文/安徽省舒城縣人才服務(wù)中心 李婭

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淺析人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作

文/安徽省舒城縣人才服務(wù)中心 李婭

【摘要】我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)組建較晚，服務(wù)對(duì)象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項(xiàng)目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。只有實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，才能最大程度發(fā)揮檔案的功能作用。

【關(guān)鍵詞】人力資源和社會(huì)保障部門(mén)；檔案管理；制度；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，具有一定的法律效用和參考作用。檔案是對(duì)部門(mén)工作進(jìn)行合理評(píng)價(jià)的重要依據(jù)之一，檔案管理的服務(wù)對(duì)象包括了各類人群，與單位和個(gè)人的利益息息相關(guān)。

一、人力資源和社會(huì)保障部門(mén)中檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)檔案管理正在向信息化邁進(jìn)，檔案類型也呈現(xiàn)出多元化，檔案管理工作要求也越來(lái)越高。不管是任何部門(mén)，都需要重視檔案管理工作，發(fā)揮檔案的價(jià)值。我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)組建較晚，服務(wù)對(duì)象比較廣泛，檔案管理的信息資源龐大、項(xiàng)目繁多。雖然近年來(lái)其檔案管理工作取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是仍然有很多問(wèn)題存在。

二、人力資源和社會(huì)保障部門(mén)中檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理部門(mén)之間不夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一?，F(xiàn)階段，人力資源和社會(huì)保障檔案管理部門(mén)之間缺乏有效的聯(lián)系，溝通和交流不足，工作配合不一致，整體檔案管理工作缺乏統(tǒng)一，而且有關(guān)檔案管理體系構(gòu)建都是在部門(mén)內(nèi)部針對(duì)專門(mén)問(wèn)題而設(shè)置的，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致檔案管理比例失衡的現(xiàn)象出現(xiàn)。例如關(guān)于就業(yè)方面的檔案管理，相關(guān)負(fù)責(zé)科室主要針對(duì)我國(guó)當(dāng)前較大的就業(yè)壓力和就業(yè)情況進(jìn)行檔案管理，造成就業(yè)管理處檔案室內(nèi)大多是有關(guān)就業(yè)壓力的。而且就業(yè)管理處檔案也占據(jù)了所有檔案的一半以上。再如社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理處檔案室里，其檔案資料也都是關(guān)于退休職工檔案的保管。另外，由于各檔案室之間是獨(dú)立的，每個(gè)檔案都有自己的管理制度和管理辦法，沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系，就很容易造成各檔案室之間出現(xiàn)檔案重復(fù)管理和管理不到位的情況，各管理系統(tǒng)之間不能很好地兼容，檔案資源根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，在很大程度上造成了人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。不過(guò)，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)很多領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識(shí)到了這個(gè)問(wèn)題，已經(jīng)開(kāi)始著手改進(jìn)，但是由于長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理部門(mén)之間缺乏有效配合，為整合檔案管理資源帶來(lái)了很大麻煩。

（二）基本設(shè)施設(shè)備落后。人力資源和勞動(dòng)保障檔案管理工作量特別大，面對(duì)復(fù)雜的檔案，不僅僅需要人力資源基礎(chǔ)，還需要有效的設(shè)施設(shè)備做保障。但是，由于我國(guó)人力資源和勞動(dòng)保障部門(mén)成立較晚，檔案數(shù)量很大，檔案管理工作壓力大，相關(guān)的設(shè)施設(shè)備沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充到位，硬件資源跟不上，導(dǎo)致許多工作出現(xiàn)問(wèn)題，像歸檔混亂、歸檔延遲、歸檔錯(cuò)誤、檔案丟失等等現(xiàn)象。由于檔案室沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，各個(gè)檔案室管理比較分散，在硬件設(shè)施上不能進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)和裝配，每個(gè)檔案室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備幾乎一樣，造成了人力資源和勞動(dòng)保障檔案管理設(shè)備重復(fù)投資，在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。另外，有的部門(mén)沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案室，往往將辦公室作為存檔的地方，檔案缺乏有效的管理，很容易造成損壞或丟失。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)目前檔案管理基本上建立起了數(shù)據(jù)庫(kù)，除了在基層或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位電子檔案相對(duì)滯后外，總體上都用計(jì)算機(jī)檢索和存儲(chǔ)代替了手工信息檢索。但是在人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的檔案管理工作中，因?yàn)橛布O(shè)備更新慢，檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平有限，還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)多電子檔案的有效使用。同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作至今還缺乏一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息化建設(shè)比較緩慢，沒(méi)有形成一個(gè)有效的信息化管理系統(tǒng)。此外，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)每次調(diào)檔時(shí)還得通過(guò)對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，查出檔案資料后，才能去檔案庫(kù)房調(diào)檔給使用者，可以說(shuō)是數(shù)字信息化技術(shù)相對(duì)落后，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

（四）檔案管理機(jī)構(gòu)和制度不健全。人力資源和社會(huì)保障部門(mén)工作量相對(duì)較大，面對(duì)的檔案也比較多，需要檔案管理人員付出很大的精力和時(shí)間，同時(shí)也要求檔案管理人員具有一定的綜合能力和敬業(yè)精神，這樣才能體現(xiàn)政府機(jī)構(gòu)的公共服務(wù)功能，為有效地開(kāi)展人力資源和社會(huì)保障工作提供保障。然而，現(xiàn)階段我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)中檔案管理工作出現(xiàn)人手不足、工作壓力大、不夠?qū)I(yè)的情況，無(wú)法有效地完成檔案管理任務(wù)。尤其是人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作比較繁瑣，需要管理人員有足夠的耐心和細(xì)心，但是在面對(duì)太大的工作量時(shí)，檔案管理人員會(huì)感到自己的壓力太大，工作起來(lái)精神不振、感覺(jué)疲倦，很容易在工作中出現(xiàn)疏忽大意、埋下隱患。再加上，管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致歸檔整檔中發(fā)生錯(cuò)誤，工作缺乏準(zhǔn)確性，從而使得檔案管理質(zhì)量相對(duì)降低。此外，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理的相關(guān)制度也不完善，無(wú)法全面、有效地對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范，部門(mén)之間出現(xiàn)溝通難、埋怨多、推諉多的現(xiàn)象，加重了檔案管理的負(fù)擔(dān)，也在很大程度上使得檔案管理工作處于混亂局面。

三、完善人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作的策略

（一）制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃 。改善人力資源和社

會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作首先要從整體上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，要擺脫以往那種各自為政的不和諧局面，要制定出檔案統(tǒng)一管理的計(jì)劃和措施，同時(shí)與其他部門(mén)在檔案管理上進(jìn)行合作，在科學(xué)合理、相互配合的統(tǒng)一規(guī)劃下開(kāi)展檔案管理工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資源整合和共享利用。此外，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作系統(tǒng)的完善，要加大力度宣傳和教育檔案管理的重要性和必要性，讓人們尊重和支持人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理工作。

（二）完善檔案管理的基礎(chǔ)條件。一是要改善檔案管理的環(huán)境，要保證設(shè)施設(shè)備齊全，可以采用辦公和檔案獨(dú)立進(jìn)行設(shè)置的辦法，在檔案室配備能完全進(jìn)行檔案管理的電腦設(shè)備，還要在檔案庫(kù)放置抽濕器、空調(diào)等儀器，并且還要做好防火、防蟲(chóng)的預(yù)防和控制，保證檔案室和存放庫(kù)干燥整潔，為檔案管理提供一個(gè)良好環(huán)境。二是要增加人手，檔案管理工作比較復(fù)雜，特別是人力資源和社會(huì)保障部門(mén)涉及的檔案資料較多，檔案管理人員壓力較大，所以領(lǐng)導(dǎo)要從以人為本和工作負(fù)荷的實(shí)際出發(fā)，給予檔案管理室一定人力資源做保障。三是要解決資金匱乏問(wèn)題，經(jīng)費(fèi)是開(kāi)展工作的前提條件，檔案管理當(dāng)前工作不能有效開(kāi)展，原因之一在于經(jīng)費(fèi)不夠，在檔案管理上投入少，效果也就不明顯。

（三）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化。人力資源和社會(huì)保障部門(mén)涉及的內(nèi)容較多，所以其檔案也就比較繁雜，相比其他部門(mén)檔案管理要特殊得多，檔案內(nèi)容包含了多個(gè)領(lǐng)域。因此，為了保證檔案管理工作的有效性和整體性，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。例如電子文檔的生產(chǎn)、保管、傳遞以及數(shù)據(jù)處理和存貯結(jié)構(gòu)等都要設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（四） 完善檔案管理機(jī)構(gòu)和制度建設(shè)。一方面，完善檔案管理機(jī)構(gòu)。要配備專職的檔案管理人員，解決人手不足的問(wèn)題，避免一人多用，要合理調(diào)配工作，明確崗位負(fù)責(zé)人及其職責(zé)。另一方面，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。要根據(jù)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案管理的現(xiàn)狀，修改和完善相關(guān)制度。同時(shí)，要建立健全激勵(lì)機(jī)制和績(jī)效考核，激發(fā)管理人員的積極性，促進(jìn)檔案管理效率的提高。

總之，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)應(yīng)該積極改進(jìn)檔案管理存在的問(wèn)題，各部門(mén)之間檔案管理要統(tǒng)一規(guī)劃、整合資源，完善檔案管理的基礎(chǔ)條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，并建立健全檔案管理的相關(guān)機(jī)制，只有這樣，才能推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)定高效地開(kāi)展。

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