（廈門海滄城建集團有限公司 福建廈門361026）

一、引言

當今社會信息化已逐步成為決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。2009年初廈門市海滄區(qū)對區(qū)屬國有企業(yè)進行資源整合，廈門海滄公用事業(yè)發(fā)展有限公司成為區(qū)直屬國有企業(yè)，受廈門市海滄區(qū)人民政府委托，承接海滄區(qū)內(nèi)市政公用事業(yè)資產(chǎn)的投資、經(jīng)營及管理，包括城市建設業(yè)務、綠色生態(tài)產(chǎn)業(yè)、文體休閑產(chǎn)業(yè)等服務設施的投資、建設與管理等業(yè)務。下設廈門海滄城建集團有限公司等五家全資子公司；并持有廈門水務集團有限公司等5家公司股份。各家子公司的財務部各自分散在不同的子公司，財務所使用的財務軟件不一致，財務數(shù)據(jù)無法共享，人員較散落，不便于集團總部管理。規(guī)模擴張與經(jīng)營多元化對集團公司的財務管控提出了更高的要求，如果處理不當會嚴重制約企業(yè)做強做優(yōu)。

二、集團公司信息化的過程分析

（一）金蝶K/3系統(tǒng)項目實施前的分析

金蝶K/3系統(tǒng)項目實施前廈門海滄城建集團有限公司信息化應用還比較薄弱，業(yè)務應用系統(tǒng)較少，且現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)架構(gòu)各不相同；IT人員較少，信息項目無法很好實施；IT服務基本依靠外包，且外包商多，服務水平參差不齊，綜合成本較高；管理系統(tǒng)缺失，造成信息傳遞慢，集團各級領(lǐng)導無法通過軟件查詢各家公司的相關(guān)信息，無法及時準確地為領(lǐng)導決策提供數(shù)據(jù)支持等。為了有效解決上述管理中存在的問題，集團公司克服了在硬件、軟件、人員素質(zhì)等方面的困難，果斷地推行金蝶K/3系統(tǒng)項目，使廈門海滄城建集團有限公司走上信息化道路。公司領(lǐng)導對財務部重新進行整合，每家子公司的財務部集中在集團公司上班，統(tǒng)一財務軟件，子公司不設置財務部。子公司的財務人員不參與子公司的績效分配。由集團公司考核，集團公司發(fā)放工資，調(diào)動積極性，提高服務質(zhì)量。

（二）金蝶K/3系統(tǒng)項目具體實施過程

1.擬定財務制度，編制崗位職責。規(guī)范財務制度，按制度辦事。設定考核指標考核財務人員工作成效；培養(yǎng)輔導，提高財務人員業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)，建立高效團隊。

2.組織培訓，統(tǒng)一財務軟件。升級財務軟件采用金蝶K/3系統(tǒng)，并多次組織財務部人員進行培訓。

3.有序推進，完成了一系列的前期準備工作，這些主要工作包括：（1）成立實施項目小組，與金蝶軟件方共同制定項目實施計劃、項目章程及雙方的工作機制；（2）召開項目啟動大會，宣講新系統(tǒng)的必要性與重要性，指明項目實施的難度與風險，并振奮信心，統(tǒng)一意志；（3）每周定期召開項目例會，總結(jié)上周的工作進度及存在問題制定下周的工作計劃。與金蝶項目組保持密切的溝通；（4）按照實施計劃，布置各項工作任務，精確分解到各個責任部門與責任人，并明確相應的獎懲措施；（5）實施調(diào)研：安排金蝶項目組走訪各部門，了解詳細需求，形成調(diào)研報告。

4.在做好充分準備工作與前期項目啟動工作的基礎(chǔ)上，開展了一系列正式的項目啟動工作，這些工作包括：（1）系統(tǒng)安裝部署階段：配合金蝶項目組進行服務器與客戶端的安裝部署；（2）基礎(chǔ)資料整理：如科目、客戶、工程項目等；各部門的管理業(yè)務流程制定；（3）系統(tǒng)培訓及模擬：組織金蝶軟件公司專業(yè)人員進行培訓及系統(tǒng)模擬；（4）初始數(shù)據(jù)整理：科目期初數(shù)、庫存期初數(shù)等；（5）上線輔導：上線后，匯集各部門的使用問題，請金蝶方進行解答輔導。

5.項目實施后期工作，這些工作主要是項目參與的各方保持溝通與聯(lián)系，及時處理項目實施過程中存在的問題，努力提升項目的運行效率與效果。

三、集團公司信息化取得的主要成果

通過這次信息化的實施，取得了下列一些主要成果：

（一）強化了集團資本經(jīng)營意識，調(diào)劑資金的功能

隨著企業(yè)集團的發(fā)展和多元化戰(zhàn)略的實施，子公司不斷成立。企業(yè)集團通過實施財務集中管理后以吸收存款的方式把集團內(nèi)各公司暫時閑置和分散的資金集中起來，再根據(jù)各子公司的資金需求，分配給集團內(nèi)需要資金的公司，從而實現(xiàn)集團內(nèi)資金相互調(diào)劑余缺。通過資金的回籠和資金的調(diào)度，使集團從更高層次參與下屬公司的管理，強化了資本經(jīng)營。同時，有利于各級領(lǐng)導提高對資金時間價值和成本的認識，促進各單位注意經(jīng)濟核算，合理有效地運用資金。

（二）加強了集團內(nèi)部的監(jiān)控功能，降低了集團公司的財務費用總額

企業(yè)集團的財務集中管理可以使集團內(nèi)各子公司的資金達到合法、安全和有效，便于核對相應的計劃、合同等資料，確保資金合理、有效使用，從而使集團內(nèi)各子公司的資金運作完全置于集團的監(jiān)控之下。企業(yè)集團的財務集中管理使得集團內(nèi)部可以融通資金、盤活資金、提高資金使用率。在同等投資和生產(chǎn)規(guī)模情況下，對銀行的資金需求量相應減少，特別是可以減少長期信貸，從而降低因?qū)ν饨杩疃Ц兜睦?。集團以短期的信貸滿足下屬公司的長期使用，降低了公司高負債經(jīng)營的風險。

（三）提高了公司信貸的信用等級，擴大信用的功能

企業(yè)集團進行財務集中管理后，集團內(nèi)各子公司不再單獨與銀行發(fā)生信貸關(guān)系，而是以企業(yè)集團的名義進行信貸活動，因為企業(yè)集團經(jīng)濟實力、社會影響，以及政府的支持，銀行不用擔心其償還能力，從而擴大了企業(yè)集團的對外信用，集團可以較容易地從銀行獲得融資，為公司的發(fā)展和提高競爭力提供資本。

（四）為企業(yè)集團的發(fā)展目標和方向制定提供充分的決策信息

實施財務集中管理可以把各子公司的財務信息集中到集團總部，使其及時了解各子公司組織的生產(chǎn)、經(jīng)營情況以及執(zhí)行集團總部政策實施效果及計劃的完成程度，或者根據(jù)子公司發(fā)展的實際情況對企業(yè)集團的計劃做出戰(zhàn)略性的調(diào)整，進而使母公司對子公司的資金、成本進行更有效的控制，確保子公司的生產(chǎn)、經(jīng)營順利進行，從而確保子公司的一切活動為整個企業(yè)集團的利益服務，以實現(xiàn)公司目標利潤的最大化。

四、集團公司信息化實施的一些啟示

（一）要做好項目啟動前期的調(diào)研工作

如果集團企業(yè)不在事先進行認真的規(guī)劃，財務管理信息化系統(tǒng)極有可能無法支持集團企業(yè)的業(yè)務與經(jīng)營活動，甚至對集團企業(yè)未來的信息化戰(zhàn)略實施產(chǎn)生嚴重制約。筆者在調(diào)研過程中及時發(fā)現(xiàn)了以下幾個主要問題：（1）金蝶K/3系統(tǒng)的穩(wěn)定性有待提高。特別是補丁、升級時容易產(chǎn)生新的問題或帶出老的問題，科目余額表與明細賬偶爾會不一致；（2）個別功能缺失，需要二次開發(fā)。如無法查詢“某中間項目層級下的科目多欄式明細賬”；核算科目項目名稱顯示不出來；（3）跨銀行與企業(yè)兩個系統(tǒng)的銀企互聯(lián)信息有時不對稱；（4）合并報表設置與應用有待完善，決策支持模塊沒有實施；（5）查詢功能比較復雜，不直觀、不便利、不個性，存在較多基本用不著的功能；（6）錄入崗位如出納，工作量加大。

針對這些問題及時與金蝶軟件的技術(shù)人員進行溝通，提出了一系列的建議并及時修正信息及數(shù)據(jù)：（1）穩(wěn)定性問題。要求金蝶提供穩(wěn)定性高的版本，安裝補丁與數(shù)據(jù)升級，均采用先測試后應用的方式，即先在一兩臺測試機上安裝補丁或升級，待測試通過后，再全面應用于正式系統(tǒng)環(huán)境；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，及時協(xié)助金蝶技術(shù)人員進行數(shù)據(jù)排查與修正；并在服務器上建立版本升級日志，注明版本、補丁號、安裝升級日期、升級原因、出現(xiàn)問題等，以便后續(xù)維護備查。（2）功能缺失問題。因為評估過二次開發(fā)的成本與風險，所以一些非關(guān)鍵性的功能缺失采用變通處理方式。通過金蝶系統(tǒng)提供的引出功能，將相關(guān)賬表與基礎(chǔ)資料（科目、核算項目）引出成EXCEL表格，再通過EXCEL表格的相關(guān)函數(shù)公式 （如vlookup）進行數(shù)據(jù)合并、篩選。（3）銀企互聯(lián)。目前金蝶系統(tǒng)的銀企互聯(lián)模塊只支持一些常見的銀行接口，對于一些地方性銀行如廈門銀行，需要進行二次開發(fā)才能實現(xiàn)對接。（4）合并報表。通過合并報表的不同合并方案，產(chǎn)生不同方式、范圍與層級的合并報表。利用快報功能，實現(xiàn)集團數(shù)據(jù)的實時呈現(xiàn)，對集團決策提供一些簡單支持。（5）使用便捷性。利用界面自定義，將不同的用戶不需要的功能模塊進行屏蔽，讓界面簡單清爽；利用個人工作臺，將個人常用功能添加到工作臺中，不需要通過菜單式層層點選，直達所需功能；利用各查詢界面的查詢方案，將常用的查詢方式保存為個性化方案，后續(xù)查詢直接點選方案，不需要逐個條件的點選。（6）出納工作量。利用系統(tǒng)提供的單行錄入與多行錄入，讓出納人員自行選擇，以建立他們便捷的錄入習慣。對于銀行對賬單，利用系統(tǒng)的引入功能，將網(wǎng)銀信息引入到系統(tǒng)中，再利用自動對賬功能，系統(tǒng)自動勾對，分析未達賬，出具銀行存款余額調(diào)節(jié)表，一定程度上簡化了出納人員的工作量。

（二）對數(shù)據(jù)和資源要集中化管理

通過集中管理，部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)更加順暢，領(lǐng)導層及時掌握數(shù)據(jù)，讓集團管控更加合理。資金是貫穿企業(yè)整個活動的血液，通過實時監(jiān)控資金流提高企業(yè)資金效率，降低運營風險。實現(xiàn)財務資源共享，促進會計核算的精準性，提高財務工作在企業(yè)經(jīng)營活動中事前預測、事中控制和事后分析的功能。提高資金的運作效率，提升整個集團的收益率，使集團健康快速發(fā)展，在激烈的市場競爭中處于不敗地位。金蝶財務軟件的推行強化了集團資本經(jīng)營意識、加強了內(nèi)部監(jiān)控的功能、降低了財務費用、提高了公司信貸的信用等級，為企業(yè)集團發(fā)展戰(zhàn)略的制定與執(zhí)行提供了良好的財務會計信息。