文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 王艷慧

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略論軌道交通行業(yè)綜合檔案的一體化管理

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 王艷慧

【摘要】本文通過簡(jiǎn)單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對(duì)策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實(shí)踐提供參考。

【關(guān)鍵詞】軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時(shí)代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實(shí)施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實(shí)踐比理論要少。從總體上看，自我國(guó)開始進(jìn)行檔案一體化管理的理論研究與實(shí)踐以來，實(shí)踐工作就遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于理論研究工作[1]。在實(shí)際的運(yùn)作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識(shí)到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時(shí)代的必然選擇。

（二）在建設(shè)信息資源網(wǎng)站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實(shí)行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對(duì)于綜合檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)存在不足，加上綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合平臺(tái)建設(shè)本身面臨著巨大的困難，導(dǎo)致我國(guó)軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實(shí)踐中的信息資源網(wǎng)站建設(shè)跟國(guó)外信息網(wǎng)站中信息資源的集中程度相去甚遠(yuǎn)，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設(shè)工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機(jī)結(jié)合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國(guó)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實(shí)踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導(dǎo)致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時(shí)態(tài)度不佳，得不到人性化的服務(wù)。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對(duì)策

（一）鼓勵(lì)開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐探索。針對(duì)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實(shí)踐少于理論研究的問題，應(yīng)鼓勵(lì)軌道交通行業(yè)的各個(gè)檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實(shí)踐活動(dòng)。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時(shí)樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應(yīng)從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層著手，爭(zhēng)取自上而下轉(zhuǎn)變對(duì)綜合檔案一體化管理的思想認(rèn)識(shí)，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度轉(zhuǎn)變成積極態(tài)度，形成充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息等技術(shù)，從本質(zhì)上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實(shí)踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實(shí)踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調(diào)的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對(duì)軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，從而科學(xué)管理其工程檔案、行政檔案等，并及時(shí)分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的矛盾和問題，采取科學(xué)的手段解決問題，承擔(dān)起綜合檔案一體化管理的職責(zé)。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。從當(dāng)下我國(guó)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐情況來看，建立健全一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迫在眉睫。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時(shí)間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經(jīng)在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了共享[2]。所以，構(gòu)建通用的、兼容的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會(huì)、為用戶提供服務(wù)，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，軌道交通行業(yè)才能更好地實(shí)施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強(qiáng)研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設(shè)與軌道交通企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的雙重引導(dǎo)下，通過利用集成管理機(jī)制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應(yīng)資金、設(shè)備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進(jìn)行集中和統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)軌道交通行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應(yīng)實(shí)踐一體化管理體制，通過對(duì)用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調(diào)查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務(wù)等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務(wù)方式，爭(zhēng)取為用戶提供開放的、現(xiàn)代化的服務(wù)，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、設(shè)備等增強(qiáng)軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應(yīng)能力、處理能力，從而提高各個(gè)檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，為綜合檔案用戶提供人性化服務(wù)。同時(shí)，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對(duì)工程檔案、行政檔案等信息的服務(wù)需求，能準(zhǔn)確地定位各自的服務(wù)對(duì)象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實(shí)意義的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮秀麗. 網(wǎng)絡(luò)視域下圖書、檔案一體化管理模式研究[J].科技風(fēng),2014（16）：230.

[2] 李明. 關(guān)于圖書檔案一體化管理的思考[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2015（03）：98~99.