夏玲雅

【摘 要】近年來，隨著我國高等職業(yè)教育的蓬勃發(fā)展，高等職業(yè)教育的管理模式也在不斷地改革與優(yōu)化。許多高職院校已經(jīng)開始嘗試，逐漸由一級管理向二級管理的模式發(fā)展，因此對于各高職院校的系部行政秘書來說，工作質(zhì)量與效率的要求也必然需要提高。本文主要從高職院校系部行政秘書的工作職責(zé)出發(fā)，針對其工作現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)的問題，探討在我國高校管理改革的新形勢下，高職院校系部行政秘書應(yīng)該具備的能力與素質(zhì)要求，以勝任更加艱巨的本職工作。希望能夠為廣大高職院校的系部行政秘書的工作提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】行政秘書;二級管理;高職院校;素質(zhì)要求

前言

由于國家政策的支持，近年來中國的高等職業(yè)教育發(fā)展速度加快。為了進(jìn)一步優(yōu)化自身結(jié)構(gòu)，許多高職院校開始實施二級管理。在高職院校的管理隊伍中，行政秘書是一個不可或缺的崗位。二級管理的實施，勢必會給行政秘書這個職位帶來較之以往更加繁重的任務(wù)。在這樣的形勢下，如何對系部的職能分配做好協(xié)調(diào)，又能夠較之以往更加高質(zhì)高效的完成工作任務(wù)，對行政秘書來說是個很大的挑戰(zhàn)。

行政秘書的崗位職責(zé)主要可以概括為以下六大點：日常行政;公文辦理工作;會務(wù)工作;財務(wù)報賬工作;人力資源工作。行政秘書在部門工作中主要起著協(xié)調(diào)、參謀、橋梁和紐帶的作用。同時也是各系部下情上傳和上情下達(dá)的信息中心。這就要求高職院校的行政秘書要善于人際溝通，協(xié)調(diào)好各方面的工作關(guān)系。

一、高職院校二級學(xué)院行政秘書工作現(xiàn)狀及問題

二級學(xué)院行政秘書作為高職院校的管理隊伍中的一員，其工作現(xiàn)狀又是如何的呢。筆者根據(jù)對自己所就職的單位——蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院各院系的行政秘書隊伍進(jìn)行了調(diào)查，主要反映出如下幾個主要問題。

1.行政秘書隊伍建設(shè)不被重視，工作缺乏動力。在高職院校中，有較多一部分人對行政秘書的工作缺乏正確的認(rèn)識和評價，甚至是輕視。學(xué)校往往只注重培訓(xùn)師資，忽視了對行政秘書隊伍的培養(yǎng)。行政秘書缺乏系統(tǒng)的管理知識，在一定程度上也使得其行政管理能力無法提高，影響工作效率。行政秘書工作繁雜，付出的勞動得不到應(yīng)有的理解，得不到職業(yè)認(rèn)同感，也導(dǎo)致了行政秘書工作積極性不高，心理不平衡，思想壓力大，一部分人甚至不能安于崗位。

2.行政秘書職稱評定難，外出培訓(xùn)機(jī)會少。高職院校行政秘書很難進(jìn)行職稱評審，比例很低，即使評上了，也會因為工作年限等問題延遲薪資提升。以筆者學(xué)校為例，同樣是中級職稱，專業(yè)技術(shù)崗位評定后可立即實現(xiàn)其相應(yīng)的薪資水平，而行政秘書即使同時評上中級也要等到工作年限達(dá)到規(guī)定的年限才能夠享受中級薪資待遇。另外，行政秘書平時大都忙于具體事務(wù)，很少有機(jī)會外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討， 缺少接受系統(tǒng)性、專業(yè)性再教育的機(jī)會。

3.行政秘書職業(yè)前景渺茫，工作缺乏動力。從現(xiàn)狀看來，行政秘書的培養(yǎng)工作幾乎不被重視，而很大一部分的行政秘書卻恰恰都是非專業(yè)人士，非常缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對于未來感到迷茫。

4.行政秘書專業(yè)素質(zhì)的欠缺。許多高職院校對二級學(xué)院的行政秘書的任職要求沒有一個統(tǒng)一的規(guī)定，誰都能上。導(dǎo)致了如今的行政秘書隊伍素質(zhì)高低不一。

5.行政秘書的身體素質(zhì)問題?，F(xiàn)代辦公設(shè)備的使用， 在提高工作效率的同時，也給行政秘書帶來了累積性的職業(yè)傷害。長時間久坐及敲打鍵盤造成了肩、頸、腰等部位的累積損傷。同時，各種辦公設(shè)備的頻繁操作使其被動吸收比常人更多的對人體有害的輻射，導(dǎo)致神經(jīng)衰弱等問題。

二、二級管理體制對行政秘書的素質(zhì)要求

一旦實行二級管理后，系部將成為一個基層的綜合性辦事機(jī)構(gòu)及協(xié)調(diào)部門，行政秘書將承擔(dān)較之以往更加繁重的任務(wù)。對行政秘書的綜合素質(zhì)的要求必然也是更上一個臺階。筆者結(jié)合實際工作中反映出的問題，對行政秘書所應(yīng)具備的能力素質(zhì)作了如下歸納。

1.過硬的政治思想素質(zhì)。行政秘書應(yīng)該具有較高的思想政治覺悟，較好的道德修養(yǎng)，必須有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，具備教師所應(yīng)具備的師德風(fēng)范，全身心地投入到教學(xué)服務(wù)工作中。

2.健康的身心素質(zhì)。行政秘書需要保持自信、樂觀的心態(tài)，熱愛本職工作。工作中能調(diào)節(jié)自己的情緒，能從容、敏捷、果斷地處理問題。建立和諧的人際關(guān)系。同時也要安排一定的時間積極參加運動，以保證自己的身體處于較為健康的狀態(tài)，不影響工作的順利進(jìn)行。

3.優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念。應(yīng)樹立并提高為領(lǐng)導(dǎo)與師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，才能更好地進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)工作。首先，要時刻保持積極的工作情緒，保持良好的服務(wù)態(tài)度。例如，行政秘書作為系部辦公室的重要一員，事務(wù)繁雜，但薪資待遇卻往往不能與工作量成正比的時候，就需要我們要保持平和穩(wěn)定的心態(tài)，不能時刻計較個人得失。其次，要認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，對于領(lǐng)導(dǎo)考慮不夠全面的地方提出合理建議。面對師生時，要平易近人，注意措辭。如師生對文件和通知無法接受和理解，必須耐心地給予說明，并表示會向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋。因為師生是系部工作之根本，他們是否滿意直接影響到工作是否能夠順利進(jìn)行。

4.扎實的專業(yè)素質(zhì)。第一，要有較好的文字表達(dá)功底。二級管理之后，系部行政秘書較之以往需要更多地起草各類文書，因此掌握各種應(yīng)用文寫作的要求和技巧是非常有必要的。

第二，要具有現(xiàn)代化辦公的能力。能夠熟練使用計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。能夠熟練操作Office等辦公自動化軟件，進(jìn)行文字處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、多媒體制作及網(wǎng)頁制作等。

第三，需要信息處理的能力。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段如QQ群、微信、E-mail、手機(jī)等及時上傳下達(dá)各種信息。與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、師生建立多種形式的交流互動。

第四，要有較強的溝通協(xié)調(diào)能力。行政秘書工作會接觸到學(xué)院各級各部門的工作人員，以及師生，甚至校外合作企業(yè)人員，這就需要能夠擅于交流協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確溝通，為服務(wù)對象營造一個和諧有序的工作環(huán)境。

第五，要掌握比較系統(tǒng)的管理學(xué)和檔案學(xué)知識。行政秘書工作每天都會獲取大量的信息，需要講究方法和策略來處理這些信息，分清輕重緩急。掌握基本的檔案管理知識及時對日常的資料進(jìn)行整理歸檔。也是工作能夠有條不紊進(jìn)行的保證。

第六，要提高統(tǒng)籌管理能力。這就要求行政秘書應(yīng)該具備統(tǒng)籌學(xué)相關(guān)的知識，在平時工作中，能夠提前制訂好周密的計劃，在面對多個任務(wù)或臨時緊急情況時，靈活地組織和協(xié)調(diào)，完成各項任務(wù)。因此，行政秘書必須首先了解自己的能力和需求，做好職業(yè)生涯規(guī)劃，通過準(zhǔn)確的自我規(guī)劃確定長期的工作目標(biāo)，才能夠產(chǎn)生研究工作的愿望。

除此之外，二級學(xué)院行政秘書還應(yīng)該具備較強的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是學(xué)院發(fā)展的動力，時刻保持創(chuàng)新的意識，才能夠跟上時代發(fā)展的步伐，才能夠敏銳地接受新鮮事物，發(fā)現(xiàn)新問題，使自己始終處于有活力的工作狀態(tài)。同時，也要增加與其他系部同崗?fù)轮g的工作交流，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，總結(jié)教訓(xùn)，揚長避短，讓實踐帶動自身工作能力的提升。

5.繼續(xù)教育意識。高職院校的行政秘書崗位相對于其他崗位不具備足夠的專業(yè)性，但是在實際的工作中，如果行政秘書能夠時刻具有充電意識，對工作的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行及時研究、學(xué)習(xí)與補充，那么必定會極大地幫助自己不斷提升工作能力和工作效率。

結(jié)語

總體看來，在當(dāng)今的形勢下，我國高職院校的二級管理越來越普遍，同時對二級學(xué)院的行政秘書的工作要求和能力素質(zhì)要求也必將進(jìn)一步提高。行政秘書在管理方面的系統(tǒng)培訓(xùn)觀念如不更新，會大大制約其工作能力的提升，工作效率的提高，影響到二級學(xué)院甚至是整個學(xué)校的發(fā)展。因此，作為高職院校的行政秘書，應(yīng)始終牢記自己的工作職責(zé)，不斷從思想意識和工作實踐中規(guī)范自己的工作方式，努力提高自身的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。這樣才能跟上新時代的發(fā)展的腳步，能夠為自己學(xué)院的可持續(xù)發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：江蘇省蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院）