吳凌艷

摘 要：時代發(fā)展迅速，新時期的檔案管理工作也隨之越來越重要。良好的檔案管理制度，可以有效的提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。該文從檔案及檔案管理的含義出發(fā)，首先對檔案管理工作進(jìn)行分析，研究了檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)原理，對檔案信息進(jìn)行具體分析，就需求分析了檔案管理的功能和運(yùn)行性能；分析了檔案管理工作的重要意義、基本原理，并結(jié)合實(shí)際，對新時期如何科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的做好檔案管理工作提出了自己的一些見解和看法。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案管理 科學(xué)化 現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）08（c）-0212-02

1 檔案及檔案管理

檔案是指在在各個工作中逐步形成的有著保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，對于領(lǐng)導(dǎo)決策有著依據(jù)性，是對工作查考的憑證，也是科學(xué)研究與基礎(chǔ)設(shè)施以及設(shè)備建設(shè)的可靠性資料。檔案管理是對于檔案實(shí)體與信息進(jìn)行收集，整理，保管以及鑒定和統(tǒng)計(jì)，并提供利用服務(wù)。

2 檔案管理工作的重要意義

（1）檔案管理工作為社會經(jīng)濟(jì)科學(xué)發(fā)展提供第一手資料。有句俗語說得好，“空口無憑，立字為證”。在檔案學(xué)中，我們能夠把這里說的“字”與檔案材料相結(jié)合。檔案之所以能有這樣的作用，最主要的特點(diǎn)是在于它有著其原創(chuàng)性。具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案資料對于單位來說，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了逐步發(fā)展的整個歷史軌跡，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著管理過程中的每個環(huán)節(jié)，它是勞動的智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識和把握發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是寶貴財富。檔案見證了歷史變遷，為社會和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步提供了重要的參考資料。它再現(xiàn)了歷史，是原始的第一手的資料，具有其他資料所不具有的真實(shí)性、可靠性和說服力，對參照現(xiàn)實(shí)、學(xué)習(xí)歷史、吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、教人育人、制定政策規(guī)劃具有非常重要的作用。

（2）管理檔案工作成為社會實(shí)踐服務(wù)的重要平臺。檔案作為一種重要信息載體，提供多種檔案的信息，已經(jīng)在人類社會的生活與生產(chǎn)中深深地扎根，與人類社會的發(fā)展幾乎同步，并且隨著社會的文明程度的提高會逐漸深入到人類社會生活和生產(chǎn)的各個領(lǐng)域，對經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，精神文明建設(shè)以及科技的進(jìn)步等都有非常重要的作用。

（3）做好檔案工作可以提高國家文化實(shí)力。隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，文化已經(jīng)成為民族創(chuàng)造力和凝聚力的源泉，并間接影響著國家的綜合實(shí)力。檔案涉及到社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等不同領(lǐng)域，真實(shí)體現(xiàn)了民族的優(yōu)秀文化，并蘊(yùn)涵著豐富文化發(fā)展的資源，是一個民族的文化的根本，提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和良好素材，有助于文化創(chuàng)新。對于一個區(qū)域，檔案能夠豐富文化底蘊(yùn)、拓展文化發(fā)展空間、提升文化品味，有助于文化建設(shè)。

3 檔案管理工作的系統(tǒng)原理

系統(tǒng)原理，是一種從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)，把對象放到系統(tǒng)的形式中，在要素和要素、系統(tǒng)和要素以及系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系和作用中，精確地綜合考核對象，正確處理系統(tǒng)中各部分之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化系統(tǒng)，以更好地處理問題的方法。檔案管理中應(yīng)用系統(tǒng)原理，應(yīng)明白：第一，系統(tǒng)原理植根于任何事物都具有的系統(tǒng)屬性，事物組合形成系統(tǒng)這個有機(jī)整體。第二，系統(tǒng)的生存和發(fā)展是在與周圍環(huán)境發(fā)生聯(lián)系和作用的過程中進(jìn)行的，它的變化性導(dǎo)致對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和管理是必要的也是可能的。第三，檔案管理是對檔案進(jìn)行合理分析、協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)的關(guān)系及與周圍環(huán)境關(guān)系的過程，這是應(yīng)用系統(tǒng)原理的體現(xiàn)。第四，管理檔案的目的是為優(yōu)化系統(tǒng)整體，增加管理效益，此即系統(tǒng)原理應(yīng)用的最終目標(biāo)。運(yùn)用系統(tǒng)原理于檔案管理活動，分析整個檔案管理活動以及管理活動所涉及的許多因素與環(huán)節(jié)，比較科學(xué)的協(xié)調(diào)檔案管理系統(tǒng)里的組成的各個部分，將檔案管理系統(tǒng)的各個要素相互統(tǒng)一，并且能將整體功能放大，大概就是我們研究系統(tǒng)原理的根本目的。在檔案管理中要堅(jiān)持系統(tǒng)原理，就要按照系統(tǒng)的基本特性去從事檔案管理，系統(tǒng)最主要的特征是目的性、整體性和層次性，在檔案管理中必須予以充分注意。

（1）檔案管理的主要環(huán)節(jié)。檔案主要涉及的方面有整理收集，鑒定保管以及統(tǒng)計(jì)利用。具體環(huán)節(jié)包括檔案的收集與整理，價值的鑒定，信息的保管，信息的編目以及檢索和統(tǒng)計(jì)與編輯研究和檔案信息的提供利用等八個環(huán)節(jié)。

（2）檔案管理的發(fā)展。近年來，我國的經(jīng)濟(jì)和社會得到了快速發(fā)展，使得各行各業(yè)也得到了迅猛發(fā)展。檔案可以清晰、完整的反應(yīng)出歷史的發(fā)展過程。檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、服務(wù)社會的工作。由于我國的檔案資料較多，檔案資料成為了人類認(rèn)識、掌握發(fā)展規(guī)律的最主要依據(jù)。我們可以借助檔案資料，幫助我們認(rèn)識過去、把握現(xiàn)在、預(yù)知創(chuàng)造未來。實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理檔案工作，要從增強(qiáng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識與創(chuàng)新管理檔案工作的模式、擴(kuò)寬檔案管理服務(wù)的途徑、充分發(fā)揮檔案管理人員的主體作用等方面開始著手。檔案管理的發(fā)展是一個從非獨(dú)立到獨(dú)立系統(tǒng)、從簡單到復(fù)雜、從經(jīng)驗(yàn)到科學(xué)、從手工到電子化管理、從封閉到開放共享的發(fā)展過程。

（3）檔案管理的性質(zhì)。從主要作用和基本性質(zhì)的角度來看，檔案管理是一項(xiàng)具有管理性、服務(wù)性和政治性的管理工作。由于檔案管理是專門負(fù)責(zé)管理各部門運(yùn)行中形成的歷史文件的一種管理工作，具有管理型性；由于其檔案管理的目的是更好地為社會提供信息服務(wù)，所以具有服務(wù)性；由于檔案管理會涉及到國家政治和經(jīng)濟(jì)利益方面，所以檔案管理有一定的保密要性，檔案共享具有相對性，因此檔案管理具有一定的政治色彩。

（4）檔案管理的要求。檔案管理工作要以檔案的完整性、便利性、安全性為管理原則。檔案數(shù)量要統(tǒng)計(jì)歸納齊全，防止檔案缺失；檔案數(shù)據(jù)之間要有一定的排列邏輯，方便按照檢索規(guī)則快速檢索；檔案本身不被損壞，能長期利用，對于涉及國家利益的檔案還要注意保密性維護(hù)。另外，由于檔案是對歷史的客觀反映，因此檔案管理者還要注意維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案原始性不被破壞。

4 新時期如何科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的做好檔案管理工作

隨著時代的變遷，檔案管理任務(wù)越來越重、信息服務(wù)功能越來越強(qiáng)，檔案管理工作凸顯出越來越重要的地位和作用，同時，檔案管理需要面對很多急需解決的問題，比如是文件與檔案數(shù)量逐漸增多，給保管與提供利用帶來了困難。管理方式手段的落后也能直接影響文件與檔案的質(zhì)量等，只有堅(jiān)持不斷的變換檔案的管理理念，探索和更新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)文檔管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能更好地發(fā)揮檔案的文化價值，促進(jìn)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。

（1）樹立檔案管理創(chuàng)新理念。創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，也是國家發(fā)展的動力源泉，同樣，創(chuàng)新也是檔案管理工作領(lǐng)域持續(xù)發(fā)展的動力。在信息和網(wǎng)絡(luò)高速爆炸的時代，管理檔案工作要跟得上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，就要做到與時俱進(jìn)、跳出固有思維，以新的方式應(yīng)對新的問題，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化時代的經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，服務(wù)與社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。思維必要先于行動解放，實(shí)現(xiàn)我國檔案管理工作領(lǐng)域的創(chuàng)新也必須要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，不斷嘗試使用新科技帶來突破。檔案管理者應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，樹立檔案管理創(chuàng)新理念，研究新形勢下的檔案工作的新規(guī)律與新特點(diǎn)以及社會對檔案工作的新的需求與要求，確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機(jī)制上的創(chuàng)新。

（2）培養(yǎng)檔案管理新型人才。檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代不可能僅靠專業(yè)知識完成很多問題的解決，而是需要綜合多學(xué)科知識，這就要求新時期檔案管理者不僅具有一定的協(xié)調(diào)能力、寫作能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和管理能力等良好的綜合素質(zhì)，還要注重培養(yǎng)檔案在專業(yè)上創(chuàng)新人才，使之掌握現(xiàn)代化的管理才能，提高全方面的素質(zhì)，在檔案管理工作中不僅要成為“專才”，還要成為“通才”，以更好的適應(yīng)在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作等方面的更高要求。

（3）完善規(guī)劃性的檔案管理。第一，提高案卷的質(zhì)量，增加檔案工作的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。實(shí)踐工作證明，能否完整收集案卷的材料，是影響和決定檔案價值的重要的因素，所以在收集檔案材料中要多加注意，檢查制發(fā)公文是否符合審批權(quán)限，能否履行簽發(fā)手續(xù)，以及公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，抄送單位和主送單位是否準(zhǔn)許，有無日期，落款與公文是否一致等；公文字跡要牢固清晰?？樣」?，草擬公文，各種記錄、簽字、報表、批注等，都應(yīng)保證字跡清晰、鮮明，不可使用容易褪色的紙張、墨水筆種，方便日后長期保存和使用；使用合理文種要，規(guī)范擬制格式，行文避免使用不規(guī)范的字和濫用簡稱，方便日后使用現(xiàn)代化檢索手段進(jìn)行檢索。第二，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵是實(shí)施“以我為主”的歸檔立卷原則，即要以該單位形成的文件為主歸檔文件。這原則是我國在文書歸檔立卷實(shí)踐中形成的，對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化都非常重要。依照此原則，確立立卷歸檔工作的重點(diǎn)，在工作中要區(qū)分資料和文件，尤其是辨別形式與內(nèi)容有許多相同的地方，具體問題具體對待，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用度。第三，堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則?？蒲腥藛T在完成科研項(xiàng)目后，由于檔案意識較差，在收集科研成果檔案時只注重收集科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，主要是科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如：著作、論文等，而很少關(guān)注和收集科研項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的材料。此外，科研人員將科研成果視為個人財產(chǎn)，不愿意上交或推遲上交許多珍貴材料，如：專利證書、獲獎證書、論著等材料，有些科研人員認(rèn)為自己的科研成果用來申報專業(yè)職務(wù)，不愿將原件歸檔。這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提供使用和參考時，出現(xiàn)一些材料不完整的問題。

（4）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化、信息化。第一，正確處理現(xiàn)代化管理與手工操作的關(guān)系。管理檔案的基礎(chǔ)工作，如：建檔管理、案卷整理和驗(yàn)收、檔案文件搜集的鑒定等，主要靠手工作業(yè)，因此，我們要使現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，在積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)的同時，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的改造和研究。第二，強(qiáng)化信息化硬件建設(shè)，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化、多元化。隨著發(fā)展新技術(shù)，檔案的載體已變得多樣化，除傳統(tǒng)的膠卷、紙質(zhì)、圖片等，還出現(xiàn)了數(shù)碼音像制品和磁盤、光盤等為載體的，因此，各級政府需加大財政投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化。第三，提高檔案管理人員主動性。根據(jù)馬克思主義，意識有能動性，一定的社會意識就有相應(yīng)的社會能動作用。所以，檔案信息化在一定意義上就是“觀念信息化”。因?yàn)樯鐣n案意識在檔案信息化建設(shè)中有能動作用，對檔案信息化建設(shè)有推動作用。

總之，檔案是社會發(fā)展的“記錄儀”，也是社會信息的“儲存庫”，從大處說，檔案是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，是人類文明史的見證，更是社會的寶貴財富；從小處說，檔案代表著一個單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個單位職能活動的整體面貌，做好檔案管理工作意義重大。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把檔案管理工作提升到一個新的水平。

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