楊麗萍

【摘要】檔案是人類在社會(huì)活動(dòng)中歷史傳承的最主要且有效的載體。其真實(shí)性，安全性，可識(shí)別性以及完整性直接決定了一份檔案的法律地位與價(jià)值。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案的存在已經(jīng)不再是一種單一的紙質(zhì)形式，而是以電，光，磁等介質(zhì)為主要的信息載體文件，隨著這些文件的產(chǎn)生，大量的電子式檔案也運(yùn)用而生。而且，檔案信息量的快速增長，使得傳統(tǒng)的手工檔案管理已經(jīng)沒辦法適應(yīng)實(shí)際檔案信息的儲(chǔ)存以及查詢需求。本文就電子檔案管理以及應(yīng)用展開討論。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；電子檔案應(yīng)用

中圖分類號：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1006-0278（2015）03-110-01

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的信息化建設(shè)快速發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生，檔案的完整性，安全性以及真實(shí)性受到十分嚴(yán)峻的考驗(yàn)。電子檔案的產(chǎn)生，無疑是對檔案性能的一種強(qiáng)化。

一、計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化

計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化使得眾多檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的高速傳遞與資源共享，進(jìn)而使檔案資源能夠得到更廣泛的利用與開發(fā)。一方而，各個(gè)部門可以隨時(shí)隨地的將本部門已經(jīng)形成的，有存檔價(jià)值的一些電子文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到需要的檔案部門，而后檔案人員通過相應(yīng)的軟件程序?qū)n案進(jìn)行核對，統(tǒng)計(jì)；再一方而，檔案部門也可以通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站，發(fā)布允許公開的一些電子檔案信息，使廣大用戶能夠及時(shí)的獲取檔案信息并最大限度的發(fā)揮檔案的效用。誠然，網(wǎng)絡(luò)化有利也有弊，也會(huì)給檔案管理帶來一些負(fù)而性影響，比如隱私問題，安全保密性問題等，這需要我們進(jìn)行深入探索。

二、安全保密性

應(yīng)用計(jì)算機(jī)來管理電子檔案，就必須要加強(qiáng)安全保密措施，并不斷完善。要具備完善的安全保密體系需要具備以下幾方而：1）電子檔案要學(xué)習(xí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案設(shè)置不一樣的密碼等級，并且按照密碼等級的不同，分別將檔案儲(chǔ)存到不同的數(shù)據(jù)庫；2）根據(jù)電子檔案的開放程度與密碼等級，使用權(quán)限審核方式以及身份認(rèn)證，確定用戶是否可以閱讀檔案；3）建立安全級別不同的網(wǎng)絡(luò)分段，特定網(wǎng)段的服務(wù)應(yīng)采取方向控制的手段，一般情況下將內(nèi)部用戶設(shè)置為安全網(wǎng)段，受限網(wǎng)段則留給外部用戶，內(nèi)外分離可以減少被不是內(nèi)部用戶攻擊的概率；4）對有密碼等級的信息內(nèi)容必須要進(jìn)行加密處理并定期或不定期的修改所用密匙；5）啟用系統(tǒng)自動(dòng)的入侵檢測功能，將操作的全過程以及各種訪問進(jìn)行有效的追蹤記錄，并安排人員定期的審計(jì)日志，能夠白動(dòng)識(shí)別蓄意攻擊行為并及時(shí)處理；6）不斷對管理制度進(jìn)行完善，漸漸對安全保密意識(shí)進(jìn)行樹立，最大可能的避免為人疏漏。

三、載體保護(hù)與數(shù)據(jù)備份

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對比，電子檔案是完全依賴于相關(guān)計(jì)算機(jī)的軟硬件系統(tǒng)與存儲(chǔ)介質(zhì)，更容易受到儲(chǔ)存載體的物理損傷，設(shè)備技術(shù)故障以及計(jì)算機(jī)病毒的破壞等突發(fā)事故影響，所以，電子檔案管理需要重視存儲(chǔ)載體的保護(hù)與對數(shù)據(jù)的備份。 （一）數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)備份能夠?yàn)楸罎⒒蛘呤軗p的電腦系統(tǒng)提供有效，安全的恢復(fù)手段，把因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失而造成的損失減到最低。建議大家采用脫機(jī)備份與磁盤鏡像兩者相結(jié)合的方案。熱備份是對磁盤鏡像的另一種稱呼，使用兩個(gè)或兩個(gè)以上同種類型的磁盤互相為鏡像盤，無論是對哪個(gè)磁盤的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，都會(huì)被直接復(fù)制到鏡像盤中；若是其中的一個(gè)硬盤有了故障，另外一個(gè)硬盤就會(huì)提供一樣的數(shù)據(jù)，從而減少系統(tǒng)中斷或者數(shù)據(jù)丟失的幾率。但是磁盤鏡像不能對人為誤操作或病毒破壞等問題進(jìn)行解決，所以還需要定期的進(jìn)行脫機(jī)備份。

（二）載體保護(hù)

電子檔案記錄載體具有光學(xué)性，磁光型以及磁性，但是這些載體容易受到光線，溫度，濕度以及磁場等環(huán)境的影響，其壽命也普遍不會(huì)長久。這就需要采取一些保護(hù)措施來確保其耐久性：1）選擇較高質(zhì)量的磁盤，磁帶或光盤；2）將電子檔案盤帶放在避光，無腐蝕性氣體，防塵或無強(qiáng)磁場干擾的環(huán)境中，比如對溫濕度的控制，庫房或存放載體的柜架達(dá)到相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)；3）人為因素。加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，提高其操作能力，徹底避免其不恰當(dāng)操作。比如在使用標(biāo)識(shí)筆標(biāo)注時(shí)，會(huì)給盤而帶來污損；拿取時(shí)的手法不正確，在上面留下指紋中的鹽分，微生物或油脂等，會(huì)腐蝕盤帶。而且，在保管電子檔案的時(shí)候，要做到多分以及多處保存，以備不時(shí)之需。

四、真實(shí)性、原始性

電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，一經(jīng)改動(dòng)就有痕跡留下，影響電子檔案法律憑證性。要維護(hù)電子檔案的真實(shí)性，原始性就要做到以下幾方而：

（一）數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名技術(shù)主要包括驗(yàn)證技術(shù)與數(shù)字簽署技術(shù)，用來解決抵賴，冒充以及偽造等問題，在流通與存儲(chǔ)過程中，對電子檔案的真實(shí)性與原始性進(jìn)行了保證。當(dāng)前數(shù)字簽名技術(shù)較常用的有：電子簽名，數(shù)字指紋，數(shù)字證書，數(shù)字水印等。

（二）加密與解密技術(shù)

一般情況下較多的使用“雙密鑰”式機(jī)制，加密密鑰與解密密鑰分離。只要將解密密鑰妥善保密，用戶就可以把自己的加密密鑰廣泛分發(fā)，公諸于眾。任何人用加密密鑰向其發(fā)送加密信息，此用戶都可以用解密密鑰將之打開并讀閱，他人難以介入。

（三）防寫措施

比如，現(xiàn)在的一些電子檔案軟件有一種可以將檔案設(shè)置成“只讀”的功能，能讀不能修。

另外，雙套歸檔制（即紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存）也是在欠缺成熟技術(shù)條件下，解決電子檔案真實(shí)性與原始性問題的一個(gè)可行性辦法。

有了上述對電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，相信監(jiān)獄的電子檔案應(yīng)用會(huì)更加便捷也會(huì)更保密。

五、結(jié)束語

電子檔案管理與應(yīng)用對監(jiān)獄至關(guān)重要，只有做好電子檔案的管理與應(yīng)用，監(jiān)獄才能確保信息的不泄露以及安全性。

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