文/新疆兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 陳淑芬

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淺議新常態(tài)下勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理工作

文/新疆兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 陳淑芬

【摘要】兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院檔案資源不僅是各分院工作中需要經(jīng)常查閱、參考、利用的資源。而且對(duì)兵團(tuán)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展起著舉足輕重的作用，對(duì)兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院科技技術(shù)的發(fā)展提高起著至關(guān)重要的作用。因此，在新常態(tài)下優(yōu)化發(fā)展檔案管理顯得尤為重要。筆者對(duì)檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行分析探討，提出建設(shè)性意見(jiàn)。

【關(guān)鍵詞】設(shè)計(jì)院；檔案管理；重要意義；問(wèn)題；措施

一、新疆兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司概況

新疆兵團(tuán)勘測(cè)設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司始建于1952年，是新疆最早組建的綜合類(lèi)甲級(jí)設(shè)計(jì)院。經(jīng)過(guò)60多年的發(fā)展，設(shè)計(jì)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，涉及專(zhuān)業(yè)不斷增加。具有甲級(jí)設(shè)計(jì)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)達(dá)16項(xiàng)，乙級(jí)設(shè)計(jì)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)達(dá)12項(xiàng)。覆蓋了農(nóng)林、水利、建筑、咨詢、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)、工程勘察、測(cè)繪、監(jiān)理、水土保持方案編制、工程招標(biāo)代理、旅游規(guī)劃、土地勘測(cè)、水文水資源調(diào)查評(píng)價(jià)、電力、公路、市政、環(huán)境污染防治、城鄉(xiāng)規(guī)劃、工程造價(jià)咨詢、攝影測(cè)量與遙感、招標(biāo)代理等幾十項(xiàng)全方位專(zhuān)業(yè)。綜合實(shí)力在新疆同行業(yè)中名列前茅，在全國(guó)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位中綜合實(shí)力排名132名。職工總數(shù)1600余人，下屬16個(gè)生產(chǎn)單位，分駐烏魯木齊市和石河子市兩地。全院現(xiàn)有各類(lèi)國(guó)家級(jí)執(zhí)業(yè)注冊(cè)人員151人次；享受?chē)?guó)務(wù)院政府津貼專(zhuān)家14人；教授級(jí)高工14人。

60多年來(lái)，兵團(tuán)設(shè)計(jì)院幾代勘測(cè)設(shè)計(jì)工作者傳承新疆兵團(tuán)的精神，戰(zhàn)嚴(yán)寒、斗風(fēng)沙、餐風(fēng)飲露，先后在全國(guó)各地及世界30個(gè)國(guó)家、地區(qū)完成勘測(cè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目13000多項(xiàng)。完成各類(lèi)工程測(cè)量數(shù)千頃，草原調(diào)查3億畝，土壤概查8000萬(wàn)余畝，土壤詳查5000萬(wàn)余畝，完成百萬(wàn)畝以上大型墾區(qū)總體規(guī)劃約20余項(xiàng)；農(nóng)牧團(tuán)場(chǎng)及縣鄉(xiāng)規(guī)劃400余個(gè)，規(guī)劃總面積達(dá)4000余萬(wàn)畝；完成大型灌區(qū)水利工程數(shù)十項(xiàng)，水庫(kù)和電站近百座，大中型輸水干渠及輸變電工程設(shè)計(jì)30余項(xiàng)。完成河流流域規(guī)劃、水庫(kù)電站工程地質(zhì)勘察、大中型灌區(qū)、農(nóng)場(chǎng)水源地水文地質(zhì)勘察、公共與民用建筑工業(yè)廠房設(shè)計(jì)、農(nóng)牧業(yè)開(kāi)發(fā)、礦山建設(shè)、工業(yè)及石油建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)等工程數(shù)千項(xiàng)。近年來(lái)，兵團(tuán)設(shè)計(jì)院在安哥拉、委內(nèi)瑞拉等30多個(gè)國(guó)家和地區(qū)完成規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目30余項(xiàng)。創(chuàng)造出一批享有盛譽(yù)的勘察設(shè)計(jì)作品，其中獲得國(guó)家、省部級(jí)優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)和科技進(jìn)步獎(jiǎng)達(dá)400多次。

二、新常態(tài)下設(shè)計(jì)院檔案管理發(fā)展的重要意義

兵團(tuán)設(shè)計(jì)院經(jīng)過(guò)60多年的飛速發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，資質(zhì)不斷提高，涉及專(zhuān)業(yè)不斷增加。隨著設(shè)計(jì)水平和設(shè)計(jì)資料完整性的提高，設(shè)計(jì)資料數(shù)量劇增，檔案管理工作也變得更加重要、更加復(fù)雜。

（一）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下院內(nèi)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)兵團(tuán)設(shè)計(jì)院而言，檔案管理的發(fā)展是院內(nèi)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理全面發(fā)展，必須全面提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，加大人力資源的開(kāi)發(fā)，提高全方位檔案管理水平，積極充分地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，促進(jìn)檔案管理和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)能夠更好地配合，檔案管理必須要適應(yīng)新常態(tài)下的社會(huì)發(fā)展。

（二）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下進(jìn)一步拓展檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的有效工具。檔案管理發(fā)展能夠進(jìn)一步拓展檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域及對(duì)象。先進(jìn)的檔案管理工具，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了一定的條件，現(xiàn)代化檔案管理能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行更加合理的整合配置，使其充分發(fā)揮更大作用。而檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化，讓檔案的服務(wù)范圍得到更大的拓展，其服務(wù)領(lǐng)域、對(duì)象和效果會(huì)最大化。

（三）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲(chǔ)量的必要手段。檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲(chǔ)量的必要手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能記錄文字、圖形等信息，且占用大量?jī)?chǔ)存空間，對(duì)溫度濕度的要求極為嚴(yán)格，稍有不慎紙質(zhì)就會(huì)變質(zhì)腐爛，使用極為不便，甚至不能使用。而檔案現(xiàn)代化電子管理能夠在存儲(chǔ)范圍和數(shù)量上有效地增加存儲(chǔ)量，檔案中記錄文字、圖形、聲像等較為全面的各種媒體信息資料，且經(jīng)濟(jì)、方便、快捷，更為重要的是遠(yuǎn)程使用可實(shí)現(xiàn)無(wú)縫、少錯(cuò)甚至無(wú)錯(cuò)對(duì)接。這在豐富了檔案內(nèi)容的同時(shí)，增加了檔案信息存儲(chǔ)量，并且有利于查找，同時(shí)大幅度減少了人財(cái)物的浪費(fèi)和消耗。

三、兵團(tuán)設(shè)計(jì)院檔案管理工作的特點(diǎn)、存在問(wèn)題分析及解決問(wèn)題措施探討

（一）特點(diǎn)一：多樣化的載體形式。工程設(shè)計(jì)檔案不僅局限于文字材料圖紙等紙質(zhì)材料，目前還有各種格式的電子文檔。存在的問(wèn)題：一是由于兵團(tuán)設(shè)計(jì)院成立已60多年，所有紙質(zhì)檔案資料的質(zhì)量和規(guī)格不一，年度已久，紙張老化，有些文圖不清，部分受潮資料圖書(shū)有霉變和腐爛現(xiàn)象，重新整理難度非常大。二是電子文檔版本不一，由于電子產(chǎn)品發(fā)展迅速，軟件互不支持，高版本軟件不支持低版本軟件，低版本軟件不兼容高版本軟件，甚至不同高版本軟件互不兼容，使電子文檔使用難度加大。改進(jìn)措施：一是將那些年度久遠(yuǎn)，規(guī)格不一，紙張老化，圖文不清及霉變的資料整理出來(lái)重新出版后替代原有的資料。二是和單位信息中心溝通，把電子文本互不兼容、互不支持的軟件經(jīng)過(guò)升級(jí)處理等手段加工為統(tǒng)一產(chǎn)品使用。

（二）特點(diǎn)二：種類(lèi)繁多的檔案內(nèi)容。工程設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容除了常見(jiàn)的設(shè)計(jì)報(bào)告、概預(yù)算、施工圖紙之外，還包括項(xiàng)目批文、甲方委托書(shū)、合同、設(shè)計(jì)條件及報(bào)告審查意見(jiàn)書(shū)、

修改設(shè)計(jì)函、工程造價(jià)書(shū)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書(shū)、審后藍(lán)圖等，由于內(nèi)容繁多，在保存的時(shí)候必須要確保每項(xiàng)工程檔案的成套性。存在的問(wèn)題：一是很多歸檔資料重復(fù)存檔，占用了大量的資源。二是整理立卷項(xiàng)目分門(mén)歸類(lèi)時(shí)成果報(bào)告有缺少領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)負(fù)簽字、已完成的項(xiàng)目歸檔有拖拉等現(xiàn)象。三是在歸檔過(guò)程中，極個(gè)別項(xiàng)目使用了沒(méi)有經(jīng)過(guò)評(píng)審的送審稿歸檔，影響了檔案的準(zhǔn)確性、完整性。改進(jìn)措施：一是把重復(fù)的歸檔資料剔除，只留一份正式報(bào)告和電子版本，減少利用空間。二是在歸檔過(guò)程中及時(shí)檢查成果報(bào)告有沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)負(fù)漏簽字，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。在平時(shí)的工作中經(jīng)常與技術(shù)部門(mén)聯(lián)系溝通，使已完成的項(xiàng)目在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔。三是積極與生產(chǎn)單位溝通，在不影響歸檔期限的情況下，歸評(píng)審后的最終成果報(bào)告。

（三）特點(diǎn)三：數(shù)量巨大。在數(shù)量方面，不但有設(shè)計(jì)工程所形成的具有保存價(jià)值的圖紙文字資料。一個(gè)一般的工程項(xiàng)目?jī)H是圖紙便將近百?gòu)?，如果是大型工程，便有幾百?gòu)埬酥辽锨?，再加上文字資料，一個(gè)項(xiàng)目便是獨(dú)立的龐大工程。還有大量文書(shū)資料、設(shè)計(jì)規(guī)范規(guī)程、圖書(shū)刊物需歸納保管。存在的問(wèn)題：一是由于年代久遠(yuǎn)，圖紙紙張質(zhì)量不一，規(guī)格不統(tǒng)一，占據(jù)的空間不一，保存環(huán)境條件要求不一，給檔案管理工作帶來(lái)很多不便。二是設(shè)計(jì)規(guī)范規(guī)程、圖書(shū)刊物在時(shí)間空間的不一致，導(dǎo)致新老規(guī)范規(guī)程更新滯后，給設(shè)計(jì)人員帶來(lái)了不便。改進(jìn)措施：一是請(qǐng)技術(shù)人員鑒定那些年代久遠(yuǎn)沒(méi)有保存價(jià)值的資料剔除銷(xiāo)毀，庫(kù)房購(gòu)置加濕器、吸塵器，溫濕度表等，增強(qiáng)檔案保存的時(shí)間。二是提前在國(guó)家工標(biāo)網(wǎng)上查找作廢規(guī)范規(guī)程，及時(shí)訂購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)籍，解決技術(shù)人員的后顧之憂。

（四）特點(diǎn)四：檔案的使用效率高。所保存的工程檔案不僅僅要服務(wù)本院的設(shè)計(jì)人員，同時(shí)外界的施工單位和業(yè)主單位也是重要的服務(wù)對(duì)象，檔案的使用效率非常高。存在的問(wèn)題：一是設(shè)計(jì)圖紙和紙質(zhì)報(bào)告需要頻繁地復(fù)制、查閱、調(diào)閱、加曬等，導(dǎo)致設(shè)計(jì)圖紙和紙質(zhì)報(bào)告的嚴(yán)重磨損和褪色。二是用電子版存檔的工程項(xiàng)目在業(yè)主單位的需求下有遠(yuǎn)程輸送的業(yè)務(wù)，但由于版本不統(tǒng)一不兼容無(wú)法實(shí)現(xiàn)。改進(jìn)措施：一是盡量使用電子版本的報(bào)告，如沒(méi)有電子版本的情況下才使用紙質(zhì)報(bào)告，盡量減少磨損。二是在業(yè)主需要電子遠(yuǎn)程輸送業(yè)務(wù)版本不統(tǒng)一不兼容的情況下，可轉(zhuǎn)換成低版本或是利用PDF格式傳送。

總言之，本文筆者結(jié)合多年實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何作好新時(shí)期設(shè)計(jì)院檔案工作的措施進(jìn)行了分析探討。檔案管理工作是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案管理工作是無(wú)止境的。因此，在以后的發(fā)展過(guò)程中，必須優(yōu)化其管理，強(qiáng)化其信息化檔案的建設(shè)，這是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。這就要求我們?cè)趯?shí)際工作中，廣大檔案管理工作人員要不斷探索新路，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷積累創(chuàng)新，以此使設(shè)計(jì)院檔案管理工作不斷向前邁進(jìn)。