)到最大化。

（三）注重定點(diǎn)實(shí)施過(guò)程

把好定點(diǎn)實(shí)施關(guān)是控制采購(gòu)成本的核心。一是把好價(jià)格控制關(guān)。招標(biāo)時(shí)根據(jù)實(shí)際需求設(shè)定后續(xù)價(jià)格結(jié)算口徑，如產(chǎn)品和部分服務(wù)（包括燃油、保險(xiǎn)、中介服務(wù)等），結(jié)合投標(biāo)優(yōu)惠率結(jié)算；對(duì)更新?lián)Q代較快或技術(shù)含量較高產(chǎn)品，設(shè)定彈性?xún)r(jià)格結(jié)算機(jī)制，以保持與市場(chǎng)同步，同時(shí)要探索多家定點(diǎn)供應(yīng)商價(jià)格選擇機(jī)制，減少供應(yīng)商后續(xù)自由發(fā)揮的空間。二是把好資金支付關(guān)。要嚴(yán)格貨物驗(yàn)收，把控好采購(gòu)各環(huán)節(jié)資金支出的合理性，防止出現(xiàn)超合同范圍、超合同進(jìn)度支付現(xiàn)象的發(fā)生。三是要把好過(guò)程監(jiān)督關(guān)。前期監(jiān)管辦要充分參與談判過(guò)程，中期嚴(yán)肅合同審核，完善合同條款，后期加強(qiáng)執(zhí)行監(jiān)督，做到全程監(jiān)督，實(shí)時(shí)監(jiān)督。四是要強(qiáng)化信息公開(kāi)。及時(shí)將采購(gòu)流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的定稿文件或最終成果等信息，通過(guò)公開(kāi)、公平、公正的平臺(tái)予以公示，以公開(kāi)促規(guī)范。

（四）嚴(yán)格供應(yīng)商管理

強(qiáng)化定點(diǎn)供應(yīng)商管理是做好定點(diǎn)采購(gòu)工作的根本。一是嚴(yán)把供應(yīng)商選擇關(guān)。充分了解采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)，綜合考慮交付能力、付款、質(zhì)量、技術(shù)與服務(wù)等要素基礎(chǔ)，保證入圍供應(yīng)商資信良好，促進(jìn)竟標(biāo)供應(yīng)商能達(dá)到采購(gòu)實(shí)效。二是要合理確定供應(yīng)商入圍數(shù)量。定點(diǎn)供應(yīng)商太少，會(huì)使服務(wù)縮水、質(zhì)量打折，要根據(jù)采購(gòu)要根據(jù)采購(gòu)需求、市場(chǎng)狀況，確定至少2家以上的入圍數(shù)量，避免價(jià)格形成變相壟斷。三是要細(xì)化定點(diǎn)供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制。要按項(xiàng)目類(lèi)別分別設(shè)置不同的供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制：要實(shí)行采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)人、使用人等全方面人員的評(píng)價(jià)：探索服務(wù)周期內(nèi)淘汰、換血機(jī)制，實(shí)現(xiàn)從招標(biāo)環(huán)節(jié)確定供應(yīng)商，到采購(gòu)環(huán)節(jié)選擇供應(yīng)商，促進(jìn)定點(diǎn)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，始終保持定點(diǎn)采購(gòu)的生機(jī)和活力。