文/新疆維吾爾自治區(qū)塔里木河流域巴音郭楞管理局孔雀河上游管理站 蔣軍川

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淺析行業(yè)干部人事檔案工作存在的問題與對策

文/新疆維吾爾自治區(qū)塔里木河流域巴音郭楞管理局孔雀河上游管理站 蔣軍川

【摘要】干部人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，為組織考察了解選拔干部提供了重要依據(jù)，它直接影響到干部人事工作的效率和質(zhì)量，本文將從實際出發(fā)，剖析當前干部人事檔案工作存在的問題，并提出做好新時期干部人事檔案管理工作的對策，論述了如何做好干部人事檔案工作，充分發(fā)揮干部人事檔案的社會作用。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；問題；對策

干部人事檔案是對干部個人履歷、思想品德、工作業(yè)績、獎勵與處分等的記載和反映，是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作的必備條件之一。隨著水利行業(yè)體制改革的不斷深入，干部人事檔案工作也面臨新的問題。如何與時俱進，更好地改進檔案工作，是值得行業(yè)思考和研究的問題。

一、干部人事檔案工作中存在的問題

（一）對干部人事檔案的重視程度不夠。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關(guān)系等材料，而現(xiàn)在各項工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，有些人就認為人事檔案“沒什么用了”“作用低了”。而另一種是受許多新建私營企業(yè)、公司用人不建檔的影響，存在著“要不要人事檔案無所謂”的錯誤認識。這表明一些人對人事檔案工作缺乏了解，特別是一些領(lǐng)導對人事檔案工作不予重視，而有些檔案管理人員也放松了對自己的要求，使檔案管理流于形式，僅僅充當起“保管員”的角色。

（二）整體上，管理不夠完善，遺留問題較多。一是學歷材料不完備。隨著行業(yè)的不斷發(fā)展，其對學歷的要求也越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學歷層次，但由于學習渠道（如函授、短期培訓、研修班、進修班等）的差異，以及各個學校對入檔材料的要求不同（如有的學校沒有學歷批準書的相關(guān)材料，只有學位證書）等問題的存在，導致某些干部人事檔案中的學歷材料不齊備，且無法補辦。二是入黨材料不完備。不少干部曾在多個單位工作，但入黨時所在的單位并沒有將他們的《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政治審查材料和培養(yǎng)教育考察材料等放入個人檔案。在審核檔案時發(fā)現(xiàn)該問題后與原單位聯(lián)系，原單位有的已經(jīng)不存在，有的因原檔案管理人員轉(zhuǎn)崗，導致相關(guān)材料無法收集。此外，有些干部入黨時并沒有填寫黨員登記表，有些是由當?shù)卣块T組織填寫后統(tǒng)一存放，沒有轉(zhuǎn)給檔案管理部門，由于時間過久，無從查找，造成永久性遺失。三是任免考察材料、工資表不完備。有些干部的任免考察材料沒有及時歸檔，因此沒有保留；由于政策原因，個別工資表中有空白年份，工資資料不齊全。

（三）內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足水利行業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。

（四）使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，水利行業(yè)單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

二、做好干部人事檔案工作的對策

（一）強化檔案意識。水利行業(yè)各級管理者和人事部門要強化檔案意識，提高對干部人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現(xiàn)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象。同時，定期了解干部人事檔案工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強監(jiān)督、檢查與指導；挑選作風正、有強烈責任心，勤于學習、忠于職守的人員從事檔案工作，并幫助他們解決工作中的困難，調(diào)動檔案人員的積極性，促進檔案管理水平的不斷提升。

（二）把好兩個關(guān)口。首先，從來源入手把好“入門關(guān)”。在接收干部人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集整理，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響；在材料形成時，要明確要求、規(guī)范標準，確保形成的材料填寫規(guī)范、手續(xù)完備，避免形成新的遺留問題。其次，從日常工作入手把好“更新關(guān)”。要與有關(guān)單位、部門做好溝通、協(xié)調(diào)工作，建立檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時限的要求；在接收、補充或整理檔案時，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料應及時向有關(guān)單位或部門索要，對在普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應主動與相關(guān)部門聯(lián)系，做到收集整理經(jīng)?；煌涎?、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。

（三）做實三項工作。首先，完善基礎(chǔ)設施，確保安全管理。由于干部人事檔案的不可再生性，維護干部人事檔

案的安全、完整便顯得尤為重要。目前來看，多數(shù)地方干部檔案管理的基礎(chǔ)設施較過去有了明顯改善，但也有不少單位的檔案基礎(chǔ)設施水平仍然較低。因此，要創(chuàng)造條件，配備必要的設施，達到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）的要求。其次，加強制度建設，規(guī)范管理程序。建立健全干部人事檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密等制度，并嚴格落實責任。堅決做到“五不查”（無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯親屬不查、未經(jīng)批準不查）、“四不借”（未經(jīng)領(lǐng)導批準不借、非特殊需要不借、手續(xù)不全不借、親屬檔案不借）、“三不轉(zhuǎn)”（個人帶檔不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)令不轉(zhuǎn)、材料不全不轉(zhuǎn)）。最后，實施管理創(chuàng)新，提高利用效率。一是技術(shù)創(chuàng)新。加快檔案工作信息化建設步伐，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，通過相應技術(shù)處理，將文字、圖片、音像資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，并在檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是內(nèi)容創(chuàng)新。在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，建立干部業(yè)績檔案，及時將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及任務完成情況收入檔案；建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；建立干部認可檔案，本著領(lǐng)導干部群眾認可、技術(shù)人員學術(shù)認可、經(jīng)營人才市場認可的原則，分別建立領(lǐng)導干部考核考察檔案、技術(shù)人員學術(shù)和推廣成果檔案、經(jīng)營人員業(yè)績檔案。三是手段創(chuàng)新。探索嘗試改變部分材料的歸檔形式，如將年度考核表、工資審批表裝訂成冊歸入文書檔案；把考核結(jié)果、增資數(shù)額直接填入個人檔案目錄；改書本式檔案為活頁式檔案；等等。這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又有利于檔案的更新和查閱。

總之，在今后的工作中，還應該進一步探索利用現(xiàn)代化手段管理干部人事檔案和人才信息的方法，實現(xiàn)干部人事檔案工作的科學化、現(xiàn)代化服務管理，為開發(fā)利用人事檔案和人才信息貢獻力量。