趙培紅

【摘 要】近些年，文書檔案管理工作逐漸得到了人們的高度重視，從而促進(jìn)了檔案事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展起到了重要的作用。然而，現(xiàn)代文書檔案管理工作中仍舊存在很多的不足和問(wèn)題，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量，阻礙了文書檔案管理工作的順利開(kāi)展，不利于檔案事業(yè)前進(jìn)的腳步。因此，本文針對(duì)文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較進(jìn)行了深入的探討研究，結(jié)合這兩種方法的主要特點(diǎn)做出具體敘述，并對(duì)文書檔案管理工作中所存在的問(wèn)題采取相關(guān)有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】文書檔案立案多發(fā)；文件生命周期理論；比較

眾所周知，文書檔案工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展有著重要的影響，其對(duì)各個(gè)階段所發(fā)生的事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的記載和保存。因此，要高度重視文書檔案管理工作，建立完善的文書檔案管理工作體系，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員個(gè)人能力的培養(yǎng)，不斷提高其綜合素質(zhì)水平，從而確保文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。因此，本文以文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的比較為主要內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分析，分別對(duì)文書檔案聊所發(fā)與文件生命周期理論做出闡釋，希望能夠有效改善文書檔案管理工作中的不足。

1.“文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的區(qū)別

1.1適用范圍的比較

近些年來(lái)，隨著我國(guó)文書檔案管理的不斷發(fā)展，文書檔案連鎖法水平也在不斷提高，其主要針對(duì)政府機(jī)關(guān)文書檔案工作中存在的問(wèn)題和不足。它的作用就是要將機(jī)關(guān)范圍內(nèi)的文書檔案工作程序進(jìn)行統(tǒng)一，將兩項(xiàng)各自為政的工作結(jié)合在一起，以此來(lái)改變國(guó)民政府機(jī)關(guān)在文書檔案管理中所存在的漏洞，從而提高我國(guó)政府機(jī)關(guān)的工作效率。其次，文書檔案連鎖注重的是對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)文書以及文書檔案程序上的變革，并沒(méi)有充分考慮到與社會(huì)各界之間的相互聯(lián)系。那么，所謂的文件生命周期理論又是什么呢？某位著名的檔案學(xué)者就曾經(jīng)提出過(guò)，文件在形成階段再到銷毀階段或是進(jìn)行永久的保存，這都是在經(jīng)歷一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。因此，文件運(yùn)動(dòng)這一過(guò)程中的規(guī)律和理論被稱之為文件生命周期理論，并且，我們可以了解到，文件生命周期理論具有很大的開(kāi)放性。

1.2理論完整性的比較

一般來(lái)說(shuō)，文書檔案連鎖法就是通過(guò)總收發(fā)室按照指定的分類方案，把該機(jī)關(guān)全部的收發(fā)文進(jìn)行分類編號(hào)，并使用三聯(lián)單來(lái)進(jìn)行登記，再把文件送到相關(guān)的單位部門，這樣經(jīng)過(guò)審核的公文就可以由機(jī)關(guān)檔案室立卷存檔了。這種文書檔案連鎖法，看起來(lái)好像是文件只要順利進(jìn)入到文書檔案室就可以了，但是，事情并不是這么簡(jiǎn)單的，這一過(guò)程只不過(guò)是文書檔案管理工作的開(kāi)始，連鎖法還沒(méi)有真正涉及到文書檔案管理工作階段。因此，文書檔案連鎖法并不能完全體現(xiàn)文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中不同階段中所展示的主要內(nèi)容。

文件生命周期理論就是按照文件價(jià)值不同以及文件在運(yùn)動(dòng)過(guò)程中不同形態(tài)來(lái)進(jìn)行劃分，文件在不同階段過(guò)程中，都會(huì)因?yàn)槟承┨囟ǖ囊蛩嘏c文書檔案管理工作存在一定的內(nèi)在關(guān)系，而文件生命周期作為文書檔案活動(dòng)過(guò)程中重要的組成部分，不僅是對(duì)文件檔案活動(dòng)周期變化的一種描述，更是文件檔案整個(gè)活動(dòng)過(guò)程不斷發(fā)展變化的概述。那么，文件生命周期理論就可以充分闡述文件在活動(dòng)周期中的內(nèi)在邏輯性，更全面的展示了文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中所存在的規(guī)律性，這是一個(gè)非常完整的文件生命周期理論體系。

1.3管理程序和處理環(huán)節(jié)的比較

仔細(xì)研究文書檔案連鎖法，不難發(fā)現(xiàn)，連鎖法指導(dǎo)下的文件運(yùn)動(dòng)依次呈現(xiàn)為文件的形成、文件的分類編號(hào)、文件的現(xiàn)行使用、文件的歸檔和檔案室管理四個(gè)階段。

連鎖法先對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、登記， 再交由機(jī)關(guān)部門使用。它的理論基礎(chǔ)是：文件的分類立卷總是以文件的作者、時(shí)間、地區(qū)、名稱等不同特征為基本依據(jù)，這些特征在文件形成之時(shí)就已經(jīng)具備了。所以，文件收發(fā)之際就進(jìn)行分類工作是完全行得通的。另外，編號(hào)和登記在文書工作和檔案工作相互脫節(jié)的情況下，是要重復(fù)進(jìn)行的，每份文件經(jīng)收發(fā)室、承辦單位、檔案室都要進(jìn)行一次編號(hào)、登記，結(jié)果是同一份文件有多種編號(hào)，越編越亂。文書處理與檔案管理中的編號(hào)、登記都是針對(duì)同一份文件，它們的內(nèi)容和功用又都大致相同，因此，層層編號(hào)登記也就失去了意義，由收發(fā)室采用三聯(lián)單的形式，統(tǒng)一編號(hào)登記就能滿足需要，可免除許多重復(fù)勞動(dòng)，又避免了工作中的錯(cuò)亂。

與之相對(duì)，文件生命周期理論以已經(jīng)產(chǎn)生的文件為基礎(chǔ)，對(duì)發(fā)揮完現(xiàn)行效用的文件進(jìn)行鑒定、選擇、著錄和標(biāo)引，以至歸檔保管。這是由單份文件組成的一個(gè)具有相對(duì)系統(tǒng)性的有機(jī)體系。其中對(duì)文件的分類就是在這一組密不可分的文件整體所形成的案卷基礎(chǔ)上進(jìn)行的，保證了館藏檔案系統(tǒng)而完整，且便于檢索和利用。

2.“文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的聯(lián)系

首先，兩者在文件與檔案關(guān)系的問(wèn)題上相互印證、同出一宗。書檔案連鎖法的思想理論依據(jù)是：文書和檔案本來(lái)就屬于同一個(gè)事物，是同一個(gè)事物的不同過(guò)程。文書檔案連鎖法的積極倡導(dǎo)者和組織者內(nèi)政部次長(zhǎng)甘乃光等人就曾提出“文書收發(fā)與檔案管理之連鎖，概以文書和檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案， 二而實(shí)一者也?！?/p>

文件生命周期理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)是一種呈線形的群體運(yùn)動(dòng)。文件從其產(chǎn)生經(jīng)過(guò)現(xiàn)行執(zhí)行效用的實(shí)現(xiàn)而被暫時(shí)保存起來(lái)，直到全部使用目的達(dá)到再無(wú)價(jià)值而被銷毀，或者因?yàn)檫€具有永久保存價(jià)值而轉(zhuǎn)化成檔案的全過(guò)程，就是文件的生命周期理論。因此，文件生命周期理論從文件運(yùn)動(dòng)的整體性出發(fā)，以“大文件”概念作為理論的出發(fā)點(diǎn)。所謂的“大文件”就是指文件從形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過(guò)程。文件生命周期理論就是以此為基礎(chǔ)，對(duì)文件、檔案進(jìn)行科學(xué)處理與有效控制。由此可見(jiàn)，文件轉(zhuǎn)化為檔案不是文件本身發(fā)生了質(zhì)的變化，文件與檔案在其物質(zhì)形態(tài)、信息內(nèi)容、本質(zhì)屬性等方面是完全統(tǒng)一的。

此外，這兩者在實(shí)際的操作過(guò)程中都展現(xiàn)了“文檔一體化”的發(fā)展方向，通過(guò)對(duì)文件處理和檔案處理桂規(guī)律性的分析，建立一個(gè)較為完善規(guī)范的文書檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理的優(yōu)化，不斷提高文書檔案管理工作水平。

3.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們對(duì)文書檔案連鎖法與文件生命周期理論有了充分的認(rèn)識(shí)，通過(guò)將這兩項(xiàng)工作巧妙結(jié)合在一起，達(dá)到更好的文書檔案管理效果，使文書檔案管理工作程序有條不紊的進(jìn)行，以此來(lái)確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)教育，增強(qiáng)其強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，使文書檔案管理工作得以順利開(kāi)展。從而促進(jìn)文書檔案連鎖法與文件生命周期理論的快速發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 [科]

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